لن تكون سجلات الوقت اليدوية كافية في صناعة البناء الحديثة. حيث أنها عرضًة للأخطاء، ويمكن التلاعب بها بسهولة، وتستغرق وقتًا كثيرًا للمعالجة.
إذا كنت تعتمد في الماضي على سجلات الوقت اليدوية، فقد حان الوقت للانتقال إلى بديل أفضل بكثير – برنامج تتبع الوقت في البناء.
سيرشدك هذا الدليل في كل ما تحتاج إلى معرفته حول هذه الأدوات المذهلة، وكيف يمكنها أن تفيدك أنت وفريقك، وكيف يمكنك تنفيذ برنامج تتبع الوقت في أعمال البناء بنجاح.
يُغطِّي هذا الدليل:
- لماذا تحتاج لتتبع الوقت في مجال البناء؟
- كيف يكون برنامج تتبع الوقت أفضل من سجلات الوقت اليدوية؟
- كيف يعمل برنامج تتبع الوقت لمجال البناء؟
- خطوات تنفيذ تتبع الوقت في مجال البناء بنجاح
- أفكار ختامية
صورة بواسطة كليم أونوجيغوو على أن سبلاش (Unsplash)
لماذا تحتاج لتتبع الوقت في مجال البناء؟
واحدة من أكبر تكاليف البناء هي العمالة.
وفقًا لدراسة أجريت عام 2024 حول صناعة البناء، فإن ساعات العمل تُمثِّل حوالي 45% من إجمالي تكاليف المشروع. وهذا جزء كبير من ميزانيتك.
لإدارة تكاليف العمالة بفعالية، فإن أول شيء ستحتاج لتتعامل معه هو الوقت.
تحتاج لمعرفة كيفية إمضاء هذه الساعات وعلى ماذا. تتيح لك هذه الرؤية البقاء على اطلاع بتقدم المشروع، وإدارة تكاليف الرواتب، وتجنب التأخيرات المُكلِّفة.
يمكن أن يساعدك وجود سجل مفصل للوقت أيضًا في:
- التأكد من دفع أجر لكل عامل بدقة وفقًا لمقدار وقت عمله
- تجنب النزاعات والمشكلات القانونية المحتملة المتعلقة بالرواتب
- تحديد العوائق وأوجه عدم الكفاءة في سير العمل الخاص بك
- تقدير احتياجات العمالة بشكل أدَّق لمناقصة مشروعك التالي
كيف يكون برنامج تتبع الوقت أفضل من سجلات الوقت اليدوية؟
برنامج تتبع الوقت ابتكار ثورِّي مُقارنًة بسجلات الوقت اليدوية.
باستخدام سجلات الوقت اليدوية، فإنك تعتمد على الموظفين لتسجيل ساعات عملهم بدقة، ولكن دعنا نعترف بالأمر – تحدث الأخطاء، ويمكن أن تتراكم هذه الأخطاء. ربما ينسى شخص ما تسجيل وقت بدء عمله، أو أن يُقدِّر الساعات بدلاً من تتبعها بدقة. يمكن أن تؤدي هذه الأخطاء الصغيرة إلى مشاكل في الرواتب، وتأخيرات في المشروع، وحتى نزاعات حول ساعات العمل.
ومن ناحية أخرى، يقوم برنامج تتبع الوقت بأتمتة العملية بأكملها. لا مزيد من مطاردة سجلات الوقت أو الأعمال الورقية الفوضوية!
يمكن لبرنامج تتبع الوقت تسجيل وقت تسجيل الحضور والانصراف للعاملين بدقة. كما أن بعض الأنظمة تسمح لك بتتبع وقت المهام أو المشاريع المحددة. وهذا يعني أنك تحصل على رؤية واضحة في الوقت الحقيقي لمكان قضاء وقت الجميع، وهذا سيساعدك على اتخاذ قرارات أكثر استنارة بشأن تخصيص الموارد وإدارة المشروع.
كيف يعمل برنامج تتبع الوقت لمجال البناء؟
على عكس سجلات الوقت اليدوية حيث يتعين عليك تدوين الساعات ثم حسابها يدويًا، يقوم برنامج تتبع الوقت لمجال البناء بأتمتة كل شيء.
كل ما يحتاج إليه عمال البناء هو تسجيل الحضور والانصراف بضغطات قليلة على جهاز، ببساطة. يمكن أن يكون الجهاز هواتفهم أو كشك تسجيل الحضور والانصراف المخصص في الموقع.
ثم يسجل البرنامج بعد ذلك تسجيلات الحضور والانصراف هذه في الوقت الحقيقي، ويحسب تلقائيًا إجمالي الساعات التي تم العمل فيها، والاستراحات المأخوذة، وأي ساعات عمل إضافية.
وحتى أن بعض أدوات تتبع الوقت لمجال البناء مُزوَّدة أيضًا بالتعرف على الوجه. وهذا يعني أن العمال يحتاجون فقط إلى المشي إلى كشك تسجيل الحضور والانصراف، وإجراء مسح للوجه، وسيتم تسجيل حضورهم تلقائيًا. هذا ليس رائعًا فقط من أجل الراحة ولكن أيضًا لتعزيز الأمن. الآن يمكنك أن تكون واثقًا من قيام الأشخاص المناسبين بالعمل بالفعل.
بجانب التعرف على الوجه، قد يكون برنامج تتبع الوقت لمجال البناء أيضًا مجهزًا بـ:
- التتبع الجغرافي (GPS): يعد التتبع الجغرافي (GPS) وسيلًة رائعًة لتتبع الفرق التي تعمل عن بُعد والتي تتحرك باستمرار. حيث أنه يُمكِّن المديرين من مراقبة مكان تواجد العمال في الوقت الحقيقي، وهذا يضمن تواجدهم في المواقع الصحيحة وقيامهم بمهامهم.
- السياج الجغرافي: للحصول على تحكم أفضل للموقع، يسمح السياج الجغرافي للعمال بتسجيل الوقت فقط عند تواجدهم داخل مواقع العمل المسموح بها. وتضمن هذه الميزة تسجيل الوقت فقط عندما يكون الموظفون موجودين فعليًا في منطقة العمل المُحدَّدة لهم.
- تتبع المشاريع والأنشطة: من خلال تتبع وقت المشروع والنشاط، يمكن أن يساعدك برنامج تتبع الوقت في مجال المقاولات على تحديد مواضع قضاء هذه الساعات بالضبط، وتحديد المشكلات، وتحسين المواضع اللازمة للحفاظ على سير مشروعك.
- التكامل مع الرواتب: يمكن أن تتكامل العديد من برامج تتبع الوقت في مجال المقاولات بسلاسة مع أنظمة الرواتب، وهذا يسمح بنقل بيانات الزمن تلقائيًا لتتمكن من تسريع عملية الرواتب.
كل هذه الميزات قد تكون أدوات قويَّة لتحسين الكفاءة والدقة في موقع البناء الخاص بك.
خطوات تنفيذ تتبع الوقت في مجال البناء بنجاح
قد يبدو الانتقال من سجلات الأوقات اليدوية إلى برامج تتبع الوقت في مجال البناء وكأنه تحولًا كبيرًا. ولكنه في الواقع أمر بسيط إلى حد ما عندما تقوم بتبسيطه لمهام صغيرة. فيما يلي بعض الخطوات الأساسية لتنفيذ برنامج تتبع الوقت في مجال المقاولات والذي يمكن أن يقودك إلى النجاح.
الخطوة 1: اشرح بوضوح سبب حاجتك لتتبع الوقت في المقام الأول.
قبل أن تبدأ حتى في التنفيذ بثقة، تحتاج إلى قدر جيد من التخطيط والتواصل لتنفيذ عملية تتبع الوقت لفرق البناء.
ابدأ بتفسير الأسباب التي تجعل تتبع الوقت ضروريًا بوضوح. أخبِر فريقك أنه ليس مجرد مراقبة ساعات عملهم – بل إنه لضمان استمرار تقدم المشاريع في المسار الصحيح، وإدارة الميزانيات بشكل فعال، والتأكد من دفع أجور الجميع بدقة مقابل العمل الذي يقومون به.
وضِّح أن الغاية هي تحسين إدارة المشروع والفعالية التشغيلية، وليست الإدارة المفرطة. عندما يتفق الجميع على هدف واحد، لن يشعروا بأن برنامج تتبع الوقت مهمة إضافية أو تدخل، بل أداة مفيدة يمكن أن تساعد الفريق في تحقيق أهدافه بشكل أكثر فعالية. فوز المشروع يعني فوز الجميع.
الخطوة 2: اختَر برنامج تتبع الوقت الصحيح.
توجد الكثير من أدوات تتبع الوقت، ولكنك تحتاج إلى أداة مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات البناء. والأهم من ذلك أنها يجب أن تتوافق مع احتياجاتك وأهدافك المحددة.
قبل اتخاذ هذا القرار، إليك بعض الأشياء الأساسية التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار:
- أهدافك لتتبع الوقت: قبل التعمق في عملية الاختيار، حدد بوضوح ما تحتاجه من أداة تتبع الوقت. هل تبحث عن مراقبة حضور الموظفين، أو إدارة ميزانيات المشروع، أو تبسيط إعداد الرواتب؟ سيساعدك فهم أولوياتك على التركيز على الأدوات التي تلبي هذه المتطلبات.
- سهولة الاستخدام: يجب أن تكون الأداة التي تختارها بسيطة وسهلة الاستخدام بالنسبة لفريقك. يمكن أن يؤدي تنفيذ برنامج معقد يتطلب تدريبًا مكثفًا إلى انخفاض معدلات الاستخدام وانتشار الإحباط. ابحث عن واجهة سهلة الاستخدام يمكن لفريقك تعلمها بسرعة.
-
التكامل مع الأنظمة الحالية: تأكد من أن برنامج تتبع الوقت سهل التكامل مع أنظمتك الحالية، مثل برنامج الرواتب، وأدوات إدارة المشاريع، أو منصات المحاسبة. سيؤدي ذلك إلى توفير الكثير من الوقت وتقليل خطر الأخطاء التي تحدث عند نقل البيانات بين الأنظمة.
القدرة على التوسع: مع نمو عملك، قد تتغير احتياجات تتبع الوقت الخاصة بك. اختر أداة يمكنها التوسع مع عملك، والتي تقدم خيارات مرنة لإضافة مستخدمين جدد أو ميزات عند الحاجة. وإذا كانت قادرًة على استيعاب عدد غير محدود من المستخدمين، فذلك أفضل، خاصًة إذا كنت تدير فريقًا يتوسَّع.
اعتبارات التكلفة: أخيرًا، ضع ميزانيتك في الاعتبار. تقدم بعض الأدوات تجربًة مجانيًة أو عرضًا توضيحيًا، وهذا قد يكون مفيدًا في تحديد ما إذا كان البرنامج مناسبًا قبل الالتزام المالي. حتى أنه توجد تطبيقات مجانية 100% لسجلات الوقت في مجال البناء والتي يمكنك استكشافها إذا كنت ترغب في تقليل التكاليف إلى أدنى حد.
صورة بواسطة بيكساباي (Pixabay)
الخطوة 3: انشئ خطة تنفيذ قويَّة
مثل أي مشروع بناء، يحتاج تنفيذ برنامج تتبع الوقت إلى خطة قويَّة لضمان النجاح.
ابدأ بتحديد جدول زمني واضح لتاريخ تنفيذ البرنامج.
اختر تاريخًا للإطلاق يمنحك وقتًا كافيًا لاختبار البرنامج وتدريب موظفيك. يساعد هذا التحضير في تجنب أي مشاكل تحدث في اللحظة الأخيرة والتي يمكن أن تعطل طرح البرنامج. إذا كنت تستخدم أداة سهلة الاستخدام لتتبع الوقت، فلن يستغرق ذلك وقتًا طويلاً.
ستحتاج بعد ذلك إلى تعيين المسؤوليات للتنفيذ. قرر ما إذا كنت تريد تعيين مشرف واحد أو جمع فريق صغير للإشراف على العملية. سيكون هذا الفريق مهمًا في تنسيق المهام، وإدارة تثبيت البرنامج، ومعالجة أي مشكلات تنشأ.
التواصل هو المفتاح خلال هذه العملية. تأكد من إبلاغ موظفيك بخطة التنفيذ وتاريخ الإطلاق قبلها بوقتٍ كافٍ. يساعد إبقاء الجميع على اطلاع بالمستجدات على ضمان استعداد فريقك ليوم الإطلاق.
الخطوة 4: فكِّر في الإطلاق التجريبي للبرنامج أولًا.
يتضمن الإطلاق التجريبي اختبار البرنامج مع مجموعة صغيرة من المستخدمين قبل إتاحته للجميع. يسمح لك هذا بتحديد أي مشكلات وإجراء التعديلات اللازمة في بيئة أسهل في الإدارة.
يمكنك اختيار فريق صغير أو قسم محدد لتجربة البرنامج. يساعد هذا النهج المُستهدف في جمع رؤى حول مدى تكامل البرنامج مع عملياتك الحالية وما إذا كان يلبي احتياجات فريقك. خلال هذه المرحلة، شجع المشاركين على تقديم تعليقات حول تجاربهم وأي صعوبات يواجهونها. مدخلاتهم حاسمة لتحديد المجالات التي قد تتطلب تحسينًا.
عند مراقبة الاستخدام أثناء الإطلاق التجريبي، انتبه إلى عدد مرات استخدام التطبيق وأي الميزات هي الأكثر شعبية. يمكن أن تسلط هذه البيانات الضوء على المشكلات التقنية أو تشير إلى أماكن الحاجة إلى تدريب إضافي.
وفقًا للانطباعات وبيانات الاستخدام، قم بإجراء أي تعديلات ضرورية. وقد يتضمن ذلك توفير تدريب إضافي أو تعديل ميزات معينة لتناسب احتياجات فريقك بشكل أفضل.
الخطوة 5: ضبط النهج وتنفيذ البرنامج.
الآن، حان وقت تحسين التدريب الخاص بك والتحضير لإطلاق أوسع نطاقًا لفريقك بأكمله.
ابدأ بتقييم الآراء التي تم جمعها خلال الإطلاق التجريبي. استخدم هذه المعلومات لتحسين جلسات التدريب الخاصة بك، وهذا يضمن حصول الموظفين على فهم شامل لطريقة استخدام برنامج تتبع الوقت. يساعد تكييف تدريبك لمعالجة أي تحديات أو أسئلة نشأت أثناء مرحلة التجريب في تمكين فريقك وبناء ثقته في استخدام الأداة الجديدة.
خلال التدريب، استمر في تسليط الضوء على فوائد برنامج تتبع الوقت. وتأكد من أن موظفيك يفهمون كيفية تبسيطه لعملية الرواتب، وتحسينه للإنتاجية، وفي النهاية جعل وظائفهم أسهل. عندما يدركون هذه المزايا، سيكونون أكثر استعدادًا للترحيب بالتغيير واستخدام البرنامج بنشاط.
شَجِّع طرح الأسئلة وافتح نقاشات أثناء التدريب. هذا سيساعدك في فهم أية مخاوف والتأكد من أن الجميع يشعر براحة أثناء استخدام النظام الجديد.
الخطوة 6: قَدِّم دعمًا مستمرًا.
بمجرد تنفيذ وعمل برنامج تتبع الوقت، من الضروري توفير دعم مستمر لضمان عمله بشكل جيد ومعالجة أي مشكلات بسرعة. يمكن أن تكون الشراكة مع مزود البرنامج طريقة رائعة للوصول إلى الدعم والتدريب المستمر. يقدم العديد من المزودين موارد مثل أدلة المستخدم، أو الدروس التعليمية بالفيديو، أو مركز المساعدة لمساعدة فريقك في تصفح البرنامج وحل المشكلات بسهولة.
شَجِّع فريقك على تقديم تعليقات منتظمة حول البرنامج. سيساعدك ذلك في تحديد أي نطاقات تحتاج إلى تحسين أو تدريب إضافي. يساعد الحفاظ على مجال مفتوح للتواصل في معالجة المخاوف بسرعة وإجراء التغييرات اللازمة.
ستحتاج أيضًا مراقبة عدد مرات استخدام البرنامج وما إذا كان ذلك يلبي توقعاتك. تحقق مما إذا كان الفريق يستخدم جميع ميزات التطبيق بفعالية وما إذا كان يوفر الفوائد المتوقعة. إذا احتاج فريقك إلى مساعدة إضافية أو إذا تمت إضافة ميزات جديدة، فقم بتقديم جلسات تدريبية مُحدثة لضمان استخدام الجميع للبرنامج بقدراته الكاملة.
أفكار ختامية
التكنولوجيا تعني الكفاءة. حيث تساعدك على البقاء في المقدمة والمنافسة في السوق.
هذا هو الأمر بالنسبة لجميع الصناعات، بما في ذلك البناء.
مع برنامج تتبع الوقت، يمكنك زيادة كفاءة تتبع الوقت إلى مستوى آخر. إنه يؤتمت عملية تسجيل ساعات العمل، مما يقلل من الأخطاء ويوفِّر وقتًا ثمينًا.
لا يقتصر الأمر على تبسيط إعداد الرواتب فحسب، بل يساعدك أيضًا على مراقبة تقدم المشروع في الوقت الحقيقي، وهذا يسمح بتخصيص الموارد بشكل أفضل وتوقع نتائج المشروع بشكل أفضل.
باختيارك لتنفيذ تتبع الوقت في مجال المقاولات والاستثمار في تقنية تتبع الوقت المناسبة، فإنك لا تُحسِّن سير عملك فحسب، بل تُعِّد عملك للنجاح على المدى الطويل.
