هل تشعر في بعض الأحيان أن قائمة مهامك هي سباق لا نهاية له ولا يمكنك الفوز فيه؟ من رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى ردود فورية إلى المشاريع التي تمتد لشهور، غالبًا ما ستشعر أن تحديد أولويات المهام أمر مُربِك.
تسلط الأبحاث، مثل “وهم الاستعجال“، الضوء على كيف يخلط الناس عادةً بين الاستعجال والأهمية، مما يؤدي إلى تحديد أولويات خاطئة. تؤكد هذه النزعة على الحاجة إلى نهج مدروس لتحديد أولويات المهام.
تهدف تقنيات إدارة الوقت مثل مصفوفة ايزنهاور إلى المساعدة في ذلك عبر تقديم طريقة لتنظيم المهام وفرز المهم منها عن مجرد العاجل.
يُغطِّي هذا المقال:
- ما هي مصفوفة ايزنهاور؟
- الأقسام الأربعة في مصفوفة ايزنهاور
- كيفية استخدام مصفوفة ايزنهاور
- فوائد وعيوب مصفوفة ايزنهاور
ما هي مصفوفة ايزنهاور؟
مصفوفة ايزنهاور هي طريقة لإدارة الوقت مُستوحاة من دوايت د. أيزنهاور، الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة (1953-1961) وخبير القيادة الحازمة.
اشتهر بموازنته بين الأزمات العاجلة والاستراتيجيات طويلة المدى، وشدد أيزنهاور على أهمية فصل عجلة الأمر عن أهميته الحقيقية.
كقائد أعلى للقوات المتحالفة، ركَّز على القرارات عالية المستوى، مثل تنسيق توقيت واستراتيجية غزو النورماندي (أمر هام ولكنه ليس عاجلًا)، بينما اعتمد على فريقه لإدارة التفاصيل اللوجستية (أمر عاجل ولكن أقل أهمية).
يوضِّح نهجه في تحديد الأولويات العقلية التي ألهمته لاحقًا إلى مصفوفة ايزنهاور، والتي أثبتت أهميتها في اتخاذ القرارات والانتاجية.
اشتهر المصطلح من خلال ستيفن ر. كوفي في كتابه الأكثر مبيعًا “العادات السبع للناس الأكثر فعالية“.
حيث شدَّد على أهمية التركيز على الأنشطة المهمة ولكن غير العاجلة لتحقيق النجاح على المدى الطويل. يمكن أن تشمل هذه الأنشطة تطوير الذات، وتعزيز العلاقات، أو التخطيط للأهداف المستقبلية —أي الأشياء التي غالبًا ما يتم تجاهلها بسبب وجود مطالب أكثر عجلةً.
“السر ليس في تحديد أولوية ما هو موجود في جدولك الزمني، بل في جدولة أولوياتك.”
– ستيفن ر. كوفي
الأقسام الأربعة في مصفوفة ايزنهاور
تُنظِّم مصفوفة ايزنهاور المهام في أربعة أقسام أو فئات بناءً على الاستعجال والأهمية. يساعد كل قسم في تحديد ما إذا كان يجب التصرف، أو التخطيط، أو التفويض، أو الحذف. دعونا نرى ما الغرض من كل قسم:
- افعلها الآن (هام وعاجل): المهام في هذا القسم مصيرية ويجب الانتهاء منها بسرعة، وتتطلب إجراءات فورية لمنع العواقب السلبية.
- خطِّطها لوقت لاحق (هام وغير عاجل): هذه المهام ضرورية لتحقيق الأهداف طويلة المدى ولكنها لا تتطلب اهتمامًا فوريًا، مما يسمح بالتخطيط والجدولة المدروسة.
- فوِّضها (غير هام وعاجل): يمكن تكليف المهام التي تتطلب وقتًا وغير المصيرية للآخرين، مما يوفر الوقت لأنشطة أكثر أهميةً.
- احذفها (غير هام وغير عاجل): غالبًا ما يمكن حذف الأنشطة في هذا القسم، التي لا تهم ولا تتطلب وقتًا، من قائمة مهامك لتعزيز الإنتاجية.
كيفية استخدام مصفوفة ايزنهاور
#1. ابدأ بكتابة قائمة مهامك
ابدأ بكتابة كل شيء تحتاج إلى فعله، من المشاريع الكبيرة إلى الأعمال اليومية.
على سبيل المثال، يمكن أن تتضمن قائمتك:
- إتمام عرض العميل
- تحديد موعد لزيارة الطبيب
- الرد على رسائل البريد الإلكتروني
- مشاهدة مسلسل طاش ما طاش
- شراء البقالة
- متابعة مسلسلك التلفزيوني المفضل
الفكرة هي تحديد كل شيء حتى لا تنسى شيئًا.
لكل عنصر، اسأل نفسك:
- هل هذا عاجل؟ هل يحتاج هذا الأمر إلى أن يتم الآن أو في وقتٍ قريب جدًا لتجنب العواقب السلبية؟
- هل هذا مهم؟ هل سيحقق إنجاز هذه المهمة فائدة كبيرة أو فوائد طويلة الأمد؟
الإجابة على هذه الأسئلة تساعد في تحديد مكان كل مهمة في المصفوفة.
“عدم وجود وقت كافي هو في الواقع عدم تحديد الأولويات.”
– تيم فيريس
2#. افرز المهام في الأقسام الأربعة
بمجرد تقييم مهامك، ضعها في الأربعة أقسام المناسبة:
- افعلها الآن (هام وعاجل): هنا، يتم وضع المهام مثل إتمام عرض عميل يجب تسليمه غداً أو حضور اجتماع فجائي. هذه عناصر ذات أولوية قصوى وتتطلب إجراءات فورية.
- خطِّطها لوقتٍ لاحق (هام وغير عاجل): تندرج في هذا القسم الأهداف أو المهام طويلة المدى، مثل جدولة موعد الطبيب، وتحديث سيرتك الذاتية، أو بدء روتين لياقة بدنية. إنها قيِّمة ولكنها لا تتطلب اهتمامًا فوريًا.
- فوِّضها (غير هام وعاجل): يمكن تكليف الآخرين بالمهام التي تتطلب وقتًا وغير الحاسمة، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني الروتينية أو ترتيب حجوزات السفر. إذا كان بإمكان شخص آخر التعامل معها، فقم بتفويضها للغير ووفِّر وقتك.
- احذفها (غير هام وغير عاجل): تندرج ضمن هذا القسم أنشطة مثل تصفح وسائل التواصل الاجتماعي لوقتٍ طويل أو مشاهدة البرامج التلفزيونية بكثرة. هذه المهام لا تضيف قيمة ويمكن تخطيها أو تقليلها.
3#. ابدأ بالتنفيذ
ابدأ بتنفيذ المهام في الموجودة في قسم “افعلها الآن”. على سبيل المثال، إذا كان عرض عميل يجب تسليمه اليوم، ركِّز كل طاقتك على إكماله.
بمجرد الانتهاء من المهام العاجلة، يمكنك الانتقال إلى قسم “خطِّطها لوقتٍ لاحق” وعلى سبيل المثال، احجز وقتًا في جدولك الزمني الأسبوع المقبل لتحديث سيرتك الذاتية.
في أثناء ذلك، قم بتفويض المهام الأقل أهميةً مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني الروتينية إلى زميل أو مساعد.
4#. راجع وعدِّل باستمرار
قد تتغير أولوياتك خلال اليوم أو الأسبوع، لذا راجع مصفوفتك بانتظام. قد تصبح مهمة مُخطَّط لها مثل التحضير لعرض تقديمي أمر عاجل فجأةً إذا تغير الموعد النهائي.
قُم بالتعديل حسب الحاجة لتحافظ على توافق أولوياتك مع أهدافك.
يساعد استخدام مصفوفة ايزنهاور في إضفاء النظام على قائمة المهام الفوضوية. إنها تتيح لك التركيز على ما هو مهم، والتعامل مع المهام بذكاء، والتخلي عن المُشتِّتات التي لا تهم حقًا.
فوائد وعيوب مصفوفة ايزنهاور
تتميز مصفوفة ايزنهاور كأداة لإدارة الوقت بسبب بساطتها وفعاليتها. فيما يلي أسباب نجاحها وبعض قيودها:
الفوائد
- تُقلِّل من الشعور بالضغط: من خلال تقسيم المهام إلى أقسام واضحة، تساعد المصفوفة على التركيز على ما هو مهم بدلاً من الشعور بالارتباك بسبب طول قائمة المهام.
- تُحسِّن التركيز: تضمن تصفية المُشتِّتات توجيه انتباهك إلى المهام التي تستحقه حقًا، على المدى القصير والطويل.
- تُزيد الإنتاجية: يساعد اتخاذ القرارات الذكية بشأن ما يجب فعله، أو تفويضه، أو حذفه في توفير الوقت والجهد لأنشطة ذات قيمة كبيرة.
- مرونة الاستخدام في جميع مجالات الحياة: تتكيف المصفوفة بسهولة مع المهام الشخصية والمهنية، سواء كنت تدير مشروعًا جماعيًا أو تخطط لأعمال المنزل.
العيوب
- تبسيط الأولويات بشكل مفرط: لا تتناسب جميع المهام بشكل واضح مع فئة واحدة، ويمكن أن تتنافس العديد من المهام العاجلة على الاهتمام، وهذا يُصعِّب من تحديد الأولوية لأي منهم.
- استغراق وقت لإعدادها: قد يشعرك فرز المهام وتصنيفها وكأنه عمل إضافي، خاصة إذا كانت أعباء عملك كثيرة بالفعل.
- تجاهل التعقيد: لا تأخذ المصفوفة في الاعتبار المهام التي تتطلب تعاونًا أو تنطوي على تغييرات غير متوقعة، مثل تغير المواعيد النهائية أو مُدخَلات الفريق.
- تجاهل المهام الأصغر حجمًا: يمكن أن تضيع الإجراءات الثانوية ولكن الضرورية، مما يؤدي إلى حدوث عقبات في إكمال المشاريع الكبيرة.
- لا تلائم جميع أنواع الشخصيات: قد يجد الأشخاص الذين يعملون بعفوية أو يعتمدون على سير العمل الإبداعي أن الهيكل الصارم مُقيِّدًا أو حتى مُحبِطًا.
أثبتت مصفوفة ايزنهاور فائدتها، ولكنها مثل أي طريقة أخرى، ليست مثالية. حيث يعتمد نجاحها على كيفية تكييفها مع احتياجاتك المحددة والمرونة عند تغير الأولويات.
“لدي نوعان من المشاكل، العاجلة والمهمة. العاجلة ليست مهمة، والمهمة ليست عاجلة أبدا.”
– دوايت د. أيزنهاور
أفكار نهائية
يمكن أن تساعدك أدوات مثل مصفوفة ايزنهاور على الشعور بالمسؤولية، وقياس كيفية قضاء وقتك، وضمان توافق تركيزك مع أولوياتك.
حتى التعديلات الصغيرة يمكن أن يكون لها تأثير إيجابي كبير على طريقة تعاملك مع يومك.
