إتقان تقسيم الوقت: سر التحكم في يومك
إذا نظرت يومًا إلى قائمة مهامك وتساءلت كيف ستتمكن من إنجاز كل هذه المهام في يوم واحد، فأهلاً بك في نادينا. بين العمل والأسرة، وبالطبع – في الحياة بشكل عام، نشعر غالبًا أن الوقت يتسرب من بين أيدينا بسرعة تفوق سرعتنا في طرح سؤال “ما هو اليوم؟”
هنا يأتي دور تقسيم الوقت – طريقة بسيطة وفعالة تساعدك على التوقف عن تشتيت جهودك والبدء في تحديد الأولويات.
تُستخدَم هذه الطريقة من قبل شخصيات بارزة مثل إيلون ماسك، وستيف جوبز، وبيل غيتس، حيث يمكن أن يساعدك تقسيم الوقت على استعادة السيطرة على حياتك، وتطبيق استراتيجيات لتصبح أكثر كفاءةً في التعامل مع مهامك اليومية.
ما يُغطِّيه هذا المقال:
- ما هو تقسيم الوقت؟
- هل تقسيم الوقت فعال؟
- كيف تبدأ في استخدام تقسيم الوقت
- استخدام الأدوات الرقمية لتتبع وإدارة تقسيم الوقت
- دمج تقنية بومودورو مع تقسيم الوقت
- تجربتي مع تقسيم الوقت
- أخطاء شائعة في تقسيم الوقت (وكيفية تجنبها)
- أفكار ختامية: هل تقسيم الوقت يستحق التجربة؟
ما هو تقسيم الوقت؟
تقسيم الوقت هو عملية تقسيم يومك إلى فترات زمنية مُخصَّصة، حيث يتم تعيين كل منها لمهمة أو نشاط محدد. فكِّر فيه على أنه تحديد وظيفة لكل دقيقة. بدلًا من التفاعل مع رسائل البريد الإلكتروني أو المُشتِّتات بشكلٍ فوري، تُقرِّر بشكل استباقي كيف ستقضي وقتك، وتتحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل في أوقات محددة مسبقًا من اليوم.
يكمن جمال تقسيم الوقت في بنيته. لا يتعلق الأمر بحشر المزيد من الأشياء في يومك؛ بل يتعلق بالعمل بذكاء أكبر. حيث تقوم بتجميع المهام المتشابهة في مجموعات، وتتخلص من تعدد المهام، وتمنح 100٪ من تركيزك للمهمة التي تقوم بها بالكامل، بدلًا من التفاعل مع ما يلقيه اليوم عليك.
هل تقسيم الوقت فعال؟
تقسيم الوقت فعال لأنه يجبرك على أن تكون لديك غاية. بدلًا من الاعتماد على قوائم مهام مبهمة، تلتزم بإنجاز مهام محددة في أوقات محددة. هذا الوضوح يزيل إرهاق اتخاذ القرارات ويقلل من التسويف.
تدعم الأبحاث ذلك. وضَّحت دراسة كتبها أستاذ الفلسفة جون بيري بعنوان: “التسويف المنظم” أن جدولة المهام مسبقًا تزيد بشكل كبير من الإنتاجية والتركيز. من خلال إنشاء خريطة طريق ليومك، أنت لا تتفاعل فقط مع الفوضى – بل تقود السفينة.
هذه الدراسة، على الرغم من أنها لم تختبر بشكل مباشر “تقسيم الوقت” كتقنية مُحددة الاسم، تسلط الضوء على كيف تساعد الفترات الزمنية المنظمة الأفراد على التركيز بشكل أفضل وتجنب التسويف. غالبًا ما يتم الاستشهاد بها في المناقشات حول كيف يمكن لجدولة مهام محددة في أوقات محددة أن تساعد في تحسين الإنتاجية.
كيف تبدأ في استخدام تقسيم الوقت
البدء في استخدام تقسيم الوقت أسهل مما تظن. إليك دليل خطوة بخطوة لإعداد نفسك للنجاح:
- خطِّط مسبقًا: في نهاية كل يوم، ضع خريطة لأولوياتك في اليوم التالي. اسأل نفسك ما هو الوقت الذي تكون فيه عادةً أكثر إنتاجية، وقم بالجدولة وفقًا لذلك. ضع المهام الصعبة في الأوقات التي تشعر فيها عادةً بأقصى قدر من الفعالية، والمهام الأخف للأوقات التي يتباطأ فيها نشاطك في العادة.
- أنشئ فئات: قم بتجميع المهام في فئات – على سبيل المثال: الاجتماعات، والعمل المُكثَّف، والأعمال الإدارية، والوقت الشخصي. إذا كانت لديك اجتماعات متعددة، فلا تُفرِّقها على مدار اليوم، قم بتجميعها في فترة واحدة لتكون أكثر كفاءةً في توزيع وقتك.
- ضع حدود زمنية: حدد مددًا واقعية لكل فترة زمنية. المبالغة في التقدير تؤدي إلى إنشاء وقت فراغ، والتقليل من التقدير يخلق ضغطًا. ابحث عن توازن يناسبك. خطِّط لما هو غير مُخطَّط له، واترك مساحة من الوقت للمهام غير المتوقعة، أو لأشياء معينة تستغرق وقتًا أطول من المتوقع. إذا حاولت حشر الكثير، فستبدأ حتمًا في الخروج عن الخطة.
- التزم بالخطة، أو عدِّل إذا لزم الأمر: تعامل مع فترات وقتك كمواعيد محددة. لا تتصفح إنستغرام خلسةً. ومع ذلك، إذا كانت الأمور لا تسير كما ينبغي، فلا داعي للذعر – قم بتغيير خطتك للسماح بالتغيرات. لا يوجد يوم يسير بشكلٍ مثالي، وتعديل الخطة أمر مقبول تمامًا.
- استخدم الأدوات لضمان النجاح: استخدم تطبيق تقسيم الوقت لمساعدتك على الالتزام بالتزاماتك دون الحاجة إلى مراقبة الساعة باستمرار.
استخدام الأدوات الرقمية لتتبع وإدارة تقسيم الوقت
أحد أصعب جوانب تقسيم الوقت هو البقاء على المسار الصحيح. وهنا يأتي دور برنامج تقسيم الوقت. إنه أداة عبر الإنترنت تساعدك على جدولة المهام ومراقبة كيفية استخدامك لوقتك – كل ذلك في مكان واحد.
تسمح لك هذه البرامج بإعداد فترات زمنية لكل شيء، من الاجتماعات إلى جلسات التركيز، وتتبع المدة التي تقضيها في كل منها. يجعل التخطيط المرئي من السهل تحديد أين تقضي وقتك وتعديل جدولك حسب الحاجة. إنه مثل وجود مدرب شخصي للوقت، ولكن بدون الصافرة.
دمج تقنية بومودورو مع تقسيم الوقت
تم تطوير تقنية بومودورو بواسطة فرانشيسكو سيريلو في أواخر الثمانينيات، وسُميت على اسم مؤقِّت المطبخ على شكل طماطم الذي استخدمه، وصُممت لتبسيط المهام المرهقة عن طريق تقسيمها إلى فترات صغيرة يمكن إدارتها.
تقنية بومودورو هي نسخة من تقسيم الوقت تٌقسِّم المهام إلى فترات تركيز مدتها 25 دقيقة، تليها فترات راحة قصيرة.
إذا كان تقسيم الوقت يعتمد على تنظيم يومك، فإن تقنية بومودورو هي المُحرِّك الذي يشغل كل فترة. تتعاون هذه الطرق معًا بشكل رائع، مما يخلق سير عمل مركزًا وفعالًا مع منح عقلك فترات الراحة التي يحتاجها للحفاظ على التركيز.
إليك كيف يمكنك الجمع بينهما: عندما تقوم بتعيين فترة زمنية لمهمة ما، قم بتقسيمها إلى فترات بومودورو مدتها 25 دقيقة، تليها فترات راحة مدتها 5 دقائق. على سبيل المثال، إذا قمت بتخصيص ساعتين لكتابة تقرير، فستكمل أربع فترات بومودورو مع فترات راحة قصيرة بينها، وربما فترة راحة أطول في النهاية.
تجربتي مع تقسيم الوقت
سأكون صريحًا – إدارة الوقت ليست شيئًا حصلت عليه بالفطرة. شعرت أن تقسيم الوقت مُقيِّد في البداية. بدت فكرة التخطيط لكل ساعة في يومي وكأنها معسكر تدريب للإنتاجية، وليست حيلة لتحسين الحياة. ولكن بعد أسبوع من تجربتها، أدركت أنها كانت دفعة حقيقية للمساعدة في مكافحة ميولي للتسويف.
المهام التي كانت تتواجد في أسفل قائمة مهامي لأسابيع، ولا ترى النور أبدًا، فهمت فجأة أنها تتناسب بدقة مع فترات زمنية مدتها 30 دقيقة. لم يعد صندوق البريد الوارد الخاص بي يملي ما سأفعله في يومي، فبدلًا من الرد على رسائل البريد الإلكتروني كلما رن هاتفي في جيبي، كنت أُبقي الإشعارات مقفولة، وأرد بدلًا من ذلك على رسائل بريد إلكتروني متعددة في فترات زمنية محددة.
وأفضل ما في الأمر؟ انتهيت من العمل مبكرًا وبدون الشعور بالذنب، وعرفت أنني أتممت أهم الأشياء، ويمكن تخصيص الباقي لليوم التالي.
أخطاء شائعة في تقسيم الوقت (وكيفية تجنبها)
خلال رحلتي في تقسيم الوقت، عرفت بعض المصائد التي يجب تجنب الوقوع فيها:
- حشو يومك بالمهام: لا تضغط الكثير في فترة زمنية واحدة. كن واقعيًا بشأن المدة التي تستغرقها المهام.
- تخطي فترات الراحة: قم بتضمين وقت للراحة في جدولك لإعادة شحن طاقتك. فترات الراحة هي مُعزِّزات للإنتاجية، وليست مضيعةً للوقت.
- التمسك الشديد بالخطة: تحدث أمور غير متوقعة في الحياة. اترك وقتًا احتياطيًا للتعامل مع المشكلات غير المتوقعة.
أفكار ختامية: هل تقسيم الوقت يستحق التجربة؟
تقسيم الوقت لا يعتمد فقط على الإنتاجية – بل يعتمد على استعادة السيطرة. فهو يساعدك على قضاء وقتك مع وجود هدف، حتى تتمكن من العمل بذكاء أكبر، وتحقيق أهدافك، وأن يكون لديك وقت للاستمتاع بالحياة.
إذا كنت تشعر بالإرهاق بسببك جدولك، فجرّب تقسيم الوقت. ابدأ بخطوة صغيرة، وحافظ على الاستمرارية، ودع أدوات مثل جِبل تقوم بالعبء الأكبر. قد تجد أنها الحيلة التي كنت تنتظرها لتنظيم إدارة مهامك أخيرًا.
