So erfasst und überprüfst du Anwesenheitszeiten

Written by Asim Qureshi
Von Asim Qureshi, CEO Jibble

26. März 2025

Hallo, ich bin Asim Qureshi, CEO und Mitbegründer von Jibble, einer cloudbasierten Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware. Ich verfüge über mehrjährige Erfahrung in der Entwicklung und Skalierung von Softwareprodukten und Teams in verschiedenen Branchen und Märkten.

Vor der Gründung von Jibble war ich sechs Jahre lang als Vizepräsident bei Morgan Stanley tätig. Meine Leidenschaft besteht darin, Unternehmen dabei zu helfen, ihre Produktivität und Leistung durch intelligente Methoden im Bereich Zeitmanagement zu steigern.

Bei der Anwesenheitserfassung geht es nicht nur darum, zu vermerken, wer anwesend ist; die Erfassung der Anwesenheitszeiten spielt eine entscheidende Rolle bei der Steigerung von Effizienz und Produktivität, sei es in der Unternehmenswelt oder in Bildungseinrichtungen.

So wird sichergestellt, dass weiterhin Fortschritte gemacht werden. Herausforderungen wie ungenaue Aufzeichnungen, zeitaufwändige manuelle Erfassung und der Bedarf an Echtzeitdaten lassen Einzelpersonen und Organisationen jedoch oft über die Frage nachdenken: „Wie kann ich die Anwesenheitszeiten effektiv erfassen und überprüfen?“

Nun, in diesem Artikel möchte ich dir einige effektive Lösungen aufzeigen.

In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:

Warum ist die Erfassung der Anwesenheitszeiten wichtig?

  1. Steigerung der Verantwortlichkeit: Wenn die Anwesenheitszeiten genau erfasst werden, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Einzelpersonen pünktlich erscheinen und ihren Verpflichtungen nachkommen. Diese Verantwortlichkeit erstreckt sich sowohl auf Mitarbeiter als auch auf Schüler und Studierende.
  2. Ressourcenoptimierung: Für Unternehmen ermöglicht die Nachverfolgung der Anwesenheitszeiten eine effiziente Zuweisung von Ressourcen, sodass sichergestellt wird, dass das richtige Personal bei Bedarf zur Verfügung steht. Im Bildungswesen hilft sie dabei, Schüler und Studierende zu identifizieren, die möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigen.
  3. Datengestützte Entscheidungsfindung: Anwesenheitsdaten können eine Goldgrube für neue und interessante Erkenntnisse sein. Anhand dieser Daten lassen sich Trends, Muster und verbesserungswürdige Bereiche erkennen, sodass fundierte Entscheidungen getroffen werden können.
  4. Einhaltung von Vorschriften und Dokumentation: In vielen Branchen sind Anwesenheitslisten erforderlich, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Eine ordnungsgemäße Dokumentation kann dir später jede Menge rechtliche Probleme ersparen.

3 Möglichkeiten, die Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern zu erfassen

  1. Biometrische Stempeluhren: Diese futuristischen Geräte sind eine zuverlässige Methode, um die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Durch die Installation von biometrischen Stempeluhren an deinem Arbeitsplatz stellst du sicher, dass die Ein- und Ausstempelvorgänge fälschungssicher ist. Die Mitarbeiter verwenden ihre Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung, um ihre Anwesenheitszeiten zu erfassen. Dadurch wird nicht nur die Möglichkeit des sogenannten „Buddy Punching“ (Einstempeln für Kollegen) ausgeschlossen, sondern auch der Prozess beschleunigt und sicherer gemacht. Diese Methode ist eine gute Wahl für Unternehmen, die ein hohes Maß an Genauigkeit anstreben.
  2. RFID-Karten oder Schlüsselanhänger: Für eine Mischung aus Komfort und Genauigkeit empfiehlt es sich, RFID-Karten oder Schlüsselanhänger an deine Mitarbeiter auszugeben. Diese können die Karten beim Betreten und Verlassen des Geländes einfach durchziehen, und das System zeichnet ihre Anwesenheitszeiten automatisch auf. Diese Methode ist effizient, minimiert das Risiko manueller Fehler und ist besonders nützlich für Unternehmen mit einer mittelgroßen Belegschaft.
  3. Mobile Apps: In unserem von Smartphones geprägten Zeitalter sind mobile Apps ein praktisches und leistungsstarkes Tool zur Erfassung von Anwesenheitszeiten. Durch die Nutzung von Apps zur Anwesenheitszeiterfassung wird die Technologie optimal genutzt. Du kannst ein gemeinsam genutztes Kiosk-Tablet einrichten, über das sich alle einstempeln können, oder eine App zur Zeiterfassung auf dem Smartphone jedes Mitarbeiters installieren. Funktionen wie GPS-Ortung und Fotoverifizierung stellen sicher, dass Mitarbeiter nur dann einstempeln können, wenn sie sich physisch am angegebenen Ort befinden. Durch diese Präzision wird sichergestellt, dass Remote-Arbeit oder Einsätze außerhalb des Unternehmens genau erfasst werden. Darüber hinaus ermöglichen diese Apps den Mitarbeitern oft, ihre Aufgaben zu protokollieren, wodurch sie einen umfassenden Überblick über ihren Arbeitstag erhalten.

Tipp: Die Einbindung von Apps zur Erfassung von Anwesenheitszeiten in das Anwesenheitszeit-Tracking-System deines Unternehmens kann den Prozess weiter vereinfachen und präziser und unkomplizierter gestalten. Die benutzerfreundliche Oberfläche sorgt für einen reibungslosen Übergang für Führungskräfte und Mitarbeiter.

Ich weiß, dass es sich nach einer kostspieligen Investition anhört, aber du wirst überrascht sein – denn einige kostenlose Apps zur Erfassung von Anwesenheitszeiten, wie z. B. Jibble, bieten diese Funktionen kostenlos an.

3 Möglichkeiten, die Anwesenheitszeiten von Schülern zu erfassen

  1. Traditioneller Appell: Bei der klassischen Methode werden die Anwesenheitszeiten erfasst, indem die Namen der Schüler während des Unterrichts aufgerufen werden. Diese Methode ist zwar einfach und geläufig, kann jedoch bei größeren Klassen zeitaufwendig sein und den Unterrichtsfluss stören. Nichtsdestotrotz ist sie eine Option für kleinere Klassen, in denen eine persönliche Note geschätzt wird.
  2. QR-Code-Scannen: Setze auf Technologie, indem du QR-Codes für jeden Schüler einführst. Die Schüler können diese Codes beim Betreten des Klassenzimmers mit ihren Smartphones scannen und die Daten werden sofort digital erfasst. Diese Methode ist nicht nur effizient, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler bei der Erfassung der Anwesenheitszeiten. Eine weitere zuverlässige Methode besteht darin, die Schüler beim Betreten des Klassenzimmers ihre ID-Karten scannen zu lassen. Dieses System ist effizient und trägt zur Führung genauer Aufzeichnungen bei, insbesondere in Einrichtungen mit einer größeren Schülerzahl. Außerdem ist es weniger aufdringlich als der traditionelle Appell.
  3. Apps zur Anwesenheitszeiterfassung: Zusätzlich zu diesen Methoden setzen viele Bildungseinrichtungen Apps zur Anwesenheitszeiterfassung ein. Du kannst ein gemeinsames Kiosk-Tablet einrichten, über das sich alle einstempeln können, oder eine App zur Zeiterfassung auf dem Smartphone jedes Schülers installieren. Diese Apps vereinfachen die Verwaltung der Anwesenheitszeiten, indem sie den Schülern eine digitale Plattform zur Verfügung stellen, auf der sie ihre Anwesenheit markieren können. Mit Funktionen wie Echtzeit-Datensynchronisierung und Benachrichtigungen optimieren sie den Prozess sowohl für Schüler als auch für Pädagogen. Insgesamt wird es dadurch einfacher, die Anwesenheitszeiten der Schüler zu verfolgen, die Pünktlichkeit zu überwachen und die Schüler für ihre Anwesenheit und Pünktlichkeit zur Rechenschaft zu ziehen.

Hinweis: Wusstest du, dass du eine effiziente und einfache Lösung zur Erfassung der Anwesenheitszeiten von Schülern und Lehrkräften nutzen kannst, ohne dir Gedanken über den hohen Preis machen zu müssen? Das liegt daran, dass einige Apps zur Anwesenheitszeiterfassung, wie z. B. Jibble, diese Funktionen kostenlos anbieten!

So erfasst du die Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern mit Jibble

  1. Jibble herunterladen und installieren: Lade zunächst die Jibble-App auf dein Smartphone herunter oder greife über einen Web-Browser darauf zu.
  2. Organisation erstellen: Melde dich an und erstelle das Konto deiner Organisation auf Jibble. Du musst wesentliche Details angeben, wie z. B. den Namen und die Größe deiner Organisation.
  3. Mitarbeiter hinzufügen: Gib deine Mitarbeiterliste in Jibble ein. Stelle sicher, dass jeder Mitarbeiter ein eindeutiges Profil mit seinem Namen und anderen relevanten Informationen hat.
  4. Methode zur Erfassung der Anwesenheitszeiten auswählen: Entscheide dich für die Methode zur Erfassung der Anwesenheitszeiten, die am besten zu deiner Organisation passt. Du kannst dich für biometrische Zeiterfassungssysteme, RFID-Karten, Schlüsselanhänger oder das Einchecken über eine mobile App entscheiden.
  5. Geolokalisierung und Fotoüberprüfung konfigurieren: Wenn du das Einstempeln über eine mobile App verwendest, aktiviere Funktionen wie GPS-Ortung und Fotoüberprüfung, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur dann einstempeln können, wenn sie sich physisch am angegebenen Ort befinden.
  6. Arbeitsplätze oder Standorte einrichten: Lege Arbeitsplätze oder Standorte innerhalb deines Unternehmens fest. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder Abteilungen.
  7. Arbeitspläne erstellen: Erstelle Arbeitspläne für deine Mitarbeiter in der Jibble-App. Lege regelmäßige Arbeitszeiten und Pausen fest.
  8. Zeiterfassung starten: Mitarbeiter können nun Jibble verwenden, um sich ein- und auszustempeln. Wenn du biometrische Zeiterfassungssysteme oder RFID-Karten verwendest, stelle sicher, dass die Lesegeräte an geeigneten Zugangspunkten platziert sind.
  9. Anwesenheitsdaten überprüfen: Greife über die Jibble-App oder das Webportal auf Echtzeit-Anwesenheitsdaten zu. Du kannst sehen, wann Mitarbeiter einstempeln, wo sie sich befinden und welche Aufgaben sie erledigen.
  10. Berichte erstellen: Verwende die Berichtsfunktionen von Jibble, um Anwesenheitsberichte zu erstellen. Diese Berichte können dir dabei helfen, Trends zu erkennen und Anwesenheitsdaten zu analysieren.
  11. Anwesenheitsprobleme ansprechen: Wenn du Unstimmigkeiten oder Probleme bei der Anwesenheit feststellst, sprich diese umgehend an. Die genauen Daten von Jibble können dir dabei helfen, Probleme im Zusammenhang mit der Anwesenheit zu erkennen und zu lösen.

So erfasst du die Anwesenheitszeiten von Schülern mit Jibble

  1. Jibble herunterladen und installieren: Lade zunächst die Jibble-App auf dein Smartphone herunter oder greife über einen Web-Browser darauf zu.
  2. Einrichtung eines Kontos für deine Einrichtung: Melde dich an und erstelle ein Konto für deine Einrichtung auf Jibble. Gib die erforderlichen Details an, einschließlich des Namens und der Größe der Einrichtung.
  3. Schüler hinzufügen: Gib deine Schülerliste in Jibble ein und stelle sicher, dass jeder Schüler ein eindeutiges Profil mit seinem Namen und anderen relevanten Informationen hat.
  4. Wähle deine Anwesenheitsmethode: Entscheide dich für die Methode zur Erfassung der Anwesenheitszeiten, die am besten zu deiner Einrichtung passt. Du kannst zwischen dem Scannen von QR-Codes, dem Durchziehen von Schülerausweisen oder dem Einchecken über eine mobile App wählen.
  5. Geolokalisierung und Fotoverifizierung konfigurieren: Aktiviere für das Einchecken über eine mobile App Funktionen wie GPS-Ortung und Fotoverifizierung, um sicherzustellen, dass die Schüler ihre Anwesenheit nur dann markieren können, wenn sie sich physisch im Klassenzimmer befinden.
  6. Räume oder Standorte einrichten: Definiere Räume oder Standorte innerhalb deiner Einrichtung. Dies hilft bei der Organisation der Anwesenheitsdaten für verschiedene Klassen oder Abteilungen.
  7. Arbeitspläne erstellen: Erstelle Arbeitspläne für Schüler und Lehrkräfte in der Jibble-App. Lege Unterrichtszeiten und Pausen fest.
  8. Zeiterfassung starten: Schüler und Lehrkräfte können nun Jibble verwenden, um ihre Anwesenheit zu markieren. Stelle sicher, dass die gewählte Anwesenheitsmethode in den Unterrichtsräumen leicht zugänglich ist.
  9. Auf Echtzeit-Anwesenheitsdaten zugreifen: Administratoren und Lehrkräfte können über die Jibble-App oder das Webportal auf Echtzeit-Anwesenheitsdaten zugreifen. Diese Daten enthalten Zeitstempel und gegebenenfalls Standortinformationen.
  10. Anwesenheitsberichte erstellen: Verwende die Berichtsfunktionen von Jibble, um Anwesenheitsberichte für einzelne Klassen oder die gesamte Einrichtung zu erstellen. Diese Berichte geben Aufschluss über Trends und Muster bei den Anwesenheitszeiten.
  11. Anwesenheitsprobleme angehen: Wenn es zu Problemen bei der Anwesenheit kommt, ergreife proaktive Maßnahmen, um diese zu beheben. Die genauen Daten von Jibble können bei der Identifizierung und Lösung von Problemen im Zusammenhang mit der Anwesenheit helfen.

Abschließende Gedanken

Der technologische Fortschritt ermöglicht es Organisationen jeder Größe, die Vorteile modernster Tools zur Erfassung von Anwesenheitszeiten wie Jibble zu nutzen. Als CEO von Jibble habe ich selbst erlebt, wie sehr sich die Anwesenheitsverwaltung durch intelligente Verfahren verändern lässt. Noch attraktiver ist die Zugänglichkeit dieser Lösungen.

Entgegen der landläufigen Meinung muss die Implementierung solcher Systeme kein kostspieliges Unterfangen sein. Tatsächlich gibt es Lösungen wie Jibble, die robuste Funktionen kostenlos anbieten und somit für Unternehmen und Institutionen jeder Größe erschwinglich sind.

Ob du nun Mitarbeiter verwaltest oder eine Schulklasse beaufsichtigst, denke daran, dass die Nutzung von Innovationen bei der Erfassung von Anwesenheitszeiten nicht nur eine Option ist, sondern der Grundstein für Fortschritt, Verantwortungsbewusstsein und Erfolg.