تجربتي الشخصية مع تتبع الوقت كمهندس مبتدئ
الوقت مورد ثمين بلا شك؛ وبالنسبة للاستشاري، يُعد الوقت أيضًا سلعةً قيِّمة. خلال عملي لعقدٍ من الزمن كمهندس استشاري، قمت بتسجيل ساعات عملي باستخدام برامج تتبع الوقت وتطبيقات سجلات الدوام. لقد كان تقديم سجل الحضور الأسبوعي ركيزة أساسية في مسيرتي الاستشارية حتى الآن.
بالنسبة لأولئك الذين ليسوا على درايةٍ بهذه المفاهيم، اسمحوا لي أن أشرح الأمر. تتيح لكم برامج تتبع الوقت تتبع وقت عملكم، حيث يتم تسجيل ساعات عملكم في برامج تتبع الوقت. يمكن تخصيص الوقت لمراحل، ومهام، وأنشطة معينة لكل مشروع. تُستخدم هذه البيانات لإنشاء سجلات الدوام، وهي وثائق أساسية لمعالجة الرواتب.
كانت بدايتي مع تتبع الوقت مثيرةً للاهتمام. وكانت وظيفتي الأولى بدوام كامل في شركة عالمية للتصميم، والهندسة، والاستشارات. لقد تعاملت مع الكثير من وحدات التدريب كجزء من عملية التوظيف. غطَّت إحدى الوحدات سياسات الحضور والإجازات، كما ناقَشَت تتبع الوقت وسجلات الدوام. حيث تعلمت ما يلي:
- كان يتعين على الموظفين تتبع كل الوقت الذي قضوه في أنشطة العمل.
- كان يجب تقديم سجلات الدوام التي تعكس الوقت المُستهلَك في أنشطة العمل على أساس أسبوعي.
- كان الموعد النهائي لتقديم سجلات الدوام هو يوم الجمعة عند الساعة 5:00 مساءً.
- تم تعليمي كيفية الوصول إلى برنامج تتبع الوقت وسجلات الدوام عبر بوابة الشركة الإلكترونية.
- تم توجيهي للتحدث مع مديري للحصول على معلومات إضافية حول سجلات الدوام ذات الصلة بوحدة الأعمال لدينا.
كما هو متوقع، أعطاني مديري لمحة عامة عن أنظمة تتبع الوقت، حيث أظهر لي مدى سهولة إكمال بعض إدخالات سجلات الدوام على حسابه الخاص. بدا الأمر سهلاً بالتأكيد عندما شاهدته يتنقل بسهولة بين بعض إدخالات سجلات الدوام، ومع ذلك، وجدت أن تقديم سجلات الدوام الخاصة بي أكثر صعوبةً.
ما المشكلات التي قد تواجهك إذا كنت جديدًا في عالم تتبع الوقت؟
هذه بعض التحديات التي واجهتها عند تقديم أول سجلات دوام لي:
- سمح برنامج تتبع الوقت بتتبع الوقت إلى أقرب نصف ساعة فقط، لذا لم أستطع تتبع وقتي بدقة.
- لم أكن متأكدًا من رموز المشروع التي يجب استخدامها لعملية الانضمام والتدريب.
- لم أستطع تذكر الرمز التنظيمي الخاص بي (رمز التعريف الذي يُفرِّق بين وحدات الأعمال).
- ظهرت رسائل خطأ عند محاولتي تسجيل الوقت لبعض المشاريع، مشيرةً إلى أنني لا أملك التصريح للعمل على تلك المشاريع.
- لم يكن مديري موجودًا لمساعدتي.
- لم أتمكن من العثور على أية إرشادات أو وثائق ذات صلة على الإنترنت أو شبكة الشركة الداخلية.
تبدو هذه الأمور تافهةً الآن، ولكن كموظف شاب جديد في عالم الشركات، لم يكن هذا هو التقديم المناسب لأنظمة تتبع الوقت وسجلات الدوام.
أول استراتيجية قمت بتطويرها لتتبع الوقت
خلال السنوات القليلة التالية، اكتسبت خبرةً كبيرةً في نُظُم تتبع الوقت. وقمت بتطوير الاستراتيجية التالية التي استخدمتها لإكمال سجلات الدوام الخاصة بي:
- أحرص على تدوين العمل المُنجَز والوقت المُستهلَك على المشاريع والمهام عند اكتمال كل مهمة.
- أجمع، وأراجع، وأحفظ هذه المعلومات في نهاية كل يوم.
- أنقِل هذه التفاصيل عند إكمال سجل دوامي يوم الجمعة.
وجدت أن هذا الأسلوب أسهل من إدخال بيانات تتبع الوقت يوميًّا بشكل يدوي. سامحوني لجهلي، فلم أكن أعلم أن هناك بالفعل برامج لتتبع الوقت (وأضيف إلى ذلك كونها مجانية!)، حيث تقوم بأتمتة عملية تتبع الوقت.
لقد وجدت طرقًا لتبسيط إكمال سجلات الدوام الخاصة بي، مثل:
- نسخ إدخالات سجل الدوام أو الملاحظات من الأسابيع أو الشهور السابقة. كان عليَّ أن أكون حذِرًا وأتأكد من تغيير تفاصيل المهمة والنشاط إذا لزم الأمر.
- تحديد المجالات التي قد تسبب مشكلةً في إرسال سجل الدوام بشكلٍ استباقي (نظرًا للمشاكل الإدارية أو عند العمل خارج المكتب على سبيل المثال).
- تذكير مديري المشاريع بضرورة الحصول على موافقة المشروع وتخصيص الموارد (أي الأموال) لعملي.
هل هناك طرق مختلفة لإكمال سجلات الدوام؟
حسنًا، الإجابة هي نعم. كان لديَّ زملاء يتبعون طرقًا مختلفةً لإكمال سجلات الدوام الخاصة بهم. وقام عدد قليل (جدًا) منهم بتسجيل أوقاتهم بانتظام يوميًّا. وكثيرًا ما كانوا يتسابقون لإكمال سجلات الدوام الخاصة بهم في اللحظات الأخيرة.
وجدت أن غالبية الموظفين يشعرون أن عمليات تتبع الوقت، وخاًصة عملية إدخال البيانات اليدوية في سجلات الدوام، مرهقة، وتستغرق وقتًا طويلاً، وغير ضرورية. غالبًا ما شعرتُ بنفس الشعور، حيث كان إكمال سجل الدوام الخاص بي خلال الفترات التي عملت فيها على مشروع ومهمة واحدة أمرًا سهلًا. ومع ذلك، في الفترات التي تتضمن العمل على مشاريع متعددة، مع أنواع مختلفة من العمل والمُخرَجات، كانت عملية تتبع الوقت وإكمال سجلات الدوام تمرينًا شاقًا.
ما الذي قد يتسبب في عدم دقة بيانات تتبع الوقت؟
لقد وجدت أن بيانات تتبع الوقت الدقيقة ليست متاحةً بسهولة. من خلال تجربتي، تتسلل الكثير من الأخطاء إلى أنظمة تتبع الوقت اليدوية. وتشمل هذه الأخطاء:
- الاعتماد على أمانة واجتهاد الموظفين في تتبع وقتهم.
- كسل الموظفين.
- مبالغة الموظفين في تقدير الوقت الذي يقضونه في أنشطة العمل حتى يبدو أنهم مشغولون ويبذلون جهدًا كبيرًا.
- الزلات والأخطاء التي يقع فيها الموظفون عند إدخال البيانات يدويًّا.
- التلاعب المُتعمَّد بالنظام، على سبيل المثال، قد يقوم الموظفون بتوزيع الوقت لمشاريع أو مهام ذات ميزانيات كبيرة بدلًا من المشاريع التي تواجه نقصًا في التمويل.
- قد يقوم الموظفون بتخصيص وقت للإدارة، أو التدريب، أو الأنشطة التسويقية، على الرغم من أن الوقت قد استُهلك على المشاريع. وفقًا لذلك قد يقوم مديرو المشاريع أو المشرفون بتوجيه الموظفين لإخفاء المشاريع التي تعاني من حالة مالية سيئة.
قد تُعد بعض الممارسات المذكورة أعلاه احتياليةً، وتستوجب المسائلة القانونية.
واستنادًا إلى هذه الأمثلة، قد يجد الشخص صعوبةً في تحديد جودة بيانات تتبع الوقت المُستمدَّة من أنظمة سجلات الدوام اليدوية، وأنه قد يكون من الخطأ استخدام مثل هذه البيانات لاستخلاص رؤًى ذات مغزى، أو كأساس لاتخاذ قرارات إدارية للأعمال.
هل تتبع الوقت فعَّال حقًا؟
بالإضافة إلى الأخطاء، هناك أيضًا أوجه قصور في عملية تتبع الوقت وتقديم سجلات الدوام. حيث تشمل التالي:
- يُنظَر إلى الوقت المقضِّي في إكمال سجلات الدوام على أنه وقت إداري وغير مُنتِج، و (من وجهة نظر العمل)، سيكون من الأفضل قضاؤه في العمل المنتج الذي يتم فوترته للعميل ويولِّد الإيرادات.
- يُستهلَك وقت إضافي في تقديم مطالب للمصروفات، والسفر، وتقديم طلبات الإجازة.
- قد توجد متطلبات تتبع الوقت مزدوجة عندما يكون لدى العميل أو المشروع أداة تتبع وقت أو سجلات دوام منفصلة خاصة به، مما يتطلب تسجيل الوقت لنفس العمل على نظامَين مختلفين.
- كمدير أو مشرف، فإن الوقت يُستهلك في إعداد المشاريع وتخصيص الموارد على منصة تتبع الوقت، والمراجعة والموافقة على سجلات دوام المرؤوسين، والاستشاريين الفرعيين، والمقاولين، بالإضافة إلى إكمال سجل دوامه الخاص.
إذًا… لماذا نحتاج إلى تتبع الوقت؟
استغرق الأمر بعض الوقت قبل أن أفهم الدور الذي يلعبه تتبع الوقت في شركات الاستشارات الهندسية. إليك ما تعلمته:
- كمؤسسة استشارية تقوم بعمل قائم على المعرفة، يدفع العملاء مقابل مهاراتنا وخدماتنا، وبالتالي يدفعون مقابل وقتنا.
- تسمح لنا بيانات تتبع الوقت بفوترة العملاء مقابل الوقت الفعلي المقضِّي في العمل على مشاريعهم.
- يمكن تطوير سجل بالعمل المُنجَز والوقت المُستغرَق لإكمال العمل من خلال تتبع الوقت.
- تساعد بيانات تتبع الوقت في تسعير العمل المستقبلي.
- يمكن العثور على أوجه القصور في سير العمل والعمليات من خلال تحليل بيانات تتبع الوقت.
- تساعد بيانات تتبع الوقت في الإدارة واتخاذ القرارات فيما يتعلق بتخصيص الموارد، وتحديد إنتاجية الموظفين، ووضع ميزانية المشروع، والتوقعات المالية.
كما ترى، فإن بيانات تتبع الوقت تكون مفيدةً للغاية، ومع ذلك، يعد الحصول على بيانات دقيقة لتتبع الوقت شرطًا أساسيًّا لتحقيق نتائج رائعة.
كيف يمكن للمنظمات تحسين أنظمتها وعملياتها لتتبع الوقت؟
قمت هنا بتوضيح عدة استراتيجيات يمكن استخدامها لتحسين إدارة الوقت وعمليات تتبع الوقت في المؤسسة:
- تطوير عمليات بسيطة وموحَّدة لأنظمة تتبع الوقت، والتأكد من تنفيذها بشكل منتظم في جميع أنحاء المؤسسة.
- توفير التدريب الكافي فيما يتعلق بعمليات تتبع الوقت. يجب أن تكون العمليات والإرشادات موثقةً بشكل جيد ويسهل الوصول إليها.
- ضمان أن نظام تتبع الوقت الذي تستخدمه المؤسسة يُسهِّل على الموظفين تتبع الوقت. وتُعد خيارات مثل تتبع الوقت عبر أجهزة الكمبيوتر، وتتبع الوقت عبر الويب، وتتبع الوقت عبر الهواتف، والتتبع عبر نظام تحديد المواقع العالمي، وحلول الأتمتة ميزات يجب وضعها في الاعتبار.
- فتح المجال لتواصل واضح بين المؤسسة وموظفيها. وطلب آراء الموظفين حول كيفية تحسين نظام تتبع الوقت، وسير العمل، وواجهة المستخدم، والاستجابة لاقتراحات الموظفين.
- مراجعة وتحديث عملية تتبع الوقت للتأكد من فعالية النظام وعمله على أكمل وجه.
- تحفيز الموظفين لتتبع الوقت بدقة، على سبيل المثال، قم بإعداد نظام مكافآت للموظفين الذين يتبعون وقتهم بدقة دائمًا.
- شرح كيفية استخدام المؤسسة لبيانات تتبع الوقت، وتوضيح أهمية بيانات تتبع الوقت الدقيقة بالنسبة لنجاح المؤسسة ماليًّا.
- شرح عواقب تتبع الوقت غير الدقيق، وتسليط الضوء على أن هناك عواقب قانونية قد تطول الموظفين أو المؤسسة بسبب عدم دقة بيانات تتبع الوقت.
أفكار ختامية
لقد وجدتُ أن تتبع الوقت أداة لا تُقدَّر بثمن كمهندس استشاري. لقد استخدمت برامج تتبع الوقت لتخطيط يومي وتخصيص وقتي بفعالية. قد تساعد بيانات تتبع الوقت في العديد من المهام، بما في ذلك فوترة العملاء، وتقييم استخدام الموظفين، وإنتاجيتهم وكفاءتهم، والمساعدة في تخصيص الموارد وتوقع احتياجات الموارد، والتسعير، والمزايدة، ووضع الميزانية للعمل.
تعتمد النتائج والأفكار المفيدة على توافر بيانات تتبع الوقت الدقيقة، وفي بيئة العمل الخاصة بي، كان هذا يعتمد إلى حد كبير على تسجيل وقيام الموظفين بتسجيل معلومات سجلات الدوام بدقة. هذا يمثل تحديًا؛ حيث غالبًا ما يكون لدى الموظفين تصور سلبي فيما يتعلق بتتبع الوقت وإكمال سجلات الدوام. من مصلحة المنظمة تغيير هذا التصور.
من خلال تطبيق استراتيجيات لتحسين أنظمة تتبع الوقت وتغيير نظرة الموظفين، تستطيع المنظمات تحقيق أقصى استفادة من هذه الأنظمة وزيادة إنتاجية الموظفين.
ألقِ نظرة على المقالات التالية… إذا كان لديك الوقت 😉
