مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لـ جِبل، وهو برنامج مبني على السحابة لتسجيل الوقت والحضور. لديَّ خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرامج والفرق عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق.
قبل أن أؤسس جِبل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الأعمال على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال ممارسات ذكية لإدارة الوقت. في هذا المقال، سوف تتعرف على أفضل 23 نصيحةً لتتبع الوقت للمحاسبين في المملكة العربية السعودية، دعنا نبدأ!
في هذا المقال
- نظرة عامة
- تتبع الوقت لتطوير عادات العمل والإنتاجية
- تقنيات فعالة لتتبع الوقت
- الامتثال والتطوير المهني
- التواصل الفعَّال وإدارة العملاء
- الختام: اهتم بأفضل نصائح تتبع الوقت للمحاسبين
نظرة عامة
الآن وأكثر من أي وقت مضى، يواجه المحاسبون في السعودية ضغوطًا تتعلق بالوقت. فخلال السنتين الماضيتين، يوجد فقط 667 محاسبًا قانونيًّا في المملكة، وعدد أعضاء الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين لم يتعدَّ 105 ألف عضو، وهو رقم متواضع مقارنةً بحجم العمل والنشاطات في مختلف المجالات في المملكة.
ونظرًا لهذه الأرقام، أصبح إتقان إدارة الوقت أكثر أهميةً من أي وقت مضى بالنسبة للمحاسبين لمواكبة الطلب المتزايد. ومن خلال تنفيذ واعتماد هذه الـ 23 نصيحةً لتتبع وقت المحاسبين، سيتمكن المحاسبون من تسهيل مهام سير عملهم، ورفع الكفاءة، وتقليل الأخطاء، وتحقيق نجاح أكبر.
في هذا المقال، سنستكشف 23 نصيحةً مصممةً لتتبع الوقت خصيصًا للمحاسبين في السعودية. بدايةً من وضع أهداف واضحة، ووصولًا إلى استغلال الأدوات التكنولوجية المتطورة، ستمكِّن هذه النصائح المحاسبين من تعظيم إنتاجيتهم وتحقيق أهدافهم.
تتبع الوقت لتطوير عادات العمل والإنتاجية
النصيحة رقم 1: الحصول على مساحة عمل منظمة
لتعزيز الإنتاجية، من الضروري الحفاظ على مساحة العمل الخاصة بك منظمةً وخاليةً من الفوضى. كما يُفضَّل إضافة شاشتين أو حتى ثلاث شاشات بحيث يمكنك رؤية البرامج الرئيسية الخاصة بك في وقت واحد، مثل: برنامج المحاسبة الخاص بك، وسجلات عملائك، وبرنامج الاتصالات الخاص بك. كما يمكن تقليل الفوضى الناتجة عن الأوراق عن طريق التكامل مع حلول سحابية مثل: جوجل وورك سبيس، أو ميكروسوفت وان درايف. كما تساعد البيئة النظيفة والمرتبة في الحفاظ على التركيز، وتقليل التشتت، وتعزيز الكفاءة العامة.
النصيحة رقم 2: حدد الأهداف وجدول يومك
بدلًا من مجرد التنقل بين المهام والمواعيد، يمكن للمحاسبين الاستفادة من وضع أهداف محددة، وتقسيم احتياجات العملاء إلى مشاريع. من خلال اختيار إطار عمل للأهداف مثل: الأهداف الذكية (SMART)، أو الأهداف والنتائج الرئيسية (OKR)، يمكن للمحاسبين تحديد أولويات عملهم بفعالية. كما يجد الكثيرون أنه من المفيد التخطيط عن طريق التحضير لليوم التالي قبل مغادرة العمل. بهذه الطريقة، عند وصولك للعمل، تستطيع البدء فورًا دون الشعور بالإرهاق أو الإزعاج. ويمكن أن يقلل تخطيط يومك مسبقًا من الضغط، ويزيد من الإنتاجية.
“من الشائع أن تشعر أن روحك تخرج من جسدك عندما تجلس على مكتبك لمدة تصل إلى 10 ساعات يوميًّا.” – أمي فيتر، محاسب قانوني معتمد، رئيس قسم المحاسبة في زيرو سابقًا.
النصيحة رقم 3: احصل على فترات راحة بانتظام
لتحقيق أقصى مستويات الإنتاجية، قسِّم يوم العمل إلى فترات مخصصة لمهام ومشاريع مختلفة. من المهم تخصيص وقت كافٍ للراحات لإعادة شحن طاقتك، والحفاظ على تركيزك. هناك طرق محددة لهذا مثل تقنية بومودورو أو قاعدة 52/17؛ (وهي تقنيات تسمح لك بأخذ عدد محدد من الدقائق كفترة راحة، مقابل عدد محدد آخر من الدقائق للعمل). يمكن لفترات الراحة المجدولة بانتظام أن تزيد الإنتاجية، وتمنع الإرهاق، وتزيد من وقت التركيز على المهمة. من خلال دمج هذه الممارسات، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من يوم عملك وتحقيق النتائج المثلى.
النصيحة رقم 4: قسِّم وقت الرد على الرسائل
قد يكون من المفيد تخصيص أوقات محددة خلال اليوم لفحص بريدك الإلكتروني، ورسائل وسائل التواصل الاجتماعي، ورسائل الهاتف، ويمكنك بذلك تقليل التشتت والحفاظ على التركيز أثناء عملك. كما تساعد هذه الطريقة في الحفاظ على تنظيمك، وضمان أن هذه الأنشطة لا تؤثر على إنتاجيتك.
النصيحة رقم 5: تفويض المهام غير الأساسية
يمكن أن تساعدك هذه النصيحة في تحديد أولويات المهام التي لها تأثير كبير على أهدافك، وتقليل التشتت من المهام غير العاجلة أو غير المهمة. قد يكون تفويض المهام غير العاجلة للآخرين أمرًا مفيدًا. استخدم أدوات مثل: مصفوفة أيزنهاور، أو طريقة أ ب ت ث ج (ABCDE)، لتحديد مدى إلحاح وأهمية كل مهمة. حدد المهام المناسبة للتفويض، مثل: العمل الإداري، أو إدخال البيانات لتخصيص المزيد من الوقت للمسئوليات المحاسبية المهمة، والتي تتطلب خبرتك.
“لا تبدأ يومك أبدًا قبل أن يكتمل على الورق”. – جيم رون في، 7 استراتيجيات للثراء والسعادة: أفكار قوية من أبرز فلاسفة الأعمال.
تقنيات فعالة لتتبع الوقت
النصيحة رقم 6: استخدم أدوات موثوقًا بها لتتبع الوقت
عندما يتعلق الأمر بالكفاءة، فإن الاستثمار في برامج تتبع الوقت الموثوق بها هو خيار ذكي للمحاسبين. تقدم تطبيقات ساعة الحضور سجلات دقيقةً للوقت، وتجعل من السهل تتبع الساعات القابلة للفوترة. من خلال الاستفادة من مثل هذه البرامج، يمكن للمحاسبين تتبع وقتهم بفعالية وتعزيز إنتاجيتهم.
النصيحة رقم 7: تتبع ساعات العمل القابلة وغير القابلة للفوترة
يتيح لك تخصيص إدخالات محددة للوقت لكل عميل تتبع دقيق للساعات القابلة للفوترة، ويضمن فواتير دقيقةً للعملاء. تعزز هذه النصيحة الشفافية، وتبني الثقة مع العملاء. بالإضافة إلى ذلك، يساعد تتبع وتحليل الوقت المستهلك في المهام الإدارية والتدريب والأنشطة الأخرى غير المتعلقة بالعملاء في حساب الساعات غير القابلة للفوترة، أو وقت الخمول. ويتيح ذلك قياس الإنتاجية بدقة وتحسين سير العمل.
النصيحة رقم 8: تتبع ساعات العمل الإضافية والإجازات
التتبع الدقيق لساعات العمل الإضافية وفترات الإجازات، أمر حيوي للامتثال لمتطلبات القوانين واللوائح الخاصة بالإجازة الشخصية، والطبية، وغيرها من متطلبات قوانين العمل وضمان تعويض عادل للموظفين. من خلال تنفيذ هذه النصيحة، يمكن لشركات ومكاتب المحاسبة الامتثال وإظهار التزامها بمعاملة الموظفين بشكل عادل.
النصيحة رقم 9: استخدم خيارات إدخال الوقت البديلة
عزز عملية تتبع وقتك باستخدام الأجهزة اللوحية، أو تطبيقات الهواتف المدعومة بتقنية التعرف على الوجوه. تتيح لك هذه الأدوات المفيدة تتبع وقتك بسهولة، سواءً كنت تعمل عن بعد أو تجتمع بالعملاء. من خلال سهولة ودقة استخدمها، يمكنك تبسيط تجربة تتبعك للوقت وضمان تسجيلات دقيقة لساعات عملك.
النصيحة رقم 10: التكامل مع برامج المحاسبة
ابحث عن تطبيقات تتبع الوقت التي يمكنها التكامل مع برامج المحاسبة التي تستخدمها بالفعل في عملك. بهذه الطريقة يمكنك تتبع الساعات القابلة للفوترة بشكل أكثر فعاليةً، وتقليل الأخطاء، وتحسين عملية إصدار الفواتير. كما يضمن لك الاستثمار في برامج تتبع الوقت التي تتميز بإمكانياتها المتكاملة تتبعًا دقيقًا للوقت، وتقليل الأخطاء، وتبسيط ممارساتك للمحاسبة.
النصيحة رقم 11: الاستفادة من الأتمتة
استفد من التقنيات الأخرى لأتمتة المهام المحاسبية المتكررة، مثل: إنشاء تقارير مالية، وإدارة إدخال البيانات، ومعالجة رسائل البريد الإلكتروني التسويقية. من خلال استخدام أدوات الأتمتة، يمكنك تبسيط مهام عملك، وتوفير الوقت، وتوجيه جهودك نحو الأنشطة التي تضيف قيمةً لمجال عملك بالمحاسبة. لا يعزز هذا إنتاجيتك العامة وكفاءتك فقط، ولكن يقلل أيضًا من الأخطاء الخطيرة في مجال عملك الحساس، مما يضمن سجلات ماليةً دقيقةً، وتواصلًا فعالًا مع العملاء.
النصيحة رقم 12: استعراض وقتك بانتظام
قم بمراجعة وتحليل بيانات تتبع وقتك بانتظام. حيث يساعد ذلك في فهم كيفية استهلاك وقتك، والعثور على طرق لتحسين الكفاءة. من خلال تقييم بياناتك، كما يمكنك التعرف على المجالات التي يمكن تعديلها، والتخلص من الأنشطة التي تستهلك الوقت. تحكَّم في وقتك، واتخذ قرارات مستنيرةً لتحسين كيفية قيامك بعملك. واعلم أن التقييم والتأمل بشكل دوري يعززان الإنتاجية، ويحققان نتائج أفضل.
الامتثال والتطوير المهني
النصيحة رقم 13: مراقبة ساعات التعلم المهني المستمر
كرِّس وقتًا محددًا لتتبع الساعات المخصصة لأنشطة التعلم المهني المستمر. ويتضمن ذلك حضور الندوات، وورش العمل عبر الإنترنت، أو جلسات التدريب ذات الصلة بمهنة المحاسبة. كما يضمن التتبع الدقيق لساعات التعلم المهني المستمر معرفة أين يتم استهلاك وقتك، ويساعدك في الحفاظ الدائم على اطلاعك على كل جديد يخص المحاسبة والمالية.
النصيحة رقم 14: الحفاظ على سرية المعلومات الخاصة بالعملاء
حدِّد معايير سرية المعلومات الخاصة بالعملاء، مثل: الميثاق المهني؛ البروتوكولات التي يجب استخدامها عند تتبع وإدارة بيانات الوقت. حافظ على سرية معلومات العملاء من خلال تخزين سجلات تتبع الوقت بشكل آمن، ومنح الوصول إلى الأفراد المصرح لهم فقط. ومن خلال الالتزام بهذه الممارسات، تعطي الأولوية لخصوصية العميل، وتحافظ على ثقته.
النصيحة رقم 15: تخزين بيانات تتبع الوقت على السحابة
تأكَّد من سلامة بيانات تتبعك للوقت عن طريق استخدام حلول التخزين السحابية الآمنة. قم بتنفيذ نظامٍ موثوقٍ به ليقوم بنسخ بيانات تتبع الوقت احتياطيًّا بشكل دوري على السحابة. هذا التدبير الاحترازي لا يحمي فقط من فقدان البيانات المحتمل أو الأخطاء التقنية، ولكنه يضمن أيضًا سلامة وتوفر سجلاتك للوقت، وإمكانية الوصول لها في أي وقت ومن أي مكان.
النصيحة رقم 16: متابعة المعايير التنظيمية
حافظ على اطلاعك الدائم على المتغيرات في نظم وقوانين الضرائب، والمحاسبة، ولوائح نظام العمل السعودي. إن البقاء مُطَّلعًا على هذه التطورات أمر أساسي لضمان تتبع دقيق للوقت، وتقديم خدمة متميزة لعملائك. من خلال بقائك مطلعًا، يمكنك تكييف ممارسات تتبع الوقت الخاصة بك، والامتثال لأحدث المتطلبات.
النصيحة رقم 17: إنشاء طريقة موحدة لمدخلات الوقت
أنشئ وحافظ على طريقة موحدة لإدخال الوقت في جميع أنحاء شركتك أو مكتبك. يضمن هذا النهج التوحيد، ويسهل تحليل بيانات الوقت. من خلال جعل الجميع يتبعون نفس الإرشادات والإجراءات، يمكنك تبسيط عملية تتبع الوقت والحفاظ على التناسق عبر المشاريع وفرق العمل. هذا التوحيد لا يحسِّن الدقة فقط، ولكنه يسهل أيضًا التحليل الفعَّال ويساعد في تقديم تقارير بيانات دقيقة للوقت.
النصيحة رقم 18: إجراء عمليات تدقيق تتبع الوقت
قم بفحص وتدقيق سجلات تتبع الوقت بانتظام لاكتشاف أي تناقضات أو أخطاء في مكتبك أو شركتك المحاسبية. يتم ذلك عادةً كل أسبوع، أو وفقًا لدورتك للفواتير. كما يضمن ذلك إجراء عمليات تدقيق دقيقة، والالتزام بالتوجيهات التنظيمية وتوقعات العملاء. استهدف تحسين استراتيجيات تتبعك للوقت بشكل مستمر.
التواصل الفعَّال وإدارة العملاء
النصيحة رقم 19: تخصيص وقت للتواصل مع العملاء
تواصل بانتظام مع العملاء لإعلامهم بأي تحديثات تتعلق بالوقت، بما في ذلك التقارير المرحلية، وأي تعديلات على الجداول الزمنية للمشاريع. كما يعزز هذا الأمر الشفافية، وإدارة توقعات العملاء، ويحافظ على علاقات قوية مع العملاء. خصص وقتًا للتواصل الفعَّال مع العملاء، سواءً كان ذلك من خلال البريد الإلكتروني، أو المكالمات الهاتفية، أو الاجتماعات.
النصيحة رقم 20: تتبع الوقت المستهلك على مهام كل عميل
يساعد كل من تتبع الوقت الذي تستهلكه في التواصل مع العملاء، والمحاسبة الفعلية في إدارة علاقاتك مع العملاء، والرد على الاستفسارات بسرعة، وتقديم خدمة عملاء استثنائية. احسب الوقت المستهلك في البحث، وتحليل البيانات، وإعداد التقارير المالية. كما يساعد تتبع الوقت بدقة في هذه المجالات على فهم حجم العمل المطلوب، وضمان تخصيص وقت كافٍ لهذه المهام بالغة الأهمية.
النصيحة رقم 21: تتبع وقت السفر والنفقات
إذا كان دورك يتضمن السفر للاجتماعات مع العملاء أو من أجل عمليات التدقيق، فإن تتبع الوقت الذي تقضيه في السفر وكذلك النفقات المتعلقة به أمر مهم. حيث تضمن هذه النصيحة تعويضًا دقيقًا، وتساعدك في احتساب الوقت الذي تقضيه خارج المكتب. من خلال تسجيل وقت السفر والنفقات، يمكنك الإبلاغ عنهم بدقة إلى شركتك أو العملاء، مما يضمن تعويضًا عادلًا، ويحافظ على الشفافية. ويتيح لك ذلك أيضًا احتساب الوقت المستهلك في السفر في إجمالي عبء العمل، وإدارة جدول ساعات عملك بشكل فعَّال.
النصيحة رقم 22: الحفاظ على سجلات دقيقة
من المهم للغاية أن تحافظ على سجلات دقيقة أثناء العمل؛ لتجنب إهدار الوقت في البحث عن المعلومات، أو الاضطرار للعودة لإعادة إنشاء البيانات المفقودة. من خلال توثيق عملك، وتتبع التفاصيل المهمة، وتنظيم الملفات بشكل صحيح، يمكنك الوصول واسترداد المعلومات بسهولة عند الحاجة. كما تساعد هذه النصيحة على البقاء منظمًا، وتحسين الكفاءة، وتقليل الأخطاء الناتجة عن السهو. من خلال إعداد سجلات دقيقة جاهزة للاستخدام، يمكنك توفير الوقت والتركيز على المهام الأكثر إنتاجيةً، مما يضمن سير العمل بسلاسة وتجنب التأخيرات غير الضرورية.
النصيحة رقم 23: اعتماد أدوات التعاون
إذا كنت تعمل في فريق، فإن استخدام برامج تتبع الوقت التي تُمكِّن من التعاون، وتتيح لأعضاء الفريق تتبع الوقت في المشاريع المشتركة هو أمر مفيد. ويعزز الشفافية وفعالية العمل الجماعي. من خلال استخدام أداة تتبع الوقت التشاركية، يمكن لأعضاء الفريق المساهمة بسهولة في تسجيل وقتهم، وتتبع التقدم معًا، وضمان سير الجميع بشكل صحيح على جداول الوقت والمواعيد النهائية للمشروع. يعزز كلُّ هذا التواصلَ الفعَّال، والتنسيق بشكل أفضل، ويساعد الفريق على العمل لتحقيق الأهداف المشتركة. وبفضل القدرة على التعاون بسلاسة، يمكن لأعضاء الفريق تحسين إنتاجيتهم، وتبسيط سير العمل، وتحقيق النجاح الجماعي.
الختام: اهتم بأفضل نصائح تتبع الوقت للمحاسبين
يعد تتبع الوقت الفعَّال أمرًا ضروريًّا لازدهار المحاسبين السعوديين في مهنتهم. من خلال تنفيذ هذه الـ 23 نصيحة لأفضل ممارسات تتبع الوقت، يمكن للمحاسبين في السعودية تسهيل سير عملهم، وتحسين الإنتاجية، وضمان دقة الفواتير، وتقديم خدمة استثنائية للعملاء. تذكَّر أن إتقان تتبع الوقت هو رحلة مستمرة تتطلب جهدًا وتعديلًا مستمرِّيْنِ. اهتمَّ بتلك النصائح، واستمتع بفوائد تحسين الكفاءة والنجاح المهني في مسيرتك المحاسبية في السعودية. باستخدام استراتيجيات تتبع الوقت الصحيحة، ستكون مجهزًا جيدًا لإطلاق العنان لإمكانياتك وتحقيق أهدافك كـ محاسب سعودي.
