Was ist die Time-Blocking-Methode?

Bei der Time-Blocking-Methode unterteilst du deinen Tag in bestimmte Zeitblöcke, die jeweils einer bestimmten Aufgabe oder Aktivität zugeordnet sind. Stell dir vor, du gibst jeder Minute eine Aufgabe. Anstatt sofort auf E-Mails oder Ablenkungen zu reagieren, entscheidest du proaktiv, wie du deine Zeit verbringst, und überprüfst deine E-Mails und Nachrichten zu vorab festgelegten Tageszeiten.

Das Schöne an der Time-Blocking-Methode ist, dass sie so strukturiert ist. Es geht nicht darum, mehr Aktivitäten in den Tag zu quetschen, sondern darum, intelligenter zu arbeiten. Du gruppierst ähnliche Aufgaben in Blöcken, verzichtest auf Multitasking und konzentrierst dich zu 100 % auf die anstehende Aufgabe, anstatt ständig nur auf die Anforderungen des Tages zu reagieren.

Funktioniert die Time-Blocking-Methode?

Die Time-Blocking-Methode funktioniert, weil sie dich dazu zwingt, bewusst zu handeln. Anstatt dich auf ungenaue To-do-Listen zu verlassen, verpflichtest du dich, bestimmte Aufgaben zu bestimmten Zeiten zu erledigen. Diese Klarheit sorgt dafür, dass du nicht ständig Entscheidungen treffen musst und weniger Dinge aufschiebst.

Untersuchungen bestätigen dies. In einem Aufsatz des Philosophieprofessors John Perry mit dem Titel „Structured Procrastination“ wurde festgestellt, dass die Erstellung eines detaillierten Plans die Produktivität und Konzentration erheblich steigert. Wenn du einen Plan für deinen Tag erstellst, reagierst du nicht nur auf das Chaos, sondern übernimmst die Kontrolle.

Dieser Essay überprüft zwar nicht direkt die „Time-Blocking-Methode“, zeigt aber, wie strukturierte Intervalle dir dabei helfen, dich besser zu konzentrieren und Prokrastination zu vermeiden. Im Rahmen von Diskussionen darüber, wie die Planung bestimmter Aufgaben zu festgelegten Zeiten zur Optimierung der Produktivität beitragen kann, wird dieser Aufsatz von John Perry oft zitiert.

Erste Schritte mit der Time-Blocking-Methode

Die Time-Blocking-Methode ist einfacher, als du denkst. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um erfolgreich zu sein:

Plane im Voraus: Lege am Ende jedes Tages deine Prioritäten für den nächsten Tag fest. Frage dich, zu welcher Tageszeit du normalerweise am produktivsten bist, und erstelle einen entsprechenden Plan. Lege schwierige Aufgaben für die Zeiten fest, in denen du dich normalerweise am leistungsfähigsten fühlst, und leichtere Aufgaben für die Zeiten, in denen du normalerweise langsamer arbeitest.
Erstelle Kategorien: Gruppiere Aufgaben in Kategorien – zum Beispiel: Besprechungen, konzentrierte Arbeit, Verwaltung, persönliche Zeit. Wenn du mehrere Besprechungen hast, verteile sie nicht über den Tag, sondern gruppiere sie in einem Block, um deine Zeit effizienter zu nutzen.
Setze dir Zeitlimits: Lege für jeden Block eine realistische Dauer fest. Wenn du zu viel Zeit einplanst, bleibt dir am Ende zu wenig Zeit für andere Dinge, und wenn du zu wenig Zeit einplanst, gerätst du unter Stress. Finde ein Gleichgewicht, das für dich funktioniert. Plane auch für Unvorhergesehenes und lasse Raum für unerwartete Aufgaben oder für bestimmte Dinge, die länger dauern als erwartet. Wenn du zu viel auf einmal erledigen willst, wirst du unweigerlich vom Kurs abkommen.
Halte dich an den Plan oder passe ihn bei Bedarf an: Behandle deine Zeitblöcke wie Termine. Kein heimliches Scrollen durch Instagram. Wenn die Dinge jedoch nicht so laufen, wie sie sollten, gerate nicht in Panik – ändere deinen Plan, um Abweichungen zu berücksichtigen. Kein Tag ist perfekt, und eine Anpassung des Plans ist absolut in Ordnung.
Verwende Tools, um den Erfolg sicherzustellen: Verwende eine Time-Blocking-Methode, um deine Verpflichtungen einzuhalten, ohne ständig auf die Uhr schauen zu müssen.

Nutzung von digitalen Tools bei der Time-Blocking-Methode

Einer der schwierigsten Aspekte der Time-Blocking-Methode ist es, am Ball zu bleiben. Hier kommt eine Time-Blocking-Software ins Spiel. Dabei handelt es sich um ein Online-Tool, mit dem du To-do-Listen erstellen und deine Zeitnutzung überwachen kannst – alles in nur einem Tool.

Mit einer solchen Software kannst du Blöcke für alles einrichten, von Besprechungen bis hin zu Fokussitzungen, und verfolgen, wie viel Zeit du für jede einzelne Aufgabe aufwendest. Das visuelle Layout macht es einfach, zu erkennen, wofür du deine Zeit nutzt, und deinen Plan bei Bedarf anzupassen. Es ist, als hättest du einen persönlichen Zeitcoach, nur ohne die Trillerpfeife.

Eine visuelle Darstellung der Time-Blocking-Methode.

Kombination der Pomodoro-Technik mit der Time-Blocking-Methode

Die Pomodoro-Technik wurde Ende der 1980er Jahre von Francesco Cirillo entwickelt und nach der tomatenförmigen Küchenuhr benannt, die er verwendete. Die Technik sollte dazu dienen, schwierige Aufgaben zu vereinfachen, indem sie in kleine, überschaubare Intervalle unterteilt werden.

Die Pomodoro-Technik ist eine Variante der Time-Blocking-Methode, bei der Aufgaben in 25-minütige konzentrierte Intervalle unterteilt werden, auf die kurze Pausen folgen.

Während es bei der Time-Blocking-Methode darum geht, den Tag zu strukturieren, ist die Pomodoro-Technik quasi der Motor, der jeden Block antreibt. Diese Methoden ergänzen sich hervorragend und sorgen für einen konzentrierten, effizienten Arbeitsablauf, während sie dem Gehirn die Pausen geben, die es braucht, um leistungsfähig zu bleiben.

So kannst du die beiden Methoden kombinieren: Wenn du einer Aufgabe einen Zeitblock zuweist, teile diesen weiter in 25-minütige Pomodoro-Intervalle auf, gefolgt von 5-minütigen Pausen. Wenn du beispielsweise 2 Stunden für das Schreiben eines Berichts einplanst, absolvierst du vier Pomodoros mit kurzen Pausen dazwischen und vielleicht einer längeren Pause am Ende.

Meine Erfahrungen mit der Time-Blocking-Methode

Ich will ehrlich sein – Zeitmanagement ist nicht gerade meine Stärke. Die Time-Blocking-Methode fühlte sich anfangs sehr einschränkend an. Die Vorstellung, jede Stunde meines Tages zu planen, klang wie ein Produktivitäts-Bootcamp und nicht wie ein praktischer Tipp für den Alltag. Aber nachdem ich es eine Woche lang ausprobiert hatte, wurde mir klar, dass diese Methode mir wirklich dabei half, meine Neigung zum Aufschieben zu bekämpfen.

Aufgaben, die früher wochenlang ganz unten auf meiner To-do-Liste standen und nie von mir in Angriff genommen wurden, passten plötzlich perfekt in 30-minütige Zeitfenster. Mein E-Mail-Postfach diktierte nicht mehr meinen Tag, denn anstatt E-Mails zu beantworten, sobald mein Handy in der Tasche piepste, schaltete ich die Benachrichtigungen aus und beantwortete stattdessen mehrere E-Mails in Blöcken.

Und das Beste daran? Ich konnte früher und ohne schlechtes Gewissen Feierabend machen, weil ich wusste, dass ich die wichtigsten Dinge erledigt hatte und mir den Rest für den nächsten Tag aufheben konnte.

Häufige Fehler bei der Time-Blocking-Methode (und wie du sie vermeidest)

Während meiner Beschäftigung mit Time-Blocking-Methoden habe ich einige Stolperfallen identifiziert, die es zu vermeiden gilt:

Zu viele Aufgaben am Tag: Packe nicht zu viel in einen Block. Sei realistisch, wie lange bestimmte Aufgaben dauern.
Pausen auslassen: Plane in deiner To-do-Liste auch Auszeiten ein, um neue Energie zu tanken. Pausen steigern die Produktivität und sind keine Zeitverschwendung.
Zu unflexibel sein: Manchmal kommt einem das Leben dazwischen. Plane Zeitpuffer ein, um unerwartete Probleme in den Griff zu bekommen.

Abschließende Gedanken: Lohnt sich die Time-Blocking-Methode?

Bei der Time-Blocking-Methode geht es nicht nur um Produktivität, sondern auch darum, die Kontrolle zurückzugewinnen. Mit dieser Methode kannst du deine Zeit bewusster nutzen, sodass du effizienter arbeiten, deine Ziele erreichen und trotzdem Zeit haben kannst, das Leben zu genießen.

Wenn du dich von deinem Arbeitspensum überfordert fühlst, solltest du die Time-Blocking-Methode ausprobieren. Fange klein an, bleibe konsequent und überlasse Tools wie Jibble die schwere Arbeit. Vielleicht ist diese Methode der Trick, auf den du gewartet hast, um deine To-do-Liste endlich in den Griff zu bekommen.