So können Subunternehmer schneller vollständig bezahlt werden

2025

Written by Charlie Fitzgibbon
Von Charlie Fitzgibbon, Experte für Bauwesen

17. März 2025

Ich bin seit über 15 Jahren in der Baubranche tätig und saß schon auf beiden Seiten des Tisches, wenn es um das Thema Bezahlung geht. Ich weiß, wie es ist, sich zu Tode zu arbeiten und am Monatsende keine Rechnungen bezahlt zu bekommen, weil der Kunde verschwunden ist und sein Telefon ausgeschaltet hat. Das ist ein schreckliches Gefühl.

Ich weiß auch, wie es ist, wenn Subunternehmer Rechnungen einreichen, obwohl die ganze Woche über niemand auf der Baustelle war. Noch schlimmer ist es, wenn man ehrlichen Handwerkern sagen muss, dass es diesen Monat keinen Zahltag gibt, weil der Kunde pleitegegangen ist.

Das waren einige der schlimmsten Gespräche, die ich in meiner Karriere führen musste, und ich kenne die Auswirkungen, die eine Nichtzahlung haben kann. In einem Punkt sind wir uns jedoch alle einig: Wir möchten, dass solche Situationen vermieden werden, und genau darum geht es heute.

Es gibt viele Artikel darüber, wie man den Umsatz steigern und höhere Margen erzielen kann, aber wie kann man sicherstellen, dass man in vollem Umfang bezahlt wird, um sein Subunternehmergeschäft profitabler zu machen?

Eine vollständige und pünktliche Bezahlung ist nicht nur reine Glückssache – es geht darum, zu wissen, wie man das Spiel spielt. Und glaubt mir, es ist ein Spiel. Aber wenn man die Regeln kennt, kann man gewinnen. Und spielt man gut, gibt es keine Verlierer. Lasst uns also loslegen.

In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:

Kenne deinen Vertrag in- und auswendig

Bevor du auch nur einen Hammer in die Hand nimmst, tu mir einen Gefallen und lies den Vertrag. Und damit meine ich nicht ein schnelles Überfliegen, wie du es mit den AGBs der neuesten App machst, die du heruntergeladen hast, sondern richtiges Durchlesen.

Der Teufel steckt im Detail – Zahlungsbedingungen, Rückbehaltungsklauseln und Fristen. Wenn im Vertrag „Zahlung innerhalb von 60 Tagen“ steht, darfst du dich nicht wundern, wenn du nicht im selben Monat bezahlt wirst, in dem du deine Rechnung einreichst.

Wenn dir etwas nicht gefällt, dann sag es. Alles ist verhandelbar. Denke nur daran, dass je größer der Vertrag, desto höher die Erwartung an längere Zahlungsfristen und höhere Strafen. Wenn du in der ersten Liga spielen willst, musst du dich an die Regeln halten.

Ich habe einmal mit einem Subunternehmer zusammengearbeitet, der davon überzeugt war, dass er wöchentlich bezahlt werden würde. Er stützte diese Annahme auf die Tatsache, dass „das bei meinem letzten Job so war“. Als der Zahltag kam und nichts auf seinem Konto einging, rief er wütend an. Es stellte sich heraus, dass in dem von ihm unterzeichneten Vertrag eindeutig festgelegt war, dass die Zahlungen auf monatlicher Bewertungsbasis erfolgen.

Er kam schreiend und brüllend herein und traf auf einen Baukostenplaner, der nur zu gerne den Vertrag mit der Unterschrift des Subunternehmers zückte. Es stellte sich heraus, dass der Subunternehmer ohne zu zögern und ohne nachzudenken unterschrieben hatte, um den Auftrag zu erhalten, aber weniger begeistert war, wenn es um die Lieferung ging.

Im Baugewerbe dreht sich alles um den Cashflow – im wahrsten Sinne des Wortes. Geld sammelt sich nicht auf einem Bankkonto, um bei Bedarf ausgezahlt zu werden, sondern fließt von der Bank zum Besitzer, zum Kunden, zum Auftragnehmer und zum Subunternehmer.

Wenn man einen Auftragnehmer um eine Zahlung bittet, liegt das höchstwahrscheinlich daran, dass auch er noch nicht bezahlt wurde. So ist das ganze System leider aufgebaut. Bargeld ist teuer und muss ständig fließen, damit Bauprojekte rentabel sind. Der Trick besteht darin, nicht gegen den Strom zu schwimmen, sondern auf der Welle zu surfen.

Die Moral von der Geschichte: Es kommt darauf an, was im Vertrag steht. Wenn dir die Bedingungen nicht gefallen, verhandle sie vor der Unterzeichnung. Wenn der Auftragnehmer nicht nachgibt, frage dich, ob du es dir leisten kannst, so lange auf die Zahlung zu warten. Wenn die Antwort nein lautet, lass es bleiben.

Construction Workers Looking at Drawings

Stelle Rechnungen wie ein Profi

Wenn ich jedes Mal einen Dollar bekommen hätte, wenn ich mit einem verärgerten Subunternehmer über eine unbezahlte Rechnung sprechen musste, nur um dann herauszufinden, dass die Rechnung falsch war, Details fehlten oder in einigen Fällen nicht einmal eingereicht wurde.

Andererseits kenne ich auch die Freuden der Zusammenarbeit mit Subunternehmern, die organisiert sind, ihre Unterlagen rechtzeitig einreichen und daher immer ihre Zahlungen rechtzeitig erhalten. Ist das nicht die Situation, in der man lieber wäre?

Wir alle kennen das: Man verbringt die ganze Woche damit, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, Handwerker zu managen, mit Kunden zu verhandeln, Materialien zu bestellen, und wenn es dann darum geht, eine Rechnung einzureichen, muss man das am Ende des Monats auf dem Weg zur Arbeit im Auto schnell noch erledigen.

Für einen Bauunternehmer ist eine schlampige Rechnung eine der frustrierendsten Angelegenheiten, mit denen man sich befassen muss, und das ist für keine der beiden Parteien von Vorteil. Wenn du pünktlich und ohne Verzögerungen bezahlt werden möchtest, musst du sicherstellen, dass du die Grundlagen im Griff hast:

  • Details: Füge den Auftragsnamen, die Vertragsreferenz und eine Aufschlüsselung der geleisteten Arbeit hinzu. Wenn du dem Generalunternehmer das Leben leichter machst, wird dir das wiederum das Leben leichter machen.
  • Erkundige dich: Finde im Voraus heraus, ob der Generalunternehmer ein bevorzugtes Format für Rechnungen hat. Wenn nicht, frage, welche Informationen darauf stehen müssen (Steuercodes, Trennung von Arbeit und Material usw.). Lass dir alles schriftlich geben, damit du bei späteren Fragen nachweisen kannst, dass du diese Details im Voraus überprüft hast.
  • Einfach und simpel: Verwende ein einfaches, leicht lesbares Format. Ich weiß, dass wir in der heutigen Welt gerne unser Branding auf alles stempeln, was für das Unternehmen großartig ist, aber übertreibe es nicht. Viele Auftragnehmer verwenden heutzutage Software, um Rechnungsinformationen automatisch zu lesen und zu extrahieren, und wenn du drei Seiten mit Bildern und Grafiken hast, kann das die Dinge verkomplizieren. Achte darauf, dass das Ganze so einfach wie möglich ist.
  • Überprüfen: Stelle sicher, dass alles fehlerfrei ist – eine falsche Ziffer oder eine fehlende Referenznummer kann eine einfache Aufgabe in eine komplexe verwandeln. Außerdem, wenn du fehlerhafte Unterlagen verschickst, was sagt das dem Kunden über deine Arbeit?
  • Beweise: Wenn du Ratenzahlungen vereinbart hast, füge Fotos hinzu, die den Baufortschritt zeigen. Gib der Gegenseite keinen Grund, die Zahlung hinauszuzögern. Auch hier geht es darum, das Leben für alle Beteiligten einfacher zu machen. Je einfacher du es deinem Kunden machst, desto weniger Raum bleibt für Fehler.
  • Und zu guter Letzt: Sende die Rechnung an die richtige Person! Nichts bremst Zahlungen so sehr wie eine Rechnung, die im E-Mail-Postfach einer Person liegt, die das Unternehmen vor sechs Monaten verlassen hat. Ich habe einmal mit einem Subunternehmer zusammengearbeitet, der sich darüber beschwerte, dass seine Rechnungen nicht bezahlt wurden. Es stellte sich heraus, dass er sie per E-Mail an seinen Schwager geschickt hatte, der den gleichen Vornamen hatte.

Außerdem werden wir in der heutigen Welt mit einer Vielzahl digitaler Anwendungen verwöhnt, die bei der Rechnungsstellung, der Zeiterfassung und allen Elementen des Finanzlebenszyklus helfen. Nutze sie – dein Bankkonto wird es dir danken.

Behalte den Überblick über deine Zahlungsanwendungen

Wenn du im Rahmen einer bewertungsbasierten Zahlungsstruktur arbeitest, musst du proaktiv sein. Der Generalunternehmer wird dir nicht hinterherlaufen, um deine Unterlagen zu erhalten. Wenn es eine Frist für Zahlungsanträge gibt, bist du selbst schuld, wenn du sie verpasst. Verspätete Einreichungen können oft bedeuten, dass du einen weiteren Monat auf die Bearbeitung warten musst.

Und wenn für die Genehmigung eine Ortsbesichtigung erforderlich ist, stelle sicher, dass deine Arbeit fertig ist und gut aussieht. Gib der Gegenseite keine Ausrede, die „Arbeit noch einmal überprüfen“ zu müssen. Bauaufträge können gnadenlos sein, also gib keinen Grund, die Sache unnötig zu erschweren. Am Tag der Inspektion solltest du sicherstellen, dass alles besenrein, ordentlich und bereit für die Bewertung ist.

Einmal rief mich ein Subunternehmer panisch an, weil er noch kein Geld erhalten hatte. Ich fragte ihn, ob er seinen Zahlungsantrag rechtzeitig eingereicht hatte. Seine Antwort? „Ich wusste nicht, dass ich das musste.“

Es stellte sich heraus, dass er keine Ahnung hatte, dass sein Vertrag eine formelle Bewertungseinreichung bis zum 20. des Monats vorsah.

Als er es herausfand, war es bereits der 25. Eigentlich hätte er noch einen ganzen Monat warten müssen, bis seine Rechnung überhaupt geprüft wurde. Glücklicherweise war der Kostenplaner jedoch gut gelaunt und erklärte sich bereit, eine Ausnahme zu machen, aber der Subunternehmer kam noch einmal mit einem blauen Auge davon.

Hake bei deinen Rechnungen frühzeitig und oft nach

Im Baugewerbe bekommt derjenige, der am lautesten schreit, das Fett. Warte nicht, bis dein Fälligkeitsdatum gekommen und verstrichen ist – fange frühzeitig an, den Kunden darauf hinzuweisen. Eine höfliche Nachfrage eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum sorgt dafür, dass er das Datum auf dem Schirm hat und zeigt ihm außerdem, dass du aufmerksam bist.

Mach dir keine Sorgen, dass du zu forsch sein könntest. In der Baubranche ist das völlig normal und wird in vielen Fällen respektiert, da dieser Ansatz finanzielle Verantwortung demonstriert.

Wenn eine Zahlung überfällig ist, eskaliere die Situation. Beginne mit einer professionellen Mahnung. Wenn diese ignoriert wird, greife zum Telefon. Wenn das nicht hilft, erscheine vor Ort – nichts spornt die Kreditorenbuchhaltung mehr an als ein Subunternehmer, der mit einem Kaffee und einer Frage zu seiner Rechnung am Empfang steht.

Ich hatte einen Kollegen, der auf eine Methode schwor, die er „Freitagnachmittag-Special“ nannte. Jeden Freitag, wenn eine Rechnung überfällig war, fuhr er zum Büro des Hauptauftragnehmers, setzte sich an die Rezeption und wartete. Er unterhielt sich mit der Empfangsdame, plauderte mit jedem, der vorbeikam, und machte sich einfach allgemein bemerkbar.

Meistens fand dann plötzlich jemand aus der Buchhaltung Zeit, seine Zahlung zu bearbeiten.

Das ist vielleicht nicht immer praktisch und sollte auch nicht notwendig sein, aber der Punkt ist: Lass die Gegenseite nicht vergessen, dass es dich gibt.

Das heißt aber auch, dass du sauber bleiben solltest. Ich habe Horrorgeschichten von Subunternehmern gehört, die zu weit gegangen sind und damit gedroht haben, ihre Arbeit zu zerstören, wenn sie nicht bezahlt werden. Das ist eine Lösung, bei der man nur verlieren kann, denn das führt nur dazu, dass du von der Baustelle geworfen wirst, und das ohne Bezahlung.

Nutze den Grundsatz „Pay When Paid“ zu deinem Vorteil

Der Grundsatz „Pay when paid“ (dt. „Bezahlen, wenn gezahlt wird“) ist eine Klausel, die es einem Generalunternehmer erlaubt, die Zahlung an Subunternehmer so lange aufzuschieben, bis er selbst vom Kunden bezahlt wurde. Im Wesentlichen wird das Risiko der Nichtzahlung nach unten in der Kette verlagert, sodass Subunternehmer auf unbestimmte Zeit warten müssen, wenn der Kunde die Zahlung verzögert oder verweigert.

Obwohl es in einigen Regionen Gesetze gibt, die diese Klauseln einschränken oder für ungültig erklären, werden sie in vielen Verträgen immer noch verwendet, um verspätete Zahlungen zu rechtfertigen.

Wenn dein Vertrag eine „Zahlung bei Zahlung“-Klausel enthält, solltest du deine Rechte kennen. In vielen Ländern setzen diese Klauseln die Gesetze zur sofortigen Zahlung nicht außer Kraft. Sobald du den Verdacht hast, dass etwas nicht mit rechten Dingen zugeht, solltest du dich über den Rechtsschutz in deiner Region informieren.

Wenn der Generalunternehmer bezahlt wurde und dir trotzdem Geld vorenthält, ist er das Problem – nicht der Kunde.

Charlie and Construction Workers on Site

Einbehaltung – Jedoch nicht für immer

Einbehaltungsklauseln sollen dem Kunden oder Generalunternehmer die Sicherheit geben, dass Subunternehmer die Arbeit tatsächlich ausführen und auch nach der Übergabe des Projekts etwaige Mängel beheben.

In der Realität können sie jedoch, wie viele wissen, als Druckmittel eingesetzt werden, um Subunternehmer um ihren vollen Preis zu prellen.

Die Lösung besteht darin, sich darüber im Klaren zu sein, was einem zusteht und bis wann, und sicherzustellen, dass jede eingereichte Rechnung oder Bewertung den Einbehaltungsbetrag ausweist und berücksichtigt, den man am Ende des Projekts zu erhalten erwartet.

Diese schriftliche Aufzeichnung kann als Beweis in einer Situation dienen, in der sich ein Generalunternehmer weigert, die Zahlung zu leisten. Sie zeigt, dass er während der gesamten Arbeiten über den Betrag informiert war und dieser daher als Teil der monatlichen Bewertungen abgenommen wurde.

Darüber hinaus ist die Sicherstellung, dass alle Mängel oder Defekte umgehend und ordnungsgemäß behoben werden, eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Einbehalte vollständig ausgezahlt werden.

Das Gleiche gilt in beide Richtungen: Mit Einbehalten können Generalunternehmer sicherstellen, dass die Arbeiten mit Respekt behandelt werden. Ich war an Projekten beteiligt, bei denen Einbehalte nicht durchgesetzt wurden und Subunternehmer gegen Ende des Projekts einfach verschwanden, weil sie lieber einen neuen Auftrag annahmen, als Zeit damit zu verbringen, komplexe Mängel zu beheben, und das nur für 2,5 %.

Wenn Subunternehmer lernen, die Gründe für die Einbehalte zu respektieren, werden sie die Einbehalte in voller Höhe und ohne Verzögerung erhalten.

Markiere dir das Datum der Einbehaltefreigabe im Kalender und beginne, darauf hinzuarbeiten, bevor es fällig ist. Wenn es zu Verzögerungen kommt, frage nach den schriftlichen Gründen. Bewahre alle deine Arbeitsabschlussbescheinigungen und mängelfreien Bestätigungen auf. Je länger dein Geld einbehalten wird, desto unwahrscheinlicher ist es, dass du es am Ende auch bekommst.

Spare Kosten ein, um mehr Geld zu verdienen

Pünktlich bezahlt zu werden, ist eine Sache – mehr von dem Geld zu behalten, eine andere. Kosten einzusparen ist wohl der einfachste Weg, um den Gewinn zu steigern. Selbst eine Kostensenkung von nur 1 % kann den Gewinn um einen viel höheren Prozentsatz steigern.

Nehmen wir an, du bist ein Dachdeckerunternehmen und lieferst in einem Jahr Arbeiten im Wert von 100.000 €. Nehmen wir außerdem an, dass du einen Gewinn von 10.000 € erzielt hast, was einer Gewinnspanne von 10 % entspricht, was bedeutet, dass du 90.000 € für Arbeit, Material und andere Kosten ausgegeben hast. Wenn es dir gelingt, nur 10.000 € dieser Kosten einzusparen (d. h. eine Ausgabenreduzierung von 11 %), beträgt deine Gewinnspanne jetzt 20.000 €. Das bedeutet eine Verdoppelung deines Nettogewinns!

Nochmal zum Mitschreiben: Durch die Einsparung von 11 % der Kosten hat sich dein Nettogewinn um 100 % erhöht!

Um dieselbe Gewinnsteigerung zu erzielen, indem du das Unternehmen vergrößerst und mehr Aufträge gewinnst, müsstest du doppelt so viele Aufträge gewinnen und ausführen und den Umsatz auf 200.000 $ steigern, um einen Gewinn von 20.000 $ zu erzielen. Dies zeigt, wie wichtig es ist, Kosten zu sparen, und warum dies ein schnellerer und effizienterer Weg zur Gewinnsteigerung sein kann als die Steigerung von Umsatz und Einnahmen.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Kosten zu senken, besteht darin, die Arbeitszeiten deines Teams effizienter zu nutzen. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung einer Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware für die Bauindustrie, um die Arbeitszeiten deines Teams zu überwachen. Eine genaue Nachverfolgung verhindert unnötige Überstunden und stellt sicher, dass du nur für die tatsächlich geleistete Arbeit bezahlst.

Außerdem können diese Tools abrechenbare Berichte erstellen, die du als Nachweis für die geleistete Arbeit an deine Kunden senden kannst, wodurch Streitigkeiten über Arbeitskosten weitaus unwahrscheinlicher werden.

Meiner Meinung nach ist die Suche nach Kosteneinsparungsmöglichkeiten der schnellste Weg für einen Subunternehmer, seine Gewinnspanne zu erhöhen, und digitale Tools machen dies einfacher denn je.

Wenn du alle Schritte befolgt hast und immer noch nicht bezahlt wirst, ist es an der Zeit, die Angelegenheit rechtlich zu eskalieren. Rechtsstreitigkeiten im Baugewerbe werden in der Regel von Vertragsanwälten, Mediatoren oder Spezialisten für Streitbeilegung bearbeitet. Diese Fachleute können rechtliche Mitteilungen verfassen, Vergleiche aushandeln oder dich bei Bedarf vor Gericht vertreten.

Wende dich zunächst an einen auf Baurecht spezialisierten Anwalt oder einen Anwalt mit Erfahrung in Zahlungsstreitigkeiten. Du kannst dich auch an die örtliche Bauaufsichtsbehörde oder den örtlichen Fachverband wenden, die dir bei der Streitbeilegung behilflich sein können. Viele Bauverträge enthalten Mechanismen wie Adjudikation, Schiedsverfahren oder Mediation, die dazu beitragen können, die Zahlung ohne einen umfassenden Rechtsstreit zu sichern.

Der Zeitrahmen hängt von der Vorgehensweise ab. Ein formelles Mahnschreiben kann innerhalb weniger Wochen zu Ergebnissen führen, während Gerichtsverfahren bei geringfügigen Forderungen einige Monate dauern können. Komplexere rechtliche Schritte, wie Pfändungen oder Gerichtsurteile, können länger dauern. Rechtsstreitigkeiten sind der langsamste Weg und ziehen sich oft über Monate oder sogar Jahre hin, daher sollten sie nur als letztes Mittel eingesetzt werden.

Eine solide Beweislage ist entscheidend. Bewahre unterschriebene Verträge, Rechnungen und Zahlungsanträge griffbereit auf. Berichte zur Zeiterfassung können als wichtige Beweismittel dienen, die die geleisteten Arbeitsstunden belegen. Daher ist die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware immer hilfreich, wenn du deinen Fall in einem Rechtsstreit beweisen musst.

Speichere außerdem alle E-Mails, Zahlungserinnerungen, Arbeitsabschlussbescheinigungen und unterschriebenen Arbeitsaufträge, um deinen Standpunkt zu untermauern.

Ein Rechtsstreit ist das letzte Mittel, aber manchmal ist er notwendig. Viele Auftragnehmer werden sich schnell einigen, wenn sie sehen, dass du die Unterlagen hast, die deine Ansprüche belegen. Handle schnell, bleibe hartnäckig und stelle sicher, dass deine Verträge dein Recht auf Bezahlung schützen.

Abschließende Gedanken

Im Baugewerbe bezahlt zu werden, bedeutet nicht nur, die Arbeit zu erledigen – es bedeutet, sich an die Spielregeln zu halten. Deine harte Arbeit und Zeit sind es wert, bezahlt zu werden, und leider muss man manchmal dafür kämpfen.

Führe dein Unternehmen wie ein Profi, bleibe organisiert und lass dich nicht über den Tisch ziehen. Denn in Wirklichkeit ist ein Subunternehmer, der seine Zahlungen im Griff hat, ein Subunternehmer, der im Geschäft bleibt.