Wenn du es schon einmal erlebt hast, eine endlose To-do-Liste zu haben und von einer Aufgabe zur nächsten zu springen, ohne dabei jedoch irgendwelche Fortschritte zu machen, dann bist du nicht allein. Oft fühlt sich produktives Arbeiten wie das Spiels „Hase und Igel“ an – kaum hat man eine Aufgabe erledigt, taucht schon die nächste auf.
Doch was wäre, wenn es eine Lösung gäbe?
Die Ivy-Lee-Methode wurde vor über 100 Jahren entwickelt, um eine angeschlagene, unproduktive Stahlfabrik zu retten. Es handelt sich um ein Produktivitätsinstrument, das dazu dient, sich zunächst auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und die Ablenkung zu beseitigen, die entsteht, wenn man versucht, alles auf einmal zu erledigen.
In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:
- Was ist die Ivy-Lee-Methode?
- Die Ursprünge der Ivy-Lee-Methode
- Was sind die Vorteile der Ivy-Lee-Methode?
- Die Flexibilität der Ivy-Lee-Methode
- So wendest du die Ivy-Lee-Methode in deinem Alltag an
- Abschließende Gedanken
Was ist die Ivy-Lee-Methode?
Die Ivy-Lee-Methode, benannt nach ihrem Erfinder, wurde entwickelt, um eine häufige Herausforderung in Bezug auf die Produktivität zu bewältigen: zu wissen, worauf man seine Aufmerksamkeit richten sollte. Die Methode bietet einen strukturierten Ansatz, der dir dabei hilft, die Kontrolle über deinen Tag zurückzugewinnen und sicherzustellen, dass du an den wichtigsten Dingen arbeitest.
Die Technik ist denkbar einfach. Notiere dir am Ende jedes Arbeitstages die sechs wichtigsten Aufgaben, die du am nächsten Tag erledigen musst, und ordne sie nach Priorität. Beginne am nächsten Tag mit der ersten Aufgabe und arbeite sie bis zum Abschluss durch, bevor du zur nächsten übergehst, und vermeide Multitasking und Ablenkungen.
Konzentriere dich ausschließlich auf eine Aufgabe nach der anderen und widerstehe der Versuchung, zur nächsten Aufgabe überzugehen, bevor die vorherige abgeschlossen ist, oder mehr als eine Aufgabe gleichzeitig zu bearbeiten.
Die Methode fördert die Disziplin, indem sie festlegt, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge erledigt werden sollten, und stellt sicher, dass du dich auf deine Arbeit konzentrierst und Prioritäten setzt.
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Die Ursprünge der Ivy-Lee-Methode
Die Geschichte der Ivy-Lee-Methode beginnt im Jahr 1918, als Charles M. Schwab, der Präsident der Bethlehem Steel Corporation, nach Möglichkeiten suchte, die Effizienz in seinem Unternehmen zu steigern. Obwohl Schwab einer der erfolgreichsten Geschäftsleute seiner Zeit war, wusste er, dass sein Team nicht effektiv arbeitete und dass etwas unternommen werden musste.
Ivy Ledbetter Lee war zu dieser Zeit eine angesehene Produktivitätsberaterin und PR-Expertin. Schwab lud Lee zu einem Treffen mit ihm und seinen Führungskräften ein und bat um eine Strategie, mit der sie in kürzerer Zeit mehr erledigen könnten.
Anstatt einen langatmigen Vortrag zu halten oder ein komplexes System vorzustellen, schlug Lee eine einfache Technik vor: Am Ende jedes Arbeitstages sollten die Mitarbeiter die sechs wichtigsten Aufgaben aufschreiben, die sie am nächsten Tag erledigen mussten, diese priorisieren und eine nach der anderen abarbeiten. Alle unerledigten Aufgaben würden auf die Liste des nächsten Tages übertragen.
Schwab war fasziniert, wollte aber einen Beweis dafür, dass die Methode funktionierte. Lee schlug vor, sie einige Monate lang kostenlos auszuprobieren. Anstatt eine Vorauszahlung zu verlangen, schlug er Schwab vor, ihm nach Sichtung der Ergebnisse einen Betrag zu zahlen, den er für den Wert der Methode hielt.
Innerhalb von drei Monaten stellten Schwab und seine Führungskräfte eine so deutliche Produktivitätssteigerung fest, dass Schwab Lee einen Scheck über 25.000 US-Dollar ausstellte – eine beträchtliche Summe zu dieser Zeit, die heute Hunderttausenden von Dollar entspricht.
Die Methode verbreitete sich bald und wurde zu einem bewährten Produktivitätswerkzeug für Führungskräfte und Fachleute auf der ganzen Welt.
Was sind die Vorteile der Ivy-Lee-Methode?
Zu verstehen, warum man etwas tun sollte, ist der erste Schritt zur Umsetzung. Die Ivy-Lee-Methode hat zahlreiche Vorteile, die zur Steigerung der Produktivität beitragen. Sehen wir uns einige davon an:
- Entscheidungsmüdigkeit und geistige Klarheit: Ein leistungsstarkes Merkmal der Ivy-Lee-Methode ist, wie sie mit Entscheidungsmüdigkeit umgeht. Unser Gehirn verfügt nur über begrenzte kognitive Ressourcen, und jede Entscheidung, die wir im Laufe des Tages treffen, verbraucht einen Teil dieser Energie. Diese einfache Strategie setzt kognitive Energie frei, sodass du dich ganz auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren kannst, anstatt mentale Ressourcen darauf zu verschwenden, deinen nächsten Schritt zu planen. Auf diese Weise gehst du mit Klarheit und Zielstrebigkeit in den Arbeitstag, und deine mentale Energie kann besser für die Ausführung und nicht für die Entscheidungsfindung eingesetzt werden.
- Gefühl der Erfüllung und Motivation: Die Ivy-Lee-Methode fördert die Motivation, indem sie Produktivität in eine Reihe kleiner, erreichbarer Erfolge umwandelt. Anstatt sich von einer endlosen To-do-Liste überwältigt zu fühlen, konzentriert man sich auf sechs Schlüsselaufgaben, wodurch Fortschritte sichtbarer und erreichbarer werden. Das Erledigen jeder Aufgabe vermittelt ein Gefühl der Erfüllung, verstärkt den Schwung und motiviert dazu, die nächste Herausforderung anzugehen.
- Disziplinierung deines Gehirns: Unser Gehirn ist nicht dafür ausgelegt, mehrere komplexe Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Stattdessen erbringen wir unsere beste Leistung, wenn wir uns auf eine einzige Aufgabe konzentrieren können. Bei dieser Methode konzentrierst du dich jeweils voll und ganz auf eine Aufgabe, anstatt mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Diese tiefe Konzentration zwingt uns, uns selbst zu disziplinieren – eine Fähigkeit, die sich mit der Zeit auf andere Bereiche unseres Lebens auswirken kann, wie Gesundheit, Fitness und Arbeit.
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So wendest du die Ivy-Lee-Methode in deinem Alltag an
Der Einstieg in die Ivy-Lee-Methode ist einfach, aber der Schlüssel ist Beständigkeit. Die Methode funktioniert am besten, wenn du sie zur Gewohnheit machst, also mach es nicht zu kompliziert – fang einfach an. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um sie auf eine Weise umzusetzen, die sich natürlich anfühlt und bei der man leicht dranbleiben kann.
1) Erstelle deine Liste am Abend zuvor
Bevor du den Tag beendest, nimm dir fünf Minuten Zeit, um die sechs wichtigsten Dinge aufzulisten, die du morgen erledigen musst. Verwende ein Notizbuch, einen Planer oder eine Notiz-App – was auch immer am besten zu deinem Stil passt.
2) Ordne deine Aufgaben nach Wichtigkeit
Sortiere deine Liste nach Wichtigkeit. Die erste Aufgabe sollte den größten Einfluss auf deine Ziele haben.
Beispiel: Wenn eine kritische Arbeitsfrist näher rückt, steht „Monatliche Gehaltsabrechnung bearbeiten“ ganz oben auf der Liste. Weniger dringende Aufgaben können weiter unten auf der Liste stehen. Deine Liste könnte wie folgt aussehen:
- Aufgabe 1: Monatliche Gehaltsabrechnung bearbeiten.
- Aufgabe 2: Das Entwicklungsteam um Updates zu einem neuen Produkt bitten.
- Aufgabe 3: Das Team über den Fortschritt informieren.
- Aufgabe 4: Beantworten ausstehender E-Mails.
- Aufgabe 5: Tagesordnung für das Meeting am Wochenende vorbereiten.
- Aufgabe 6: Neue Marketingideen recherchieren.
3) Konzentriere dich auf eine Aufgabe nach der anderen
Beginne deinen Tag mit Aufgabe Nr. 1 und gehe erst zur nächsten über, wenn diese erledigt ist. Vermeide Multitasking – dadurch wirst du langsamer und unkonzentrierter.
4) Übertrage unerledigte Aufgaben auf den nächsten Tag
Wenn du nicht alle sechs Aufgaben erledigst, verschiebe die restlichen auf die Liste für morgen. Wenn du eine Aufgabe immer wieder aufschiebst, überlege dir, ob sie wirklich wichtig ist oder ob sie delegiert oder gestrichen werden sollte.
5) Wiederhole die Methode, bleibe konsequent und passe deine Vorgehensweise bei Bedarf an
An manchen Tagen wird alles glatt laufen, an anderen chaotisch. Der Schlüssel ist, dass du dir diese Methode zur Gewohnheit machst. Mit der Zeit wirst du besser darin werden, Prioritäten zu setzen und dich auf die Dinge zu konzentrieren, die dich voranbringen.
Überlege dir nach ein paar Wochen, was funktioniert und was nicht. Erledigst du deine Aufgaben konsequent? Fühlst du dich weniger überfordert? Nutze diese Erkenntnisse, um deinen Ansatz zu verfeinern.
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Die Flexibilität der Ivy-Lee-Methode
Ich weiß, was du denkst: „Das ist alles schön und gut in der Theorie, aber weißt du, wie viele Dinge ich gleichzeitig am Laufen habe?“ Ja, die Ivy-Lee-Methode funktioniert in strukturierten Umgebungen, aber was ist, wenn dein Job unvorhersehbar ist?
Was ist, wenn du ein Geschäftsinhaber bist, der Kundengespräche, unerwartete Probleme und Verwaltungsaufgaben unter einen Hut bringen muss, oder ein Kundendienstmitarbeiter, der ständig zwischen dringenden Tickets hin und her wechselt? In diesen schnelllebigen Berufen mag es unmöglich erscheinen, sich an eine starre Liste mit sechs Aufgaben zu halten – aber das Grundprinzip der Priorisierung gilt nach wie vor und kann dir dennoch helfen, deine Produktivität zu steigern:
- Anpassungsfähige Aufgabenliste: Du kannst deine Aufgabenliste bei Bedarf jederzeit anpassen. Anstatt sechs feste Aufgaben festzulegen, beginne mit einer priorisierten Liste, aber lasse Raum für Anpassungen. Ein Besitzer eines Unternehmens könnte beispielsweise „Nachfassen bei drei Schlüsselkunden“ als Aufgabe festlegen, da er weiß, dass sich die spezifischen Kunden je nach Dringlichkeit ändern können. So behältst du den Überblick, ohne dich eingeengt zu fühlen.
- Effiziente Aufgabengruppierung: Anstatt sechs separate Aufgaben aufzulisten, sollten sie nach Kategorien gruppiert werden – wie „Kundenkommunikation“, „Teammanagement“ oder „Verwaltungsarbeit“. Ein Projektmanager kann beispielsweise Team-Check-ins gegenüber E-Mails priorisieren und gleichzeitig flexibel auf dringende Probleme reagieren.
- Time-Blocking-Methode für mehr Konzentration: Wenn sich dein Tag ständig verschiebt, solltest du die Time-Blocking-Methode für prioritäre Arbeiten anwenden. Ein Arzt, der Patiententermine wahrnimmt, könnte die ersten zwei Stunden für Schreibarbeiten reservieren, um sicherzustellen, dass wesentliche Aufgaben erledigt werden, bevor der Tag chaotisch wird.
- Tägliche Überprüfung für eine verbesserte Anpassungsfähigkeit: Nimm dir am Ende des Tages fünf Minuten Zeit, um zu reflektieren – was hat funktioniert, was nicht und was muss angepasst werden? Ein Freiberufler könnte feststellen, dass er eine Aufgabe immer wieder aufschiebt, was darauf hindeutet, dass sie entweder früher in den Arbeitsplan aufgenommen oder delegiert werden sollte.
Selbst in unvorhersehbaren Rollen sorgt eine schnelle Priorisierung dafür, dass man den Überblick über das Wesentliche behält, anstatt sich im täglichen Chaos zu verlieren.
Abschließende Gedanken
Die Ivy-Lee-Methode ist der Beweis dafür, dass es beim Thema Produktivität nicht darum geht, mehr zu tun – es geht darum, das Richtige zu tun. In einer Welt voller ellenlanger To-do-Listen, endloser Benachrichtigungen und ständiger Ablenkungen hat man leicht das Gefühl, immer beschäftigt, aber nie wirklich produktiv zu sein.
Indem du deine täglichen Prioritäten auf sechs wesentliche Aufgaben beschränkst, beseitigst du mentale Unordnung, reduzierst unnötigen Aufwand und arbeitest zielgerichteter. Keine ausgeklügelten Systeme, keine endlose Planung – nur eine einfache Gewohnheit, die dir die Kontrolle gibt.
Warum versuchst du es nicht heute Abend? Schreibe sechs Aufgaben für morgen auf, erledige sie eine nach der anderen und schau, wie sich das auf deine Produktivität auswirkt. Weniger Chaos, mehr Fortschritt – das ist die Ivy-Lee-Methode.
