يمكن أن يتم إساءة استخدام برامج تتبع الوقت والحضور، كما هو الحال مع العديد من الأشياء الأخرى. عندما لا يستخدم أصحاب العمل تتبع الوقت بالشكل الصحيح، أو لا يقدمونه للموظفين بشكل صحيح، فلا يرجح هنا أن يكون فعالًا في تحقيق أهداف المنشأة. وفي الواقع، قد يؤدي إلى خفض الروح المعنوية لدى الموظفين، ويقلل الإنتاجية بدلًا من زيادتها.
في هذا المقال، سأكشف ست طرق يمكن أن تؤثر فيها برامج تتبع الوقت على الشركات بالسلب. بدايةً من إدارة الأمور بشكل دقيق وصولًا إلى القلق بشأن الخصوصية، واحتمال حدوث ممارسات تمييزية، كما سأناقش التحديات المختلفة التي قد تواجه المنشآت عند تطبيق نظام تتبع الوقت في مكان العمل.
“جِبل” هي شركة ناشئة تعمل في مجال برامج تتبع الوقت. ومع ذلك، أعتقد أنه من المهم أن نكون منفتحين وصرحاء بشأن مزايا وعيوب تتبع الوقت على حد سواء. وبرغم كون برامج تتبع الوقت مفيدةً، فإنه من المهم أيضًا أن نعرف التحديات والصعوبات المحتملة عند استخدام تلك البرامج.
من خلال فهم هذه المشاكل المحتملة، يستطيع أصحاب العمل أن يقرروا ما إذا كان يجب عليهم استخدام برامج تتبع الوقت والحضور أم لا. كما سيكونون قادرين أيضًا على فحص الطرق التي يمكن بها استخدام هذه البرامج بشكل صحيح، وبما يعود بالفائدة على المنشأة وموظفيها.
6 أسباب يجب على الشركات فيها عدم استخدام برامج تتبع الوقت والحضور
1. قد يؤدي استخدام برامج تتبع الوقت إلى الإدارة التفصيلية
على الرغم من أن برامج تتبع الوقت يمكنها أن تتيح لك تتبعًا دقيقًا لعدد ساعات عمل موظفيك، فإن أحد العيوب هي إمكانية الانجراف نحو الإدارة الدقيقة المفرطة في التفاصيل. من خلال تتبع ساعات العمل ومستويات النشاط، ويمكن للمديرين أن يتعمقوا دون داعٍ في تفاصيل المهام اليومية للموظفين. إن تدفق البيانات المستمر حول أنشطة الموظفين يمكن أن يغري المديرين لمعرفة كيفية قضاء موظفيهم لأوقات عملهم، والتساؤل عن سبب استغراقهم وقتًا طويلًا لإنجاز المهام.
بالإضافة إلى ذلك، فقد يضطر المديرون إلى قضاء وقت أكثر في استعراض تقارير تتبع الوقت، وهو ما قد يؤثر أيضًا على إنتاجيتهم وروحهم المعنوية.
2. يمكن أن يصبح تتبع الوقت أحد عوامل التشتيت
يمكن أن تكون بعض برامج تتبع الوقت تفصيليةً للغاية. وليس ذلك في إظهار عدد ساعات عمل الموظف لأصحاب العمل فحسب، بل يمكن أيضًا أن تظهر مستوى نشاط الموظف خلال اليوم. كما يمكن للبرنامج قياس مستويات النشاط عن طريق عدد النقرات بالفأرة، وعدد الضغطات على لوحة المفاتيح، وما إلى ذلك.
عندها سيضطر الموظفون كذلك للقلق بشكل مستمر للحفاظ على مقاييس ومستويات أداء معينة، وقد يمنعهم ذلك من منح عملهم الانتباه الكافي. وربما لا يقدرون على التركيز على حل المشكلات أو التفكير في أفكار مبتكرة. بدلًا من ذلك، قد يشتتهم القلق بشأن الوفاء بالمواعيد النهائية المستعجلة، وضبط الوقت بدقة على برامج تتبع الوقت، وأمور مشابهة.
3. قد لا يعكس تتبع الوقت ما يقوم به الموظف خلال يوم العمل بدقة
قد يخبرك برنامج تتبع الوقت بالمُدة التي قضاها الموظف في أداء مهمة ما، وعدد ساعات العمل خلال فترة 24 ساعة، ووقت تسجيل الحضور والانصراف، والمزيد. ومع ذلك، لن يكون قادرًا على إعطائك رؤيةً أعمق حول كيفية قيام موظفيك بإنجاز مهامهم. كما أنه لن يكون قادرًا على قياس إنتاجية الموظف وكفاءته بدقة إذا كان المديرون يركزون كثيرًا على الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل.
على سبيل المثال، قد يكون أحد الموظفين سريعًا في عمله، ويمكنه إنجاز كمية كبيرة من العمل في وقت قصير. وعلى النقيض، فقد يستغرق موظف آخر وقتًا أطول لإنهاء عمله، ولكن قد يقدم نتائج ممتازةً متأخرًة. وبالتالي، قد يؤدي اهتمام المديرين الزائد بتتبع الوقت إلى تقييم غير عادل لأداء الموظفين.
4. قد يشعر الموظفون بالإحباط وعدم الثقة
قد يشعر الموظفون، عند تتبع ساعات عملهم ومستويات نشاطهم، بأن هناك قلة ثقة تتعلق بأخلاقيات عملهم، أو في قدرتهم على إدارة وقتهم بشكل فعال. فقد يشعرون كما لو أنهم مراقبون طوال فترة العمل، وهو ما قد يؤثر سلبًا على روح الموظف المعنوية.
قد يشعر الموظفون أيضًا بالقلق بشأن استخدام مديريهم للبيانات التي تم جمعها بواسطة البرنامج للمطالبة بوتيرة عمل أسرع، ووضع توقعات غير واقعية بشأن الإنتاجية.
بالرغم من أن الشركات عادةً ما تهدف من استخدام برامج تتبع الوقت إلى زيادة الإنتاجية، فإنه يمكن أن يكون لها تأثير عكسي. إذا كان التركيز الأكبر ينصب على مقدار الوقت المستهلك على المهام بدلًا من العمل الفعلي الذي يقوم به الموظفون، فقد يشعرون بأن جهودهم لا تحظى بالتقدير الواجب.
5. قد تكون لدى الموظفين مخاوف بشأن خصوصيتهم
الخصوصية هي واحدة من أكبر مخاوف الموظفين عند استخدام برامج تتبع الوقت والحضور. وإحدى النقاط الحساسة هي كيفية استخدام وتخزين البيانات التي يتم جمعها بواسطة برامج تتبع الوقت. وقد تكون هذه النقطة مصدر قلق أكبر بالنسبة للمتعاقدين الذين يستخدمون أجهزتهم الشخصية لمهام عملهم واستخداماتهم الشخصية.
بالإضافة إلى ذلك، وتبعًا لنوعية برنامج تتبع الوقت الذي يتم استخدامه، يمكن أن يقوم البرنامج بأخذ لقطات لشاشات الكمبيوتر الخاصة بالموظفين. وبالتالي يمكن أن يأخذ ويخزن صورًا للرسائل الخاصة والمستندات، وكذلك بيانات حساسة أخرى. برامج تتبع الوقت المدعومة بتقنية التعرف على الوجه أيضًا يمكنها الاحتفاظ ببيانات القياسات الحيوية للموظفين.
6. مراقبة الوقت والحضور يمكن أن تؤدي إلى التمييز
يمكن أن يكون الاستخدام الصحيح لبرامج تتبع الوقت مفيدًا للغاية للشركات، ولكن قد يؤدي أيضًا الى التمييز في مكان العمل. إذا كان لدى موظف إعاقة، على سبيل المثال، فقد يحتاج إلى وقت أطول لإنجاز المهام.
يعد تتبع الوقت أمرًا قانونيًّا في معظم الدول، ولكن استخدام برامج تتبع الوقت وبرامج الذكاء الاصطناعي الأخرى المماثلة التي تساعد في تقييم الأداء قد يعرض أصحاب العمل لخطر انتهاك القوانين التي تمنع أي شكل من أشكال التمييز. ولذا، يجب على المديرين ضمان مراقبتهم لموظفيهم بشكل عادل وقانوني.
ما فوائد برامج تتبع الوقت والحضور؟
برامج تتبع الوقت والحضور ليست بهذا السوء. فهي تملك حصةً وفيرةً من الفوائد التي غالبًا ما تتفوق على العيوب. فيما يلي بعض الفوائد المحتملة لاستخدام برامج تتبع الوقت والحضور:
- تحسين الإنتاجية: عند استخدامها بشكل صحيح، يمكن لبرامج تتبع الوقت والحضور أن تساعد في تحديد المجالات التي يمكن تحسينها، والتي يمكن أن تعزز الكفاءة وترفع الإنتاجية.
- تحسين عملية اتخاذ القرارات: يمكن أن يساعد تتبع الوقت الشركات في اتخاذ قرارات أفضل وأكثر فعاليةً حول توجيه الموارد وتحسين سير العمل.
- ضمان دقة الفوترة: يمكن لبرامج تتبع الوقت مساعدة أصحاب العمل في ضمان دفع الرواتب بشكل صحيح للموظفين، مع الحصول على رؤًى قيمة حول إنتاجية الموظفين.
- تحسين التواصل داخل الفرق: يمكن لبيانات برامج تتبع الوقت مساعدة الموظفين والمديرين على التواصل بشكل أفضل فيما يتعلق بالأهداف والوفاء بالمواعيد النهائية.
أفكار ختامية
يمكن لأصحاب العمل الحد من الانزعاج بشأن برامج تتبع الوقت عن طريق بناء الثقة مع موظفيهم. ويمكن أن يساعد الصدق والشفافية بشأن استخدام البرنامج في جعل الموظفين أكثر انفتاحًا وراحةً. كما أنه من المهم أيضًا التأكد من أن تطبيق تتبع الوقت سيكون بشكل عادل ومنصف لجميع الموظفين، خاصةً أولئك الذين يعانون من الإعاقة.
بالإضافة إلى ذلك، يجب على أصحاب العمل أن يقدموا برامج تتبع الوقت وجميع الممارسات ذات الصلة بشكل صحيح لجميع الموظفين، بما في ذلك الذين يشغلون مناصب إدارية. ويمكن أن يساعد ذلك في منع المشاكل مثل الإدارة التفصيلية، ومخاوف الخصوصية، والإحباط، وغيرها. وفي النهاية، يمكن أن تكون برامج تتبع الوقت والحضور ذات قيمة وقوة عند استخدامها بشكل مسئول وأخلاقي.
