قبل أن يصبح العمل عن بعد أمرًا معتادًا بالنسبة لمعظم الشركات، حيث كنا بالفعل نعتنق هذا النظام في جبِل. كان فريقنا يعمل عن بعد تمامًا منذ عام 2017. ويمكننا أن نقول بثقة أنه كان أفضل قرار اتخذناه على الإطلاق.
لقد فهمنا مبكرًا قيمة المرونة وإمكاناتها في تمكين الفرق من العمل من أي مكان.
إلى يومنا هذا، لدينا الآن أكثر من 100 موظف في 16 بلد مختلف.
إليك القصة وراء كيفية قيامنا بذلك، وكيف يمكنك القيام به أيضًا.
هل العمل عن بُعد أفضل حقًا؟
للعمل عن بعد العديد من المزايا، ليس فقط للموظفين ولكن للشركة ككل.
من منظور مالي، هناك توفيرات كبيرة في التكاليف المُنفقَة على مساحة المكاتب، والمرافق العامة، وغيرها من النفقات العامة. والتي، لأخبركم، يمكن أن تكلَِف ميزانية الشركة الكثير..
ستكون الشركة التي تعمل عن بعد قادرة أيضًا على الاختيار من مواهب أكبر بكثير، والاستفادة من الخبراء المهرة من جميع أنحاء العالم. وهناك مزايا للعمل مع فريق عالمي، حيث ستتمكن من التعاون مع وجهات نظر، وأفكار وتجارب متنوعة، مما يمكن أن يؤدي إلى حلول أكثر ابتكارًا، وفريق أقوى، وأكثر قابلية للتكيف.
وغير كل هذا، أكبر ميزة للعمل عن بعد هي قدرته في تعزيز معنويات الموظفين. أوَّد أن أطلق عليها “ميزة المنزل” (مثلما هو الحال في الرياضة!).
عندما لا يحتاج الموظفون للتعامل مع ضغوط التنقل اليومي أو أي من السياسات المكتبية، فهم ببساطة يصبحون أكثر سعادة في حياتهم. أقصد أنه من لن يكون كذلك؟
سيتمكنون من العمل بشكل مريح في منازلهم أو أينما يشعرون بالراحة أكثر شيء، سواء كان ذلك في ركن هادئ من غرفة معيشتهم، أو في مقهى دافئ، أو حتى أثناء السفر. وسيكون بإمكانهم أيضًا قضاء المزيد من الوقت في القيام بالأشياء التي يحبونها، سواء كان ذلك الخروج في نزهة سريعة أثناء العمل أو للعمل في الخارج مع الأصدقاء.
هناك الكثير مما يمكن تحقيقه من السماح للموظفين بقضاء حياتهم على النحو الأمثل لهم. وهذا لا يعني أنهم لن ينجزوا عملهم – بل في الواقع، غالبًا ما يعني العكس. عندما يحب الموظفون بيئة عملهم، يكون لديهم حافز أكبر للاستمرار في بذل أفضل ما لديهم.
ولأن فريقنا سعيد جدًا بنظام العمل عن بعد، فإن معدل ترك الموظفين للعمل لدينا يكاد يكون معدومًا!
“الموظفون الذين عملوا من المنزل طوال الوقت كانوا أكثر سعادًة بنسبة 20% كمتوسط عن أولئك الذين لم يتمكنوا من العمل من المنزل.” – دراسة Tracking Happiness
وجود موظفين سعداء يعني إنتاجية أعلى، وجودة عمل أفضل، وشركة أفضل بشكل عام. لذلك، إذا نظرت في الأمر حقًا، فإن العمل عن بعد يمكن أن يكون مفيدًا للجميع.
الخطوات الأساسية للانتقال من العمل في المكتب إلى العمل عن بعد بنسبة 100%
الانتقال من العمل في المكتب إلى شركة تعمل عن بعد بنسبة 100% يمكن أن يكون تحديًا، لكنني أعتقد أنه أمر يمكن تحقيقه باستخدام النهج الصحيح.
لا يوجد نظام واحد يناسب الجميع لإجراء هذا التحول، حيث أن كل لكل منظمة احتياجاتها وثقافتها الفريدة. ومع ذلك، إذا كنت ترغب في بدء الانتقال إلى العمل عن بعد، إليك بعض الخطوات الرئيسية التي أعتقد أنه يجب عليك القيام بها.
1. قيِّم ما إذا كانت شركتك مُهيَّئة لتطبيق نظام العمل عن بعد
أنا لست هنا لأقول أن العمل عن بعد هو أفضل طريقة عمل لكل الشركات. مجرد نجاحه بالنسبة لنا لا يعني أنه سينجح مباشرًة بالنسبة لك.
لذلك قبل استكشاف عالم العمل عن بعد، من المهم تقييم ما إذا كانت عمليات عمل شركتك يمكن أن تنتقل بفعالية إلى نظام العمل عن بعد. ضع في اعتبارك طبيعة عملك، والأدوات التي يعتمد عليها فريقك، وكيفية إدارة المهام بشكل نموذجي.
قد تتطلب بعض الأدوار تواجدًا فعليًا أو معدات متخصصة يصعب إتاحتها خارج المكتب. حدد هذه التحديات في وقت مبكر، وحدد ما إذا كان يمكن معالجتها عبر حلول بديلة أو ما إذا كانت بعض الوظائف ستحتاج إلى التواجد بشكل شخصي.
لحسن الحظ وجدنا في جبِل أن معظم أدوارنا كانت مناسبة تمامًا للعمل عن بعد. يعتمد نموذج عملنا بشكل كبير على الأدوات الرقمية والأنظمة المستندة إلى أنظمة العمل السحابية، مما جعل التحول أكثر سلاسةً. ومع ذلك، فقد استغرقنا الوقت لتحليل كل دور بعناية للتأكد من أن العمل عن بعد لن يؤثر على الإنتاجية أو تعاون الفريق.
بمجرد تأكيد أن عملك قادرًا على العمل عن بعد، فإن الخطوة التالية هي التخطيط لعملية انتقالك بعناية. وهذا يعني وضع جدول زمني، وتحديد المحطات المهمة، وشرح خطتك للفريق بأكمله.
يمكن أن يساعد النهج المُتدرِّج في تخفيف عملية التحول، مما يسمح للموظفين بالتكيف تدريجياً مع بيئة العمل الجديدة. خلال هذه المرحلة، اجمع التعليقات وكن مستعدًا لإجراء التعديلات عند الحاجة.
2. حدد سياسات واضحة للعمل عن بعد
الانتقال من العمل من المكتب إلى العمل عن بعد يمكن أن يكون مخيفًا بعض الشيء لجميع من في الشركة عندما لا يعرفون ما يمكن توقع حديثه. هذا هو حيث يمكن أن تساعد سياسات العمل عن بعد.
،تعمل سياسات العمل عن بعد الواضحة كخارطة طريق لكل من الموظفين والمدراء، حيث تحدد التوقعات والإجراءات المطلوبة لانتقال سلس. إنها تساعد في وضع مبادئ توجيهية لساعات العمل وممارسات التواصل، ومقاييس الأداء، والتي تعتبر أمرًا حاسمًا للحفاظ على الإنتاجية والتأكد من أن انسجام الجميع.
تشمل بعض الجوانب الرئيسية التي يجب تحديدها في سياسة العمل عن بعد التالي:
-
ساعات العمل الأساسية التي يجب اتصال الموظفين أثنائها بالإنترنت لعقد الاجتماعات أو المهام التعاونية
-
الأدوات والقنوات لأنواع الاتصال المختلفة
-
طريقة تكليف المهام، وتتبعها، وتقديم تقارير عنها
-
البروتوكولات المستخدمة في تأمين بيانات الشركة، مثل استخدام الشبكات الآمنة، وكلمات المرور القوية، والشبكات الخاصة الافتراضية (VPN)
-
الموارد والدعم المستخدمة فإعداد مكتب منزلي مُنتِج
من خلال معالجة هذه النقاط الأساسية من سياسة العمل عن بعد الخاصة بك، يمكنك إنشاء إطار عمل منظم يدعم انتقالًا سلسًا إلى العمل عن بعد.
3. تتبع الموظفين بشكل أخلاقي
أحد المشاكل الرئيسية التي يواجهها المديرون مع العمل عن بعد هو كيفية المحافظة على الإشراف. كيف يمكنك التأكد من أن الموظفين يقومون بعملهم عندما لا تستطيع أن تراهم فعليًا؟ هل يمكنك أن تتابع الإنتاجية دون أن تكون متسلطًا؟
حسنًا، بالتأكيد يمكن ذلك. ولكن قد تختلف الإجابة عن كيفية القيام بذلك.
أحد الطرق التي يمكنك من خلالها مراقبة موظفيك هي عبر تتبع وقتهم وحضورهم باستخدام تطبيقات تتبع الحضور. يمكنك أيضًا اختيار تتبع موقعهم باستخدام متتبعات الموقع الجغرافي (GPS). حتى أن بعض الشركات ترفع المستوى عبر تتبع الأنشطة عبر الإنترنت، وقياس ضغطات المفاتيح، ومراقبة الأنشطة التي تحدث على الشاشة. أنا متأكد من أن هذه الطرق لها مزاياها، ولكنني لست معجبًا بها حقًا.
عند اختيار الطريقة الصحيحة لتتبع موظفيك، من المهم أولاً أن تحدد أهدافك. ضع في اعتبارك جوانب عملهم المحددة التي تحتاج إلى مراقبتها ولماذا. على سبيل المثال، إذا كان من المطلوب تواجد الموظفين في مواقع محددة للقيام بوظائفهم، مثل حضور اجتماعات العملاء أو زيارة مواقع مختلفة، فقد يكون التتبع الجغرافي ذي معنى. ومع ذلك، إذا كان فريقك يعمل كليًا من المنزل ولم يكن الموقع أمرًا بالغ الأهمية للقيام بمهامهم، فقد يُنظر إلى التتبع الجغرافي على أنه تدخل وغير ضروري.
في جبِل، فإننا نقوم في الأساس بتتبع الوقت والحضور فقط. لدينا العديد من الموظفين يُدفع لهم أجورهم بالساعة، وتتبع أوقاتهم يساعدنا في التأكد من أن الجميع يُدفع له أجره بدقة مقابل وقت عملهم. كما يساعد في محاسبتهم على وقتهم.
إذا كنت ترغب في استكشاف كيفية تتبع الموظفين عن بعد بالتفصيل، وما يجب عليك فعله أو عدم فعله، يمكنك مراجعة دليلنا السريع حول كيفية تتبع الموظفين عن بعد بشكل أخلاقي.
4. حافظ على تواصل صريح
الانتقال من بيئة عمل عبر الموقع إلى بيئة عمل عن بعد بنسبة 100٪ يتطلب أكثر من مجرد التكيف مع الأدوات والعمليات الجديدة – إنه يتطلب تركيزًا متعمدًا على الحفاظ على التواصل الصريح. عندما لا تتواجد الفرق معًا فعليَّا، فإن التفاعلات العفوية التي تحدث بشكل طبيعي في المكتب، مثل الدردشة في الممر أو تناول الغداء معًا لا تحدث. يمكن أن يؤدي هذا النقص في التواصل وجهاً لوجه إلى الشعور بالعزلة أو فقدان الاتصال إذا لم يُعالج.
في جبِل، وجدنا أن تعزيز شعور الارتباط القوي وروح الفريق ليس مجرد ممكنًا، بل يمكنه أن يتجاوز ما يحدث في بيئات المكاتب التقليدية. كيف يحدث ذلك؟ من خلال إعطاء الأولوية للتواصل المفتوح والمستمر وتسهيله.
بدلاً من الاعتماد على الاجتماعات الرسمية فقط، فإننا نشجع أعضاء فريقنا على المشاركة في مكالمات سريعة أو تجمعات “huddles”. تُسهِّل الأدوات مثل ميزة Huddle في سلاك من إجراء هذه المحادثات العادية والعفوية التي تبقي الجميع على اتصال وتناغم. وبدلاً من إرسال رسالة مثل “هل يمكننا إجراء مكالمة؟” – والتي قد يتم تجاهلها – فإننا نروج ثقافة أن يكون بدء المكالمة هو الطبيعي. يعيد هذا النهج العفوية التي قد يفتقر إليها أحيانًا العمل عن بعد.
ولكن الأمر لا يتوقف عند تفاعلات العمل اليومية. ولكن لنساعد في جعل رابطة فريقنا أعمق، فإننا نقوم بتنظيم اجتماع على مستوى الشركة كل تسعة أشهر في منتجع، ويتم دفعه بالكامل من قبل جبِل. هذا الحدث الذي يستمر لمدة 3 أيام هو ليتواصل الجميع على المستوى الشخصي بعيدًا عن ضغوط العمل. إنه اختياري تمامًا، ومع ذلك يحضر الجميع تقريبًا، وهذا يثبت مدى تقدير فريقنا لهذه الفرصة لتقوية علاقاتهم.
والنتيجة؟ فريق يشعر بالارتباط، والدعم، والتحفيز حقًا. على الرغم من العمل على بعد أميال، فإن شعورنا بالزمالة قوي جدًا، لدرجة أننا لم نشهد أي وضع ترك عمل للموظفين على مر السنين.
هنا نحن في أحد اجتماعات فريقنا ونحن نستمتع بغداء لذيذ جدًا.
شعور الانتماء أمر مهم للغاية في بيئة العمل عن بعد. قد تكون المسافة الفعليَّة ضخمة، لكن الروابط العاطفية والمهنية لا يجب أن تكون كذلك.
كلمات ختامية
العمل عن بعد أمر رائع، لكنه يحتوي أيضًا على مجموعة كبيرة من التحديات. إذا كنت تخطط لإجراء عملية الانتقال، فمن المهم أن تكون لديك المجموعة الصحيحة من الاستراتيجيات المُفعَّلة أثناء انتقالك. وبهذه الطريقة، ستتمكن من بناء بيئة عمل عن بعد لا تعمل بشكل فعال فحسب، بل تعزز أيضًا من الإنتاجية، ورضا الموظفين، ونمو الشركة.
تذكر أن العمل عن بعد لا يهتم فقط بنقل فريقك من المكتب إلى منازلهم – بل يتعلق أيضًا بإعادة التفكير في كيفية عملكم معًا، وكيفية تواصلكم، وكيفية محافظتكم على ثقافة فريق قوية على الرغم من المسافة البدنية. وإذا تم تطبيقه بعناية، يمكن للعمل عن بعد أن يُحدِث عجائب في عملية تحويل شركتك وإيصالها إلى آفاق أعلى. مثلما فعل ذلك بالنسبة لجبِل.
أتمنى لك الحظ!
