Welche verschiedenen Arten von Anwesenheitssystemen gibt es?

2024

Written by Asim Qureshi
Von Asim Qureshi, CEO Jibble

22. November 2024

Hallo, ich bin Asim Qureshi, CEO und Mitbegründer von Jibble, einer cloudbasierten Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware. Ich verfüge über mehrjährige Erfahrung in der Entwicklung und Skalierung von Softwareprodukten und Teams in verschiedenen Branchen und Märkten.

Vor der Gründung von Jibble war ich sechs Jahre lang als Vizepräsident bei Morgan Stanley tätig. Ich möchte dir in diesem Artikel alles über die verschiedenen Arten von Anwesenheitssystemen erklären.

In der schnelllebigen Welt der modernen Arbeitsplätze hat sich die Erfassung der Anwesenheitszeiten zu einem entscheidenden Aspekt eines effizienten Managements entwickelt. Um der wachsenden Nachfrage nach Genauigkeit, Automatisierung und Sicherheit gerecht zu werden, setzen Unternehmen weltweit eine breite Palette von Anwesenheitssystemen ein, die von traditionellen bis hin zu modernsten Technologien reichen.

Diese Systeme nutzen die Möglichkeiten der Technologie, um Prozesse zu rationalisieren, die Sicherheit zu verbessern und die allgemeine betriebliche Effizienz zu steigern.
Diese innovativen Systeme nutzen verschiedene Technologien wie Biometrie, Zeiterfassungssoftware, RFID, Online-Plattformen und GPS-Tracking, um präzise und Echtzeit-Anwesenheitsdaten zu liefern.

Dieser digitale Wandel hat die Art und Weise revolutioniert, wie Arbeitgeber Entscheidungen treffen, Ressourcen effektiver einsetzen und die Einhaltung von Arbeitsvorschriften sicherstellen. So können sie ihre Unternehmen letztlich effizienter führen.

In diesem umfassenden Artikel werden wir in die vielfältige Welt der Anwesenheitssysteme eintauchen und deren verschiedene Arten, Funktionen und Vorteile untersuchen. Aber natürlich fangen wir mit den traditionellen manuellen Systemen an.

In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:

1. Manuelle Anwesenheitssysteme

Manuelle Zeiterfassungssysteme, auch bekannt als traditionelle Zeiterfassungsmethoden, sind seit vielen Jahren die Grundlage der Zeiterfassung. Diese Systeme beruhen auf physischen Aufzeichnungsmethoden, wie z. B. Zettelkatalogen, Stempelkarten oder Anwesenheitslisten, in die die Mitarbeiter ihre Ankunfts- und Abfahrtszeiten manuell eintragen.

Dank des Aufkommens automatisierter Lösungen ist die frühere manuelle Methode überflüssig geworden. Da die Komplexität und die Anforderungen zunehmen, ist die manuelle Erfassung der Ankunfts- und Abgangszeiten der Mitarbeiter nicht mehr praktikabel.

Es ist jedoch erwähnenswert, dass einige Unternehmen heute auf solche Systeme zurückgreifen, um Mitarbeiter aus hybriden Arbeitsmodellen zurück in die Büros zu drängen. So hat z.B. EY in Großbritannien ein Überwachungssystem eingeführt, das die Anwesenheit seiner Mitarbeiter im Büro anhand der Daten von Magnetkarten erfasst.

Vorteile

  • Vertrautheit – Viele Mitarbeiter und Studenten sind mit manuellen Anwesenheitssystemen besser vertraut, da sie schon seit Generationen verwendet werden. Diese Vertrautheit führt oft zu hohen Akzeptanzraten und weniger Widerständen bei der Implementierung.
  • Backup für technologische Ausfälle – In Fällen, in denen es bei automatisierten Systemen zu technischen Störungen oder Ausfällen kommt, können manuelle Anwesenheitssysteme als zuverlässiges Backup dienen und sicherstellen, dass die Anwesenheitsdaten nicht verloren gehen.
  • Keine Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes – Einige Personen haben Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes bei biometrischen oder automatisierten Systemen, die persönliche Daten erfassen. Bei manuellen Anwesenheitssystemen werden solche Daten nicht erfasst, so dass sie aus Sicht des Datenschutzes möglicherweise akzeptabler sind.

Nachteile

  • Zeitaufwändig – Die manuelle Erfassung der Anwesenheitszeit kann zeitaufwändig sein, insbesondere in Stoßzeiten, wenn eine große Anzahl von Personen gleichzeitig ihre Anwesenheit erfassen muss.
  • Fehleranfällig – Bei der manuellen Dateneingabe treten häufig menschliche Fehler auf, die zu Ungenauigkeiten in den Anwesenheitszeiten führen. Unleserliche Handschrift, fehlende Einträge oder unbeabsichtigte Änderungen können die Zuverlässigkeit der Daten beeinträchtigen.
  • Fehlende Echtzeit-Updates – Manuelle Systeme bieten keine Echtzeit-Updates, d.h. Vorgesetzte oder Führungskräfte können nicht auf aktuelle Anwesenheitszeit-Daten zugreifen, was zu Verzögerungen bei der Lösung von Problemen im Zusammenhang mit den Anwesenheitszeiten führen kann.

2. Biometrische Anwesenheitssysteme

Biometrische Anwesenheitssysteme sind hochmoderne Systeme zur Verifizierung und Identifizierung von Benutzern anhand einzigartiger physiologischer oder verhaltensbezogener Merkmale. Diese hochentwickelte Technologie erfasst und speichert biometrische Vorlagen wie Fingerabdrücke, Handabdrücke, Gesichtsmerkmale oder Irismuster auf einer Chipkarte oder in einer Datenbank.

Diese Vorlagen dienen als Grundlage für die Überprüfung der Identität von Benutzern (Mitarbeitern), ohne dass Chipkarten, Benutzernamen oder andere herkömmliche Identifizierungsmethoden erforderlich sind.

Dieses System umfasst zwei verschiedene Klassen: physiologische Biometrie und Verhaltensbiometrie. Bei der physiologischen Biometrie werden Merkmale wie Fingerabdrücke, Handabdrücke, Gesichtszüge und Irismuster erfasst und verglichen.

Bei der Verhaltensbiometrie hingegen wird das einzigartige Verhalten einer Person analysiert, z. B. durch Stimmerkennung, Unterschriftenanalyse und Tastendruckmuster.

Vorteile

  • Erhöhte Sicherheit – Biometrische Systeme bieten ein hohes Maß an Sicherheit, da sie sich auf einzigartige physiologische oder verhaltensbezogene Merkmale stützen, die einen unbefugten Zugriff bzw. Arbeitszeitbetrug erschweren.
  • Präzises Erfassen der Anwesenheitszeiten – Biometrische Systeme liefern präzise und in Echtzeit Daten über die Anwesenheitszeiten. Dadurch werden die mit manuellen Methoden verbundenen Fehler reduziert und das Personalmanagement verbessert.
  • Kein Buddy Punching mehr – Dank der biometrischen Verifizierung können Mitarbeiter nicht im Namen anderer einstempeln oder ausstempeln, was Arbeitszeitbetrug verhindert und genaue Anwesenheitszeitdaten gewährleistet.

Nachteile

  • Implementierungskosten – Biometrische Systeme können im Vergleich zu herkömmlichen Methoden der Anwesenheitszeit höhere Anfangskosten verursachen, einschließlich Hardware-, Software- und Schulungskosten.
  • Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes – Biometrische Daten beinhalten sensible persönliche biometrische Informationen, die bei den Mitarbeitern Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes hervorrufen. Arbeitgeber müssen für zuverlässige Datenschutzmaßnahmen und die Einhaltung von Vorschriften sorgen.

3. RFID-Anwesenheitssystem

RFID-Anwesenheitssysteme nutzen RFID-Karten oder -Tags als eindeutige Identifikatoren für Personen innerhalb einer Organisation. Jede RFID-Karte oder jeder RFID-Tag ist mit einem Mikrochip und einer Antenne ausgestattet und enthält spezifische Identifikationsdaten, die mit dem Profil des Karteninhabers im System verknüpft sind.

Der Prozess der Anwesenheitszeit-Erfassung mit einem RFID-System ist einfach und benutzerfreundlich. Die Benutzer erhalten ihre individuellen RFID-Karten oder -Tags, die sie immer bei sich tragen. Die RFID-Lesegeräte werden strategisch an Eingangspunkten wie Büroeingängen, Klassenzimmern oder bestimmten Arbeitsplätzen installiert.

Wenn sich Personen einem RFID-Lesegerät nähern, sendet das Lesegerät Hochfrequenzsignale aus und aktiviert die RFID-Karten oder -Tags innerhalb der Reichweite. Die auf den RFID-Karten gespeicherten eindeutigen Identifikationsdaten werden dann vom Lesegerät erfasst und an eine zentrale Datenbank oder Software übertragen.

Diese Daten enthalten das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Anwesenheitszeitdaten, so dass für jede Person ein Anwesenheitsnachweis in Echtzeit erstellt wird.

Vorteile

  • Effiziente und schnelle Erfassung der Anwesenheitszeitrn – RFID-Systeme bieten eine schnelle und nahtlose Erfassung der Anwesenheitszeiten. Angestellte oder Studenten können ihre RFID-Karten oder -Tags einfach in der Nähe des Lesegeräts halten, was Zeit spart und das Anstehen an den Eingängen reduziert.
  • Zeiterfassung in Echtzeit – RFID-Systeme zeichnen Anwesenheitszeiten in Echtzeit auf, so dass Aufsichtspersonen und Administratoren auf aktuelle Anwesenheitsdaten zugreifen und zeitnahe Entscheidungen auf der Grundlage genauer Daten treffen können.
  • Berührungslos und hygienisch – RFID-Systeme für die Erfassung der Anwesenheitszeit ermöglichen eine berührungslose Verifizierung, wodurch das Risiko der Verbreitung von Keimen oder Infektionen verringert wird, was besonders in stark frequentierten Bereichen wichtig ist.

Nachteile

  • Verlegen von Karten oder Tags – Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter oder Studenten ihre RFID-Karten vergessen oder verlegen, was zu Problemen bei der Erfassung der Anwesenheitszeiten führt, bis die Karte wiedergefunden oder ersetzt wird.
  • Anschaffungskosten – Die Einführung von RFID-Systemen erfordert Anfangsinvestitionen in RFID-Karten, Lesegeräte und Software, die höher sein können als bei herkömmlichen Methoden zur Erfassung der Anwesenheitszeit.

4. Online-Anwesenheitssysteme

Online-Anwesenheitssysteme sind cloudbasierte Systeme, die die Zeiterfassung sowie die Erfassung der Anwesenheitszeiten revolutionieren. Durch die Nutzung der Cloud-Technologie können sich die Benutzer ganz einfach über einen Web-Browser oder eine mobile App von praktisch jedem Ort mit einer Internetverbindung aus anmelden.

Diese Flexibilität ermöglicht einen nahtlosen Zugriff auf Anwesenheitszeitdaten, An- und Abmeldedaten und vereinfacht die Verwaltung der Arbeitskräfte in unserem digitalen Zeitalter.

Dieser benutzerfreundliche Ansatz ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern, Mitarbeitern, die bei Kunden vor Ort arbeiten, oder Mitarbeitern, die im Außendienst tätig sind.

Vorteile

  • Geringerer Verwaltungsaufwand – Online-Anwesenheitssysteme automatisieren die Erfassung der Anwesenheitszeiten und die Erstellung von Berichten, so dass weniger manuelle Dateneingaben und Verwaltungsaufgaben erforderlich sind.
  • Verbesserte Genauigkeit – Die Automatisierung der Anwesenheitserfassung minimiert das mit manuellen Methoden verbundene Fehlerrisiko und gewährleistet genauere Anwesenheitszeitdaten für die Lohnabrechnung und die Einhaltung von Vorschriften.
  • Steigerung der Produktivität und Rentabilität – Unnötige Bewegungen der Mitarbeiter werden eingedämmt, wodurch die Produktivität insgesamt gesteigert wird und Faulheit reduziert wird. Unternehmen können aufgrund der verbesserten Leistung ihrer Mitarbeiter höhere Gewinne verzeichnen. Außerdem minimiert das System Fehlzeiten und sorgt für eine effizientere und produktivere Belegschaft.

Nachteile

  • Technische Probleme – Wie bei jeder Softwarelösung können auch bei Online-Anwesenheitssystemen technische Probleme oder Fehler auftreten, die die Funktionalität beeinträchtigen, bis sie behoben sind.
  • Gerätekompatibilität – Die Effektivität der Software für die Erfassugn der Anwesenheitszeiten hängt von der Verfügbarkeit und Kompatibilität der Geräte für die Anwesenheitszeit ab, was in einigen Fällen ein Problem darstellen kann.

5. GPS-basiertes Anwesenheitssystem

Ein GPS-basiertes Anwesenheitssystem bietet eine Lösung zur effizienten Verwaltung mobiler oder entfernter Arbeitskräfte. Dank der GPS-Funktion können Mitarbeiter ihre Anwesenheit von jedem beliebigen Standort aus erfassen, unabhängig davon, ob sie im Außendienst arbeiten, Kunden besuchen oder sich in einem entfernten Büro befinden.

Das Schöne an diesem System ist, dass es die Anwesenheitszeiten anhand des GPS-Standorts der Mitarbeiter genau aufzeichnet, wenn diese sich mit ihren mobilen Geräten ein- oder ausstempeln.

Für Führungskräfte bietet dieses System einen umfassenden Überblick über die täglichen Bewegungen der Mitarbeiter. Dank der Echtzeit- Tracking-Funktionen können sie den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter überwachen und so sicherstellen, dass die Außendienstmitarbeiter ihre Ziele pünktlich erreichen und die Kunden pünktlich bedient werden.

Dieses Maß an Transparenz fördert eine effiziente Koordination und ermöglicht es Führungskräften, fundierte Entscheidungen zu treffen und den Personaleinsatz auf der Grundlage der aktuellen Standorte und Arbeitsbelastung zu optimieren.

Vorteile

  • Geofencing-Funktionen – GPS-basierte Systeme verfügen oft über Geofencing-Funktionen, mit denen Organisationen virtuelle Grenzen festlegen und Warnmeldungen erhalten können, wenn Mitarbeiter oder Schüler bestimmte Bereiche betreten oder verlassen.
  • Identifizierung problematischen Verhaltens – Die Erfassung und Bekämpfung problematischen Verhaltens von Mitarbeitern, wie z. B. Zuspätkommen, Nichtstun oder Fehlverhalten, ist für die Aufrechterhaltung einer positiven Arbeitskultur und die Maximierung von Effizienz und Rentabilität von entscheidender Bedeutung. Die Erkennung eines solchen Verhaltens ist der erste Schritt zu Korrekturmaßnahmen.
  • Mehr Flexibilität – Ein Anwesenheitssystem rmöglicht die Verwaltung von Mitarbeitern an mehreren Standorten, einschließlich Projektstandorten, Büros und Remote-Einstellungen.

Nachteile

  • Datenschutzbedenken – Bei der GPS-Ortung werden Standortdaten erfasst und gespeichert, was bei Mitarbeitern oder Schülern zu Datenschutzbedenken führt. Organisationen müssen diesen Bedenken durch klare Richtlinien und Einwilligungen begegnen.
  • Batterieverbrauch – Bei Geräten mit einer GPS-Ortungsfunktion kann es aufgrund des hohen Stromverbrauchs von GPS-Chips zu einem hohen Akkuverbrauch kommen, insbesondere wenn sie im Hintergrund laufen oder häufig in geolokalisierungsabhängigen Apps verwendet werden.

So wählst du das richtige Anwesenheitssystem aus

Welches der oben genannten Anwesenheitssysteme sollte man also verwenden? Nun, diese Antwort hängt wirklich von den spezifischen Bedürfnissen und der Art deiner Organisation ab. Um das richtige Anwesenheitssystem auszuwählen, sind hier einige schnelle Tipps, die man befolgen kann:

  • Priorisiere ein sicheres Anwesenheitssystem, das diese Daten vor unbefugtem Zugriff schützt. Die Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter enthalten sensible Informationen, einschließlich persönlicher Daten und Gehälter, und sollten nicht offengelegt werden.
  • Entscheide dich für ein Anwesenheitssystem mit einer benutzerfreundlichen Bedienung. Ziehe Optionen in Betracht, die einen einfachen Zugriff über Mobiltelefone ermöglichen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter mühelos im System navigieren können.
  • Wähle ein System, das präzise Daten garantiert, um Fehlkalkulationen bei der Bezahlung zu vermeiden. Die Genauigkeit des Anwesenheitssystems ist von entscheidender Bedeutung, da sie sich direkt auf die Vergütung der Mitarbeiter auswirkt.
  • Achte auf eine benutzerfreundliche Oberfläche, die die Nachverfolgung von Anwesenheitszeiten vereinfacht und den Bedarf an umfangreichen Schulungen reduziert. Ein benutzerfreundliches System steigert die Arbeitseffizienz.
  • Stelle sicher, dass es in dein Budget passt. Vermeide zu hohe Ausgaben allein für das System und entscheide dich für eine kostengünstige Lösung, die deinen Anforderungen entspricht.

Abschließende Gedanken

Anwesenheitssysteme spielen eine entscheidende Rolle bei der effizienten Verwaltung der Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern und Schülern und tragen zu einem verbesserten Personalmanagement und einer höheren Produktivität der Organisation bei. Von traditionellen manuellen Methoden bis hin zu fortschrittlichen technologiegestützten Lösungen haben Organisationen eine Reihe von Optionen zur Auswahl, die auf ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten sind.