وفقًا لموقع فينانسِز أونلاين (FinancesOnline)، لا يزال حوالي 38% من الموظفين يعتمدون على الطرق القديمة مثل سجلات الدوام اليدوية وبطاقات تسجيل الحضور الورقية المُثقَّبة لتتبع وقت فرق العمل لديهم.
إذًا، لماذا يجب عليك كصاحب عمل في العصر الحديث التفكير في الاعتماد على تتبع الوقت لفريقك؟
بالنظر إلى كيفية تغير مشهد العمل خلال السنوات الماضية، سيكون من الجنون ألا يستخدم أصحاب العمل حلول تتبع الوقت. ومع ازدياد العمل عن بُعد، فإن الرغبة في تتبع ساعات العمل بدقة تُعد سببًا مقنعًا للغاية.
ومع ذلك، فإن تتبع الوقت مفيد جدًا أيضًا لمراقبة إنتاجية الموظفين خلال ساعات العمل التي لا يتممتابعتها، مما يعزز الثقة بين أصحاب العمل والموظفين. ومع ذلك، في هذا المقال، أريد أن أخبرك عن طرق تتبع الوقت في الفريق، والاستراتيجيات المختلفة التي يمكنك تطبيقها لمساعدتك على الانتقال من تتبع الوقت اليدوي إلى التلقائي.
يُغطِّي هذا المقال:
هل تتبع وقت موظفيك ضروري حقًا؟
كيف يمكنك تطبيق نظام تتبع الوقت في فريقك؟
هل تتبع الوقت يتعلق بعدم الثقة أم أنه يُحسِّن من الإنتاجية حقًا؟
المشاكل الشائعة التي يمكن أن تواجهك في المرحلة الأولى من تتبع الوقت
هل تتبع وقت موظفيك ضروري حقًا؟
نعم! من خلال تتبع الوقت، يمكن لأصحاب العمل قياس إنتاجية فريقهم. اعتبر الأمر كجسر يسمح لك، كصاحب عمل، بالتعرف بالضبط على كيفية استغلال موظفيك لساعات العمل.
تتبع الوقت ليس مجرد حلًا للمراقبة، فإنه يساعد أيضًا في تعزيز ثقافة الشفافية والصدق في مكان العمل. حيث تعاني 75% من الشركات في الولايات المتحدة من مشاكل الغش في الوقت. بالإضافة إلى ذلك، تشير الدراسات إلى أن 20% من أرباح الأعمال في الولايات المتحدة تضيع بسبب الغش في وقت الموظفين. لا تؤثر مشكلة عدم تأكد أصحاب العمل من كيفية قضاء ساعات العمل على الكفاءة التشغيلية فحسب، بل تؤثر سلبًا أيضًا بشكل كبير على النتائج المالية للمنشآت.
من الواضح أنه عند تطبيق تتبع الوقت لفريقك، قد يسأل البعض عن ضرورة ذلك، حيث قد يشعرون أنه تحول مفاجئ في الروتين. ومع ذلك، مع التخطيط السليم، من السهل جدًا إقناع الموظفين بالفكرة.
كيف يمكنك تطبيق تتبع الوقت لموظفيك؟
عند تقديم تتبع الوقت لفريقك، من الأفضل البدء باختيار طريقة تتبع وقت مناسبة. عند النظر في خياراتك، فكِّر في احتياجات عملك واختَر البرنامج الذي يناسبك أكثر شيء.
وأكثر شيء أهميةً، ضع في اعتبارك متطلبات ومقترحات موظفيك أثناء عملية الاختيار أيضًا، نظرًا لأنك ستحتاج إلى توجيه موظفيك خلال عملية التوظيف، من المهم الحصول على آرائهم في هذه المرحلة.
ابدأ باختيار طريقة تتبع الوقت. عندما تبحث عن برنامج تتبع الوقت، ابحث عن الأدوات التي تناسب متطلباتك على أفضل نحو. لاختيار أفضل برنامج، ضع في اعتبارك الميزات التالية:كيف تختار أفضل برنامج لتتبع الوقت؟
- الميزات وسهولة الاستخدام: ابحث عن برنامج تتبع الوقت الذي يوفر ميزات متقدمة مثل التعرف على الوجه ووضع الكشك (الجهاز اللوحي أو الهاتف المحمول) لتسجيلات الحضور الآمنة. تأكد من أنه يسمح بتصنيف المهام وقابل للتخصيص، وأن خيارات إعداد التقارير قوية للحصول على تحليلات مُفصَّلة. أعطِ الأولوية للأدوات التي تتميز بواجهة سهلة الاستخدام للسماح بالتكيف السريع لموظفيك.
- التوافق والتكامل: تأكد من أن البرنامج يتكامل مع أدواتك وأنظمتك الحالية، مثل أدوات إدارة المشاريع أو برامج إدارة الموارد البشرية. تحقق من قابليته للتوسع للتكيف مع النمو المحتمل للموظفين. إمكانية الوصول عبر الهاتف مهمة لحالات العمل عن بُعد، مما يتيح للموظفين تتبع الوقت بكفاءة من أي مكان.
- دعم العملاء: ضع الأولوية للبرنامج الذي يُقدِّم دعم عملاء موثوق. يضمن الوصول إلى فِرَق الدعم سريعة الاستجابة والملمة بالمعرفة حلًّا سريعًا للأسئلة أو المشاكل التقنية. ابحث عن خيارات مثل المحادثة المباشرة، أو البريد الإلكتروني، أو الدعم الهاتفي لتلبية تفضيلات الاتصال المختلفة.
- هيكل الأسعار: قيِّم نموذج التسعير للبرنامج بعناية. ابحث عن شفافية التسعير، وتعرَّف على الميزات والقيود التي تقدمها كل باقة تسعير. تأكد من أن التسعير يتماشى مع ميزانيتك للفريق مع مراعاة الاحتياجات الخاصة وحجم مؤسستك.
- نسخ تجريبية: اختَر البرنامج الذي يتيح لك تقييم ما إذا كان يلبي متطلبات موظفيك الخاصة قبل الالتزام به لوقتٍ طويل أم لا. استفِد من النسخ التجريبية أو العروض التجريبية المجانية. تتيح هذه الفترة التجريبية لفريقك اختبار وظائف البرنامج، وسهولة الاستخدام، وتوافقه مع سير عملك.
إذا كنت تنتقل من استخدام بطاقات الحضور التقليدية إلى برامج تتبع الوقت عالية التقنية، فمن المؤكد أنك ستحتاج إلى تعديل نهجك. يتطلب هذا التحول الرفق وبعض الصبر. كما يمكن أن يؤدي التسرع في العملية إلى الارتباك والمقاومة. لذا، إليك بعض الإرشادات المفيدة لتسهيل الانتقال:كيف تُسهِّل انتقال موظفيك لتتبع الوقت؟
كصاحب عمل، من الضروري أن تثق بموظفيك، ولكن الاعتماد على الثقة فقط قد لا يكفي لتسير الأعمال بكفاءة. ينطبق المثل القديم القائل “الوقت كالسيف” على تتبع الوقت. تتبع وقت الموظفين في عملك لا يتعلق بعدم الثقة، بل يتعلق بضمان الإنتاجية المُثلى للوقت المُستغَّل. ومع ذلك، فإن استخدام أداة لتتبع الوقت لا يشير إلى عدم الثقة. بل هي وسيلة لضمان أن الجهود والأهداف متوافقة بين صاحب العمل والموظف. من خلال تتبع الوقت، يكتسب كل من أصحاب العمل والموظفين رؤًى حول كيفية استهلاك الوقت، مما يعزز من بيئة عمل أكثر إنتاجيةً. هل تتبع الوقت يتعلق بعدم الثقة أم أنه يُحسِّن الإنتاجية حقًّا؟
قد يستقبل فريقك فكرة تتبع الوقت ببعض التردد. في الواقع، أظهر تقرير من بي دبليو سي أن 38% من أصحاب العمل يعتبرون مقاومة الموظفين كعقبة أمام تتبع الوقت. وقد يرى الموظفون ذلك على أنه نقص في الثقة أو انتهاك لخصوصيتهم.
المشاكل الشائعة التي يمكن أن تواجهك في المرحلة الأولى من تتبع الوقت
قد لا يكون تتبع وقت الموظفين تجربةً سلسةً؛ لأنه يأتي مع مجموعة من التحديات الخاصة به. تشمل المشكلات الشائعة التي قد تواجهها ما يلي:
- مشكلات الموافقة: الحصول على الموافقة ضروري! تأكد من حصولك على إذن كتابي مؤمَّن من جميع أعضاء الفريق قبل البدء في تتبع وقت فريقك،. تتضمن هذه العملية شرحًا واضحًا لكيفية استخدام بيانات تتبع وقتهم، وضمان سرية المعلومات وشرح الأغراض التي ستُستخدم لها هذه البيانات. التواصل الواضح أمر ضروري، تأكد من أن الموظفين يفهمون ويوافقون على الشروط والأحكام الخاصة بتتبع وقتهم.
- نسيان الناس لتسجيل الحضور والانصراف: إحدى المشكلات الشائعة في تطبيق تتبع الوقت هي نسيان الموظفين لتسجيل الحضور أو الانصراف. ولمعالجة هذا، فمن الجيد تقديم التذكيرات أو الإشعارات، مثل التنبيهات من خلال برنامج تتبع الوقت أو قنوات الاتصال في مكان العمل. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد توفير طرق سهلة الوصول وسهلة الاستخدام لتسجيل الحضور والانصراف، مثل تطبيقات الهاتف أو الأكشاك (الأجهزة اللوحية أو الهواتف المحمولة)، في الحد من النسيان.
- تناقضات تتبع الوقت: قد تؤدي تناقضات تسجيلات تتبع الوقت إلى تضارب وعدم دقة. ولمعالجة هذه المشكلة، ضع إرشادات وبروتوكولات واضحة لإجراءات تتبع الوقت، لضمان التوافق بين الموظفين. يمكن أن تساعد الجلسات التدريبية المنتظمة والتذكيرات بشأن ممارسات تتبع الوقت الدقيقة في المحافظة الموظفين على اتساق تسجيل ساعات عملهم. كما يمكن أيضًا أن تساعد مراجعة البيانات المسجلة ومقارنتها بانتظام في تحديد وتصحيح أي تناقضات في الحال.
أفكار ختامية
تتبع الوقت ليس مجرد أداة ضرورية لأصحاب العمل؛ بل يشكل تغييرًا جذريًا في تعزيز الإحساس بالمسؤولية بين الموظفين. إنه يوفر نظرة عميقة على أنشطتهم، مما يشجع على الشعور بالمسؤولية تجاه ساعات عملهم.
دمج تتبع الوقت في نظام عمل فريقك سيساعد في جعل الشفافية جزءًا من ثقافة عملك. كما أن التعامل مع عملية تقديم تتبع الوقت بصبر وانفتاح يمكن أن يُحدِث فرقًا كبيرًا. فإنه لن يسهل عملية الانتقال فقط—بل سيمهد الطريق لثقافة الثقة والكفاءة.
هل ترغب في التعمق أكثر في عالم تتبع الوقت؟ يمكن أن يساعدك مقالنا عن أفضل 8 ممارسات لتتبع الوقت على أجهزة الكمبيوتر المكتبية في التعرف على الإمكانيات الكاملة لأدوات تتبع الوقت وقدراتها.
