Was ist die Anwesenheitszeiterfassung via Gesichtserkennung?

Von Asim Qureshi, CEO Jibble

4. März 2025

Als Geschäftsführer eines Unternehmens für Zeiterfassungssoftware muss ich wissen, was meine Konkurrenten vorhaben.

Das bedeutet, dass ich oft über deren Produkte recherchiere und/oder mit ihnen herumspiele… Das gehört zu meinem Job, also bin ich immer auf dem Laufenden. Hier erkläre ich, was eine Anwesenheitszeiterfassung mit Gesichtserkennung ist und was eine solche Lösung leisten sollte.

Wenn es darum geht, den Überblick darüber zu behalten, wer wann zur Arbeit kommt, haben sich die Dinge wirklich geändert. Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich manuell auf einem Blatt Papier eintragen oder eine Stechkarte stempeln musste. Jetzt gibt es die sogenannte Anwesenheitserfassung per Gesichtserkennung. Das ist so, als ob sich dein Smartphone durch einen Blick in dein Gesicht entsperrt, aber um zu erfassen, wann du genau zur Arbeit kommst und gehst.

In diesem Artikel erkläre ich dir, was das alles bedeutet, warum es für Unternehmen so toll ist und wie du das beste System für dein Team findest. Kein komplizierter Fachjargon, nur die Fakten, die du brauchst.

Was versteht man unter der Erfassung der Anwesenheitszeiten via Gesichtserkennungsfunktion?

Ein System zur Anwesenheitserfassung per Gesichtserkennung ist ein System, das die Technologie der Gesichtserkennung nutzt, um die Beschäftigten ein- und auszustempeln. Es handelt sich um ein sicheres, schnelles Verfahren, das mithilfe von KI das Gesicht des Arbeitnehmers mit einem gespeicherten Profil vergleicht und so Genauigkeit gewährleistet und Zeitbetrug verhindert.

Diese Methode vereinfacht die Zeiterfassung und ermöglicht innovative Funktionen wie Geofencing, Offline-Funktionalität und GPS-Ortung in Echtzeit, wodurch sie sich für unterschiedliche Arbeitsumgebungen eignet.

Erläutern wir in einfachen Worten, worum es bei der Zeiterfassung mit Gesichtserkennung geht:

Stell dir vor, ein Mitarbeiter kommt ins Büro und statt eine Karte zu ziehen oder einen Zettel zu unterschreiben, scannt eine Kamera sein Gesicht. Das war’s – er wurde für diesen Tag eingestempelt. Dieses System nutzt fortschrittliche KI-Technologie, um Gesichter zu erkennen und Merkmale wie die Form der Augen, der Nase und des Mundes zu prüfen.

Manche fragen sich jetzt vielleicht: „Woher weiß das System, dass ich es bin?“ Nun, eine Software mit Gesichtserkennungsfunktion ist ziemlich schlau. Sie nimmt eine detaillierte Karte des Gesichts eines Mitarbeiters und gleicht sie mit dem Gesicht ab, das bereits im System gespeichert ist, und zwar seit dem ersten Tag, an dem der Mitarbeiter das System benutzt hat, normalerweise bei der Einarbeitung.

Das Ganze geht schnell, und das Tolle daran ist, dass das System nur schwer zu überlisten ist. Das bedeutet, dass sich niemand im Namen einer anderen Person einloggen kann, was Fairness und Ehrlichkeit bei der Anwesenheitserfassung gewährleistet.

Kurz gesagt ist die Gesichtserkennungsfunktion eine schicke Methode, um sich ohne Karten oder Unterschriften bei der Arbeit an- und abzumelden – das macht das Leben einfacher und sorgt für eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten.

Was sind die Vorteile der Anwesenheitszeiterfassung via Gesichtserkennung?

Hier sind die wichtigsten Vorteile der Anwesenheitskontrolle per Gesichtserkennung am modernen Arbeitsplatz:

Genauigkeit und Effizienz – Anwesenheitssysteme mit Gesichtserkennung revolutionieren die Art und Weise, wie die Anwesenheitszeit erfasst wird, und bieten eine Lösung, die den herkömmlichen Zeitkarten weit überlegen ist. Diese Systeme sind nicht nur weniger fehleranfällig, sondern verringern auch das Risiko von Zeitbetrug, wie z. B. das Stempeln durch Kollegen oder die stellvertretende Anwesenheitszeit, erheblich. Durch die genaue Identifizierung von Personen mittels biometrischer Technologie stellt die Gesichtserkennung sicher, dass die Anwesenheit eines jeden Mitarbeiters genau erfasst wird.
Erhöhte Sicherheit – Durch die Nutzung biometrischer Daten erhöht die Anwesenheitszeit mit Gesichtserkennung die Sicherheit am Arbeitsplatz erheblich. Diese Systeme stellen sicher, dass nur autorisiertes Personal Zugang zu bestimmten Bereichen erhält und schützen so sensible Bereiche vor unbefugtem Zutritt. Dieses Maß an Sicherheit ist wichtig, um die Integrität des Arbeitsplatzes zu wahren, physisches und geistiges Eigentum zu schützen und sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern ein gutes Gefühl zu geben.
Zeitersparnis – Die Automatisierung der Anwesenheitszeit durch Gesichtserkennung ist eine enorme Zeitersparnis. Die manuelle Erfassung entfällt, so dass sich Mitarbeiter und Personalverantwortliche auf produktivere Aufgaben konzentrieren können. Außerdem werden so menschliche Fehler minimiert. Durch die schnelle und automatische Erfassung der Anwesenheitszeit werden Engpässe beim Betreten und Verlassen des Gebäudes vermieden, wodurch die Arbeitsabläufe insgesamt rationalisiert, die Produktivität am Arbeitsplatz erhöht und das Zeitmanagement verbessert werden.
Dateneinblicke – Anwesenheitssysteme mit Gesichtserkennung dienen nicht nur der Erfassung der Anwesenheit, sondern bieten auch tiefgreifende Dateneinblicke. Diese Einblicke umfassen detaillierte Anwesenheitszeiten, die für fundierte Entscheidungen und eine effiziente Ressourcenzuweisung von unschätzbarem Wert sind. Das Verständnis dieser Muster kann Führungskräften und Personalverantwortlichen helfen, die neuesten Trends zu erkennen, die Verteilung der Arbeitskräfte auf die einzelnen Abteilungen zu optimieren und potenzielle Probleme anzugehen, bevor sie eskalieren.
Nahtlose Integration – Eines der herausragenden Merkmale von Anwesenheitszeitsystemen mit Gesichtserkennung ist ihre Fähigkeit, sich nahtlos in bestehende HR-Tools und -Systeme zu integrieren. Diese Integration ermöglicht eine einheitliche und optimierte Verwaltung der Belegschaft. Eine solche Lösung stellt sicher, dass die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter leicht zugänglich ist und in Verbindung mit anderen wichtigen HR-Prozessen wie Gehaltsabrechnung, Urlaubsverwaltung und Leistungsbewertung genutzt werden kann.

Wie wählst du die richtige Anwesenheitssoftware mit Gesichtserkennungsfunktion aus?

Bei der Auswahl der richtigen Software gibt es mehrere Aspekte zu beachten. Dazu gehören unter anderem die folgenden Punkte:

Genauigkeit und Zuverlässigkeit – Bei der Wahl der richtigen Software musst du darauf achten, dass sie Personen in verschiedenen Situationen korrekt und mit minimalen Fehlern identifizieren kann. Achte auf ein System, das auch bei unterschiedlichen Lichtverhältnissen oder wenn die Personen nicht still stehen, gut funktioniert. Es sollte Gesichter auch dann richtig erkennen, wenn sie sich bewegen, teilweise verdeckt sind oder sich in verschiedenen Winkeln befinden, so wie es einige erstklassige Systeme tun. So wird sichergestellt, dass jedes Mal die richtige Person ein- und ausstempelt.
Benutzerfreundliche Oberfläche – Es ist wichtig, dass das System für jeden leicht zu bedienen ist, unabhängig von seinen technischen Kenntnissen. Die beste Software hat ein einfaches, übersichtliches Layout, in dem die Mitarbeiter sich problemlos ein- und ausstempeln können und die Führungskräfte die Aufzeichnungen leicht verwalten können. Vielleicht gibt es auch Systeme, bei denen die Mitarbeiter nur mit einer Handy-App einstempeln müssen – so einfach wie ein Selfie zu machen. Diese einfache Handhabung macht das System benutzerfreundlich und ermutigt alle, es richtig zu nutzen.
Datensicherheit – Wenn es um den Umgang mit sensiblen Daten wie Gesichtsscans geht, ist Sicherheit das A und O. Wähle ein Gesichtserkennungssystem, das die Sicherheit und den Schutz der Daten gewährleistet. Es sollte eine starke Verschlüsselung verwenden und strenge Regeln befolgen, um die persönlichen Daten aller Beschäftigten zu schützen. Das bedeutet, dass alle Gesichtsdaten sicher gespeichert und sorgfältig gehandhabt werden, um jeglichen Missbrauch oder Datenverlust zu verhindern und die Einhaltung der weltweiten Datenschutzstandards zu gewährleisten.
Skalierbarkeit – Dein gewähltes System sollte wachsen und sich an die sich ändernden Bedürfnisse anpassen können. Das heißt, es sollte gut funktionieren, egal ob du nur wenige oder viele Beschäftigte hast, und es sollte sich leicht mit anderen Tools und Systemen, die du nutzt, verbinden lassen. Eine gute Software kann mehr Nutzer bedienen, wenn dein Unternehmen wächst, ohne dabei an Effektivität, Leistung und Zuverlässigkeit zu verlieren. Diese Anpassungsfähigkeit ist für ein wachsendes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, denn sie gewährleistet langfristige Benutzerfreundlichkeit und Effizienz.
Konformität – Vergewissere dich, dass die Software alle gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz und zur Privatsphäre einhält, sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene. Die besten Systeme sind immer auf dem neuesten Stand und entsprechen den aktuellen Anforderungen, einschließlich DSGVO und anderen regionalen Datenschutzbestimmungen. Diese kontinuierliche Einhaltung von Gesetzen ist ein Hauptmerkmal führender Anwesenheitssoftware und entscheidend für die Sicherheit deines Unternehmens und den Schutz vor möglichen Geldstrafen.
Kundensupport – Wähle einen Softwareanbieter, der einen hervorragenden Support bzw. Unterstützung bietet, einschließlich umfassender Fehlerbehebung und Anleitung. Das bedeutet, dass er für dich da sein sollte, wenn du Hilfe brauchst, mit einem leicht erreichbaren Kundenservice über verschiedene Kanäle wie Telefon, E-Mail oder Chat. Er sollte dir schnell und effektiv helfen und alle Probleme lösen, die du bei der Nutzung der Software hast, und dich auch weiterhin unterstützen, damit du die Software reibungslos nutzen kannst.

Abschließende Gedanken

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir mit der Einführung einer Anwesenheitssoftware mit Gesichtserkennungsfunktion wirklich besser verfolgen können, wer wann zur Arbeit kommt und wer seinen Arbeitsplatz wann verlässt. Dadurch wird der gesamte Prozess viel einfacher und genauer. Außerdem bietet eine solche Lösung eine zusätzliche Sicherheitsebene und liefert uns nützliche Daten über die Anwesenheitsmuster.

Wenn du dich für die richtige Software entscheidest, solltest du darauf achten, wie genau sie ist, wie einfach sie zu nutzen ist, wie sicher sie ist, ob sie mit deinem Unternehmen mitwachsen kann, wenn du dich an die Gesetze hältst, und welche Art von Hilfe und Unterstützung sie bietet. Wenn du diese Punkte beachtest, bist du auf dem besten Weg, dein Team besser zu managen und deine Produktivität insgesamt zu steigern.

Wichtiger Warnhinweis

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