Die Ivy-Lee-Methode: Maximiere deine Produktivität

Die Ivy-Lee-Methode, die nach ihrem Erfinder benannt ist, wurde entwickelt, um eine häufige Herausforderung in Bezug auf die Produktivität zu bewältigen: nämlich zu wissen, worauf man seine Aufmerksamkeit richten sollte.

In der heutigen schnelllebigen Welt werden wir oft mit unzähligen Aufgaben und Ablenkungen bombardiert, was zu einem Gefühl der Überforderung führen kann.

Die Methode bietet einen strukturierten Ansatz, der dir dabei hilft, die Kontrolle über deinen Tag zurückzugewinnen und sicherzustellen, dass du an den wichtigsten Dingen arbeitest.

Die Geschichte beginnt im Jahr 1918, als Charles M. Schwab, der Präsident der Bethlehem Steel Corporation, nach Möglichkeiten suchte, die Effizienz in seinem Unternehmen zu steigern. Obwohl Schwab einer der erfolgreichsten Geschäftsleute seiner Zeit war, wusste er, dass sein Team nicht effektiv arbeitete und dass etwas unternommen werden musste.

Ivy Ledbetter Lee war zu dieser Zeit eine angesehene Produktivitätsberaterin und PR-Expertin. Schwab lud Lee zu einem Treffen mit ihm und seinen Führungskräften ein und bat um eine Strategie, mit der sie in kürzerer Zeit mehr erledigen könnten.

Anstatt einen langatmigen Vortrag zu halten oder ein komplexes System vorzustellen, schlug Lee eine einfache Technik vor: Am Ende jedes Arbeitstages sollten die Mitarbeiter die sechs wichtigsten Aufgaben aufschreiben, die sie am nächsten Tag erledigen mussten, diese priorisieren und eine nach der anderen abarbeiten. Alle unerledigten Aufgaben würden auf die Liste des nächsten Tages übertragen.

Schwab war fasziniert, wollte aber einen Beweis dafür, dass die Methode funktionierte. Lee schlug vor, sie einige Monate lang kostenlos auszuprobieren. Anstatt eine Vorauszahlung zu verlangen, schlug er Schwab vor, ihm nach Sichtung der Ergebnisse einen Betrag zu zahlen, den er für den Wert der Methode hielt.

Innerhalb von drei Monaten stellten Schwab und seine Führungskräfte eine so deutliche Produktivitätssteigerung fest, dass Schwab Lee einen Scheck über 25.000 US-Dollar ausstellte – eine beträchtliche Summe zu dieser Zeit, die heute Hunderttausenden von Dollar entspricht.

Die Methode verbreitete sich bald und wurde zu einem bewährten Produktivitätswerkzeug für Führungskräfte und Fachleute auf der ganzen Welt.

Die Einfachheit der Ivy-Lee-Methode macht sie so effektiv. Indem du dich auf nur sechs Aufgaben beschränkst, vermeidest du eine Überlastung und reduzierst die Entscheidungsermüdung – ein Problem, das oft zu Prokrastination führt. Wenn du jeden Tag beginnst und genau weißt, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge erledigt werden müssen, vermeidest du Unsicherheiten und verschwendest weniger Zeit, weil du nicht mehr herausfinden musst, was als Nächstes zu tun ist.

Trickse dein Gehirn aus

Unser Gehirn ist nicht dafür ausgelegt, mehrere komplexe Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Stattdessen erbringen wir unsere beste Leistung, wenn wir uns auf eine einzige Aufgabe konzentrieren können. Anstatt Multitasking zu betreiben, konzentrierst du dich jeweils voll und ganz auf eine Aufgabe.

Diese tiefe Konzentrationsfähigkeit ermöglicht es dir, dich voll und ganz auf deine jeweilige Aufgabe zu konzentrieren, was zu besseren Ergebnissen, weniger Fehlern und größerer Zufriedenheit führt, sobald die Aufgabe abgeschlossen ist.

Außerdem kannst du so in einen sogenannten Flow-Zustand gelangen, in dem du so in die Arbeit vertieft bist, dass die Zeit wie im Flug vergeht.

Einer der Gründe, warum die Ivy-Lee-Methode so effektiv ist, liegt darin, dass sie der Funktionsweise unseres Gehirns entspricht, um optimale Leistung zu erzielen. In der heutigen Welt werden wir oft zum Multitasking ermutigt, aber Untersuchungen zeigen immer wieder, dass Multitasking die Effizienz oder Produktivität nicht wirklich verbessert. Stattdessen führt Multitasking tendenziell zu einer kognitiven Überlastung und mindert die Qualität der von uns geleisteten Arbeit.

Wenn du außerdem immer die wichtigste Aufgabe zuerst angehst, stellst du sicher, dass dein Arbeitstag auf deine Ziele und Prioritäten ausgerichtet ist und nicht auf Ablenkungen oder die Dringlichkeit weniger wichtiger Aufgaben.

Entscheidungsermüdung und geistige Klarheit

Ein weiteres wirkungsvolles Merkmal der Ivy-Lee-Methode ist, wie sie mit dem Thema Entscheidungsmüdigkeit umgeht. Unser Gehirn verfügt nur über begrenzte kognitive Ressourcen, und jede Entscheidung, die wir im Laufe des Tages treffen, verbraucht einen Teil dieser Energie.

Ob es darum geht, zu entscheiden, was man essen möchte, welche E-Mail zuerst beantwortet werden soll oder welches Projekt Vorrang hat – jede noch so kleine Entscheidung summiert sich. Wenn man erst einmal Dutzende oder Hunderte von Entscheidungen getroffen hat, kann die Fähigkeit, klare und fundierte Entscheidungen zu treffen, beeinträchtigt werden, was zu Aufschub oder impulsiven Entscheidungen führt.

Diese einfache Handlung setzt kognitive Energie frei, sodass man sich ganz auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren kann, anstatt mentale Ressourcen darauf zu verschwenden, den nächsten Schritt zu planen. Auf diese Weise kann man den Arbeitstag mit Klarheit und Zielstrebigkeit beginnen und die mentale Energie besser für die Ausführung als für die Entscheidungsfindung nutzen.

Ein Gefühl der Erfüllung und Motivation

Die Ivy-Lee-Methode befasst sich auch mit einem häufigen Problem, mit dem viele Menschen konfrontiert sind: dem Gefühl, von einer ständig wachsenden To-do-Liste überfordert zu sein. Wenn deine Aufgaben unorganisiert und endlos sind, verliert man sich leicht in der schieren Menge an Aufgaben, was zu Burnout oder Prokrastination führen kann. Du hast vielleicht das Gefühl, dass du keine Fortschritte machst, obwohl du den ganzen Tag beschäftigt bist.

Indem du dich auf nur sechs Aufgaben beschränkst, stellt diese Methode sicher, dass deine Liste überschaubar und machbar ist. Jede abgeschlossene Aufgabe ist ein kleiner Erfolg, und das Abhaken von Dingen auf deiner Liste gibt dir das Gefühl, Fortschritte zu erzielen und etwas zu erreichen.

Dieses Erfolgserlebnis gibt dir Auftrieb und kann eine positive Rückkopplung erzeugen, bei der der Fortschritt eines jeden Tages dich motiviert, am nächsten Tag weiterzumachen. Anstatt dich von deiner To-do-Liste überfordert zu fühlen, kannst du dich nach Abschluss jeder Aufgabe über ein Gefühl der Zufriedenheit freuen.

Dieses Erfolgserlebnis ist nicht nur kurzfristig motivierend, sondern auch ein wirksames Instrument für die langfristige Produktivität. Wenn du regelmäßig sinnvolle Aufgaben erledigst, fühlst du dich selbstbewusster und fähiger, was deine allgemeine Motivation steigert, auch größere Herausforderungen anzugehen.

Mit der Zeit führt die Gewohnheit, wichtige Aufgaben zu priorisieren und zu erledigen, zu mehr Erfolg, sowohl bei den unmittelbar anstehenden Aufgaben als auch bei der Erreichung größerer Lebensziele.

Die Ivy-Lee-Methode funktioniert am besten in Umgebungen, in denen man klare Prioritäten setzen und diese ohne ständige Unterbrechungen umsetzen kann. Sie ist ideal für alle, die Schwierigkeiten haben, konzentriert zu bleiben, Aufgaben zu priorisieren oder mit einer überfüllten To-do-Liste umzugehen.

Bei Jobs, die eine hohe Flexibilität und schnelle Prioritätswechsel erfordern, ist es jedoch wichtig, die Methode an die Anforderungen des Arbeitsablaufs anzupassen. Selbst in solchen Positionen kann die Ivy-Lee-Methode als grober Rahmen dennoch für Struktur sorgen, Entscheidungsmüdigkeit verringern und dabei helfen, den Tag unter Kontrolle zu halten.

Schauen wir uns genauer an, wer von der Ivy-Lee-Methode profitieren kann und wie sie an verschiedene Positionen angepasst werden kann, insbesondere an solche, die Flexibilität erfordern:

Probleme mit der Prioritätensetzung und der Konzentration?

Für Menschen, die sich oft von einer langen Liste von Aufgaben überwältigt fühlen oder zwischen verschiedenen Aktivitäten hin- und herwechseln, kann die Ivy-Lee-Methode ein Katalysator sein, um ihre Sichtweise und die Priorisierung von Aufgaben zu ändern.

Die Prioritätensetzung ist für viele Menschen eine zentrale Herausforderung, insbesondere wenn jede Aufgabe wichtig oder dringend erscheint. Ohne klare Prioritäten kann man sich leicht verzetteln und am Ende eher Routinearbeiten erledigen als produktive Arbeit.

Die Ivy-Lee-Methode bietet eine einfache und effektive Möglichkeit, dem entgegenzuwirken. Dank ihrer Struktur hilft sie dabei, nicht ständig zwischen Aufgaben hin- und herzuwechseln – eine häufige Falle, die zu geistiger Ermüdung und schlechter Arbeitsqualität führen kann.

Wenn du Schwierigkeiten mit der Priorisierung hast oder das Gefühl hast, dich ständig im Kreis zu drehen, hilft diese Methode, diesen Kreislauf zu durchbrechen und jeden Tag produktiver zu gestalten.

Umgang mit Stress und Überforderung?

Menschen, die oft von einer scheinbar endlosen To-do-Liste überwältigt sind, werden feststellen, dass die Ivy-Lee-Methode betont, dass nur sechs Aufgaben an einem Tag erledigt werden müssen. Eine riesige Aufgabenliste kann sich wie ein Berg anfühlen, was zu Stress und Prokrastination führen kann, sodass man gar nicht erst anfängt.

Wenn du dich auf sechs Aufgaben beschränkst, hast du das Gefühl, die Kontrolle zu haben, und dein Arbeitspensum erscheint dir leichter zu bewältigen. Wenn du eine Aufgabe erledigst, hast du einen kleinen Erfolg, der deine Motivation steigert, weiterzumachen. Wenn du dich auf weniger Aufgaben konzentrieren musst, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass du dich ängstlich oder ausgebrannt fühlst.

Dieser Ansatz gibt dir auch Klarheit darüber, was als Nächstes zu tun ist, was dir helfen kann, die Entscheidungsmüdigkeit zu überwinden. Anstatt dich ständig zu fragen, was du als Nächstes tun solltest, hast du bereits einen Plan vom Vortag, der die mentale Unordnung reduziert und dir hilft, mehr Kontrolle über deinen Tag zu haben.

Anpassung an flexible Rollen

Die Ivy-Lee-Methode ist zwar in strukturierten Umgebungen äußerst effektiv, doch es ist wichtig zu wissen, dass bestimmte Jobs Anpassungsfähigkeit und eine ständige Neupriorisierung erfordern. Tätigkeiten wie Kundenservice, Notfallmaßnahmen oder die Leitung eines Unternehmens bringen oft unvorhersehbare Situationen mit sich, in denen sich Aufgaben je nach externen Faktoren schnell ändern.

In solchen Fällen muss die Struktur der Ivy-Lee-Methode – die sich auf nur sechs Aufgaben konzentriert und diese in einer bestimmten Reihenfolge erledigt – möglicherweise angepasst werden. Das zugrunde liegende Prinzip der Priorisierung und Klarheit kann jedoch weiterhin nützlich sein. So kann sie an flexible Arbeitsplätze angepasst werden:

• Tägliche Aufgabenliste mit Flexibilität: Du kannst weiterhin eine Liste mit sechs Hauptaufgaben für den Tag erstellen, aber etwas mehr Flexibilität zulassen. Wenn ein dringendes Problem auftritt, kannst du deine Prioritäten anpassen, während du den allgemeinen Rahmen für den Tag beibehältst.
• Aufgaben gruppieren: Anstatt spezifische Aufgaben aufzulisten, gruppiere Aufgaben nach Kategorien (z. B. Kundensupport, Projektmanagement, E-Mails) und ordne sie nach Wichtigkeit. Auf diese Weise konzentrierst du dich auf Bereiche mit hoher Priorität und hast gleichzeitig Spielraum für schnelle Anpassungen, wenn neue Aufgaben auftauchen.
• Zeitblöcke: Du kannst diese Methode in Verbindung mit Zeitblöcken verwenden, um bestimmte Stunden des Tages für Arbeiten mit hoher Priorität vorzusehen und andere Zeiten für die Reaktion auf unerwartete Probleme offen zu lassen.
• Überprüfen und Anpassen: Da sich dein Arbeitstag schnell ändern kann, kannst du eine kurze tägliche Überprüfung einbauen, um sicherzustellen, dass du dich trotz der Änderungen immer noch auf die richtigen Prioritäten konzentrierst.

Selbst bei hektischen Aufgaben kann es helfen, wenn du dir zu Beginn oder am Ende des Tages fünf Minuten Zeit nimmst, um deine Aufgaben zu ordnen, damit du nicht von weniger wichtigen Dingen abgelenkt wirst.

Der Einstieg in die Ivy-Lee-Methode ist einfach, aber der Schlüssel ist Beständigkeit. Die Methode funktioniert am besten, wenn du sie zur Gewohnheit machst, also mach es nicht zu kompliziert – fang einfach an. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um sie auf eine Weise umzusetzen, die sich natürlich anfühlt und bei der man leicht dranbleiben kann.

1) Erstelle deine Liste am Abend zuvor

Bevor du deinen Tag beendest, nimm dir fünf Minuten Zeit, um die sechs wichtigsten Dinge aufzuschreiben, die du morgen erledigen musst. Dies kann in einem Notizbuch, einem Planer oder sogar einer Notiz-App auf deinem Handy geschehen – was auch immer für dich am besten funktioniert. Das Ziel ist es, jeden Tag mit einem Plan zu beginnen, damit du zu Beginn des Tages keine Zeit damit verschwendest, herauszufinden, was zu tun ist.

Der Schlüssel liegt darin, sich auf Qualität statt auf Quantität zu konzentrieren. Indem du deine Liste auf nur sechs Aufgaben beschränkst, vermeidest du das Risiko, dich zu verzetteln. Diese Aufgaben sollten Dinge sein, die den größten Einfluss auf deine Arbeit oder deine Ziele haben. Die Idee ist, strategisch darüber nachzudenken, welche Dinge am wichtigsten sind und nicht nur darüber, was dringend ist.

Wenn du dir nicht sicher bist, was du priorisieren sollst, frage dich: „Welche Aufgaben haben den größten Einfluss auf meine Ziele?“ Konzentriere dich auf sinnvolle Arbeit, nicht nur auf Arbeit, die erledigt werden muss.

2) Ordne deine Aufgaben nach Wichtigkeit

Nachdem du deine sechs Aufgaben aufgelistet hast, ordne sie nach Priorität. Ordne sie von der wichtigsten (Aufgabe 1) bis zur unwichtigsten (Aufgabe 6). Dieser Schritt hilft dir zu klären, was wirklich zuerst deine Aufmerksamkeit benötigt, und stellt sicher, dass du deinen Tag mit einer klaren Richtung beginnst.

Sei realistisch, was du an einem Tag tatsächlich erledigen kannst. Wenn eine Aufgabe zu groß ist, teile sie in kleinere, umsetzbare Schritte auf.

3) Konzentriere dich auf eine Aufgabe nach der anderen

Wenn der nächste Tag beginnt, beginne mit der Aufgabe mit der höchsten Priorität und widme ihr deine volle Aufmerksamkeit, bevor du zur nächsten übergehst.

Gehe erst zur zweiten Aufgabe über, wenn die erste abgeschlossen ist. So wird die Versuchung beseitigt, zwischen den Aufgaben hin und her zu springen, was die Konzentration beeinträchtigen und den Fortschritt verlangsamen kann. Du wirst die Befriedigung haben, eine Aufgabe zu beenden, bevor du zur nächsten übergehst, und so ein Gefühl der Dynamik erzeugen.

Wenn du unterbrochen wirst, beende die Aufgabe so schnell wie möglich, bevor du zu einer anderen wechselst. Wenn eine Aufgabe länger dauert als erwartet, setze dir ein Zeitlimit, um den Elan aufrechtzuerhalten.

4) Übertrage unerledigte Aufgaben auf den nächsten Tag

Wenn du am Ende des Tages nicht alle sechs Aufgaben erledigt hast, mache dir keinen Stress. Verschiebe einfach alle unerledigten Aufgaben auf die Liste für den nächsten Tag.

Wenn du es geschafft hast, deine Aufgaben zu erledigen, wiederhole einfach den Vorgang. Schreibe sechs Aufgaben für den nächsten Tag auf, passe deine Prioritäten nach Bedarf an und setze den Zyklus fort. So kannst du immer von einer fokussierten, priorisierten Liste aus arbeiten, anstatt dich in einer endlosen To-do-Liste zu verlieren.

Wenn du feststellst, dass Aufgaben immer wieder auf den nächsten Tag verschoben werden, solltest du dich fragen, ob sie wirklich wichtig sind. Wenn ja, solltest du sie in der Prioritätenliste nach oben verschieben. Wenn nicht, solltest du in Erwägung ziehen, sie zu delegieren oder ganz zu streichen.

5) Wiederhole die Methode, bleibe konsequent und passe dich bei Bedarf an

Die Kraft der Ivy-Lee-Methode liegt darin, sie dir zu einer täglichen Gewohnheit zu machen. Mit der Zeit wirst du besser darin, zu erkennen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und wie du deinen Tag effektiv strukturieren kannst. An manchen Tagen schaffst du es vielleicht, alle sechs Aufgaben zu erledigen, während an anderen Tagen unerwartete Dinge dazwischenkommen. Das ist in Ordnung – passe dich an und mach weiter.

Nach ein paar Wochen kannst du dann überlegen, was funktioniert und was nicht. Erledigst du deine Aufgaben konsequent? Fühlst du dich weniger überfordert? Nutze diese Erkenntnisse, um deinen Ansatz zu verfeinern.

Warum fängst du nicht heute Abend damit an? Schreibe deine sechs Aufgaben auf und schau, wie viel produktiver und selbstbestimmter du dich morgen fühlst.