مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والمؤسس المشارك لشركة جِبل، وهي شركة تقديم خدمات برمجيات الوقت والحضور عبر السحابة. لديَّ عدة سنوات من الخبرة في بناء وتوسيع منتجات البرمجيات والفِرَق في مختلف الصناعات والأسواق.
قبل أن أؤسس جِبل، عملت كنائب للرئيس في مورغان ستانلي لست سنوات. أشعر بالشغف لمساعدة المؤسسات على تحسين إنتاجيتها وأدائها من خلال ممارسات ذكية لإدارة الوقت.
نظرة عامة: لماذا يعد تتبع الوقت أمرًا مهمًّا للمستشفيات في السعودية في عام 2024
” شهد قطاع خدمات الرعاية الصحية نموًّا سريعًا خلال السنوات الأخيرة. وعلى الرغم من التحديات التي قد تواجهها المؤسسات في عام 2024، إلا أن الفرص المتاحة لهذا القطاع لا تزال كثيرةً”. من ماكنزي أند كومباني.
تتبع الوقت عملية حيوية لأي منشأة، خاصةً تلك العاملة في مجال الرعاية الصحية. وتواجه المستشفيات في السعودية العديد من التحديات، مثل: ارتفاع التكاليف، ونقص العمالة، والامتثال للنظام والقوانين، ورضا المرضى.
لحل هذه المشكلات، يحتاج العاملون في المستشفيات إلى استخدام طرق جيدة لتتبع الوقت يمكنها مساعدتهم في جعل عملهم أكثر كفاءةً وموجهًا نحو المريض.
ستستكشف في هذا المقال أفضل 7 نصائح لتتبع الوقت مصممة خصيصًا للمستشفيات السعودية. ستساعد هذه الممارسات المنشآت الصحية على:
- تتبع مدى جودة وحجم عمل موظفيهم.
- اتباع نظام العمل وبرنامج حماية الأجور لدفع أجور موظفيهم.
- تجنب الأخطاء وإهدار المال خلال دفع أجور موظفيهم وفواتير مرضاهم.
- العمل بشكل متناغم مع الفِرَق والأقسام الأخرى.
- جعل موظفيهم سعداءً ومخلصين ومتحمسين.
- تقديم رعاية وخدمة أفضل لمرضاهم.
- تحقيق خططهم وأهدافهم.
من خلال اتباع أفضل النصائح لتتبع الوقت، يمكن للمستشفيات الحصول على ميزة تنافسية في السوق، وزيادة أرباحها، وتقديم رعاية صحية عالية الجودة للمرضى.
اقرأ أيضًا كيفية إدارة المستشفى بشكل فعال؟
النصيحة رقم 1: فوائد تتبع الوقت
تتبع الوقت ليس فقط عمليةً ضروريةً للمستشفيات السعودية، بل هو فرصة قيمة أيضًا لتحسين أدائها وجودة الرعاية التي تقدمها. نظام الرعاية الصحية في السعودية هو مزيج معقد بين البرامج العامة والخاصة، ووفقًا للإحصائيات الحكومية لا يملك حوالي عُشرين في المئة من السكان تأمينًا صحيًّا خاصًّا. (الخبر المفرح لهم أنه سيتم تطبيق نظام التأمين الوطني لكل السعوديين في 2024، وسيكون حساب المواطن الصحي بدون سقف أو حد أقصى) كما تواجه المستشفيات العديد من التحديات، مثل: ارتفاع التكاليف ونقص العمالة والامتثال للنظم والقوانين ورضا المرضى. من خلال تحسين ممارسات تتبع الوقت لديها، يمكن للمستشفيات في السعودية أن تستفيد من العديد من الفوائد التي تؤثر إيجابًا على موظفيها ومرضاها. وفيما يلي بعض هذه الفوائد:
-
توجيه الموارد بكفاءة
تتبع الوقت يساعد المستشفيات في السعودية على تخطيط وإدارة مواردها بفعالية، مثل: الموظفين والمعدات والإمدادات. وهذا يضمن توفير ما يكفي من الموارد لتلبية الطلب وتجنب النقص أو الزيادة.
-
زيادة إنتاجية الموظفين
تتبع الوقت يساعد المستشفيات السعودية في قياس وتحسين إنتاجية وأداء موظفيها. ويساعدهم هذا أيضًا في تحديد ومعالجة المشكلات أو العقبات التي تؤثر على عملهم، مثل: أعباء العمل، والمهارات، والتدريب، أو التحفيز.
-
تقليل أوقات انتظار المرضى
يتيح تتبع الوقت للمستشفيات في السعودية تقليل أوقات انتظار مرضاها، والذي يمكن أن تكون مصدرًا رئيسيًّا للإحباط وعدم الرضا. من خلال تتبع الوقت المستغرق في كل كشف ومريض، يمكنهم تحسين سير العمل والجداول الزمنية، وضمان تلقي المرضى للرعاية المناسبة في الوقت المناسب.
-
تحسين تجربة المريض
يؤدي تتبع الوقت إلى تحسين تجربة المريض، وهو الهدف الأهم لأي مستشفى في السعودية. من خلال تحسين كفاءتها وإنتاجيتها، وجودة الرعاية التي تقدمها، يمكنهم زيادة رضا المرضى وولائهم والاحتفاظ بهم.
من خلال الاعتراف بفوائد تتبع الوقت المطوَّر، يمكن للمستشفيات السعودية خلق تغيير إيجابي وتحسين النتائج داخل منشآتها.
اقرأ أيضًا أفضل 8 ممارسات إدارة الوقت لطاقم التمريض
النصيحة رقم 2: اختيار البرنامج المناسب لتتبع الوقت
يعد برنامج تتبع الوقت أداةً حيويةً لتحسين الكفاءة في مجال الرعاية الصحية في السعودية. ومع ذلك، ليست كل البرامج متساويةً. تحتاج المؤسسات الصحية السعودية إلى ميزات ووظائف محددة من برنامج تتبع الوقت نظرًا لاحتياجاتها وتحدياتها الفريدة. لذا، يجب عليها اختيار البرنامج الذي يتناسب بشكل أفضل مع أهدافها وتفضيلاتها. وفيما يلي بعض العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج تتبع الوقت في مجال الرعاية الصحية السعودي:
-
واجهة سهلة الاستخدام
يجب أن يكون برنامج تتبع الوقت سهل الاستخدام والتصفح لدى الموظفين والمديرين. يجب أن يحتوي على تصميم واضح وبديهي يقلل من الأخطاء والالتباس. يجب أيضًا أن يعمل على تبسيط وأتمتة المهام، مثل تسجيل الحضور والانصراف، وطلب الإجازات، أو موافقة على سجل الدوام.
-
تقارير قابلة للتخصيص
يجب أن يسمح برنامج تتبع الوقت للمؤسسات الصحية السعودية بالإنشاء والوصول إلى تقارير متنوعة تقدم رؤًى حول بيانات تتبع الوقت. يجب أن تكون هذه التقارير قابلةً للتخصيص لتلبية احتياجات وتفضيلات كل مستشفى، مثل التصفية حسب القسم أو المشروع أو الموظف. يجب أيضًا أن تكون سهلة التصدير والمشاركة مع الجهات المعنية.
-
التكامل السلس
يجب أن يكون برنامج تتبع الوقت متوافقًا وقابلًا للتكامل مع الأنظمة والبرامج الأخرى التي تستخدمها المستشفى، مثل: الرواتب، أو الفواتير، أو الجداول، أو السجلات الصحية الإلكترونية. وهذا يضمن تزامن البيانات واتساقها عبر المنصات المختلفة، ويقلل من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًّا أو تكرارها.
-
أمان قوي للبيانات
يجب أن يتمتع برنامج تتبع الوقت بتدابير أمان قوية للبيانات تحمي الخصوصية، وسرية المستشفيات ومرضاها. يجب أن تتوافق مع القوانين والتشريعات ذات الصلة، مثل نظام التأمين الصحي التعاوني، الذي يحكم في التعامل مع المعلومات الصحية الحساسة. كما يجب أن تحتوي أيضًا على ميزات تمنع الوصول غير المصرح به أو التلاعب، مثل التشفير والمصادقة أو النسخ الاحتياطي.
وقال وزير الصحة السعودي فهد الجلاجل: “إنَّ بلاده خطت خطوات واسعةً ونوعيةً في رحلة التحول الصحي، متوقعًا زيادة حجم مساهمة هذا القطاع في الناتج المحلي من 199 مليار ريال (53.08 مليار دولار) في عام 2020 إلى 318 مليار ريال (84.82 مليار دولار)، في عام 2030”. اندبندنت عربية
النصيحة رقم 3: وضع سياسات وإجراءات واضحة لتتبع الوقت
يتطلب تتبع الوقت في المستشفيات السعودية وجود سياسات وإجراءات واضحة تتماشى مع القوانين واللوائح التي تنطبق على نظام الرعاية الصحية في السعودية. يجب أن تغطي هذه السياسات والإجراءات جوانب مختلفةً من تتبع الوقت، مثل:
-
توثيق إدخالات الوقت
يجب على الموظفين تسجيل أوقات عملهم بدقة وبصدق، باستخدام البرنامج أو النظام المعتمد لتتبع الوقت. يجب أن يضم تسجيل الوقت تفاصيل مثل التاريخ، ووقت بداية ونهاية العمل، والمهام التي عملوا عليها، وأي ملاحظات أو تعليقات. يجب أن يسجلوا ساعات عملهم في الوقت المحدد ومراجعتها للبحث عن أي أخطاء أو تناقضات. يجب عليهم الامتثال للقوانين واللوائح الخاصة بالكادر الطبي ومواعيد العمل المحددة في التنظيم الجديد لمواعيد عمل المراكز الصحية والمستشفيات التابعة لوزارة الصحة.
-
سياسات الاستراحة
يجب على الموظفين الالتزام بقواعد أخذ الاستراحة التي تتناسب مع وظيفتهم وجدولهم. ويشمل ذلك فترات الغداء والراحة، والاستراحات المدفوعة أو غير المدفوعة. يجب عليهم تسجيل الخروج والدخول عند أخذ الاستراحات ما لم يتم إخبارهم بخلاف ذلك. كما يجب عليهم الالتزام بالمدة وعدد الاستراحات التي يسمح بها صاحب العمل أو العقد. يجب عليهم الالتزام بقانون الحد الأدنى للأجور ومعايير الأجر الإضافي، وباقي اللوائح والنظم ذات الصلة، والتي تحدد قواعد الحد الأدنى للأجور والأجور الإضافية وتسجيل الدوام.
-
تتبع الساعات الإضافية
يجب على الموظفين تسجيل ساعات العمل الإضافية إذا قاموا بها، باستخدام برنامج تتبع الوقت أو النظام المعتمد في المستشفى. يجب عليهم إبلاغ مديرهم أو مشرفهم بشأن ساعات العمل الإضافية للحصول على الموافقة. كما يجب عليهم أيضًا الالتزام بنظام الحد الأدنى للأجور ومعايير الأجور الإضافية وتسجيل الدوام.
-
طلبات الإجازة
يجب على الموظفين طلب الإجازة مسبقًا باستخدام برنامج تتبع الوقت أو النظام المعتمد في المؤسسة الطبية. كما يجب عليهم أن يبينوا السبب والمدة التي سيغيبون فيها، مثل إجازة سنوية أو مرضية أو ظرف شخصي أو غيرها من الإجازات المنصوص عليها في نظام العمل. يجب أن يتبعوا أيضًا عملية الموافقة وإبلاغ مديرهم أو مشرفهم إذا تغير أي شيء، أو إذا قرروا الإلغاء.
اقرأ أيضًا الغرامات المفروضة بسبب عدم الامتثال للقوانين السعودية
النصيحة رقم 4: تسهيل عمليات تتبع الوقت
تحتاج المستشفيات السعودية إلى عمليات تتبع الوقت بسيطة وسريعة. كما يمكن أن يساعد ذلك في تقليل العبء والضغط الذي يتحمله الموظفون والمديرون ويتعاملون معه. والطريقة لتحقيق ذلك هي استخدام ميزة السياج الجغرافي وتقنية التعرف على الوجه. السياج الجغرافي تقنية يمكنها تتبع وتحديد موقع الموظفين باستخدام نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)، أو إشارات الراديو لضمان أنهم في المكان الصحيح عند تسجيل الدخول. أما نظام التعرف على الوجه، فيمكنه تحديد هوية الموظفين من خلال وجوههم باستخدام الكاميرات والبرامج. يمكن لهذه التكنولوجيات تسهيل عملية تتبع الوقت وتسريعها لصالح المستشفيات السعودية.
يمكن أن يحقق تبسيط عمليات تتبع الوقت فوائد أخرى لصالح المؤسسات الصحية في السعودية. كما يمكن أن تساعدهم في تجنب الأخطاء، وتوفير الوقت، وجعل الموظفين أكثر إنتاجيةً. يمكنها أيضًا السماح للموظفين بالتركيز أكثر على رعاية المرضى، وهو الأمر الأهم في مجال الرعاية الصحية في السعودية.
اقرأ أيضًا ما هو تسجيل الوقت المدعم بالذكاء الاصطناعي؟
النصيحة رقم 5: الامتثال لقوانين العمل واللوائح
يجب على المستشفيات السعودية الامتثال لنظام العمل، ونظام الحد الأدنى للأجور، وبرنامج حماية الأجور. تحدد هذه النظم واللوائح المنظمة الحد الأدنى للأجور للكادر الطبي، وأجور العمل الإضافي، وتسجيل الدوام. يجب على المنشآت الصحية في السعودية الحفاظ على سجلات دقيقة لأوقات موظفيها ودفع أجورهم بالشكل الصحيح، وحساب ساعات العمل الإضافية. كما يجب عليها متابعة التغييرات في قوانين العمل واللوائح. وهذا مهم لتجنب المخالفات والغرامات والحفاظ على بيئة عمل عادلة وأخلاقية.
قد يكون تتبع الوقت ونظم وقوانين العمل مصدر إجهاد لمسئولي المستشفيات. حيث يتعين عليهم التعامل مع الكثير من الأوراق والبيانات. واحدة من السبل لتسهيل هذا الأمر هي استخدام حلول تتبع الوقت الرقمية. تَستخدم هذه الحلول التكنولوجيا لتتبع وتسجيل أوقات الموظفين دون الحاجة إلى إدخال يدوي. على سبيل المثال، يمكن لبرنامج أو جهاز تسجيل دخول وخروج الموظفين الرقمي، أن يقلل من أعباء الأوراق، ويساعد مسئولي المستشفيات في التركيز على الامتثال.
النصيحة رقم 6: استخدام تحليلات البيانات للحصول على اللمحات
تحليلات البيانات هي أداة رئيسية لتحسين ممارسات تتبع الوقت في قطاع الرعاية الصحية السعودي. تقوم تحليلات البيانات بجمع ومعالجة وتحليل البيانات لإنتاج معلومات مفيدة. من خلال استخدام تحليلات البيانات، يمكن للمستشفيات فحص بيانات تتبع الوقت لديها واكتشاف أنماط واتجاهات مهمة. كما يمكن للتحليلات المستندة إلى البيانات مساعدة المؤسسات الصحية في فهم كيفية استخدامها لمواردها، حيث يمكنها التحسين، ومعرفة ما الإجراءات التي يمكنها اتخاذها. كما يمكن لهذه البيانات أن تمكن المستشفيات السعودية من:
-
تحسين الوظائف
يمكن للمستشفيات التخطيط وإدارة موظفيها بفعالية. كما يمكنها استخدام البيانات لتحديد العدد والتنوع الأمثل للموظفين لكل فترة عمل، مشروع، أو قسم. يمكنها أيضًا استخدام البيانات لمراقبة إنتاجية الموظفين وأدائهم ورضاهم.
-
تبسيط سير العمل
يمكنها استخدام البيانات لتحديد كل من أوجه القصور وعدم الفعالية والأخطاء والتخلص منها. يمكنها أيضًا استخدام البيانات لتحسين سجلات الدوام والمناوبات والمهام والأولويات.
-
تعزيز نتائج رعاية المرضى
يمكن للمؤسسات الصحية استخدام البيانات لقياس وتحسين جودة الرعاية وسلامتها وفعاليتها. يمكنها أيضًا استخدام البيانات لتخصيص رعايتها وتكييفها وفقًا لاحتياجات وتفضيلات كل مريض. من خلال استخدام تحليلات البيانات، ستتمكن المستشفيات في المملكة العربية السعودية من تحسين ممارسات تتبع الوقت وتحسين الأداء العام.
اقرأ أيضًا كيف سيغير الذكاء الاصطناعي طريقة عملنا؟
النصيحة رقم 7: التشجيع على التحسين المستمر والتعلم
تتبع الوقت هو جانب مهم من استراتيجيات التحسين المستمر في قطاع الصحة في السعودية، حيث يساعد في قياس أداء العمليات، وتحديد مصادر التباين والفاقد، ورصد تأثير التغييرات. وهنا بعض الطرق لتعزيز التحسين المستمر:
-
التقييم الدوري
يجب على مستشفيات السعودية استخدام البيانات والمقاييس لمعرفة مدى تقدمها والنتائج التي تحققها. يجب أيضًا مقارنة أدائها بالمعايير المحلية والدولية وأفضل الممارسات المتبعة.
-
حلقات الآراء والتغذية الراجعة
يعد الاستماع إلى آراء الآخرين حول ممارسات تتبع الوقت أمرًا مهمًّا لضمان أن العمليات تسير كما هو متوقع. ويجب أن تشمل هذه الحلقات الموظفين والمديرين والمرضى وأصحاب المصلحة الآخرين. يجب أيضًا استخدام التغذية الراجعة لتحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتحديات.
-
فتح قنوات الاتصال
يجب على المؤسسات الطبية السعودية أن توضح أهدافها وتوقعاتها ونتائجها بوضوح وباستمرار. كما يجب أيضًا تشجيع الحوار والتعاون والابتكار بين موظفيها وأقسامها.
الأفكار النهائية: تحسين الرعاية الصحية في السعودية من خلال أفضل نصائح تتبع الوقت
تتبع الوقت أمر حيوي لأي منظمة ترغب في تحسين عملياتها وتعزيز أدائها. تحسين ممارسات تتبع الوقت أمر ضروري لقطاع الرعاية الصحية في السعودية، الذي يواجه العديد من التحديات والفرص لتقديم رعاية عالية الجودة للمرضى. كما يمكن لتتبع الوقت الفعَّال أن يساعد المستشفيات في تقليل التكاليف، وزيادة الإنتاجية، وتحسين الجودة، وضمان الامتثال، وتعزيز ثقافة التحسين المستمر.
ومع ذلك، فإن تحقيق هذه الفوائد يتطلب أكثر من مجرد تتبع الوقت. حيث يتطلب اختيار البرنامج المناسب، ووضع سياسات وإجراءات واضحة، وتبسيط العمليات، والاستفادة من تحليلات البيانات، والتشجيع على التحسين المستمر. من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكن لمنشآت الرعاية الصحية السعودية خلق بيئة فعَّالة ومتميزة، حيث يؤدي تحسين تتبع الوقت إلى تحقيق أفضل النتائج للموظفين في مجال الرعاية الصحية والمرضى.
