مرحباً، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لشركة جِبل، وهي شركة للبرمجيات المبنية على السحابة لتسجيل الوقت والحضور. لدي خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرمجيات والفرق، عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق.
قبل أن أؤسس جِبل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة ٦ سنوات. أنا متحمس لمساعدة الأعمال على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال ممارسات ذكية لإدارة الوقت.
نظرة عامة:
هل تجد نفسك تكافح من أجل حساب عدد الساعات التي عملت فيها؟ هل سئمت من تتبع ساعات عملك يدويًا وربما ارتكبت أخطاء؟ لا تقلق، فهناك طرق سهلة وفعالة لحساب ساعات عملك بدقة.
سواء كنت مستقلاً، أو موظفًا بدوام جزئي، أو عاملًا بدوام كامل، سترشدك هذه المقالة خلال ست خطوات بسيطة لحساب ساعات عملك بدقة. من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكنك التأكد من حصولك على الأجر الذي تستحقه ومتابعة ساعات عملك دون أي متاعب. لذلك دعونا نتعمق ونكتشف كيفية حساب ساعات العمل الخاصة بك بسهولة!
في هذا المقال:
-
لماذا من المهم حساب ساعات العمل بدقة؟
-
٦ خطوات سهلة لحساب ساعات العمل بدقة
- حدد أوقات بدء العمل وانتهائه
- قم بتحويل نظام عرض الوقت من صباحًا ومساءً إلى نظام عرض الوقت الـ ۲٤ ساعة
- حول الدقائق إلى كسر عشري
- طرح وقت بدء الدوام من وقت انتهائه
- خصم أوقات الراحة الغير مدفوعة
- قم بتجميع كل ساعات العمل المدفوعة لحساب أجر الفترة
-
مثال على حساب ساعات العمل
-
كيف يمكنك تسجيل ساعات العمل للموظفين؟
- بطاقات الحضور بالورقة والقلم
- برامج تسجيل الحضور
- ساعة حضور الميكانيكية
- ساعة الحضور الإلكترونية
لماذا من المهم حساب ساعات العمل بدقة؟
حساب ساعات العمل بدقة أمر ضروري لعدة أسباب، منها أنه يضمن أن يتم تعويض الموظفين بشكل عادل عن وقتهم ومجهودهم، لا أحد يريد ان يتم تقليل أجره أو زيادة مهام عمله دون مقابل مناسب.
كما أن تسجيل الحضور الدقيق يسمح لأصحاب العمل بتسجيل تكاليف العمالة بدقة، مما يمكنهم من إدارة الميزانية بفعالية واتخاذ قرارات مبنية على البيانات بشأن تخصيصات القوة العاملة، ومن خلال معرفة أنماط الإنتاجية ومجالات التحسين، يمكن للمديرين خلق بيئة عمل أكثر كفاءة.
والأكثر أهمية هو أن تسجيل وقت العمل بدقة هو أمر ضروري للامتثال لنظم ولوائح العمل السعودية، حيث يمكن أن يساعد ذلك في منع الغرامات المكلفة، وتجنب النزاعات المتعلقة بالأجور، وجعل عملية التدقيق أكثر سلاسة.
تعرف أيضًا علي أهمية حساب ساعات العمل وكيفية البدء في ذلك.
٦ خطوات سهلة لحساب ساعات العمل بدقة
حساب ساعات العمل لا يجب أن يكون مهمةً صعبة، إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تقوم فيها بحساب ساعات العمل يدويًا، فاتبع هذه الـ ٦ خطوات السهلة، وستكون على الطريق الصحيح لحساب الوقت بدقة.
-
حدد أوقات بدء العمل وانتهائه
حدد وقت بدء العمل وانتهائه، ابدأ بتسجيل أوقات الحضور والانصراف، وتأكد من تسجيل التاريخ كذلك، خاصةً إذا كانت فترة العمل تمتد لعدة أيام.
-
قم بتحويل نظام عرض الوقت من صباحًا ومساءً إلى نظام عرض الوقت الـ ۲٤ ساعة
الآن، دعنا نقوم بتحويل كل الأوقات إلى نظام عرض الوقت الـ ۲٤ ساعة، وسينهي ذلك التردد المتعلق بالصباح والمساء.
في عرض الوقت بنظام الـ ۲٤ ساعة يتم تمثيل الساعة ۱۲.۰۰ على أنها ۰۰.۰۰، والساعة ۱.۰۰صباحا على أنها ۱.۰۰، وهكذا، وإذا كان الوقت هو ۱.۰۰ مساءً أو بعد ذلك، قم بإضافة ۱۲ إلى الوقت لتحصل على العرض بنظام الـ ۲٤، على سبيل المثال، يصبح الوقت ۱.۳۰ مساءً هو ۱٥.۳۰، والوقت ۹.۰۰ صباحاً يظل هو ۹.۰۰.
-
حول الدقائق إلى كسر عشري
الكسور العشرية تبسط عمليات الحساب. حول الدقائق إلى كسر عشري، قم بقسمة عدد الدقائق على ٦۰، مثال على ذلك:
- ۱٥ دقيقة: ۱٥ ÷ ٦۰= ۰.۲٥ ساعة
- ۳۰ دقيقة: ۳۰ ÷ ٦۰= ۰.٥ ساعة
- ٤٥ دقيقة: ٤٥ ÷ ٦۰= ۰.۷٥ ساعةا
طرح وقت بدء الدوام من وقت انتهائه
قم بتسجيل وقت الانتهاء (بنظام عرض الـ ۲٤ ساعة) واطرح منه وقت البدء (بنظام عرض الـ ۲٤ ساعة) لكي تعرف إجمالي عدد الساعات والدقائق التي تم العمل خلالها.
ملاحظة: إذا كان وقت الانتهاء أقل من وقت البدء، هذا يعني أن المناوبة امتدت إلى اليوم التالي.
-
خصم أوقات الراحة الغير مدفوعة
إذا كان الموظفون مستحقين لفترات راحة خلال فترة عملهم، قم بخصم مدة الراحة من إجمالي الساعات المحسوبة في الخطوة رقم ٤
تأكد من الامتثال لنظم ولوائح العمل السعودية، والسياسات الخاصة بالشركات المتعلقة بأوقات الراحة والمدد المدفوعة والغير مدفوعة.
-
قم بتجميع كل ساعات العمل المدفوعة لحساب أجر الفترة
أخيرا، قم بتجميع إجمالي ساعات العمل المدفوعة لحساب إجمالي الأجر عن تلك الفترة. اجمع ساعات العمل التي تم العمل خلالها في كل يوم، مع مراعاة أي ساعات عمل إضافية إن وجدت. القيمة الاجمالية هي عدد ساعات عمل الموظف بكل دقة خلال تلك الفترة المحددة والتي سيتم حساب الراتب على أساسها.
ملاحظة هامة عند حساب ساعات العمل الإضافية
عند حساب الراتب، من الضروري معرفة نظم ولوائح العمل الإضافي في السعودية، عادة ما يحدد النظام معايير عادلة لساعات العمل الإضافي للموظف بدوام كامل، ويتم حساب أي ساعة عمل بعد أوقات العمل الرسمية بأجر أعلى من أجر ساعة العمل الرسمية، لذلك يجب أن يتضمن راتب الموظف أجر ساعات العمل الإضافي.
للحساب العملي للعمل الإضافي، حدد عدد الساعات التي تتجاوز العدد الرسمي لساعات العمل وقم بتطبيق مقابل ساعة العمل الإضافي الذي ينص عليه نظام العمل، وعند حساب راتب الموظف يجب أن يتم تضمين مقابل ساعات العمل الإضافية في إجمالي الراتب.
مثال على حساب ساعات العمل
لنفترض أن وقت بدء عمل الموظف هو الساعة ۹:۰۰ صباحًا، ووقت انتهاء عمله هو الساعة ٥:۳۰ مساءً. إليك كيف سيبدو حساب ساعات العمل:
- الخطوة رقم ١: تحديد أوقات البدء والانتهاء من العمل.
- وقت بداية العمل: ۹:۰۰ صباحًا، وقت نهاية العمل: ٥:۳۰ مساءً
- الخطوة رقم ٢: تحويل الوقت إلى نظام عرض الـ ۲٤ ساعة.
- وقت بداية العمل: ۰۹:۰۰، وقت نهاية العمل: ۱۷:۳۰
- الخطوة رقم ٣: تحويل الدقائق إلى كسور عشرية.
- وقت بداية العمل: ۰۹:۰۰، وقت نهاية العمل: ۱۷.٥۰
- الخطوة رقم ٤: طرح وقت بداية العمل من وقت نهاية العمل.
- ۱۷.٥۰ – ۰۹.۰۰ = ۸.٥۰ ساعات
- الخطوة رقم ٥: خصم وقت فترة الراحة الغير مدفوعة. إذا كان لدى الموظف فترة راحة غير مدفوعة لمدة ۳۰ دقيقة (۰.٥۰ ساعة)، قم بطرحها:
- ۸.٥۰ – ۰.٥۰ = ۸.۰۰ ساعات
- الخطوة رقم ٦: قم بجمع كل ساعات العمل المدفوعة، وكرر هذه العملية لكل يوم عمل في سجل أو جدول الرواتب، ثم قم بجمع كل ساعات العمل المدفوعة للحصول على إجمالي ساعات العمل.
كيف يمكنك تسجيل ساعات العمل للموظفين؟
قبل أن تقوم بحساب ساعات العمل، ستحتاج إلى نظام فعال وموثوق به لتسجيل ساعات عمل الموظفين بدقة، فيما يلي سنذكر عدة طرق وأدوات لمساعدتك في تسجيل ساعات عمل الموظفين مع إيجابيتها وسلبياتها:
بطاقات الحضور بالورقة والقلم
النظام التقليدي لبطاقة الحضور باستخدام الورقة والقلم يستخدم منذ عقود لتسجيل ساعات عمل الموظفين، حيث يتم إعطاء كل موظف بطاقة ورقية ليقوم بتسجيل أوقات دخوله وخروجه يدوياً، ويقوم المشرفين أو موظفي إدارة الموارد البشرية بمراجعة إجمالي ساعات العمل في نهاية كل دورة راتب.
الإيجابيات
- بسيط وفعال من حيث التكلفة للشركات الصغيرة والتي تملك عدد قليل من الموظفين.
- لا توجد أمور تقنية تطلب الإعداد والتدريب.
السلبيات
- عرضة للأخطاء بسبب التسجيل والحسابات اليدوية.
- صعوبة تسجيل وقت الحضور في الوقت الفعلي.
- يستغرق وقتًا طويلًا لتسجيل وإعداد البيانات مما قد يسبب التأخر.
برامج تسجيل الحضور
توفر برامج تسجيل وقت الحضور حلًا فعالاً ودقيقا لتسجيل وحساب ساعات العمل. كما يمكن استخدامها من خلال أجهزة الكمبيوتر، وتطبيقات الهاتف، وتطبيقات الإنترنت. الشيء الرائع في برامج تسجيل الحضور هو أنه يمكن حساب راتب الموظفين تلقائيًا بناءً على أجره الذي قد حددته، بالإضافة إلى ذلك يشمل برنامج جِبل لتسجيل حضور الموظفين ميزات متكاملة لإعداد التقارير والفواتير، وأفضل ما في الموضوع هو أنه يمكنك الاستمتاع بهذه الميزات دون الحاجة لإنفاق أي أموال!
الإيجابيات
- الأتمتة تقلل من الأخطاء وتوفر الوقت في عملية إعداد الرواتب.
- يتيح تسجيل الحضور في الوقت الفعلي للمشرفين مراقبة الحضور وساعات العمل.
- إنشاء التقارير المفصلة للحصول على نظرة عامة حول إنتاجية الموظفين وتتبع المشاريع.
السلبيات
- قد يكون هناك حاجة لإعداد أولي وتدريب للموظفين والمسؤولين.
ساعة حضور الميكانيكية
تستخدم ساعات الحضور الميكانيكية كطريقة لتسجيل الحضور منذ سنوات عديدة في أماكن العمل، وفي هذه الطريقة يتم استخدام بطاقة ورقية بها ثقوب يدخلها الموظفون في الساعة لتقوم بتسجيل وقت الدخول والخروج على البطاقة.
الإيجابيات
- موثوقة ومتينة، لا تعتمد على الكهرباء أو أي برنامج.
- توفر سجل ورقي يمكن أن يستخدم كنسخة احتياطية للأنظمة الرقمية.
السلبيات
- مشابهة لبطاقات الوقت بالورقة والقلم، ساعات الحضور الميكانيكية عرضة للأخطاء، ويجب مراجعة بياناتها وحسابها يدويًا.
- عدم وجود ميزات تسجيل الحضور وإعداد التقارير في الوقت الفعلي.
ساعة الحضور الإلكترونية
ساعات الحضور الإلكترونية هي النسخ الحديثة من الساعات الميكانيكية، حيث تستخدم بطاقات أو شارات إلكترونية بدلاً من البطاقات الورقية، ويقوم الموظفون بتمرير بطاقاتهم الإلكترونية، والتي تسجل أوقات دخولهم وخروجهم رقميًا.
الإيجابيات
- أكثر دقة وكفاءة من الساعات الميكانيكية وأنظمة الورقة والقلم.
- التكامل مع برامج تسجيل الحضور يسمح بمزامنة البيانات وإعداد التقارير في الوقت الفعلي.
- يمكن أن تدعم ميزات إضافية مثل المصادقة بنظام القياسات الحيوية لزيادة الأمان.
السلبيات
- تكاليف الإعداد الأولية والحاجة المستمرة للصيانة.
- الاعتماد على الكهرباء واحتمال حدوث المشاكل التقنية.
سيعتمد اختيار طريقة تسجيل الحضور على حجم الأعمال، وقيود الميزانية، ومستوى التشغيل الإلكتروني المطلوب. بالنسبة للشركات الصغيرة ذات العدد المحدود من الموظفين، قد تكون بطاقات الحضور بالورقة والقلم أو ساعات الحضور الميكانيكية كافية، أما بالنسبة للشركات الكبيرة أو إلى هؤلاء الذين يهدفون إلى تسجيل الحضور بدقة أكبر وبشكل تلقائي، فإن برامج تسجيل وقت الحضور تقدم حلاً أكثر تطورًا وكفاءةً.
الخاتمة
تسجيل وحساب وقت العمل بدقة ضروري للغاية لكل من أصحاب العمل والموظفين، بفضل الخطوات الـ ٦ السهلة التي قد تعلمتها، لديك الآن طريقة موثوقة لضمان العدالة والدقة في سجلات الوقت. يمكنك ايضًا التعرف علي أفضل أدوات وتطبيقات لتسهيل حساب ساعات العمل.
تذكر، الدقة في تسجيل الحضور تعزز الكفاءة وتعزز الثقة والشفافية بين أصحاب العمل والموظفين، لذلك، اتخذ زمام الأمور في سجلات الحضور الخاصة بك باستخدام هذه الخطوات البسيطة واستمتع ببيئة عمل منظمة ومنتجة.
