Manuelle Stundenzettel sind in der heutigen Bauindustrie einfach nicht mehr zeitgemäß. Sie sind fehleranfällig, leicht zu manipulieren und die Bearbeitung ist ausgesprochen zeitaufwendig.
Wenn du bisher auf manuelle Stundenzettel gesetzt hast, ist es vielleicht an der Zeit, auf eine viel bessere Alternative umzusteigen – eine Software zur Zeiterfassung im Baugewerbe.
Dieser Leitfaden führt dich durch alle Informationen, die du über diese nützlichen Tools benötigst, und erklärt, wie du und dein Team davon profitieren können und wie du Zeiterfassungssoftware erfolgreich in Bauunternehmen implementieren kannst.
In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:
- Warum benötigt man eine Zeiterfassung im Baugewerbe?
- Wie kann eine Zeiterfassungssoftware besser sein als manuelle Stundenzettel?
- Wie funktioniert eine Zeiterfassungssoftware im Baugewerbe?
- Schritte zur erfolgreichen Einführung der Zeiterfassung im Baugewerbe
- Abschließende Gedanken
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Warum benötigt man eine Zeiterfassung im Baugewerbe?
Nach Angaben des U.S. Bureau of Labor Statistics lag der durchschnittliche Stundenlohn für Bauarbeiter in den USA im Jahr 2023 bei 23,69 $. Multipliziert mit der Anzahl der Bauarbeiter, die du beschäftigst, kannst du dich auf Hunderte von Dollar pro Stunde an Arbeitskosten einstellen.
Um die Arbeitskosten effektiv zu verwalten, musst du als Erstes die Arbeitszeit in den Griff bekommen.
Du musst wissen, wie und wofür die Arbeitsstunden aufgewendet werden. So behältst du den Überblick über den Projektfortschritt, kannst die Personalkosten verwalten und kostspielige Verzögerungen vermeiden.
Eine detaillierte Zeiterfassung kann dir ebenfalls bei den folgenden Aspekten helfen:
- Sicherstellen, dass jeder Arbeitnehmer genau für die Zeit bezahlt wird, die er gearbeitet hat
- Vermeiden von Streitigkeiten und mögliche rechtliche Probleme im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung
- Erkennen von Engpässen und Ineffizienzen in deinem Arbeitsablauf
- Genauere Abschätzung des Bedarfs an Arbeitskräften für deine nächste Projektausschreibung
Wie kann eine Zeiterfassungssoftwaref besser sein als manuelle Stundenzettel?
Eine Zeiterfassungssoftware ist im Vergleich zu manuellen Stundenzetteln ein echter Fortschritt.
Bei manuellen Stundenzetteln verlässt du dich darauf, dass deine Mitarbeiter ihre Stunden genau aufzeichnen, aber seien wir ehrlich – es passieren Fehler, und diese Fehler können sich summieren. Vielleicht vergisst jemand, seine Anfangszeit einzutragen, oder er schätzt die Stunden, anstatt sie genau zu erfassen.
Diese kleinen Fehler können zu Problemen bei der Lohnabrechnung, zu Projektverzögerungen und sogar zu Streitigkeiten über die geleisteten Arbeitsstunden führen.
Eine Zeiterfassungssoftware hingegen automatisiert den gesamten Prozess. Schluss mit Stundenzetteln und unordentlichem Papierkram!
Eine Zeiterfassungssoftware kann genau aufzeichnen, wann deine Beschäftigten ein- und ausstempeln. Einige Systeme ermöglichen es dir sogar, die Zeit für bestimmte Aufgaben oder Projekte zu erfassen. So erhältst du einen klaren Überblick in Echtzeit darüber, wo die Zeit aller Mitarbeiter hingeht, und kannst fundiertere Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung und das Projektmanagement treffen.
Wie funktioniert eine Zeiterfassungssoftware im Baugewerbe?
Im Gegensatz zu manuellen Stundenzetteln, auf denen du die Stunden aufschreiben und dann manuell berechnen musst, automatisiert die Zeiterfassungssoftware für das Baugewerbe alles.
Die Arbeiter müssen nur noch mit ein paar Fingertipps auf einem Gerät ein- und ausstempeln. Das kann ihr Telefon sein oder ein spezieller Zeiterfassungs-Kiosk auf der Baustelle.
Die Software zeichnet diese Ein- und Ausstempelungen in Echtzeit auf und berechnet automatisch die Gesamtarbeitszeit, die Pausen und die Überstunden, die dazwischen liegen.
Einige Tools zur Zeiterfassung auf dem Bau sind sogar mit einer Gesichtserkennungsfunktion ausgestattet. Das bedeutet, dass die Arbeiter/innen nur zu einem Zeiterfassungsgerät gehen müssen, ihr Gesicht scannen lassen müssen und schon sind sie automatisch eingestempelt. Das ist nicht nur bequem, sondern erhöht auch die Sicherheit. Jetzt kannst du sicher sein, dass die richtigen Leute auch wirklich an der Arbeit sind.
Neben der Gesichtserkennung bietet eine Zeiterfassungssoftware für das Bauwesen auch noch andere nützliche Funktionen, wie z. B:
- GPS-Ortung– Die GPS-Ortung eignet sich hervorragend für die Überwachung von Außenteams, die ständig unterwegs sind. So können Führungskräfte in Echtzeit überwachen, wo sich ihre Mitarbeiter aufhalten, und sicherstellen, dass sie sich an den richtigen Orten befinden und ihre Aufgaben erfüllen.
- Geofencing – Für eine bessere Standortkontrolle ermöglicht die Geofencing-Funktion den Arbeitnehmern, die Zeiterfassung nur dann vorzunehmen, wenn sie sich an einem genehmigten Arbeitsort befinden. Diese Funktion stellt sicher, dass die Zeit nur dann erfasst wird, wenn sich die Beschäftigten physisch in dem zugewiesenen Arbeitsbereich befinden.
- Zeiterfassung von Projekten und Aktivitäten – Durch die Zeiterfassung von Projekten und Aktivitäten kann die Zeiterfassungssoftware für das Baugewerbe dir dabei helfen, genau zu erkennen, wo diese Stunden hingehen, Engpässe zu identifizieren und gegebenenfalls zu optimieren, um dein Projekt auf Kurs zu halten.
- Integration mit der Gehaltsabrechnung – Einige Softwarelösungen zur Zeiterfassung im Baugewerbe lässt sich nahtlos in Gehaltsabrechnungssysteme integrieren und ermöglicht so die automatische Übertragung von Zeitdaten, damit du die Gehaltsabrechnung beschleunigen kannst.
All diese Funktionen sind leistungsstarke Werkzeuge zur Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit auf deiner Baustelle.
Schritte zur erfolgreichen Einführung der Zeiterfassung im Baugewerbe
Der Umstieg von manuellen Stundenzetteln auf eine Zeiterfassungssoftware für das Baugewerbe kann sich wie ein großer Sprung anfühlen. Aber eigentlich ist es ziemlich einfach, wenn man es genau nimmt. Hier sind einige wichtige Schritte zur Einführung einer Zeiterfassungssoftware im Baugewerbe:
1. Kommuniziere klar, warum eine Zeiterfassung überhaupt nötig ist
Bevor du den Hammer schwingst, brauchst du ein gutes Maß an Planung und Kommunikation, um die Zeiterfassung in Bauteams einzuführen.
Beginne damit, dass du deutlich kommunizierst, warum die Zeiterfassung notwendig ist. Lass dein Team wissen, dass es nicht nur darum geht, die Arbeitszeiten zu überwachen, sondern auch darum, dass die Projekte im Zeitplan bleiben, die Budgets effektiv verwaltet werden und jeder für die geleistete Arbeit korrekt bezahlt wird.
Mache deutlich, dass es darum geht, das Projektmanagement und die betriebliche Effizienz zu verbessern, und nicht darum, Mikromanagement zu betreiben. Wenn alle an einem Strang ziehen, wird die Zeiterfassungssoftware nicht als lästige Pflicht oder Aufdringlichkeit empfunden, sondern als nützliches Instrument, mit dem das Team seine Ziele effektiver erreichen kann. Wenn das Projekt gewinnt, gewinnen alle.
2. Wähle die richtige Zeiterfassungssoftware aus
Es gibt eine Vielzahl von Tools zur Zeiterfassung, aber du brauchst eine Lösung, die auf die Bedürfnisse des Baugewerbes zugeschnitten ist. Am wichtigsten ist, dass diese Lösung auf deine speziellen Bedürfnisse und Ziele abgestimmt ist.
Bevor du eine Entscheidung triffst, solltest du einige der wichtigsten Punkte beachten:
- Deine Ziele bei der Zeiterfassung – Bevor du dich an die Auswahl machst, solltest du dir darüber im Klaren sein, welche Anforderungen du an ein Tool zur Zeiterfassung hast. Willst du die Anwesenheitszeiten deiner Mitarbeiter überwachen, Projektbudgets verwalten oder die Gehaltsabrechnung rationalisieren? Wenn du deine Prioritäten kennst, kannst du dich auf Tools konzentrieren, die diese Anforderungen erfüllen.
- Benutzerfreundlichkeit – Das Tool, das du auswählst, sollte einfach und für dein Team leicht zu bedienen sein. Komplizierte Softwarelösungen, die umfangreiche Schulungen erfordert, können zu geringen Akzeptanzraten und schierer Frustration führen. Achte auf eine benutzerfreundliche Oberfläche, die dein Team schnell erlernen kann.
- Integration in bestehende Systeme – Vergewissere dich, dass die Zeiterfassungssoftware nahtlos in deine bestehenden Systeme integriert werden kann, z. B. in die Gehaltsabrechnungssoftware, Projektmanagement-Tools oder Buchhaltungsplattformen. So sparst du eine Menge Zeit und verringerst das Risiko von Fehlern bei der Datenübertragung zwischen den Systemen.
- Skalierbarkeit – Wenn dein Unternehmen wächst, können sich deine Anforderungen an die Zeiterfassung ändern. Entscheide dich für ein Tool, das mit deinem Unternehmen mitwachsen kann und flexible Möglichkeiten bietet, neue Benutzer oder Funktionen hinzuzufügen. Wenn es eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern aufnehmen kann, umso besser, vor allem, wenn du eine wachsende Belegschaft leitest.
- Kostenüberlegungen – Schließlich solltest du dein Budget berücksichtigen. Einige Tools bieten eine kostenlose Testversion oder Demo an, mit der du herausfinden kannst, ob die Software das Richtige für dich ist, bevor du dich finanziell verpflichtest. Es gibt sogar 100% kostenlose Stundenzettel-Apps, die du ausprobieren kannst, wenn du die Kosten so gering wie möglich halten willst.
Erfahre mehr über die 10 wichtigsten Funktionen einer Software zur Zeiterfassung auf dem Bau.
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3. Erstelle einen soliden Einführungsplan
Wie jedes Bauprojekt braucht auch die Einführung deiner Zeiterfassungssoftware einen soliden Plan, um den Erfolg sicherzustellen.
Lege zunächst einen klaren Zeitplan fest, wann du die Software einführen willst.
Wähle ein Einführungsdatum, das dir genug Zeit gibt, die Software zu testen und deine Beschäftigten zu schulen. Diese Vorbereitung hilft, Probleme in letzter Minute zu vermeiden, die die Einführung stören könnten. Wenn du einen einfach zu nutzendes Tool zur Projektzeiterfassung verwendest, sollte dies nicht allzu lange dauern.
Als Nächstes musst du die Verantwortlichkeiten für die Einführung festlegen. Entscheide, ob du einen einzelnen Vorarbeiter ernennen oder ein kleines Team zusammenstellen willst, das den Prozess überwacht. Dieses Team ist wichtig, um die Aufgaben zu koordinieren, die Software einzurichten und alle auftretenden Probleme zu lösen.
Kommunikation ist während des gesamten Prozesses sehr wichtig. Informiere deine Mitarbeiter rechtzeitig über den Einführungsplan und das Einführungsdatum. Wenn du alle auf dem Laufenden hältst, ist dein Team gut auf den Einführungstag vorbereitet.
4. Ziehe zunächst einen Soft-Launch der Software in Betracht
Bei einem Soft-Launch wird die Software mit einer kleinen Gruppe von Nutzern getestet, bevor sie für alle zugänglich gemacht wird. So kannst du in einem überschaubaren Rahmen mögliche Probleme erkennen und notwendige Anpassungen vornehmen.
Du kannst ein kleines Team oder eine bestimmte Abteilung auswählen, um die Software zu testen. So kannst du herausfinden, wie gut sich die Software in deine bestehenden Prozesse einfügt und ob sie den Bedürfnissen deines Teams entspricht.
Ermutige die Teilnehmer in dieser Phase, über ihre Erfahrungen und Schwierigkeiten zu berichten. Ihr Input ist wichtig, um Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen.
Wenn du die Nutzung während der Einführungsphase beobachtest, achte darauf, wie oft die App genutzt wird und welche Funktionen am beliebtesten sind. Diese Daten können technische Probleme aufzeigen oder darauf hinweisen, wo zusätzlicher Schulungsbedarf besteht.
Nimm auf der Grundlage des Feedbacks und der Nutzungsdaten alle notwendigen Anpassungen vor. Das kann bedeuten, dass du zusätzliche Schulungen anbietest oder bestimmte Funktionen veränderst, um sie besser an die Bedürfnisse deines Teams anzupassen.
5. Verfeinere deine Vorgehensweise und führe die Software ein
Jetzt ist es an der Zeit, dein Training zu verfeinern und eine breitere Einführung für dein gesamtes Team vorzubereiten.
Beginne damit, das Feedback auszuwerten, das du während der Einführung gesammelt hast. Nutze diese Informationen, um deine Schulungen zu verbessern und sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter den Umgang mit der Zeiterfassungssoftware genau verstehen.
Indem du deine Schulungen auf die Herausforderungen und Fragen, die während der Pilotphase aufgetreten sind, abstimmst, stärkt du das Vertrauen deines Teams in die Nutzung des neuen Tools.
Weise während der Schulung immer wieder auf die Vorteile der Zeiterfassungssoftware hin. Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter verstehen, wie die Software die Lohnabrechnung rationalisieren, die Produktivität steigern und letztendlich ihre Arbeit erleichtern kann. Wenn sie diese Vorteile erkennen, sind sie eher bereit, die Veränderung zu begrüßen und die Software aktiv zu nutzen.
Ermutige sie zu Fragen und offenen Diskussionen während der Schulung. So kannst du alle Bedenken verstehen und sicherstellen, dass sich alle mit dem neuen System wohlfühlen.
6. Biete laufende Unterstützung
Wenn die Zeiterfassungssoftware erst einmal läuft, ist es wichtig, dass du sie kontinuierlich unterstützt, um sicherzustellen, dass sie gut funktioniert und alle Probleme schnell behoben werden. Eine Partnerschaft mit deinem Software-Anbieter kann eine gute Möglichkeit sein, um kontinuierlichen Support und Schulungen zu erhalten. Viele Anbieter stellen Ressourcen wie Benutzerhandbücher, Video-Tutorials oder einen Helpdesk zur Verfügung, damit sich dein Team innerhalb der Software zurechtfindet und Probleme leicht beheben kann.
Ermutige dein Team dazu, regelmäßig Feedback zur Software zu geben. So kannst du feststellen, in welchen Bereichen Verbesserungen oder zusätzliche Schulungen erforderlich sind. Eine offene Kommunikation ermöglicht es dir, schnell auf Probleme einzugehen und notwendige Änderungen vorzunehmen.
Du solltest auch im Auge behalten, wie oft die Software genutzt wird und ob sie deine Erwartungen erfüllt. Überprüfe, ob das Team alle Funktionen der App effektiv nutzt und ob sie die von dir erwarteten Vorteile mit sich bringt. Wenn dein Team mehr Hilfe braucht oder wenn neue Funktionen hinzukommen, biete aktualisierte Schulungen an, um sicherzustellen, dass alle die Software optimal nutzen.
Abschließende Gedanken
Technologie ist gleichbedeutend mit Effizienz. Sie trägt dazu bei, dass dein Unternehmen auf dem Markt wettbewerbsfähig bleibt.
Das gilt für alle Branchen, auch für das Baugewerbe.
Mit einer Zeiterfassungssoftware kannst du die Effizienz der Zeiterfassung auf die nächste Stufe heben. Sie automatisiert den Prozess der Arbeitszeiterfassung, reduziert Fehler und spart wertvolle Zeit.
Dies vereinfacht nicht nur die Gehaltsabrechnung, sondern hilft dir auch, den Projektfortschritt in Echtzeit zu überwachen, was eine bessere Ressourcenzuteilung und genauere Projektprognosen ermöglicht.
Wenn du dich für die Zeiterfassung im Baugewerbe entscheidest und in die richtige Zeiterfassungstechnologie investierst, verbesserst du nicht nur deine Arbeitsabläufe, sondern stellst auch die Weichen für den langfristigen Erfolg deines Unternehmens.
Du leitest ein Bauunternehmen mit mehreren Standorten? Hier erfährst du , wie du die richtige Zeiterfassungslösung für ein Unternehmen mit mehreren Baustellen auswählst.
