مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لشركة جِبل، وهي شركة تقدم برامج سحابية لتتبع الوقت والحضور. لديَّ خبرة عدة سنوات في بناء وتوسيع البرامج والفرق عبر مختلف الصناعات والأسواق.
قبل أن أؤسس جِبل، عملت كنائب للرئيس في مورغان ستانلي لمدة ست سنوات. أنا هنا لمساعدتك في التعرف على كل ما يخص أنواع أنظمة الحضور المدعومة بالقياسات الحيوية وفوائدها للموظفين وأصحاب الأعمال.
نظرة عامة
تستفيد هذه الأنظمة الابتكارية من مجموعة متنوعة من التقنيات، مثل، التقنيات المدعومة على القياسات الحيوية، وبرامج تتبع الوقت والحضور، وتقنية تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو، والمنصات الرقمية عبر الإنترنت، وتتبع الموقع الجغرافي لتوفير بيانات دقيقة وفورية عن الحضور.
هذه التحولات الرقمية قد غيرت طريقة اتخاذ أصحاب الأعمال للقرارات، وتوجيه الموارد بفعالية أكبر، وضمان الامتثال لنظم وقوانين العمل، مما يمكنهم في النهاية من تشغيل منشآتهم بكفاءة أكبر.
في هذا المقال التفصيلي، سنتعرف على عالم متنوع من أنظمة الحضور، وسنستكشف أنواعها المختلفة ووظائفها ومزاياها. وبالطبع سنبدأ بالأنظمة اليدوية التقليدية.
في هذا المقال
- أنظمة الحضور اليدوية
- أنظمة الحضور المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية
- أنظمة الحضور المدعومة بتقنية تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو
- أنظمة الحضور عبر الإنترنت
- نظام الحضور المدعوم بتقنية تحديد المواقع الجغرافية
- اختيار نظام الحضور المناسب
1. أنظمة الحضور اليدوية
تعرف أنظمة الحضور اليدوية كذلك بأساليب تتبع الحضور التقليدية، وهي الأساس لتتبع الحضور منذ عدة عقود. تعتمد هذه الأنظمة على وسائل الحفظ اليدوية، مثل التتبع بالورقة والقلم، أو البطاقات الورقية المثقوبة لتتبع الوقت، أو كشوف تتبع الوصول، حيث يدخل الأفراد أوقات وصولهم ومغادرتهم يدويًّا.
مع ظهور الحلول الآلية، أصبحت الطرق اليدوية السابقة قديمة العهد. ومع تزايد تعقيدات ومتطلبات الأعمال، أصبح تتبع مواعيد وصول ومغادرة الموظفين يدويًّا غير ممكنٍ.
المزايا
- الاعتياد: يعرف العديد من الموظفين والطلاب أنظمة الحضور اليدوية لأنه قد تم استخدامها طيلة عقود. وهذا الاعتياد غالبا ما ينعكس على معدلات القبول العالية وقلة المقاومة أثناء تتبع الدخول والخروج.
- النسخ الاحتياطية: في الحالات التي قد تواجه فيها الأنظمة الآلية عطلًا تقنيًّا، يمكن أن تكون أنظمة الحضور اليدوية خيارًا احتياطيًّا موثوقًا لضمان عدم ضياع سجلات الحضور.
- لا مخاوف بشأن الخصوصية: قد يكون لدى بعض الأفراد مخاوف بشأن الأنظمة المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية أو الآلية التي تجمع البيانات الشخصية. إلا أن أنظمة الحضور اليدوية لا تجمع مثل هذه المعلومات، مما يجعلها ربما أكثر قبولًا من ناحية الخصوصية.
العيوب
- استهلاك الوقت: قد يستغرق تتبع الحضور اليدوي وقتًا طويلًا، خاصة خلال ساعات الذروة عندما يكون هناك عدد كبير من الأفراد يريدون تتبع حضورهم في نفس الوقت.
- عرضة للأخطاء: الأخطاء البشرية شائعة أثناء إدخال البيانات يدويًّا، مما يؤدي إلى عدم دقة سجلات الحضور. كما أن خط اليد قد يكون صعب القراءة والفهم أحيانًا، ويمكن كذلك للإدخالات المفقودة، أو التعديلات غير المقصودة أن تضر بموثوقية البيانات.
- غياب التحديثات الفورية: لا توفر الأنظمة اليدوية تحديثات فورية لأوقات الحضور، مما يعني أن المشرفين والمديرين لا يمكنهم الوصول إلى بيانات الحضور في الوقت الفعلي، مما قد يتسبب في تأخير التعامل مع المشكلات المتعلقة بالحضور.
اقرأ أيضًا: أسهل طريقة لتتبع ساعات العمل في عام 2024
2. أنظمة الحضور المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية
نظام الحضور المدعوم بتقنيات القياسات الحيوية هو نظام حديث ومصمم للتحقق من هوية المستخدمين من خلال السمات الجسدية أو السلوكية الفريدة. كما تلتقط هذه التكنولوجيا المتطورة القوالب المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية، مثل بصمات الأصابع وبصمات اليد بالكامل، أو ملامح الوجه، أو بصمات القزحية، وتخزينها على بطاقة ذكية أو في قاعدة بيانات.
تعد هذه القوالب أساسًا للتحقق من هوية المستخدمين (الموظفين) دون الحاجة إلى بطاقات ذكية أو أسماء مستخدمين أو طرق تحديد الهوية التقليدية الأخرى.
ويتكون هذا النظام من فئتين متميزتين: القياسات الحيوية الجسدية والسمات السلوكية. وتشمل القياسات الحيوية الجسدية التقاط ومقارنة السمات الجسدية الفريدة، مثل: بصمات الأصابع وبصمات اليد، وملامح الوجه، وبصمة القزحية. من ناحية أخرى، تحلل السمات السلوكية سلوك الشخص الفريد، بما في ذلك التعرف على الصوت وتحليل التوقيع، وأنماط الضغط على الأزرار.
المزايا
- زيادة الأمان: تقدم أنظمة الحضور المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية مستويات عالية من الأمان حيث تعتمد على سمات جسدية أو سلوكية فريدة، مما يجعل من الصعب الوصول غير المصرح به أو سرقة الوقت.
- دقة تتبع الحضور: توفر أنظمة الحضور المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية بيانات حضور دقيقة وفورية، مما يقلل الأخطاء المرتبطة بالطرق اليدوية ويحسن من إدارة الموارد البشرية.
- القضاء على تسجيل الموظفين الحضور لبعضهم بعضًا: مع التحقق المدعوم بتقنيات القياسات الحيوية، لا يستطيع الموظفون تسجيل الدخول أو الخروج نيابة عن بعضهم بعضًا، مما يمنع سرقة الوقت، ويضمن دقة سجلات الحضور.
العيوب
- تكلفة التنفيذ: قد تنطوي أنظمة الحضور المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية على تكاليف أولية أعلى مقارنة بالأساليب التقليدية لتتبع الحضور، بما في ذلك تكاليف الأجهزة والبرمجيات والتدريب.
- مخاوف بشأن الخصوصية: تتضمن بيانات القياسات الحيوية معلومات حساسة عن السمات المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية الجسدية، مما يثير مخاوف بشأن الخصوصية بين الموظفين. يجب على أصحاب الأعمال ضمان تطبيق تدابير قوية لحماية البيانات والامتثال للنظم واللوائح ذات الصلة.
اقرأ أيضًا: خمسة طرق لحساب ساعات العمل
3. أنظمة الحضور المدعومة بتقنية تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو
يستخدم نظام الحضور بتقنية تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو بطاقات أو شريحة كمعرفات فريدة للأفراد داخل المنشأة. تحمل كل بطاقة أو شريحة تفاصيل تعريف محددة مرتبطة بملف مالك البطاقة في النظام.
تعد عملية تتبع الحضور بواسطة نظام تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو أمرًا واضحًا وسهل الاستخدام. يتم تزويد البطاقات أو الشرائح الشخصية للمستخدمين، ويحملونها معهم. ويتم تثبيت قارئات تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو بشكل استراتيجي في نقاط الدخول، مثل مداخل المكاتب، أو الصفوف الدراسية، أو المواقع المخصصة للعمل.
عندما يقترب الأفراد من قارئ تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو، يطلق القارئ إشارات تردد راديوية، مما ينشط البطاقات أو الشرائح ضمن نطاقه. ثم يتم التقاط البيانات الفريدة المخزنة على بطاقات تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو من قبل القارئ وإرسالها إلى قاعدة البيانات المركزية أو إلى البرنامج. تتضمن هذه البيانات التاريخ والوقت وموقع سجل الحضور، ويتم إنشاء سجلات حضور فورية لكل فرد.
المزايا
- تتبع الحضور الفعال والسريع: توفر أنظمة تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو تتبع الحضور بسرعة وبسهولة. يمكن للموظفين أو الطلاب ببساطة توجيه بطاقاتهم أو شرائحهم بالقرب من القارئ، مما يوفر الوقت ويقلل الانتظار عند نقاط الدخول.
- تتبع الوقت الفعلي: تسجل أنظمة تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو بيانات الحضور في الوقت الفعلي، مما يتيح للمشرفين والمسؤولين الوصول إلى سجلات الحضور المحدثة واتخاذ قرارات في الوقت المناسب بناءً على بيانات دقيقة.
- صحية وغير تلامسية: تسمح أنظمة الحضور بتقنية تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو بالتحقق بدون تلامس، مما يقلل من خطر انتشار الجراثيم أو العدوى، وهو أمر مهم بشكل خاص في المناطق ذات الكثافة البشرية العالية.
العيوب
- فقدان البطاقة أو الشريحة: قد ينسى الموظفون أو الطلاب بطاقات تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو الخاصة بهم أو يفقدونها، مما يؤدي إلى مشاكل في تتبع الحضور حتى يتم استرجاع البطاقة أو استبدالها.
- التكلفة الأولية: يتطلب تنفيذ أنظمة تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو استثمارًا أوليًّا في بطاقات تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو وقارئاتها والبرنامج. والتي قد تكون تكلفتها أعلى من الأساليب التقليدية لتتبع الحضور.
اقرأ أيضًا: لماذا يجب على الموظفين تتبع ساعات عملهم؟
4. أنظمة الحضور عبر الإنترنت
أنظمة الحضور عبر الإنترنت هي أنظمة مبنية على السحابة قد أحدثت ثورة في تتبع الوقت والحضور. من خلال استغلال التكنولوجيا السحابية، يمكن للمستخدمين تتبع الدخول بسهولة عبر متصفح الإنترنت أو تطبيق الهاتف من أي موقع يتوفر فيه اتصال بالإنترنت. تتيح هذه المرونة الوصول السلس إلى بيانات الحضور وسجلات الدخول والخروج، مما يسهل إدارة الموارد البشرية في عصرنا الرقمي.
وهذا النهج سهل الاستخدام، ومفيد بشكل خاص للمنشآت التي تعمل بنظام العمل عن بعد، أو للموظفين الذين يعملون في مواقع العملاء، أو لأولئك الذين يعملون في وظائف المبيعات الخارجية.
المزايا
- تخفيف الأعباء الإدارية: تقوم أنظمة الحضور عبر الإنترنت بأتمتة تتبع الحضور وإعداد التقارير، مما يقلل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًّا.
- زيادة الدقة: أتمتة أنظمة الحضور تقلل من الأخطاء المرتبطة بالطرق اليدوية، مما يضمن بيانات حضور أكثر دقة فيما يخص إعداد الرواتب والامتثال لنظام العمل.
- تعزيز الإنتاجية والربحية: تقلل أنظمة تتبع الحضور السحابية من التحركات غير الضرورية للموظفين، مما يقلل من الكسل ويعزز الإنتاجية العامة. يمكن للمنشآت أن تحقق زيادة في الأرباح بسبب تحسين أداء الموظفين. بالإضافة إلى ذلك، يحد النظام من الغياب، مما يضمن زيادة كفاءة وإنتاجية الموظفين والعاملين.
العيوب
- مشاكل تقنية: مثل أي برنامج، قد تواجه أنظمة الحضور عبر الإنترنت مشاكل تقنية، أو أخطاء تؤثر على الوظائف حتى يتم حلها.
- توافق الأجهزة: فعالية برامج الحضور عبر الإنترنت تعتمد على توفر الأجهزة وتوافقها لتتبع الحضور، وهي مسألة قد تسبب مشكلة في بعض الحالات.
اقرأ أيضًا: اختيار نظام الوقت والحضور
5. نظام الحضور المدعوم بتقنية تحديد المواقع الجغرافية
يوفر نظام الحضور المدعوم بتقنية تحديد المواقع الجغرافية حلًّا رائعًا لإدارة القوى العاملة المتنقلة، أو العاملين عن بعد. من خلال ميزة تحديد المواقع الجغرافية، يمكن للموظفين تحديد مواقع وجودهم بسهولة من أي مكان، سواء كانوا يعملون في المواقع الخارجية، أو يزورون العملاء، أو في فروع المنشأة. تكمن روعة هذا النظام في قدرته على تتبع الحضور بدقة استنادًا إلى مواقع الموظفين الجغرافية عندما يسجلون الدخول أو الخروج باستخدام أجهزتهم المحمولة.
بالنسبة للمديرين، يوفر هذا النظام نظرة شاملةً على تحركات الموظفين اليومية. بفضل قدرات التتبع في الوقت الفعلي، يمكنهم مراقبة موقع القوى العاملة، مما يضمن وصول العمال الميدانيين إلى وجهاتهم في الوقت المحدد وضمان تقديم الخدمة للعملاء في الوقت المناسب. يعزز هذا المستوى من البيانات التنسيق الفعال، مما يسمح للمديرين باتخاذ قرارات مبنية على البيانات وتحسين توزيع القوى العاملة استنادًا إلى المواقع الحالية ومهام العمل.
المزايا:
- قدرات الحدود الجغرافية: تعتمد أنظمة تحديد المواقع الجغرافية على الأقمار الصناعية. مما يسمح للمنشآت بتحديد حدود افتراضية، وتلقي التنبيهات عندما يدخل أو يخرج الموظفون أو الطلاب من المناطق المحددة.
- تحديد السلوكيات الخاطئة: تتبع ومعالجة السلوكيات الخاطئة بين الموظفين، مثل الحضور المتأخر، أو التباطؤ، أو السلوكيات غير اللائقة، هو أمر بالغ الأهمية للحفاظ على ثقافة عمل إيجابية وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة والربحية. إن التعرف على مثل هذه السلوكيات هو الخطوة الأولى نحو اتخاذ إجراءات تصحيحية.
- توفير المرونة: يكون ذلك من خلال القدرة على إدارة الموظفين في مواقع متعددة، بما في ذلك مواقع المشاريع والمكاتب وإعدادات العمل عن بعد.
العيوب:
- مخاوف بشأن الخصوصية: يتضمن تتبع المواقع الجغرافية جمع وتخزين بيانات الموقع الجغرافي، مما يثير مخاوف بشأن الخصوصية بين الموظفين أو الطلاب. يجب على المنشآت معالجة هذه المخاوف من خلال سياسات واضحة والحصول على موافقة صريحة.
- نفاد البطارية: يمكن أن تواجه الأجهزة التي تدعم تقنية تتبع المواقع الجغرافية نفاد البطارية بسبب الاستهلاك العالي للطاقة الكهربائية، خاصة عندما يعمل النظام في الخلفية أو يتم استخدامه بشكل مكثف في تطبيقات تعتمد على تحديد المواقع الجغرافية.
اقرأ أيضًا: عيوب برامج تتبع الوقت المجانية
اختيار نظام الحضور المناسب
عند اختيار نظام الحضور يجب اخذ العديد من الأمور في الاعتبار، منها:
- قدم الأولوية لنظام الحضور الذي يحمي هذه البيانات من الوصول غير المصرح به. حيث تحتوي بيانات حضور الموظفين على معلومات حساسة، بما في ذلك التفاصيل الشخصية والرواتب، ويجب ألا تتعرض للتسريب.
- اختر نظام الحضور الذي يتمتع بسهولة الاستخدام. ابحث عن الخيارات التي تسمح بسهولة الوصول عبر الهواتف، مما يضمن أن يتمكن الموظفون من استخدام النظام أثناء التنقل بسهولة.
- اختر نظامًا يضمن دقة البيانات لتجنب الأخطاء في حسابات الدفع. دقة نظام الحضور أمر بالغ الأهمية لأنها تؤثر مباشرة على مستحقات الموظفين.
- ابحث عن واجهة سهلة الاستخدام تبسط تتبع الحضور وتقلل من الحاجة إلى التدريب المكثف. فالنظام سهل الاستخدام يعزز كفاءة العمل.
- تأكد من أنه يتناسب مع ميزانيتك المحددة. تجنب الإنفاق الزائد على النظام بمفرده، واختر حلًّا فعالًا من حيث التكلفة يلبي متطلباتك.
اقرأ أيضًا: ما هي الدولة في الشرق الأوسط التي لديها أكبر عدد من ساعات العمل؟
الختام
تلعب أنظمة الحضور دورًا حاسمًا في إدارة حضور الموظفين والطلاب بكفاءة، مما يساهم في تحسين إدارة القوى العاملة وإنتاجية المنشأة. بداية من الطرق اليدوية التقليدية حتى الحلول التكنولوجية المتقدمة، تتوفر للمنشآت مجموعة من الخيارات للاختيار من بينها بناءً على احتياجاتها ومتطلباتها الفريدة.
