مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لـ جبِل، وهو برنامج مبني على السحابة لتسجيل الوقت والحضور. لديَّ خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرامج والفرق عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق. قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الشركات على تحسين إنتاجيتها وأدائها من خلال التقنية وممارسات الإدارة الذكية للوقت. وفي هذا المقال ستتعرف على كيفية تقديم تتبع الوقت لموظفيك، دعنا نبدأ.
نظرة عامة
وفقًا لموقع فينانس أونلاين، لا يزال حوالي 38% من الموظفين يعتمدون على الطرق القديمة مثل سجلات الدوام اليدوية وبطاقات تسجيل الحضور الورقية المثقوبة لتتبع وقت فرق العمل لديهم.
إذًا، لماذا يجب عليك كصاحب عمل في العصر الحديث التفكير في الاعتماد على تتبع الوقت لفريقك؟
بالنظر إلى كيفية تغير مشهد العمل خلال السنوات الماضية، سيكون من الجنون ألا يستخدم أصحاب العمل حلول تتبع الوقت. ومع ازدياد العمل عن بُعد، فإن الرغبة في تتبع ساعات العمل بدقة تُعد سببًا مقنعًا.
ومع ذلك، فإن تتبع الوقت مفيد أيضًا لمراقبة إنتاجية الموظفين خلال ساعات العمل التي لا يمكن متابعتها، مما يعزز الثقة بين أصحاب العمل والموظفين. ومع ذلك، في هذا المقال، أريد أن أخبرك عن طرق تتبع الوقت في الفريق، والاستراتيجيات المختلفة التي يمكنك تطبيقها لمساعدتك على الانتقال من تتبع الوقت اليدوي إلى تتبع الوقت التلقائي.
في هذا المقال:
هل تتبع وقت موظفيك ضروري حقًّا؟
كيفية تقديم تتبع الوقت للموظفين؟
هل تتبع الوقت يتعلق بعدم الثقة أم أنه يُحسِّن الإنتاجية حقًّا؟
المشاكل الشائعة التي يمكن أن تواجهك في المرحلة الأولى من تتبع الوقت
هل تتبع وقت موظفيك ضروري حقًّا؟
نعم! من خلال تتبع الوقت، يمكن لأصحاب العمل قياس إنتاجية فريقهم. اعتبر الأمر كجسر يسمح لك (كصاحب عمل) بالتعرف بالضبط على كيفية استغلال الموظفين لساعات العمل.
من الواضح أنه عند تقديم تتبع الوقت لموظفيك، قد يتساءلون عن الضرورة، حيث قد يشعر الموظفون أنها تغيير مفاجئ في نظام العمل. ومع ذلك، مع التخطيط الجيد، يكون من السهل جدًّا إقناع الموظفين بالفكرة.
تتبع الوقت لا يُعزز فقط الإحساس بالمسؤولية، ولكنه يعمل أيضًا كمقياس موثوق به للإنتاجية. حيث تعاني 75% من الشركات من مشاكل سرقة الوقت. بالإضافة إلى ذلك، تشير الدراسات إلى أن 20% من أرباح الأعمال تضيع بسبب سرقة وقت الموظفين. لا تؤثر مشكلة فقدان ساعات العمل الكفاءة التشغيلية فحسب، بل تؤثر كذلك على أرباح المنشآت.
تخيل أنَّ تتبع الوقت مثل كشاف الضوء، يمكِّنك كصاحب عمل، من رؤية أوقات عمل الموظفين في مكان العمل، ويمكن لأصحاب العمل التعرف بالتفصيل على كيفية استغلال الموظفين لساعات العمل. ومع ذلك، لا يعد تتبع الوقت مجرد حل للمراقبة؛ بل يساعد كلًّا من الموظفين وأصحاب العمل على خلق ثقافة الشفافية والفعالية.
كيفية تقديم تتبع الوقت للموظفين؟
عندما يبحث أصحاب العمل عن برامج تتبع الوقت، فمن الضروري أن يتناسب مع احتياجات العمل مع الأدوات المناسبة. لكن الأمر ليس مجرد العثور على الأداة المناسبة فحسب؛ بل يتعلق الأمر أيضًا بدعم انتقال الموظفين. يحتاج أصحاب العمل إلى إرشاد موظفيهم خلال العملية، بدءًا من البحث عن أفضل برنامج.
كيفية اختيار أفضل برنامج لتتبع الوقت؟
عند البحث عن برنامج تتبع الوقت، من الأفضل أن تبحث عن الأدوات التي تناسب احتياجاتك. لاختيار أفضل برنامج، انظر إلى الميزات التالية:
- الميزات وسهولة الاستخدام: ابحث عن برنامج تتبع الوقت الذي يوفر ميزات متقدمة مثل التعرف على الوجه ووضع الجهاز اللوحي لتسجيل الحضور الآمن. تأكد من أنه يسمح بتصنيف المهام وقابل للتخصيص، وأن خيارات إعداد التقارير قوية للتحليل التفصيلي. أعطِ الأولوية للأدوات التي تتميز بواجهة سهلة الاستخدام للسماح بالتكيف السريع لموظفيك.
- التوافق والتكامل: تأكد من أن البرنامج يتكامل مع الأدوات والأنظمة الحالية لديك، مثل أدوات إدارة المشاريع أو برامج إدارة الموارد البشرية. تحقق من قابلية التوسع للتكيف مع النمو المحتمل للموظفين. تعد إمكانية الوصول عبر الهاتف مهمة بشكل متزايد لحالات العمل عن بُعد، مما يتيح للموظفين تتبع الوقت بكفاءة من أي مكان.
- دعم العملاء: يجب على أصحاب العمل إعطاء الأولوية للبرنامج الذي يوفر دعمًا موثوقًا به للعملاء. يضمن الوصول إلى فرق الدعم سريعة الاستجابة والملمة بالمعرفة حلًّا سريعًا للمشكلات. ابحث عن خيارات مثل المحادثة المباشرة أو البريد الإلكتروني أو الدعم الهاتفي لتلبية تفضيلات الاتصال المختلفة.
- هيكل الأسعار: قيم نموذج التسعير للبرنامج بعناية. ابحث عن شفافية التسعير، وتعرف على الميزات والقيود التي تقدمها كل باقة تسعير. تأكد من أن التسعير يتماشى مع ميزانية موظفيك مع مراعاة الاحتياجات الخاصة وحجم منشأتك.
- نسخ تجريبية: اختر البرنامج الذي يتيح لك تقييم ما إذا كان يلبي متطلبات موظفيك الخاصة قبل الالتزام طويل المدى أم لا. استفد من النسخ التجريبية أو العروض التجريبية المجانية. تتيح هذه الفترة التجريبية لموظفيك اختبار وظائف البرنامج وسهولة الاستخدام وتوافقه مع سير عملك.
كيفية تسهيل انتقال موظفيك لتتبع الوقت؟
إذا كنت تنتقل من استخدام بطاقات الحضور التقليدية إلى برامج تتبع الوقت ذات التقنية الحديثة، فمن المؤكد أنك ستحتاج إلى تعديل نهجك. يتطلب هذا التحول الرفق وبعض الصبر. كما يمكن أن يؤدي التسرع في العملية إلى الارتباك والمقاومة. لذا، إليك بعض الإرشادات المفيدة لتسهيل الانتقال:
- تقديم البرنامج: ابدأ بشرح الغرض والفوائد من برنامج تتبع الوقت. أكد على فائدة ذلك في سير العمل، وكيف سيساعد في تتبع التقدم، ويسهم في زيادة الإنتاجية. تأكد أن موظفيك يفهمون التأثير الذي يمكن أن يحدثه على مهامهم اليومية، وتقدم العمل بشكل عام.
- عروض توضيحية عملية: اعقد جلسات تفاعلية حيث يتعلم الموظفون من خلال استخدام البرنامج بأنفسهم. اعرض وظائف البرنامج خطوة بخطوة، مركزًا على كيفية تسجيل الساعات، وتصنيف المهام بكفاءة، وإنشاء التقارير. استخدم أمثلةً حقيقيةً ذات صلة بعمل موظفيك لجعلها أكثر قابلية للتطبيق.
- الدعم المستمر: بعد التدريب الأولي، وفِّر الدعم المستمر. وتأكد من سهولة الوصول إلى دليل المستخدم، أو الأسئلة الشائعة، أو حتى مقاطع الفيديو التعليمية. حدد شخصًا معينًا أو فريقًا للإجابة على أي استفسارات أو حل المشاكل التقنية خلال فترة استخدامهم الأولي.
هل تتبع الوقت يتعلق بعدم الثقة أم أنه يُحسِّن الإنتاجية حقًّا؟
كصاحب عمل، من الضروري أن تثق بموظفيك، ولكن الاعتماد على الثقة فقط قد لا يكفي لتسير الأعمال بكفاءة. ينطبق المثل القديم القائل “الوقت كالسيف ” على تتبع الوقت. تتبع وقت الموظفين في عملك لا يتعلق بعدم الثقة، بل يتعلق بضمان الإنتاجية المثلى وحسن استغلال الوقت.
قد يستقبل فريقك فكرة تتبع الوقت ببعض التردد. في الواقع، أظهر تقرير من بي دبليو سي أن 38% من أصحاب العمل يعتبرون مقاومة الموظفين كعقبة أمام تتبع الوقت. وقد يرى الموظفون ذلك على أنه نقص في الثقة أو انتهاك لخصوصيتهم.
ومع ذلك، فإن استخدام أداة لتتبع الوقت لا يشير إلى عدم الثقة. بل هي وسيلة لضمان أن الجهود والأهداف متوافقة بين صاحب العمل والموظف. من خلال تتبع الوقت، يكتسب كل من أصحاب العمل والموظفين رؤًى حول كيفية استهلاك الوقت، مما يعزز أكثر من إنتاجية بيئة العمل.
المشاكل الشائعة التي يمكن أن تواجهك في المرحلة الأولى من تتبع الوقت
قد لا يكون تتبع وقت الموظفين تجربةً سلسةً؛ لأنه يأتي مع مجموعة من التحديات الخاصة به. تشمل المشكلات الشائعة التي قد تواجهها ما يلي:
- مشكلات الموافقة: يتضمن الحصول على الموافقة التأكد من الحصول على موافقة كتابية من جميع الموظفين قبل بدء تتبع وقت موظفيك. تتضمن هذه العملية شرحًا واضحًا لكيفية استخدام بيانات تتبع وقتهم، وضمان سرية المعلومات وشرح الأغراض التي ستُستخدم لها هذه البيانات. التواصل الواضح أمر ضروري، وهو الذي يضمن علم الموظفين وموافقتهم على الشروط والأحكام الخاصة بتتبع وقتهم.
- نسيان تسجيل الحضور والانصراف: إحدى المشكلات الشائعة في تطبيق تتبع الوقت هي نسيان الموظفين لتسجيل الحضور أو الانصراف. ولمعالجة هذا، فمن الجيد تقديم التذكيرات أو الإشعارات، مثل التنبيهات من خلال برنامج تتبع الوقت أو قنوات الاتصال في مكان العمل. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد توفير طرق سهلة الوصول وسهلة الاستخدام لتسجيل الحضور والخروج، مثل تطبيقات الهاتف أو الأجهزة اللوحية، في الحد من النسيان.
- تناقضات تتبع الوقت: قد تؤدي تناقضات تسجيلات تتبع الوقت إلى تضارب وعدم دقة. ولمعالجة هذه المشكلة، ضع إرشادات وبروتوكولات واضحة لإجراءات تتبع الوقت، لضمان التوافق بين الموظفين. يمكن أن تساعد الجلسات التدريبية المنتظمة والتذكيرات بشأن ممارسات تتبع الوقت الدقيقة في المحافظة على اتساق تسجيل ساعات عملهم. كما يمكن أيضًا أن تساعد مراجعة البيانات المسجلة بانتظام في تحديد وتصحيح أي تناقضات في الحال.
أفكار نهائية
تتبع الوقت ليس مجرد أداة ضرورية لأصحاب العمل؛ بل هو محفز لتعزيز الإحساس بالمسؤولية بين الموظفين. إنه يوفر نظرة عميقة على أنشطتهم، مما يشجع على الشعور بالمسؤولية تجاه ساعات عملهم.
عندما تدمج تتبع الوقت في نظام عمل موظفيك، تصبح الشفافية جزءًا من ثقافة عملك. كما أن التعامل مع عملية تقديم تتبع الوقت بصبر وانفتاح يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا. فإنه لا يسهل عملية الانتقال فقط، بل يمهد الطريق لثقافة الثقة والكفاءة.
هل ترغب في التعمق أكثر في عالم تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر؟ يمكن أن يساعدك مقالنا عن أفضل نصائح تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر في التعرف على الإمكانيات الكاملة لأدوات تتبع الوقت وقدراتها.
