مرحبًا، أنا محمد، مهندس ميكانيكا، واستشاري، ومدير مشروع، وأكاديمي. يشكل التوازن بين مشاريع متعددة ومسئوليات العمل، والأكاديمية، والالتزامات العائلية تحديًا كبيرًا. وجدُت أن إدارة الوقت بفعالية أمرٌ ضروري للبقاء على قدر عالٍ من الإنتاجية.
لديَّ اعتقاد راسخ بأن الجميع قادرون على تحقيق إنجازات لا تصدق، وأن الإدارة الذكية للوقت هي المفتاح لتحقيق نتائج استثنائية.
تجربتي الشخصية مع تتبع الوقت كمهندس مبتدئ
الوقت بلا شك مورد ثمين؛ بالنسبة للاستشاري، يعد الوقت أيضًا سلعةً قيمةً. خلال عقد من الزمن كمهندس استشاري، قمت بتسجيل ساعات عملي باستخدام برامج تتبع الوقت وتطبيقات حساب ساعات العمل. كان تقديم سجل ساعات العمل أسبوعيًّا حتى الآن جزءًا أساسيًّا من مسيرتي المهنية كاستشاري.
لمن ليس على دراية بهذه المفاهيم، دعني أشرح لك. تُتيح برامج تتبع الوقت لك تسجيل ساعات عملك. ويتم تسجيل الساعات التي عملت خلالها في برنامج تتبع الوقت. ويمكن تخصيص الوقت لمراحل معينة ومهام وأنشطة لكل مشروع. تستخدم هذه البيانات لإنشاء سجلات لحساب ساعات العمل، والتي تعد وثيقةً أساسيةً لإعداد الرواتب.
كانت مقدمتي لتتبع الوقت مثيرةً للاهتمام. وكانت وظيفتي الأولى بدوام كامل في إحدى الشركات العالمية المتخصصة في التصميم والهندسة والاستشارات. لقد عملت في عدة وحدات تدريبية كجزء من عملية الإعداد. كانت إحدى تلك الوحدات تتناول سياسات الحضور والإجازات، وكما ناقشت أيضًا تتبع الوقت وسجلات الحضور. تعلمت ما يلي:
- كان يتعين على الموظفين تتبع كل الوقت الذي قضوه في أنشطة العمل.
- كان يجب تقديم سجلات الدوام التي تعكس الوقت المستهلك في أنشطة العمل على أساس أسبوعي.
- كان الموعد النهائي لتقديم سجلات ساعات العمل هو يوم الجمعة عند الساعة 5:00 مساءً.
- تم تعليمي كيفية الوصول إلى برنامج تتبع الوقت وسجلات الحضور عبر بوابة الشركة الإلكترونية.
- تم إعطائي التعليمات بالتحدث إلى مديري للحصول على معلومات إضافية حول سجلات ساعات العمل ذات الصلة بوحدة الأعمال لدينا.
كما كان متوقعًا، فقد قدم لي مديري نظرةً عامةً على أنظمة تتبع الوقت، من خلال توضيح مدى سهولة إكمال بعض إدخالات سجلات ساعات العمل في حسابه. بالطبع، بدت العملية سهلةً بينما أشاهده وهو يمر بعدة إدخالات في الجدول الزمني؛ ومع ذلك، تبين لي أن تقديم سجل ساعات عملي كان أكثر تعقيدًا مما توقعت.
ما المشكلات التي قد تواجهك إذا كنت جديدًا فيما يتعلق بتتبع الوقت؟
هذه بعض التحديات التي واجهتها عند تقديم أول سجل لساعات عملي:
- تسمح برامج تتبع الوقت بتتبع الوقت إلى أقرب نصف ساعة فقط، لذا لم أستطع تتبع وقتي بدقة.
- لم أكن متأكدًا من أكواد المشروع التي يجب استخدامها لعملية الانضمام والتدريب.
- لم أستطع تذكر الرمز التنظيمي الخاص بي (رمز التعريف يختلف بين وحدات الأعمال).
- ظهرت رسائل خطأ عند محاولتي تسجيل الوقت على بعض المشاريع، مشيرةً إلى أنني لا أملك التصريح للعمل على تلك المشاريع.
- لم يكن مديري موجودًا لمساعدتي.
- لم أتمكن من العثور على أية إرشادات أو وثائق ذات صلة على الإنترنت أو شبكة الشركة الداخلية.
تبدو هذه الأمور تافهةً الآن، ولكن كموظف شاب جديد في عالم الشركات، لم تكن هذه مقدمةً مثاليةً لأنظمة تتبع الوقت وسجلات حساب ساعات العمل.
أول استراتيجية قمت بتطويرها لتتبع الوقت
خلال السنوات القليلة، اكتسبت خبرةً كبيرةً في نظم تتبع الوقت. وقمت بتطوير الاستراتيجية التالية التي استخدمتها لإكمال سجلاتي لساعات العمل:
- احرص على تسجيل العمل المنجز والوقت المستهلك على المشاريع والمهام عند اكتمال كل مهمة.
- اجمع، وراجع، واحفظ هذه المعلومات في نهاية كل يوم.
- انقل هذه التفاصيل في آخر يوم دوام في الأسبوع عند إكمال سجل ساعات العمل.
وجدت أن هذا الأسلوب أسهل من إدخال بيانات تتبع الوقت يوميًّا بشكل يدوي. سامحوني لسذاجتي، فلم أكن أعلم أن هناك بالفعل برامج لتتبع الوقت (وأضيف إلى ذلك مجانيةً!) تقوم بأتمتة عملية تتبع الوقت بأكملها.
لقد وجدت طرقًا لتبسيط إكمال تسجيل ساعات عملي، مثل:
- نسخ إدخالات ساعات العمل أو الملاحظات من الأسابيع أو الشهور السابقة. كان عليَّ أن أكون حذرًا وأضمن تغيير تفاصيل المهمة والنشاط إذا لزم الأمر.
- تحديد المجالات التي قد تسبب مشكلةً في إرسال سجل ساعات عملي (نظرًا للمشاكل الإدارية أو عند العمل خارج المكتب، على سبيل المثال).
- تذكير مديري المشروع بأنه يجب تخصيص ترخيص المشروع أو الموارد (أي المال!) لعملي.
هل هناك طرق مختلفة لاستكمال سجل ساعات العمل؟
حسنًا، نعم. كان لديَّ زملاء يتبعون طرقًا مختلفةً لاستكمال سجلات ساعات عملهم. وقام عدد قليل منهم بتسجيل أوقاتهم بانتظام يوميًّا. وكثيرًا ما كانوا يتسابقون لإكمال الجدول الزمني في اللحظات الأخيرة.
وجدت أن الغالبية العظمى من الموظفين كانوا يشعرون أن عمليات تتبع الوقت، وخاصةً عملية إدخال البيانات يدويًّا في سجلات الدوام، أمرٌ مرهقٌ، ويستهلك الكثير من الوقت، وغير ضروري. غالبًا ما كنت أشعر بنفس الأمر، حيث كان إكمال سجل ساعات العمل خلال الفترات التي عملت فيها على مشروع ومهمة واحدة يكون أمرًا سهلًا. ومع ذلك، فقد كانت الفترات التي تتضمن العمل على مشاريع متعددة، مع أنواع مختلفة من العمل وعمليات التسليم، تجعل من عملية تتبع الوقت وإكمال سجل الدوام تحديًا صعبًا.
ما الذي قد يتسبب في عدم دقة بيانات تتبع الوقت؟
لقد وجدت أن بيانات تتبع الوقت الدقيقة ليست أمرًا سهلًا. خلال تجربتي، وَجَدتِ العديد من الأخطاء طريقها إلى أنظمة تتبع الوقت اليدوية. وتشمل هذه الأخطاء:
- الاعتماد على أمانة واجتهاد الموظفين في تتبع وقتهم.
- كسل الموظفين.
- مبالغة الموظفين في تقدير الوقت الذي يقضونه في أنشطة العمل حتى يبدو أنهم مشغولون ويبذلون جهدًا كبيرًا.
- الغلطات والأخطاء التي يقع فيها الموظفون عند إدخال البيانات يدويًّا.
- التلاعب المتعمد بالنظام، على سبيل المثال، قد يقوم الموظفون بتخصيص وقت لمشاريع أو مهام ذات ميزانيات كبيرة بدلًا من المشاريع التي تواجه نقصًا في التمويل.
- قد يقوم الموظفون بحجز وقت للإدارة أو التدريب أو الأنشطة التسويقية، على الرغم من أن وقت العمل قد استُهلك على المشاريع. وفقًا لذلك قد يقوم مديرو المشاريع أو المشرفون بتوجيه الموظفين لإخفاء المشاريع التي تعاني من حالة مالية سيئة.
قد تعد بعض الممارسات المذكورة أعلاه احتياليةً، وتستوجب المسائلة القانونية.
واستنادًا إلى هذه الأمثلة، يمكن أن يجد الشخص صعوبةً في تحديد جودة بيانات تتبع الوقت المستمدة من أنظمة جداول الزمن اليدوية، وأنه قد يكون من الخطأ استخدام مثل هذه البيانات لاستخلاص رؤًى ذات مغزًى، أو كأساس لاتخاذ قرارات إدارية للأعمال.
هل هناك أمور تقيد فعالية تتبع الوقت؟
بالإضافة إلى عدم الدقة، هناك أيضًا عدم فعالية في عملية تتبع الوقت وتقديم سجلات ساعات العمل. وتشمل عدم الفعالية الآتي:
- يعد الوقت الذي يُستهلَك في إكمال سجلات ساعات العمل كوقت عدم إنتاجية، ومن وجهة نظر الأعمال، سيكون من الأفضل قضاء هذا الوقت في العمل الإنتاجي الذي يتم حساب العميل عليه ويجلب الإيرادات.
- يُستهلك الوقت الإضافي في تقديم مطالب للمصروفات، والسفر، وتقديم طلبات الإجازة.
- يمكن أن تحدث متطلبات تتبع الوقت المزدوج عندما يكون للعميل أو المشروع أداة تتبع وقت، أو جدول زمني منفصل، مما يتطلب وقتًا لتسجيل نفس العمل على نظامين مختلفين.
- كمدير أو مشرف، فإن الوقت يُستهلك في إعداد المشاريع وتخصيص الموارد على منصة تتبع الوقت، ومراجعة الموافقات على سجلات ساعات عمل المرؤوسين، والاستشاريين الفرعيين، والمقاولين، بالإضافة إلى إكمال سجل ساعات عمله الخاص.
إذًا… لماذا نحتاج إلى تتبع الوقت؟
استغرق الأمر بعض الوقت (جملة تستخدم للمزاح) قبل أن أفهم الدور الذي يلعبه تتبع الوقت في شركات الاستشارات الهندسية. إليك ما تعلمته:
- كشركة استشارية تقوم بعمل قائم على المعرفة، يدفع العملاء مقابل مهاراتنا وخدماتنا، وبشكل أساسي يدفعون ثمن وقتنا.
- بيانات تتبع الوقت تسمح لنا بفوترة العملاء للوقت الفعلي الذي قضيناه في العمل على مشاريعهم.
- يمكن تطوير سجل للعمل المنجز والوقت المستهلك لإكمال العمل من خلال تتبع الوقت.
- تساعد بيانات تتبع الوقت في القدرة على تحديد أسعار العمل المستقبلي.
- يمكن تحديد مجالات عدم الفعالية في سير العمل والعمليات من خلال تحليل بيانات تتبع الوقت.
- تساعد بيانات تتبع الوقت في الإدارة واتخاذ القرارات بشأن توزيع وتخصيص الموارد، وتحديد إنتاجية الموظفين، وتحديد ميزانيات المشروع والتنبؤ المالي.
كما ترى، فإن بيانات تتبع الوقت تكون مفيدةً للغاية، ومع ذلك، يعد الحصول على بيانات دقيقة لتتبع الوقت شرطًا أساسيًّا لتحقيق نتائج رائعة.
كيف يمكن للشركات تحسين أنظمتها وعملياتها لتتبع الوقت؟
قمت هنا بتوضيح عدة استراتيجيات يمكن استخدامها لتحسين إدارة الوقت وعمليات تتبع الوقت في الشركة:
- تطوير عمليات بسيطة وموحدة لأنظمة تتبع الوقت، والتأكد من تنفيذها بشكل منتظم في جميع أنحاء الشركة.
- توفير التدريب الكافي فيما يتعلق بعمليات تتبع الوقت. يجب أن تكون التوجيهات والإرشادات موثقةً بشكل جيد ويسهل الوصول إليها.
- ضمان أن نظام تتبع الوقت الذي تستخدمه الشركة يسهل على الموظفين تتبع الوقت. وتعد خيارات مثل تتبع الوقت عبر أجهزة الكمبيوتر، وتتبع الوقت عبر الويب، وتتبع الوقت عبر الهواتف، والتتبع عبر نظام تحديد المواقع العالمي، والحلول المؤتمتة هي ميزات يجب وضعها في الاعتبار.
- إقامة تواصل مفتوح بين الشركة وموظفيها. وطلب آراء الموظفين حول كيفية تحسين نظام تتبع الوقت، وسير العمل، وواجهة المستخدم، والاستجابة لاقتراحات الموظفين.
- مراجعة وتحديث عملية تتبع الوقت، للتأكد من فعالية النظام وعمله على أكمل وجه.
- تحفيز الموظفين لتتبع الوقت بدقة، على سبيل المثال، إعداد نظام مكافآت للموظفين الذين يتبعون وقتهم بدقة دائمًا.
- شرح كيفية استخدام بيانات تتبع الوقت من قبل الشركة، وتوضيح أهمية بيانات تتبع الوقت الدقيقة بالنسبة لنجاح الشركة ماليًّا.
- شرح عواقب تتبع الوقت غير الدقيق، وتسليط الضوء على أن هناك عواقب قانونية قد تطول الموظفين أو الشركة بسبب عدم دقة بيانات تتبع الوقت.
أفكار ختامية
كمهندس استشاري، فقد وجدت أن تتبع الوقت هو أداة لا تقدر بثمن. لقد استخدمت برامج تتبع الوقت لتخطيط يومي وتخصيص وقتي بفعالية. يمكن لبيانات تتبع الوقت المساعدة في العديد من المهام، بما في ذلك فوترة العملاء، وتقييم الموظفين، والإنتاجية وفعاليتها؛ والمساعدة في توزيع وتخصيص الموارد وتوقع الطلب على الموارد؛ وتحديد الأسعار وإعداد ميزانيات العمل.
تعتمد النتائج والتحليلات المهمة على توافر بيانات دقيقة لتتبع الوقت؛ في بيئة عملي، كان ذلك يعتمد بشكل كبير على إدخال وتسجيل معلومات سجل ساعات العمل بدقة من قبل الموظفين. ويمثل هذا تحديًا؛ حيث تكون هناك في الغالب نظرة سلبية من قبل الموظفين تجاه تتبع الوقت، وإكمال سجلات الدوام. ومن مصلحة الشركة تغيير هذه النظرة.
إن تنفيذ استراتيجيات تحسين أنظمة تتبع الوقت في الشركة، وإعادة تعريف تصورات الموظفين بشكل إيجابي سيسمح للشركات بجني العديد من الفوائد: نظام فعَّال لتتبع الوقت، وموظفون منتجون.
تفضل بالاطلاع على المقالات التالية… إذا كنت تمتلك الوقت 😉
