Nach der Pandemie riefen zahlreiche Unternehmen ihre Mitarbeiter wieder zurück ins Büro, wie beispielsweise Boeing, UPS und JPMorgan Chase. Diese Richtlinien bzgl. einer Rückkehr ins Büro wurden natürlich nicht ohne Kontroversen und einigen ernsthaften Widerstand umgesetzt.
Einige Unternehmen versuchen immer noch herauszufinden, wie sie ihre Mitarbeiter dazu bringen können, vollständig oder zumindest teilweise ins Büro zurückzukehren.
Und ich verstehe, dass der Trend zur vollständigen Remote-Arbeit nicht den Bedürfnissen jedes Unternehmens gerecht wird. Wir bei Jibble hatten ziemliches Glück, dass der Übergang vom Büro zur 100-prozentigen Remote-Arbeit für uns so gut funktioniert hat.
Was auch immer du also für dein Unternehmen planst, ob es sich um eine Mischform oder eine vollständige Rückkehr ins Büro handelt, es ist wichtig, dass du den Übergang sorgfältig angehst. Die gute Nachricht ist: Es gibt einige Möglichkeiten, dies zu tun, ohne zur unbeliebtesten Person im Büro zu werden!
Darüber und über die Vor- und Nachteile, die mit dieser Entscheidung einhergehen, werden wir in diesem Artikel sprechen. Lass uns loslegen.
In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:
- Was sind die Vorteile der Rückkehr ins Büro?
- Was sind die Nachteile einer Rückkehr ins Büro?
- Die besten 6 Strategien zur erfolgreichen Umsetzung einer Rückkehr ins Büro
- Abschließende Gedanken
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Was sind die Vorteile der Rückkehr ins Büro?
Die Rückkehr ins Büro nach einer Zeit der Remote-Arbeit kann sowohl für Mitarbeiter als auch für Unternehmen mehrere Vorteile mit sich bringen. Und genau diese Vorteile solltest du nutzen, wenn du versuchst, deine Mitarbeiter zur Rückkehr ins Büro zu ermutigen.
- Work-Life-Balance – Für viele Menschen hilft die Rückkehr ins Büro dabei, eine klarere Grenze zwischen Arbeit und Privatleben zu finden. Die Mitarbeiter lassen die Arbeit im Büro und verringern so die Wahrscheinlichkeit, dass sie arbeitsbedingten Stress mit nach Hause nehmen. Darüber hinaus ermöglichen hybride Arbeitsmodelle mehr Flexibilität an Homeoffice-Tagen und geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, persönliche Aufgaben neben ihren beruflichen Verpflichtungen ohne Vorurteile zu bewältigen.
- Bessere Anerkennung der Mitarbeiter – Die physische Anwesenheit im Büro kann zu einer größeren Wertschätzung führen. Untersuchungen zeigen, dass eine deutliche Mehrheit der Führungskräfte (96 %) die Beiträge von Mitarbeitern vor Ort eher anerkennt als die von Mitarbeitern im Homeoffice. Diese verstärkte persönliche Interaktion kann zu besseren Karrierechancen führen, da Führungskräfte eher bereit sind, harte Arbeit und Erfolge zu bemerken und anzuerkennen.
- Bessere Mentoring-Möglichkeiten – Für junge Berufstätige und Berufseinsteiger bietet die Rückkehr ins Büro einen besseren Zugang zu Unterstützung durch Mentoren und praktischem Coaching. Wenn man sich mit erfahrenen Kollegen am selben Ort befindet, ist ein spontanerer Lern- und Beratungsprozess möglich.
- Spontane Zusammenarbeit – Neben den verbesserten Mentoring-Möglichkeiten bedeutet die physische Anwesenheit im Büro auch, dass die Mitarbeiter mehr Möglichkeiten haben, sich spontan zu vernetzen und auszutauschen. Diese ungeplanten Momente – sei es ein kurzes Gespräch an der Kaffeemaschine oder eine Brainstorming-Sitzung im Flur – können zu neuen Ideen, einer schnelleren Problemlösung und stärkeren Beziehungen am Arbeitsplatz führen. Solche Interaktionen tragen zu einem Gemeinschafts- und Zugehörigkeitsgefühl bei, das sich in einer Remote-Umgebung möglicherweise schwerer herstellen lässt.
- Zugang zu Ressourcen – Die physische Anwesenheit im Büro ermöglicht den Mitarbeitern den sofortigen Zugriff auf die erforderlichen Werkzeuge, Geräte und Unterstützung. Und wenn man alles, was man braucht, direkt vor der Nase hat, ist es am wahrscheinlichsten, dass man Arbeitsprozesse optimiert und eine Menge unnötiger Ausfallzeiten minimiert.
Was sind die Nachteile einer Rückkehr ins Büro?
Genauso wie die Rückkehr ins Büro Vorteile mit sich bringt, gibt es auch Nachteile. Hier sind die wichtigsten Nachteile, die du berücksichtigen musst, wenn du hoffst, dass deine Mitarbeiter ins Büro zurückkehren:
- Ärger mit dem Arbeitsweg – Einer der wahrscheinlich größten Nachteile der Rückkehr ins Büro ist der tägliche Arbeitsweg. Mitarbeiter, die die Annehmlichkeiten genossen haben, von zu Hause aus zu arbeiten, könnten Schwierigkeiten haben, wieder lange Arbeitswege in Kauf zu nehmen, sich mit dem Verkehr herumzuschlagen oder sich auf öffentliche Verkehrsmittel zu verlassen.
- Geringere Flexibilität: Durch Remote-Arbeit wurde ein Maß an Flexibilität geschaffen, das in einer traditionellen Büroumgebung nur schwer zu erreichen ist. Die Rückkehr ins Büro bedeutet oft weniger Autonomie in Bezug auf Arbeitspläne und Freizeit. Das ist nichts, was viele Mitarbeiter zu schätzen wissen.
- Weniger konzentrierte Arbeitszeit: Gespräche, Ad-hoc-Besprechungen und gelegentliche Interaktionen sind zwar für die Teamarbeit von Vorteil, können aber die konzentrierte Arbeitszeit eines Mitarbeiters stören.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, diese Nachteile zu umgehen. Du könntest flexible Anfangs- und Endzeiten in Betracht ziehen, um den Mitarbeitern zu helfen, den Berufsverkehr zu vermeiden. Darüber hinaus können Pendlerzuschüsse oder die Organisation von Shuttle-Diensten für diejenigen, die kein Auto haben, den finanziellen und logistischen Druck, der mit dem Pendeln einhergeht, erheblich verringern.
Eine hybride Arbeitsumgebung würde auch dazu beitragen, ein Gleichgewicht zwischen der Rückkehr der Mitarbeiter ins Büro und der Beibehaltung eines gewissen Maßes an Flexibilität, an das sie sich gewöhnt haben, zu schaffen.
Die besten 6 Strategien zur erfolgreichen Umsetzung einer Rückkehr ins Büro
Die Umsetzung einer Richtlinie bzgl. der Rückkehr ins Büro kann eine ziemliche Herausforderung darstellen. Aber es ist machbar. Nicht durch versteckte Drohungen und Zwang, sondern indem du den Übergang mit Transparenz angehst und den Fokus auf den gegenseitigen Nutzen legst. Hier sind Strategien, die dir helfen können, in die richtige Richtung zu gehen:
1. Binde deine Mitarbeiter in die Entscheidung ein
Wenn sich Mitarbeiter wertgeschätzt und gehört fühlen, sind sie eher bereit, Veränderungen mitzutragen, auch die Rückkehr ins Büro.
Beginne damit, dein Team durch Umfragen oder Einzelgespräche einzubinden, um ihre Gedanken und Bedenken bezüglich der Rückkehr ins Büro zu erfahren. Frage sie, mit welchen Herausforderungen sie rechnen und was den Übergang reibungsloser gestalten würde. Dieser Ansatz liefert dir nicht nur wertvolle Erkenntnisse, sondern zeigt deinen Mitarbeitern auch, dass ihre Meinung zählt.
2. Plane einen schrittweisen Übergang für die Rückkehr ins Büro
Um deinen Mitarbeitern die Rückkehr ins Büro zu erleichtern, könntest du einen schrittweisen Ansatz in Betracht ziehen. Anstatt von allen zu verlangen, sofort wieder ganztägig ins Büro zurückzukehren, könntest du zunächst mit einigen Tagen pro Woche beginnen, damit sich die Mitarbeiter nicht zu sehr von der Umstellung überfordert fühlen.
Du kannst ein Hybridmodell einführen, bei dem die Mitarbeiter an bestimmten Tagen ins Büro kommen und an den anderen Tagen von zu Hause aus arbeiten. Durch diesen schrittweisen Übergang können sich die Mitarbeiter an die Büroumgebung gewöhnen und gleichzeitig von der Flexibilität der Remote-Arbeit profitieren. Ein schrittweiser Übergang ermöglicht es dir auch, zu beobachten, wie gut die Umstellung funktioniert, und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Während sich die Mitarbeiter anpassen, kannst du die Anzahl der Tage im Büro langsam erhöhen, basierend auf ihrem Feedback und den allgemeinen Anforderungen des Unternehmens.
3. Schaffe neue, persönliche Rituale
Ein Artikel von Chris Capossela aus dem Harvard Business Review hätte es nicht besser ausdrücken können: „Der wahre Wert eines Büros liegt in den Menschen, nicht in dem Ort.“
Einer der überzeugendsten Gründe für die Rückkehr ins Büro ist die Möglichkeit, wieder mit Kollegen in Kontakt zu treten. Menschen schätzen ihre Beziehungen und die sozialen Interaktionen, die sie mit ihren Arbeitskollegen haben. Um die Rückkehr ins Büro attraktiv und vorteilhaft zu gestalten, kann die Schaffung neuer persönlicher Rituale eine Schlüsselrolle spielen.
Beginne mit der Einführung regelmäßiger sozialer Aktivitäten, die den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Beziehungen aufzubauen und zu stärken. Du könntest beispielsweise wöchentliche Team-Mittagessen, Kaffeepausen oder informelle Brainstorming-Sitzungen organisieren. Diese Zusammenkünfte bieten den Mitarbeitern einen entspannten Rahmen, um sich auszutauschen und auf den neuesten Stand zu bringen, was dazu beiträgt, die Teambindung wiederherzustellen und den Kameradschaftsgeist zu fördern.
Es ist auch wichtig, Erfolge und Meilensteine gemeinsam zu feiern. Die Anerkennung von Teamerfolgen oder individuellen Beiträgen mit kleinen Bürofeiern kann die Moral steigern und das Zugehörigkeitsgefühl stärken.
Durch die Schaffung dieser neuen persönlichen Rituale kannst du das Büro zu einem Ort machen, an den die Mitarbeiter gerne zurückkehren. Und es wird nicht schwer sein, dieses Konzept zu verkaufen, wenn du diese Richtlinie zum Thema Rückkehr ins Büro einführst.
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4. Mache das Büro zu einem Ort der Produktivität und Zusammenarbeit
Das heimische Umfeld ist einfach unschlagbar. Es gibt jedoch Möglichkeiten, das Büro zu einem attraktiveren und dynamischeren Arbeitsplatz zu machen.
Flexibilität ist auch in Büroräumen der Schlüssel zum Erfolg. Schafft offene Grundrisse mit ausgewiesenen Bereichen für Teamarbeit, Brainstorming und soziale Interaktionen. Sorge dafür, dass die Räume einladend und weniger formell als traditionelle Konferenzräume wirken. Erwäge die Anschaffung von beweglichem Mobiliar und Whiteboards, die eine flexible Zusammenkunft von Arbeitsgruppen ermöglichen.
Diese gemeinschaftlichen Räume fördern die Kommunikation und den Ideenaustausch und stärken das Gemeinschaftsgefühl unter den Teammitgliedern.
Sorge außerdem für Ruhezonen, in denen sich die Mitarbeiter ohne Ablenkungen auf ihre Aufgaben konzentrieren können. Die Bereitstellung von schalldichten Kabinen oder ausgewiesenen Ruheräumen kann Einzelpersonen dabei helfen, sich zu konzentrieren und ihre Arbeit effizienter zu erledigen.
5. Nutze Technologie, um den Übergang ins Büro effizient zu managen
Es gibt zahlreiche Software-Tools, die dir bei der Umstellung auf das Homeoffice helfen können. Ein wichtiges Tool sind Apps zur Erfassung der Anwesenheitszeiten.
Mit einer App zur Erfassung der Anwesenheitszeiten kannst du die An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter im Büro ganz einfach nachverfolgen und sicherstellen, dass alle ihre im Arbeitsplan festgelegten Arbeitstage einhalten. Erwäge die Verwendung einer App zur Erfassung der Anwesenheitszeiten mit Hilfe der Gesichtserkennungsfunktion, damit du überprüfen kannst, ob nur autorisiertes Personal Zugang zum Büro hat.
Auch Geofencing ist eine Funktion von Anwesenheits-Apps, die es wert ist, in Betracht gezogen zu werden. Mit dieser Funktion können virtuelle Grenzen um die Büroräume herum festgelegt werden, sodass die Arbeitszeit nur erfasst wird, wenn sich die Mitarbeiter physisch in dem ausgewiesenen Bereich aufhalten.
Neben der Zeiterfassungssoftware solltest du auch die Verwendung von Tools für die Zusammenarbeit in Betracht ziehen, um die Kommunikation am Laufen zu halten. Plattformen wie Slack oder Microsoft Teams ermöglichen es Teams, in Echtzeit miteinander zu kommunizieren, Updates auszutauschen und an Projekten zusammenzuarbeiten, unabhängig von ihrem physischen Standort. Dies trägt dazu bei, die Produktivität und das Engagement aufrechtzuerhalten, auch wenn die Mitarbeiter wieder ins Büro zurückkehren.
6. Schaffe Anreize
„Chefs, die von ihren Mitarbeitern verlangen, dass sie im Büro arbeiten, ohne sie dazu zu motivieren, werden es schwer haben, sie zu halten.“ – Dan Drogman, Forbes
Wer mag schon keine Anreize, oder? Wenn es darum geht, Mitarbeiter zur Rückkehr ins Büro zu ermutigen, können Anreize einen großen Unterschied bewirken.
Überlege zunächst, welche Anreize bei deinem Team am besten ankommen würden. Das kann alles Mögliche sein, von flexiblen Arbeitszeiten und bezahlten Zusatzurlaubstagen bis hin zu finanziellen Prämien für diejenigen, die regelmäßig ins Büro kommen. Selbst kleine Vergünstigungen wie Geschenkgutscheine oder Werbegeschenke des Unternehmens können Wertschätzung zeigen und die Anwesenheitszeiten fördern.
Auch eine angenehmere Büroumgebung kann als Anreiz dienen. Erwäge, kostenlose Snacks, Kaffee oder Gesundheitsprogramme anzubieten, um das Arbeitsumfeld zu verbessern. Du kannst sogar regelmäßige gesellschaftliche Veranstaltungen oder Thementage organisieren, wie z. B. einen lockeren Freitag oder Team-Mittagessen.
Ein wenig zusätzliche Motivation kann viel dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen und tatsächlich gerne ins Büro zurückkehren.
Abschließende Gedanken
Eine Rückkehr ins Büro ist nicht immer die beliebteste Entscheidung unter den Mitarbeitern. Es bedarf also einiger ernsthafter Überlegungen und sorgfältiger Planung, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Es ist wichtig, die Bedenken der Mitarbeiter zu verstehen und diese proaktiv anzusprechen. Durch klare Kommunikation, Anreize und die Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds kannst du den Übergang erleichtern und den Mitarbeitern die Anpassung erleichtern.
Hoffentlich helfen dir diese Tipps bei der Umsetzung des Rückkehrprozesses ins Büro. Denke daran, dass das Ziel darin besteht, einen Ort zu schaffen, an den die Mitarbeiter tatsächlich zurückkehren möchten, einen Ort, an dem sie zusammenarbeiten, Ideen austauschen und sich wertgeschätzt fühlen können.
