Laut der New York Times verwenden etwa 60 % der Arbeitgeber eine Zeiterfassungssoftware, um die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten. Dazu gehört das Aufzeichnen von Tastenanschlägen, die Zeiterfassung mit Screenshots, das Aktivieren von Webcams oder Mikrofonen und die Überwachung der Zeit, die auf verschiedenen Apps und Websites verbracht wird.
Einige Führungskräfte gehen sogar noch einen Schritt weiter und speichern Aufzeichnungen von Telefongesprächen, E-Mails oder Nachrichten ihrer Mitarbeiter, um deren Leistung zu beurteilen. Um all diese Daten zu erfassen, können Unternehmen eine Reihe von Tools verwenden, von mobilen Produktivitäts-Apps über Web-Überwachungssoftware und GPS-Tracker bis hin zu bewährten Desktop-Zeiterfassungsprogrammen.
Viele Unternehmen entscheiden sich für Desktop-Apps zur Zeiterfassung, da sie ein viel höheres Maß an Mitarbeiterüberwachung bieten als beispielsweise mobile Apps oder Web-Apps zur Zeiterfassung. Diese Lösungen laufen auch nativ auf Computern, wodurch sie schneller und viel zuverlässiger sind.
Und obwohl es definitiv Vorteile hat, diese Technologie zu nutzen, um zu wissen, was deine Mitarbeiter tun und wohin diese kostbaren Stunden gehen, stellt sich die Frage, wie viel Nachverfolgung und Überwachung zu viel ist. Ist die Desktop-Zeiterfassung überhaupt legal?
Egal, ob du als Arbeitnehmer deine Rechte in Frage stellst oder als Arbeitgeber sicherstellen möchtest, dass du die gesetzlichen Grenzen nicht überschreitest, dieser Artikel dient dir als umfassender Leitfaden.
In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen…
- Ist die Desktop-Zeiterfassung wirklich notwendig?
- Was darf eine Desktop-Zeiterfassungssoftware legal erfassen?
- Wann wird die Desktop-Zeiterfassung illegal?
- So verwendest du Desktop Time Tracker auf verantwortungsvolle Weise
- Abschließende Gedanken
Ist die Desktop-Zeiterfassung wirklich notwendig?
Dies ist wahrscheinlich eine der ersten Fragen, die Mitarbeiter stellen, wenn ein Tool zur Desktop-Zeiterfassung am ihrem Arbeitsplatz eingeführt wird. Einige könnten eine solche Lösung für unnötig oder sogar aufdringlich halten.
Die Zeiterfassung, insbesondere diejenige am Arbeitsplatz, bietet jedoch mehrere Vorteile, von denen sowohl Unternehmen als auch ihre Mitarbeiter profitieren können, und ist somit ein unverzichtbarer Aspekt der heutigen Berufswelt.
Für die Mitarbeiter bietet die Zeiterfassung eine klare und genaue Aufzeichnung der Arbeitszeiten, sodass jede Minute erfasst und entsprechend vergütet wird. Wenn die Mitarbeiter wissen, wie ihre Arbeitszeit genutzt wird, können sie ihre Zeit strukturierter einteilen, was zu einem besseren Zeitmanagement und einer höheren Produktivität führt.
Auf der anderen Seite profitieren Arbeitgeber von der Verwendung von Desktop-Zeiterfassungstools. Diese Tools ermöglichen eine umfassendere Mitarbeiterüberwachung und geben Arbeitgebern einen klaren Überblick über die Produktivität ihres Teams.
Sie können sehen, welche Apps oder Websites die Mitarbeiter am häufigsten nutzen, und Projekte identifizieren, die möglicherweise in Verzug geraten, was ihnen hilft, Probleme zu lösen und Ressourcen effektiver zuzuweisen. Darüber hinaus rationalisiert eine genaue Zeiterfassung den Lohnabrechnungsprozess, reduziert Verwaltungsfehler und stellt sicher, dass die Mitarbeiter fair bezahlt werden.
Die Antwort auf die Frage: Ist die Zeiterfassung notwendig? ist also recht einfach: Ja. Da immer mehr Arbeitskräfte vollständig im Homeoffice arbeiten oder eine hybride Arbeitsumgebung nutzen, wird der Bedarf an Zeiterfassungs- und Überwachungswerkzeugen noch größer.
In unserem umfassenden Leitfaden zur Desktop-Zeiterfassung erfährst du mehr darüber.
Was darf eine Desktop-Zeiterfassungssoftware legal erfassen?
Die Zeiterfassung ist in den USA nicht nur legal, sondern in manchen Fällen sogar vorgeschrieben. Gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA) müssen Arbeitgeber für alle nicht freigestellten Mitarbeiter genaue Zeitaufzeichnungen führen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter fair und in Übereinstimmung mit den Arbeitsgesetzen bezahlt werden. Die Methode zur Führung und Erfassung dieser Zeitaufzeichnungen bleibt jedoch dem Arbeitgeber überlassen.
Wenn du eine Zeiterfassungssoftware für den Desktop verwendest, weißt du wahrscheinlich, dass sie mehr als nur die Zeit erfassen kann; einige Tools können auch Folgendes erfassen:
- wie viele Mausklicks pro Stunde getätigt werden
- Tastaturaktivität
- was auf dem Computerbildschirm angezeigt wird
- wie lange ein Computer im Leerlauf bleibt
- welche Apps und Websites wie lange genutzt werden usw.
Für manche mag es überraschend sein, aber laut der American Bar Association ist die Erfassung all dieser Daten völlig legal. Natürlich gibt es einige wichtige Überlegungen und rechtliche Einschränkungen zu beachten, die von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich sein können.
In Connecticut und Delaware beispielsweise sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihre Arbeitnehmer über die spezifischen Überwachungsmethoden zu informieren. In Colorado und Tennessee müssen Arbeitgeber eine schriftliche Richtlinie zur E-Mail-Überwachung erstellen, was besonders relevant ist, da E-Mails auch über Screenshots erfasst werden können. Darüber hinaus setzen Maryland, Illinois und Kalifornien Gesetze durch, die eine „allgemeine Zustimmung“ erfordern, d. h. die ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmer zu jeder Form der Überwachung der elektronischen Kommunikation.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Überwachung von Mitarbeiteraktivitäten im Allgemeinen nur während der Arbeitszeit erlaubt ist. Arbeitgeber können die Überwachung auch auf Geräte ausdehnen, die den Mitarbeitern gehören, vorausgesetzt, sie haben klare Regeln aufgestellt, wie z. B. „Bring Your Own Device“-Richtlinien (BYOD), in denen ausdrücklich ihre Befugnis festgelegt ist, die persönlichen Geräte der Mitarbeiter aus arbeitsbezogenen Gründen zu überwachen.
Angesichts der sich ständig weiterentwickelnden Vorschriften zur Zeiterfassung und -überwachung ist es ratsam, die für dich geltenden US-amerikanischen Arbeitsgesetze zu überprüfen, um die Einhaltung und Transparenz in deiner Organisation sicherzustellen. Du kannst auch unseren umfassenden Leitfaden lesen, um mehr über die Rechtmäßigkeit der Zeiterfassung in den USA zu erfahren.
Wann wird die Desktop-Zeiterfassung illegal?
Obwohl es im Allgemeinen legal ist, dass Desktop Time Tracker bestimmte Informationen von den Computern der Mitarbeiter entweder über die App oder über Desktop-Integrationen von Drittanbietern erfassen, gibt es einige Fälle, in denen die Desktop-Zeiterfassung die Grenze überschreiten kann.
Die Desktop-Zeiterfassung wird illegal, wenn sie das Recht einer Person auf Privatsphäre verletzt oder gegen geltende Arbeitsgesetze verstößt. Während Arbeitgeber das Recht haben, die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter während der Arbeitszeit zu überwachen, können übermäßige oder invasive Überwachungsmaßnahmen, die über die beruflichen Pflichten hinausgehen, rechtliche Grenzen überschreiten.
Beispielsweise kann die Erfassung persönlicher oder vertraulicher Informationen oder die Überwachung von Mitarbeitern außerhalb der Arbeitszeit ohne deren Zustimmung eine rechtswidrige Überwachung darstellen.
Im Fall einer kalifornischen Arbeitnehmerin installierte ihr ehemaliger Arbeitgeber, Intermex, eine App auf ihrem Arbeits-iPhone, die ständig lief und sie ununterbrochen trackte. Als sie Einwände erhob und die App ausschaltete, wurde ihr angeblich gekündigt. Diese Informationen stammen aus einem Gerichtsverfahren, das Ars Technica vorliegt.
Obwohl es in diesem Fall um eine mobile Tracking-App geht, gilt das zugrunde liegende Prinzip auch für Desktop-Zeiterfassungsprogramme. Die Überwachung von Mitarbeitern außerhalb ihrer Arbeitszeit und das Ergreifen nachteiliger Maßnahmen, wie z. B. die Entlassung, weil sie ihre Bedenken geäußert haben, kann zu rechtlichen und ethischen Bedenken führen.
Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Verwendung von Arbeitszeiterfassungsdaten zur Diskriminierung von Mitarbeitern aufgrund geschützter Merkmale wie Rasse, Geschlecht oder Religion einen klaren Verstoß gegen Antidiskriminierungsgesetze darstellt.
Arbeitszeitdaten sollten auch nicht dazu verwendet werden, Mitarbeiter zu belästigen oder zu bestrafen, die sich an geschützten Aktivitäten wie Whistleblowing oder gewerkschaftlicher Organisierung beteiligen. Dieses Recht ist durch das National Labor Relations Act (NLRA) geschützt.
So nutzt du Desktop Time Tracker auf verantwortungsvolle Weise
Desktop Time Tracker sind zweifellos leistungsstarke Tools, die die Produktivität steigern und dabei helfen können, die Arbeit effizienter zu verwalten. Wie jedes Tool sollten sie jedoch verantwortungsbewusst eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass sie ihren beabsichtigten Zweck erfüllen, ohne die Privatsphäre zu verletzen oder kontraproduktiv zu werden.
Bei der Verwendung eines Desktop Time Trackers zur Überwachung der Arbeitszeiten und -aktivitäten von Mitarbeitern sollte man ein Wort im Hinterkopf behalten: Einwilligung. Ein Großteil des rechtlichen Rahmens für die Überwachung am Arbeitsplatz dreht sich um das Thema Einwilligung.
Aus diesem Grund raten Rechtsexperten Organisationen dazu, ihre Mitarbeiter transparent über den Überwachungsprozess zu informieren und eine schriftliche Bestätigung ihrer Einwilligung einzuholen. Diese Vorgehensweise entspricht nicht nur den gesetzlichen Standards, sondern fördert auch eine Kultur des Vertrauens und der Transparenz am Arbeitsplatz.
Neben der Einholung der Zustimmung ist ein weiterer wirksamer Ansatz die Nutzung der integrierten Datenschutzfunktionen, die viele Tools zur Desktop-Zeiterfassung bieten.
Einige verfügen möglicherweise über Funktionen, mit denen Mitarbeiter bestimmte Zeiten oder Aktivitäten als privat kennzeichnen können, um sicherzustellen, dass bestimmte Informationen vertraulich bleiben. Solche Lösungen können auch Screenshots verwischen oder Benutzer benachrichtigen, wenn sie aufgenommen werden.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es bei der verantwortungsvollen Nutzung von Zeiterfassungsprogrammen nicht nur um die Einhaltung gesetzlicher Normen geht, sondern auch um die Förderung einer Arbeitskultur, die die Rechte, die Privatsphäre und das Wohlbefinden der Mitarbeiter respektiert.
Wenn du das Beste aus deinem Zeiterfassungsprogramm herausholen möchtest, versuche, diese acht bewährten Verfahren zur Desktop-Zeiterfassung anzuwenden.
Abschließende Gedanken
Es ist mittlerweile klar, dass Desktop Time Tracker eine beträchtliche Menge an wertvollen Daten über die Arbeitszeiten und -aktivitäten der Mitarbeiter sammeln können, und in den meisten Fällen liegt dies im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Wie bereits erwähnt, ist jedoch ein verantwortungsvoller Umgang mit diesen Tools unerlässlich.
Das Gesetz erlaubt zwar eine umfassende Überwachung, legt aber auch großen Wert auf Zustimmung, Transparenz und die Achtung der Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter.
Eine transparente Zeiterfassung und -überwachung kann einen großen Unterschied machen, wenn du dich dafür entscheidest, eine Desktop-Zeiterfassungslösung in den Arbeitsablauf von dir und deinem Team einzuführen.
Informiere dich über die gesetzlichen Anforderungen für die Zeiterfassung und -überwachung in deinem Land.
Und als Faustregel gilt: Bitte immer um die Zustimmung der Mitarbeiter. All diese Maßnahmen ermöglichen es dir, die Desktop-Zeiterfassung zu nutzen, um die Effizienz am Arbeitsplatz zu verbessern und gleichzeitig sicherzustellen, dass du dich auf der richtigen Seite des Gesetzes befindest.
