Ethische Überwachung deiner Remote-Mitarbeiter

Das Arbeitsumfeld ist nicht mehr das, was es einmal war. Heutzutage kann sich dein Büro direkt in deinem Haus, in einem Café oder sogar am Strand befinden (ja, es gibt Menschen, die am Strand arbeiten!).

Diese Arbeitsform erfreut sich seit Jahren zunehmender Beliebtheit und wird auch in naher Zukunft nicht verschwinden. Tatsächlich prognostiziert eine Upwork-Studie, dass bis 2025 22 % der amerikanischen Arbeitskräfte im Homeoffice arbeiten werden.

Remote-Arbeit ist natürlich großartig. Kein Pendeln, keine Kleiderordnung und die Flexibilität, Arbeit und Privatleben in Einklang zu bringen. Aber die Remote-Arbeit bringt auch ihre eigenen Herausforderungen mit sich – die größte davon ist die Frage, wie die Aufsicht aufrechterhalten werden kann. Wenn sie nicht richtig gehandhabt wird, kann Remote-Arbeit zu Vertrauensmissbrauch führen und Unternehmen Zeit, Geld und Ressourcen kosten.

Wie stellt man also sicher, dass die Mitarbeiter effektiv arbeiten, ohne sie zu bevormunden? Und kann man Remote-Mitarbeiter ethisch und respektvoll überwachen?

Nun, das ist möglich. Genau darum geht es in diesem Artikel.

In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:

• Ist die Überwachung der Remote-Mitarbeiter wirklich nötig?
• Ist es überhaupt legal, die Remote-Mitarbeiter zu überwachen?
• Sollten Remote-Mitarbeiter benachrichtigt werden, wenn sie überwacht werden?
• Was dürfen Arbeitgeber in einer Remote-Arbeitsumgebung überwachen?
• Möglichkeiten zur Überwachung von Remote-Mitarbeitern
• So überwachst du deine Remote-Mitarbeiter (auf ethische Weise)
• Abschließende Gedanken

Ist die Überwachung der Remote-Mitarbeiter wirklich nötig?

Die Arbeit im Homeoffice kann eine schwierige Angelegenheit sein, insbesondere für die Vorgesetzten.

Wenn man seine Mitarbeiter nicht persönlich sehen kann, wie kann man dann sicherstellen, dass die Arbeit erledigt wird, Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden und die Produktivität aufrechterhalten wird?

Die Überwachung von Mitarbeitern im Homeoffice kann diese Lücke schließen und Einblicke in Arbeitsgewohnheiten, Zeitmanagement und Projektfortschritt bieten. Dies ist zwar nicht unbedingt notwendig, kann sich aber als äußerst vorteilhaft für dein Team erweisen:

• Sicherstellung der Rechenschaftspflicht – Ohne persönliche Interaktionen ist es schwieriger zu erkennen, ob die Mitarbeiter wie erwartet arbeiten. Mithilfe von Tracking-Tools kannst du überprüfen, ob Aufgaben erledigt und Fristen eingehalten werden, und so die Rechenschaftspflicht auch in einer Remote-Umgebung sicherstellen.
• Verwaltung von Aufgaben – Durch die Verfolgung der Mitarbeiteraktivität und der Aufgabenerledigung kannst du die individuelle Arbeitsbelastung besser verstehen. Dies hilft dabei, Aufgaben gleichmäßiger zu verteilen, Burnout zu verhindern und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder einen angemessenen Beitrag leisten.
• Unterstützung von Leistungsbeurteilungen – Detaillierte Tracking-Daten können eine wertvolle Ressource für Leistungsbeurteilungen sein. Sie liefern objektive Nachweise für die Arbeitsgewohnheiten und Leistungen eines Mitarbeiters, die dazu verwendet werden können, konstruktives Feedback zu geben oder Leistungen anzuerkennen.
• Verbessertes Projektmanagement – Mit Hilfe von Zeiterfassungstools kannst du den Projektfortschritt im Auge behalten, Meilensteine überwachen und sicherstellen, dass Projekte auf Kurs sind. Dies hilft bei der Verwaltung von Fristen, der Anpassung von Zeitplänen und der Ausrichtung von Projekten auf die Geschäftsziele.
• Verbesserung der Cybersicherheit – Softwarelösungen zur Überwachung können zum Schutz deines Unternehmens beitragen, indem sie gespeicherte Dokumente, installierte Apps und besuchte Websites überwacht. Diese Kontrolle hilft, sich vor Cyberkriminalität, Insider-Bedrohungen und Datenlecks zu schützen.
• Sicherstellung der Rechtmäßigkeit und Einhaltung von Vorschriften – Aus rechtlichen und Compliance-Gründen können genaue Aufzeichnungen über Arbeitszeiten, die Erledigung von Aufgaben und die Kommunikation dazu beitragen, behördliche Auflagen zu erfüllen und dein Unternehmen vor potenziellen Streitigkeiten zu schützen.

Die Überwachung von Remote-Mitarbeitern kann für Unternehmen zweifellos von Vorteil sein. Sie hat jedoch auch einige Nachteile. Mitarbeiter könnten das Gefühl haben, dass eine ständige Überwachung in ihre Privatsphäre eindringt und ihre Arbeitszufriedenheit beeinträchtigen könnte. Eine übermäßige Überwachung kann auch zu einem Gefühl des Misstrauens zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern führen.

Das Ganze ist also ein Balanceakt. Es ist von entscheidender Bedeutung, das richtige Gleichgewicht zwischen einer effektiven Überwachung und der Achtung der Privatsphäre der Mitarbeiter zu finden.

Ist es überhaupt legal, die Remote-Mitarbeiter zu übrwachen?

Die Überwachung von Mitarbeitern ist in meisten Ländern generell legal. Dies gilt jedoch nur, solange Arbeitgeber einen legitimen geschäftlichen Grund haben und in einigen Fällen die Zustimmung der Mitarbeiter einholen.

Die Standards für die Nachverfolgung von Mitarbeitern, die nicht im Büro arbeiten, unterscheiden sich geringfügig von denen in einer Büroumgebung. Generell gilt jedoch, dass die Nachverfolgung oder Überwachung angemessen sein sollte und die Privatsphäre der Mitarbeiter nicht verletzen darf. Arbeitgeber müssen außerdem die Datenschutzgesetze auf Bundes- und Landesebene einhalten.

Diese Gesetze erlauben es ihnen in der Regel, die meisten Handlungen eines Mitarbeiters während der Arbeit oder bei der Nutzung von Firmeneigentum zu überwachen, enthalten aber auch Klauseln zum Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter.

Sollten Remote-Mitarbeiter benachrichtigt werden, wenn sie überwacht werden?

In einigen Ländern sind Arbeitgeber laut Bundesgesetz nicht dazu verpflichtet, ihre Mitarbeiter über eine Überwachung zu informieren, unabhängig davon, ob sie vor Ort oder remote arbeiten. Die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten können jedoch variieren. In manchen Regionen müssen Arbeitgeber beispielsweise ihre Mitarbeiter informieren, wenn sie Tools wie Softwarelösungen zur Überwachung eingesetzt werden. In anderen wiederum müssen alle Teilnehmer darüber informiert werden, ob Telefongespräche aufgezeichnet werden.

Um zu überprüfen, ob in deinem Bundesstaat spezifische Regeln für die Benachrichtigung von Mitarbeitern über die Überwachung gelten, solltest du die jeweiligen Arbeitsgesetze überprüfen und einen Anwalt konsultieren.

„Aus juristischer Sicht ist die Überwachung am Arbeitsplatz legal, vorausgesetzt, die Mitarbeiter werden darüber informiert, dass ihre Arbeit überwacht wird. Diese Überwachung sollte auch im Interesse des Unternehmens liegen und nicht für persönliche Angelegenheiten erfolgen, da die Rechtsprechungen die Rechtmäßigkeit unterschiedlich auslegen könnten.“ – Amy De La Fuente, Director of Public Affairs bei Bosco Legal Services.

Was dürfen Arbeitgeber in einer Remote-Arbeitsumgebung überwachen?

Arbeitgeber dürfen eine Vielzahl von Daten nachverfolgen, um die Produktivität und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen. Zu diesen Daten können gehören:

• Tastenanschläge
• Internetaktivitäten, wie z. B. besuchte Websites
• Bildschirmaktivitäten
• Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben oder Anwendungen
• GPS-Ortung zur Standortverifizierung, insbesondere wenn die Arbeit Reisen oder Außendiensttätigkeiten umfasst

Es ist wichtig zu beachten, dass Mitarbeiter nur während der Arbeitszeit verfolgt werden dürfen. Die Datenerhebung unterliegt auch Bundes- und Landesgesetzen zum Schutz der Privatsphäre von Mitarbeitern.

Möglichkeiten zur Überwachung von Remote-Mitarbeitern

Es gibt viele Möglichkeiten, um die Arbeit von Mitarbeitern im Homeoffice zu überwachen. Du kannst ihre Arbeitszeiten verfolgen, sie ihre Standorte protokollieren lassen, wenn sie sich einloggen, regelmäßige Selbstberichte über ihren Arbeitsfortschritt verlangen oder den umfassenderen Weg gehen und eine Software zur Mitarbeiterüberwachung verwenden. Jede dieser Methoden hat natürlich ihre Vor- und Nachteile. Wähle also eine, die für dein Team sinnvoll ist.

• Mitarbeiter-Selbstberichterstattung: Im Rahmen der Selbstberichterstattung müssen Mitarbeiter regelmäßig über ihre Arbeitsfortschritte und -ergebnisse berichten. Mitarbeiter können gebeten werden, tägliche oder wöchentliche Berichte über ihre Arbeit, ihre Fortschritte und etwaige Hindernisse einzureichen. Dies kann über gemeinsam genutzte Dokumente oder Messaging-Plattformen erfolgen. Diese Methode fördert das Verantwortungsbewusstsein, hängt jedoch hauptsächlich von der Ehrlichkeit und Genauigkeit der Mitarbeiter ab. Sie vermittelt möglicherweise kein vollständiges Bild der Produktivität.
• Regelmäßige Check-ins und Besprechungen: Geplante Besprechungen und Check-ins halten dich über die Fortschritte der Mitarbeiter auf dem Laufenden und bieten Gelegenheit für Feedback. Du kannst wiederkehrende Besprechungen für Einzelgespräche oder Team-Updates einrichten. Nutze diese Sitzungen, um Fortschritte zu besprechen, Probleme anzusprechen und erledigte Aufgaben zu überprüfen.
• Zeiterfassungssoftware: Softwarelösungen zur Zeiterfassung zeichnen die Zeit auf, die Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben oder Projekte aufwenden. Mitarbeiter melden sich bei der Software an, um Timer für verschiedene Aufgaben zu starten und zu stoppen. Die Software erfasst dann die für verschiedene Aktivitäten aufgewendete Zeit, die du überprüfen kannst, um sicherzustellen, dass die Arbeit effizient erledigt wird.
• Software zur Mitarbeiterüberwachung: Für einen umfassenderen Ansatz greifen viele Unternehmen auf Softwarelösungen für Remote-Mitarbeiter zurück. Diese Tools bieten detaillierte Einblicke in die Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter, indem sie Aktivitäten wie Computernutzung, Website-Besuche und die für verschiedene Aufgaben aufgewendete Zeit verfolgen. Einige bieten sogar Funktionen wie Screenshot-Überwachung, GPS-Ortung, Aktivitätsprotokolle und Tastendruck-Tracking. Diese Methode kann besonders nützlich sein, um die Produktivität sicherzustellen und sensible Unternehmensinformationen zu schützen.

So überwachst du deine Remote-Mitarbeiter (auf ethische Weise)

1. Lege fest, welche Dinge du überwachen möchtest und warum.

Es kann verlockend sein, so viele Daten wie möglich von deinen Mitarbeitern zu sammeln, ohne groß darüber nachzudenken, ob du sie wirklich benötigst. Eine wahllose Datenerfassung kann jedoch zu unnötigen Komplikationen und Datenschutzbedenken führen.

Um dies zu verhindern, beginne mit der Definition deiner Ziele. Frage dich, welche spezifischen Aspekte der Arbeit deiner Mitarbeiter du überwachen musst und warum. Musst du beispielsweise ihren Standort verfolgen? Wenn Mitarbeiter sich für ihre Arbeit an einem bestimmten Ort aufhalten müssen, z. B. um an Kundengesprächen teilzunehmen oder verschiedene Standorte zu besuchen, kann die GPS-Ortung nützlich und gerechtfertigt sein.

Wenn dein Team jedoch von zu Hause aus arbeitet und der Standort für die Aufgaben nicht entscheidend ist, kann die GPS-Ortung unnötig und aufdringlich sein. Konzentriere dich stattdessen auf Kennzahlen, die für die Leistung relevanter sind, wie z. B. die Erledigung von Aufgaben, den Projektfortschritt oder das Zeitmanagement.

Wir haben bei Jibble eine Screenshot-Überwachungsfunktion, aber tatsächlich verwenden wir sie nicht, um unsere Teammitglieder zu überwachen. Stattdessen konzentrieren wir uns mehr auf die Qualität ihrer Ergebnisse und die Zeit, die sie für ihre Aufgaben aufwenden. Dies erleichtert die Beurteilung der Produktivität und stellt sicher, dass wir unsere Mitarbeiter auf Stundenbasis genauer bezahlen.

Außerdem werden die Mitarbeiter für ihre Zeit zur Verantwortung gezogen, so wie ein Anwalt seine Zeit abrechnen würde, wenn er einem Mandanten eine Rechnung stellt. Bedenke die Auswirkungen der Daten, die du sammeln möchtest. Die Fernüberwachung von Mitarbeitern sollte zielgerichtet sein und die Privatsphäre der Mitarbeiter respektieren.

Alle gesammelten Daten sollten einem klaren Zweck dienen und mit deinen Geschäftszielen übereinstimmen.

2. Informiere die Mitarbeiter darüber, dass sie überwacht werden.

Auch wenn dies in den meisten Ländern nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, wird dringend empfohlen, deine Mitarbeiter darüber zu informieren, dass sie überwacht werden, was du überwachst und wofür diese Daten verwendet werden.

Dies stellt nicht nur sicher, dass die Mitarbeiter die Gründe für die Überwachungsmaßnahmen verstehen, sondern sorgt auch dafür, dass sich die ganze Überwachung weniger hinterhältig anfühlt! Du tust schließlich nichts Illegales, also warum solltest du es überhaupt verheimlichen?

Die meisten Mitarbeiter werden die Ehrlichkeit zu schätzen wissen und verstehen, dass die Überwachung ein Instrument ist, um sicherzustellen, dass Projekte auf Kurs bleiben und Fristen eingehalten werden. Wenn Mitarbeiter Bedenken oder Unbehagen äußern, sprich sie offen an und arbeite daran, ein Gleichgewicht zu finden, das ihre Privatsphäre respektiert und gleichzeitig die Geschäftsziele erreicht.

Denke daran, dass du Vertrauen in deinem Team aufbauen möchtest. Transparenz in Bezug auf deine Überwachungsmethoden ist ein Schritt in die richtige Richtung.

3. Entscheide dich für eine Überwachungssoftware, die Wert auf Datenschutz legt.

Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen zur Mitarbeiterüberwachung, aber du musst vorsichtig sein, welche du auswählst.

Nicht alle Überwachungssoftwares sind gleich, und einige haben möglicherweise fragwürdige Datenschutzpraktiken. Beginne mit der Überprüfung der Datenschutzrichtlinie der Software, um sicherzustellen, dass sie klar darlegt, wie Mitarbeiterdaten gesammelt, verwendet und geschützt werden.

Eine gute Datenschutzrichtlinie sollte detailliert beschreiben, welche Daten gesammelt werden, wer Zugriff darauf hat, wie sie gespeichert werden und wie lange sie aufbewahrt werden. Suche nach Software, die Transparenz bietet und Sicherheit in Bezug auf Datenschutz und Privatsphäre gewährleistet.

Effektive Überwachung bedeutet nicht, dass du jeden Aspekt der Aktivitäten deiner Mitarbeiter verfolgen musst. Die beste Softwarelösung bietet anpassbare Funktionen, mit denen du den Überwachungsgrad an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen kannst.

Zeiterfassungs- und Mitarbeiterüberwachungstools wie Jibble bieten Flexibilität bei der Einrichtung von Überwachungsparametern und -grenzen, sodass du dich auf die wichtigsten Leistungsindikatoren konzentrieren kannst, ohne unnötige Eingriffe in die Privatsphäre vorzunehmen.

4. Schutzmaßnahmen zur Verhinderung von Missbrauch.

Wenn es um die Nachverfolgung von Mitarbeitern im Homeoffice geht, ist es wichtig, strenge Schutzmaßnahmen zu ergreifen, um den Missbrauch von Tracking- und Überwachungstools zu verhindern. Auch wenn es für Menschen selbstverständlich ist, über neue Möglichkeiten der Datennutzung nachzudenken, musst du vorsichtig sein, wie und wann du deine Mitarbeiter überwachst.

Die Überwachung sollte nicht über die Arbeitszeit hinausgehen oder in die persönliche Zeit, wie z. B. den Jahresurlaub, hineinreichen, da dies als Eingriff in die Privatsphäre angesehen werden kann.

Außerdem müssen Daten mit Sorgfalt behandelt werden. Das bedeutet, dass Daten sicher gespeichert und branchenspezifische gesetzliche Anforderungen eingehalten werden müssen.

Zum Beispiel sollten verschlüsselte Daten in einem sicheren, zentralisierten System gespeichert werden, auf das nur die erforderlichen Personen zugreifen können, z. B. die überwachten Mitarbeiter und ihre direkten Vorgesetzten. Gemäß bewährten Verfahren sollten diese Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden, häufig bis zu drei Jahre, je nach rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen.

Abschließende Gedanken

Die Arbeit im Homeoffice hat sich etabliert. Und Führungskräfte und Arbeitgeber müssen den schmalen Grat zwischen der Überwachung von Mitarbeitern im Homeoffice und dem Eindringen in die Privatsphäre beschreiten. Das ist keine leichte Aufgabe, aber machbar.

Eine effektive Kontrolle ist unerlässlich, um die Leistung zu überwachen, die Sicherheit zu gewährleisten und die Geschäftsziele zu erreichen, aber sie muss umsichtig und ethisch vertretbar erfolgen. Der Schlüssel liegt darin, Kontrollpraktiken zu implementieren, die die Privatsphäre der Mitarbeiter respektieren und gleichzeitig die Geschäftsziele erfüllen.

Indem du klare Richtlinien dafür festlegst, was aus welchem Grund kontrolliert wird, und diese Vorgehensweisen deinem Team transparent kommunizierst, kannst du diesen schmalen Grat meistern und eine vertrauensvolle und produktive Umgebung für die Arbeit im Homeoffice schaffen.

Viel Erfolg!