Einleitung
In der dynamischen Geschäftswelt von heute gewinnen Remote-Arbeit, flexible Arbeitspläne und räumlich verteilte Teams zunehmend an Bedeutung.
Diese Verschiebung stellt eine Herausforderung dar: Wie können Unternehmen in diesem sich entwickelnden Umfeld die Arbeitszeiten genau nachverfolgen? Die Antwort liegt in einer leistungsstarken Technologie namens Geofence-Automatisierung, die die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen die Bewegungen und Aktivitäten ihrer Mitarbeiter nachverfolgen und verwalten.
Was versteht man unter der Geofence-Automatisierung im Bereich der Zeiterfassung?
Bei der Geofencing-Automatisierung handelt es sich um eine Technologie, die virtuelle Grenzen und GPS-Standortverfolgung nutzt, um die Arbeitszeiten von Mitarbeitern automatisch zu erfassen.
Stelle dir vor, du ziehst eine unsichtbare Grenze um einen bestimmten Ort. Genau das macht die Geofencing-Funktion im Wesentlichen. Im Zusammenhang mit der Zeiterfassung ermöglicht Geofencing Unternehmen, bestimmte geografische Gebiete, wie z. B. Bürogebäude, Baustellen oder Kundenstandorte, als festgelegte Zonen zum Ein- und Ausstempeln zu definieren.
Diese vordefinierten Geofencing-Bereiche werden dann verwendet, um eine Reaktion auf dem Gerät des Mitarbeiters auszulösen. Wenn Mitarbeiter beispielsweise einen bestimmten Arbeitsbereich (Geofence) betreten oder verlassen, wird ihre Anwesenheitszeit automatisch aufgezeichnet, sodass manuelle Zeiterfassungsmethoden wie Stundenzettel oder Lochkarten nicht mehr erforderlich sind.
Diese Technologie, die einst GPS-fähigen Apps vorbehalten war, hat nun Einzug in die Zeiterfassung gehalten und ermöglicht es Unternehmen, das Ein- und Ausstempeln auf der Grundlage der Bewegungen ihrer Mitarbeiter zu automatisieren, was sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern zahlreiche Vorteile bietet.
Der zunehmende Einsatz der Geofencing-Technologie
Eine der Haupteinsatzmöglichkeiten der Geofencing-Technologie liegt in der Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware. Der zunehmende Einsatz der Geofencing-Technologie ist eine Reaktion auf die Einschränkungen herkömmlicher Methoden zur Erfassung der Arbeitszeiten, wie manuelle Stundenzettel oder Stempelkarten. Diese Methoden sind fehler- und manipulationsanfällig, wobei vergessene Einträge und das gegenseitige Abstempeln von Kollegen Unternehmen erhebliche Probleme bereiten. Die zunehmende Verbreitung der Geofencing-Technologie wird durch diese Bedenken und mehrere Schlüsselfaktoren vorangetrieben:
- Zunehmende Abhängigkeit von mobilen Arbeitskräften: Die Zunahme von Remote-Arbeit und flexiblen Arbeitsplänen hat eine Änderung der Art und Weise erforderlich gemacht, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter überwachen. Geofencing-Anwesenheitssysteme bieten Arbeitgebern die Möglichkeit, zu überprüfen, ob sich die Mitarbeiter dort aufhalten, wo sie sein sollen, auch wenn sie physisch an verschiedenen Orten arbeiten.
- Nachfrage nach datengestützter Entscheidungsfindung: Unternehmen sind auf der Suche nach Daten, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Die Geofencing-Technologie liefert wertvolle Einblicke in die Aktivitäten der Mitarbeiter, wie z. B. Muster und Trends bei den Bewegungen der Mitarbeiter. Diese Daten können für fundierte Entscheidungen genutzt werden, wie z. B. die Optimierung von Arbeitsplänen, die Verbesserung der Ressourcenzuweisung und die Identifizierung von Bereichen für Prozessverbesserungen.
- Aufgabenautomatisierung für optimierte Arbeitsabläufe: Geofencing kann Aufgaben automatisieren und so den Bedarf an manueller Überwachung und Kontrolle reduzieren. So erhalten Mitarbeiter beispielsweise automatische Erinnerungen oder Timer-Aktionen, wie das Einstempeln, wenn sie bestimmte Arbeitsbereiche betreten.
Bei der Geofencing-Technologie geht es darum, mithilfe von Technologie das Arbeitsleben für alle reibungsloser zu gestalten. Da Unternehmen die digitale Transformation weiterhin annehmen, wird erwartet, dass sich die Einführung der Geofencing-Technologie beschleunigt, was zu noch innovativeren Anwendungen im Personalmanagement führt.
So funktioniert das automatische Ein- und Ausstempeln auf Geofence-Basis
Automatische, auf Geofencing basierende Ein- und Ausstempelsysteme nutzen die Leistungsfähigkeit der standortbasierten Technologie, um die Arbeits- und Anwesenheitszeiterfassung für Unternehmen zu optimieren. Hier ist eine kurze Zusammenfassung der Funktionsweise dieser Systeme:
- Geofencing-Erstellung: Der Prozess beginnt mit der Erstellung von Geofences um bestimmte Orte wie Arbeitsplätze oder Baustellen herum. Diese Geofences werden in der Regel mithilfe von GPS-Koordinaten erstellt und können an die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden.
- Mitarbeitererkennung: Wenn Mitarbeiter die durch Geofencing abgegrenzten Bereiche betreten oder verlassen, erkennt ihr Mobilgerät automatisch die Änderung des Standorts. Das System überprüft dann ihre Anwesenheit in diesen Zonen.
- Automatisiertes Ein- und Ausstempeln: Nach erfolgreicher Überprüfung des Standorts des Mitarbeiters innerhalb des durch Geofencing abgegrenzten Bereichs zeichnet das System automatisch den Zeitstempel auf und registriert entweder ein Ein- oder ein Ausstempeln.
- Echtzeit-Datenübertragung: Die aufgezeichneten Zeitdaten werden in Echtzeit an das zentrale Zeiterfassungssystem übertragen und dort sicher für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Compliance-Berichterstattung gespeichert.
- Benachrichtigungen und Warnmeldungen: Geofencing-basierte Systeme zur Zeiterfassung können auch so konfiguriert werden, dass sie Benachrichtigungen oder Warnmeldungen an Führungskräfte oder Vorgesetzte senden, wenn Mitarbeiter die geofenced-Bereiche betreten oder verlassen, und so in Echtzeit Einblick in die Bewegungen der Belegschaft geben.
Vorteile der Geofence-Automatisierung
Die Geofencing-Automatisierung bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern zahlreiche Vorteile und macht die Zeiterfassung zum Kinderspiel.
Für Arbeitnehmer:
- Mühelose Zeiterfassung: Da die Mitarbeiter sicher sein können, dass ihre Zeiteinträge ihre tatsächlichen Anwesenheitszeiten genau widerspiegeln, können sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren, ohne sich über Ungenauigkeiten oder Streitigkeiten über die geleisteten Arbeitsstunden Gedanken machen zu müssen.
- Flexibilität für moderne Arbeitsstile: Das Schöne an der Geofencing-Automatisierung ist die Anpassungsfähigkeit. Egal, ob man im Homeoffice arbeitet, einen flexiblen Arbeitsplan hat oder beruflich unterwegs ist, mit Hilfe der Geofencing-Funktion werden die Arbeitszeiten unabhängig vom Standort erfasst.
- Transparenz und Verantwortlichkeit: Geofencing fördert das Verantwortungsbewusstsein, da die Mitarbeiter verpflichtet sind, sich physisch an den ausgewiesenen Arbeitsorten aufzuhalten. Dies fördert eine Kultur der Transparenz zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und Moral führt.
Für Arbeitgeber:
- Auf Wiedersehen, Buddy Punching: Traditionelle Methoden wie Lochkarten können anfällig für Buddy Punching und Fehler bei der Gehaltsabrechnung sein (Einstempeln für eine Person, die nicht anwesend ist). Die Geofencing-Technologie bietet eine sichere und zuverlässige Möglichkeit, die Arbeitszeiten zu erfassen, wodurch diese Probleme beseitigt und potenzielle Einnahmeverluste vermieden werden.
- Optimierte Arbeitsabläufe: Automatisiertes Ein- und Ausstempeln spart wertvolle Zeit und Ressourcen. Keine manuellen Zeiteinträge oder die Suche nach fehlenden Stundenzetteln mehr.
- Bessere Sichtbarkeit der Betriebsabläufe: Die Geofencing-Technologie ermöglicht Echtzeit-Einblicke in die Anwesenheitszeiten und Aufenthaltsorte der Mitarbeiter und ermöglicht so ein proaktives Eingreifen bei Abweichungen vom Arbeitsplan.
- Datengestützte Entscheidungen: Die Geofencing-Technologie liefert wertvolle Einblicke in die Arbeitsmuster und -trends der Mitarbeiter. Diese Daten können zur Optimierung von Arbeitsplänen, zur Verbesserung der Ressourcenzuweisung und zur fundierten Entscheidungsfindung genutzt werden, um den Geschäftserfolg zu steigern.
Abschließende Gedanken
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der zunehmende Einsatz von automatisierten, durch Geofencing unterstützten Systemen zum Einstempeln eine bedeutende Veränderung im Zeit- und Anwesenheitsmanagement darstellt. Diese innovative Technologie bietet eine sichere und anpassungsfähige Lösung, die den Anforderungen einer modernen und flexiblen Arbeitswelt gerecht wird.
Durch die Beseitigung manueller Probleme bei der Zeiterfassung und die Bereitstellung wertvoller Dateneinblicke ebnet die Geofencing-Technologie den Weg für eine genauere, effizientere und datengesteuerte Zukunft bei der Erfassung der Anwesenheits- und Arbeitszeiten von Mitarbeitern.
