عند اختيار أدوات تتبع الوقت، هناك العديد من العوامل التي يجب أن تأخذها في اعتبارك لاتخاذ أفضل قرار لمنشأتك. من أهم الأمور التي يجب أن تنظر فيها هي إمكانيات إدارة المشاريع في مؤسستك. ابحث عن الميزات الفعَّالة لإدارة المشاريع والتي تسمح لك بتحديد المهام، وتحديد أولويات المشاريع، والتحقق من محطات العمل المُنجَزة.
أولًا وقبل كل شيء، من المهم أن تُقيِّم احتياجات عملك قبل أن تبدأ في البحث عن متتبع الوقت المناسب. حدِّد المهام التي يجب متابعتها والميزات المهمة لرفع الإنتاجية. معرفة الميزات التي تحتاجها ستساعد في تحديد خياراتك واتخاذ القرار الأفضل.
كما يجب أن يوفِّر متتبع وقت العمل سجلات مُفصَّلة حول كيفية قضاء الموظفين لوقتهم أثناء العمل على المهام ومقدار التقدم الذي يحققونه في المشاريع. بالإضافة إلى ما سبق، يجب أيضًا أخذ إمكانيات التخصيص في اعتبارك. معظم المنشآت لديها مهام ومتطلبات فريدة لإدارة مشاريعها، والعثور على البرنامج الذي يتناسب تمامًا مع تلك المتطلبات يمكن أن يعزز الإنتاجية بشكل كبير.
إن إدارة الوقت والنفقات قد تصبح عملية معقدة بدون استخدام الأدوات الصحيحة، وهذا يُبطئ من عمليات الفوترة والدفع. ومع تواجد العديد من أدوات تتبع الوقت، قد يكون من الصعب اختيار الأداة الصحيحة لعملك. ولهذا السبب كتبنا هذا المقال الذي يحتوي على 10 عوامل أساسية يجب مراعاتها عند اختيار أدوات تتبع الوقت المناسبة لمنشأتك.
اقرأ أيضا: هل برامج تتبع الوقت أخلاقية؟
1- إمكانية الوصول عبر الأجهزة المختلفة
إمكانية الوصول عبر الأجهزة المختلفة في أداة تتبع الوقت مهمة للغاية، حيث توفِّر بعض الأدوات تطبيقًا للهاتف، وإمكانية الوصول عبر الجهاز اللوحي المتصل بالإنترت. وذلك لضمان أن يستطيع الموظفون تتبع ساعات عملهم من أي مكان. وهذا سيجعل الأمر أسهل بالنسبة للموظفين العاملين عن بعد، أو العاملين في الفروع الخارجية، أو في المشاريع الميدانية لمتابعة عملهم وضمان تسجيل ساعاتهم بدقة.
2- الدقة في الأداء
الدقة هي العامل الأهم الذي يجب مراعاته عند اختيار أدوات تتبع الوقت. يجب أن يكون المتتبع قادرًا على حساب ساعات العمل بدقة وتوفير تقارير مُفصَّلة حول إنتاجية الموظفين وساعات العمل.
3- سهولة الاستخدام
ابحث عن نظام سهل الاستخدام، حيث يجب أن يتميز بتصميم واضح وواجهة مستخدم سهلة وتفاعلية. كما يجب أن يكون برنامج تتبع الوقت سهل الاستخدام والتنقل، بحيث يمكن للموظفين التعود على استخدامه والوصول بسرعة إلى البيانات التي يحتاجونها.
اقرأ أيضا: أسهل طريقة لتسجيل ساعات العمل
4- التكامل مع الأنظمة الأخرى
عندما تبحث عن أفضل برنامج لتتبع وقت العمل، فمن الضروري أن يتكامل مع الأدوات والبرامج التي تستخدمها حاليًا. من تكاملات برامج تتبع الوقت نظام المرتبات وبرامج إدارة المشاريع. حيث تتيح لك تبسيط العمليات وضمان نقل بيانات الموظفين بدقة بين الأنظمة.
آخر ما تريده هو أن تستثمر في شيء لا يتكامل بسلاسة مع الأنظمة الحالية في مؤسستك، لذلك قبل أن تنفذ برنامجًا جديدًا، تأكد أنه يتكامل مع البرامج والأدوات التي تستخدمها في عملك
5- إمكانية الأتمتة
الأتمتة هي المفتاح عندما تبحث عن تطبيق مثالي لتتبع الوقت. تأكد من قدرة البرنامج على التقاط البيانات بدقة تلقائيًا من مختلف المصادر، وقدرته على توفير التقارير الفورية. تسجيل البيانات اليدوي عرضًة للأخطاء ويكلفك الكثير من الوقت، ولذلك ستوفر لك هذه الميزة الوقت الثمين وتساعد في ضمان الدقة.
ميزة الأتمتة تجعل إدارة بيانات الموظفين أكثر سهولةً، حيث تحتوي على ميزات مثل التذكير التلقائي، والإشعارات، وتوليد التقارير.
اقرأ أيضا: كيف سيغير الذكاء الاصطناعي طريقة عملنا؟
6- ميزة إنشاء التقارير
يجب أن توفر أداة تتبع الوقت تقارير مُفصَّلة حول إنتاجية الموظفين مثل حساب ساعات العمل، ومتوسط عدد ساعات العمل الأسبوعي، وساعات الاوفر تايم، والمزيد. سيتيح ذلك لأصحاب الأعمال إدارة فِرَقهم بشكل أفضل وضمان عمل الموظفين بكفاءة.
ميزة إنشاء التقارير القابلة للتخصيص تتيح لك العمل ضمن الميزانية، وتصور قدرات أعضاء الفريق، وفهم مصادر الإنفاق، وتحليل الوقت المُستغرَق على العمل، والقيام بالمزيد باستخدام بياناتك، كل ذلك أثناء تتبع الوقت في نظام واحد.
7- المرونة والقابلية للتخصيص
يجب أن تكون أداة تتبع الوقت مرنة بما فيه الكفاية لاستيعاب أنواع مختلفة من مجالات العمل، وطرق الإدارة، والمهن. يجب أن تتيح الأداة لأصحاب الأعمال تخصيص النظام لتلبية احتياجاتهم الخاصة.
اختر برنامجًا يُمكِّنك من تتبع وقت العمل لمختلف الموظفين والمهام. سيعطيك ذلك صورةً شاملة عن مقدار الوقت الذي قضاه كل شخص على مهامه ومشاريعه. كما يُمكِّنك من معرفة من يعمل بشكل زائد ومن يتهاون في العمل، وهذا سيسمح لك باتخاذ قرارات توزيع المهام بشكل أفضل.
8- ضمان أمن البيانات
يجب أن يكون أمن البيانات أولوية قصوى عند اختيار أي برنامج لعملك. ابحث عن برنامج تتبع الوقت الذي يوفر التشفير وميزات الأمان المتعددة لحماية بيانات الموظفين الحساسة.
يحتوي تطبيق تتبع الوقت على الكثير من المعلومات الشخصية التي يمكن أن تسبب الفوضى لك ولموظفيك إذا تم تسريب أي جزء منها. لذا، تأكد من اختيار تطبيق تتبع الوقت الذي يتمتع بإجراءات أمنية ممتازة.
الأمان من أهم العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار أداة تتبع الوقت. حيث يجب أن تحتوي الأداة على ميزات أمان قوية تحمي بيانات الموظفين من الوصول غير المُصرَّح به وتضمن تخزين البيانات بشكل آمن.
9- الدعم المتميز
قبل أن تواجهك أي مشاكل أثناء استخدام برنامج تتبع الوقت، تأكَّد من أن مزود النظام يُقدِّم دعمًا فنيًا متميزًا وموارد مساعدة. سيساعد ذلك في التأكد من حصولك على حلول لأي مشاكل قد تواجهها بسرعة.
تأكد من اختيار شركة تقدم إجابات سريعة وشاملة عندما تتواصل معها. الدعم يمكن أن يحدث فارقًا كبيرًا في تجربة تتبع الوقت الخاصة بك.
10- التكلفة المعقولة
وأخيرًا، لا تنسى التكلفة، كل منشأة لديها ميزانية محددة، والعثور على برنامج يتناسب مع متطلباتك وميزانيتك سيساعدك في توفير المال مع الاستمتاع بفوائد برنامج تتبع الوقت المناسب. العديد من الأدوات تقدم خططًا مجانية أو بتكلفة منخفضة، ولكن من المهم التأكد من أن الميزات المُقدَّمة كافية لاحتياجات منشأتك.
الختام
أخيرًا، عند اختيار أدوات تتبع الوقت لموظفيك، من المهم جدًا أن تبحث عن الميزات التي ستجعل العملية أكثر سلاسة وفعالية. من خلال مراعاة إمكانيات إدارة المشاريع، وخيارات مراقبة العاملين، وإمكانيات التخصيص، يمكنك اتخاذ أفضل قرار لمنشأتك.
إن برنامج تتبع الوقت يهدف إلى مساعدتك على إدارة مهام عملك بشكل أفضل وتوفير المزيد من الشفافية، ولا يجب أن يتسبب في إحباطك، أو أن يصبح عبئًا إضافيًا لموظفيك. ولهذا السبب، من المهم للغاية اختيار برنامج تتبع الوقت الذي يلبي احتياجات منشأتك بشكلٍ مثالي.
الآن وقد ذكرنا العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار أداة تتبع الوقت، من المهم أن تستغرق الوقت في تقييم كل هذه العوامل وتحديد الأداة التي تناسب أعمالك بشكل أفضل. تأكد من أن الموظفين يفهمون كيفية استخدام النظام وتسجيل ساعات العمل بدقة.
