تسجيل الوقت للموظفين براتب شهري

لا شك أننا نتفق جميعاً حول أهمية تسجيل وقت العمل والحضور للموظفين، سواء أكانوا يتلقون أجورهم بالساعة أو براتب شهري. يحتاج أصحاب العمل إلى التأكد من أن ما يدفعونه من مال للأجور والرواتب؛ دقيقٌ للغاية. وأن الموظفين براتب شهري قد قاموا بأداء أعمالهم ومهامهم المطلوبة مقابل هذا الراتب. 

كما يحتاج الموظفون كذلك إلى تسجيل أوقات حضورهم وعدد ساعات عملهم، ليتم محاسبتهم على أي أوقات إضافية قضوها في العمل، وكذلك كدليل على التزامهم عندما يحين الأوان لتحديد أولئك الذين يستحقون الترقيات والمكافآت منهم. 

دعنا نتعرف على أهم فوائد تسجيل الوقت للموظف، ولصاحب العمل، وللمنشأة بشكل عام، وكيف يمكن أن يؤثر ذلك على الأداء والإنتاجية، وعلى ازدهار الأعمال ورفاهية الموظفين. 

 في هذا المقال:

• فوائد تعود على المنشأة من تسجيل وقت الموظفين براتب شهري
• فوائد تعود على الموظف من تسجيل وقت الموظفين براتب شهري
• ما هي أفضل وسيلة لتسجيل وقت الحضور للموظفين براتب شهري؟

فوائد تعود على المنشأة من تسجيل وقت الموظفين براتب شهري

قد يلاحظ المدير أن أحد الموظفين لم يحضر إلى العمل، وقد يتأثر سير العمل بهذا الغياب، إذ سيضطر زملائه على الأغلب إلى تحمل مهام وأعباء عمله في هذا اليوم. وقد يلاحظ المدير أن أحد الموظفين قد اضطر للعمل بعد مواعيد العمل الرسمية لإنهاء مهام عمله. مثل هذه الأمور تحدث بشكل متكرر وفي أغلب المنشآت. 

ذلك بالإضافة إلى أهمية تحديد الوقت المستغرق في إنجاز أحد المهام، أو الوقت المتوقع لإنهاء أحد المشاريع، وتحديد الأولويات، وتوزيع الموارد بشكل أفضل. فهناك العديد من نقاط الأهمية لتسجيل الوقت، ومنها: 

• زيادة الإنتاجية

لا يُظهر جميع الموظفين اهتماماً بتسجيل ساعات العمل، يعود ذلك إلى عدم اهتمامهم بالمزايا التي يمكن تحقيقها من تسجيل أوقات الدوام. ولكن من جانب آخر هناك الكثير من الموظفين الحريصين على تسجيل وقت الدخول والخروج من العمل، وحساب ساعات العمل بدقة.

يرجع ذلك إلى سعيهم للترقي، أو الرغبة بالعمل لوقتٍ إضافي لتحسين ظروفهم المعيشية، أو الرغبة بالحصول على أدلة توثق التزامهم للحصول على الترقية والمكافآت. وذلك ما توصلت إليه شركة جبِل لتطوير البرامج، فتسجيل الوقت يساهم في زيادة التركيز، وإدارة ساعات العمل بفعالية، وإدارة الأولويات بشكل أفضل لتحقيق زيادة الإنتاجية.  

• تحديد التكلفة الحقيقية للمهام والمشاريع

إذا أراد صاحب العمل محاسبة عميل على مشروعٍ نفذه موظفوه، فإنه بحاجة إلى تتبع وقت المشروع بدقة. لا يقتصر الأمر على حساب أجر الموظفين العاملين بالساعة فقط، بل يشمل أيضاً تقدير أجر الساعة للموظفين الذين يتقاضون رواتب شهرية. يُعد هذا الإجراء ضرورياً لتحديد تكلفة المهام بدقة وضمان تسعيرٍ عادل للمشروع.

في حال لم يتم تسجيل عدد الساعات التي قضاها الموظفون على المشروع، فإن ذلك يؤدي إلى حسابٍ غير دقيق لتكلفته. قد يتسبب هذا الإهمال في تقليل إيرادات المنشأة والتعرض لخسائر مالية كبيرة، مما يبرز أهمية إدارة الوقت والتكاليف بكفاءة.

• تحقيق النزاهة والعدالة 

يسهم وجود الرقابة بتقليل أخطاء العمل بشكل كبير، حيث يُعتبر تسجيل الوقت أداة فعالة لتعزيز النزاهة. غالباً ما يُرجع الموظفون ذوو الرواتب الشهرية، وخاصة في المنشآت الحكومية، انخفاض الإنتاجية إلى ضغوط العمل أو نقص الكوادر البشرية، مع تأكيدهم على التزامهم بمهامهم.

لكن عند تطبيق نظامٍ واضحٍ لحساب ساعات العمل وتحديد الوقت المُستغرق لكل مهمة، تتحسن الإنتاجية ويرتفع مستوى الأداء. ينعكس هذا التحسن إيجابياً على الأداء العام للمنشأة ويُعزز رضا المتعاملين، مما يُسهم في تحقيق أهداف المؤسسة بفعالية أكبر.

• الامتثال للنظم واللوائح

 يُعتبر تسجيل وقت الحضور وساعات العمل امتثالاً ضرورياً بالأنظمة واللوائح، والتي تُلزم صاحب العمل بالاحتفاظ بسجلات دقيقة تشمل حضور الموظفين، وساعات عملهم، وتتبع وقت العمل الإضافي. هذه السجلات لا تعكس التزام المنشأة بالقوانين وحسب، بل تُسهم أيضاً في إدارة العمليات بشكل أكثر تنظيماً وشفافية.

علاوة على ذلك، فإن الاحتفاظ بسجلات الحضور يحمي المنشأة من الغرامات والمشكلات القانونية التي قد تنشأ نتيجة عدم الامتثال. كما أنها تُمثل مرجعاً حيوياً وموثوقاً به في حالة وقوع نزاعات مع الموظفين، مما يعزز ثقة العاملين ويحسن سمعة المنشأة، ويجعلها بيئة جاذبة للكوادر المتميزة والمدربة.

اقرأ أيضاً: كيف يمكنك تطبيق تتبع الوقت في فريقك

فوائد تعود على الموظف من تسجيل وقت الموظفين براتب شهري

لا تقتصر فوائد تسجيل الوقت والحضور وساعات العمل على المنشآت وحسب، بل على الموظفين أيضاً. ويمكننا إلقاء الضوء على أبرز تلك الفوائد فيما يلي:

• منع الخصومات الناتجة عن التأخير أو الفصل بسبب الغياب

 يدفع العديد من الموظفين ثمناً باهظاً نتيجة ممارسات غير عادلة تقوم بها بعض المنشآت، مثل التحايل لإنهاء عقودهم أو الخصم من أجورهم دون مبرر، بسبب استغلال صاحب العمل أو المدير المسؤول، وعلى رغم وجود قوانين وتشريعات أصدرتها الحكومات للحد من هذه الظواهر، إلا أن هذه الممارسات السلبية لا تزال قائمة في العديد من الصناعات.

يُوفر استخدام الموظفين لبرامج تسجيل الوقت والدوام لهم دليلاً مادياً يثبت التزامهم بالحضور في المواعيد المحددة وعدم الغياب. يُعزز هذا النظام من حقوق الموظفين ويمنع ممارسات الخصم أو الفصل التعسفي، ويُسهم في تحقيق بيئة عمل أكثر نزاهة وعدالة.

• تحقيق الرضا الوظيفي

يُعد التعويض العادل أحد أهم الحوافز التي تُشجع الموظفين وتعزز رضاهم في العمل. إذ قد تؤدي أي أخطاء في الرواتب إلى الشعور بعدم الرضا والإحباط، خاصة عندما يبذل الموظفون جهوداً إضافية ويتطوعون للعمل خارج ساعاتهم الرسمية لدعم تحقيق أهداف الإنتاج، دون الحصول على مقابل مستحق لهذه الساعات الإضافية.

تُسهم أنظمة الحضور الآلي في تقليل هذه الأخطاء وضمان دقة كشوف المرتبات، وذلك من خلال التسجيل التلقائي للوقت والحضور، حيث يتمكن أصحاب العمل والموظفون من تتبع عدد ساعات العمل بدقة، مما يُجنب أي سوء فهم أو أخطاء محتملة، ويعزز الثقة بين الطرفين.

• تحسين إدارة الموظفين 

يمكن معالجة التحديات الوظيفية المحتملة واكتساب فهم أعمق حول أداء الموظفين من خلال تحليل بيانات الوقت والحضور. على سبيل المثال، يُساعد تقييم سجلات الإجازات في التعرف على معدل التغيب داخل المؤسسة. 

تُشير معدلات الغياب المرتفعة غالباً إلى مشاكل جسدية أو معنوية مثل الإرهاق والتعب الشديدين، وانخفاض حماس الموظفين، وحتى ارتفاع معدل دورانهم الوظيفي من مكانٍ إلى آخر، مما يتطلب اتخاذ إجراءات استباقية لمعالجة هذه القضايا.

كما تتيح بيانات الجداول الزمنية للمشرفين فرصة تقييم توزيع العمل بين أعضاء الفريق لضمان العدالة والمساواة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنهم استخدام هذه البيانات لتجنب إرهاق الموظفين من خلال مراقبة الفجوة بين الساعات المتوقعة والمسجلة. وجود تناقض واضح في هذه السجلات قد يشير إلى حاجة الموظفين إلى تدريب إضافي لتحسين أدائهم ورفع كفاءتهم.

اعرف المزيد عن فوائد تطبيق نظام تتبع الوقت للمعلمين

ما هي أفضل وسيلة لتسجيل وقت الحضور للموظفين براتب شهري؟

 بعد استعراض الفوائد العديدة التي تعود على المنشأة والموظف براتب شهري، أصبح من المهم التعرف على أفضل طرق حساب الوقت والدوام. تتنوع هذه الطرق بدءًا من السجلات الورقية التقليدية والساعات الميكانيكية وبطاقات الموظفين الورقية، مرورًا بأجهزة تسجيل الحضور باستخدام البطاقات أو رموز الاستجابة السريعة، وصولًا إلى الأجهزة المتطورة التي تعتمد على بصمة الأصابع أو قزحية العين، وبرامج وتطبيقات تسجيل الدخول والخروج وحساب ساعات العمل الإضافية.

مع تنوع أنماط العمل، حيث يعمل بعض الموظفين من مواقع مختلفة أو بنظام العمل الهجين أو الموظفون عن بُعد، تظهر الحاجة إلى أنظمة تسجيل حضور مرنة وفعّالة. تُعد أنظمة الحضور المدعومة بتقنية التعرف على الوجه وتحديد الموقع الجغرافي الخيار الأمثل لتلبية هذه الاحتياجات. فهي لا تتطلب وجود الموظفين في مقر العمل، إذ يمكن الوصول إليها عبر تطبيقات الهواتف المحمولة، وبرامج الكمبيوتر، والمنصات الإلكترونية، والأجهزة اللوحية المشتركة.

تتميز هذه الأنظمة بقدرتها على العمل حتى في حالة ضعف الاتصال بالإنترنت أو انقطاعه. كما أنها تُمكّن أصحاب العمل من الحصول على تقارير فورية حول حالة الحضور، والموظفين المتغيبين، وساعات العمل الإضافي أيضاً، مما يُسهم في تحسين إدارة الموارد البشرية.

بفضل هذه المزايا المتقدمة، تُعد أنظمة تسجيل الحضور الحديثة أكثر فعالية ودقة مقارنة بالطرق التقليدية، حيث توفر حلولاً شاملة تُساعد المنشآت على إدارة موظفيها بسهولة وكفاءة، مع ضمان الشفافية والدقة في حساب ساعات العمل.

اقرأ أيضاً: 6 نصائح لإدارة الوقت لخبراء العمل الحر

خاتمة

يُعد تسجيل ساعات العمل أمراً أساسياً في العمل، إذ يحتاج المدراء إلى تتبع ساعات عمل الموظفين بمختلف عقود عملهم، سواء أكانوا يعملون عن بعد، أو براتبٍ شهري، أو بين هذا وذاك، من أجل معرفة مدى التزامهم، وأوقات حضورهم، وتغيبهم عن العمل. إذ يضمن هذا الإجراء الشفافية في العلاقة المهنية بين الطرفين.

بالنسبة للموظفين براتب شهري، فإن تسجيل ساعات العمل له أهمية إضافية ومضاعفة، خاصة إذا عملوا لساعات إضافية أو في أيام الإجازات الرسمية والعطل. يُسهم هذا النظام في تحقيق التوازن والإنصاف المنشود، حيث يضمن حصول الموظفين على مستحقاتهم بأمانة، وفي الوقت نفسه يُساعد أصحاب العمل على مراقبة الأداء والإنتاجية بدقة.