إذا كنت قد عملتَ في إحدى الشركات الكبرى من قبل، فستعلم أنه يتم استخدام أنواع مختلفة من برامج تتبع الوقت والحضور في معظم المؤسسات. لقد عملتُ في شركات الاستشارات على مدار العِقد الماضي. ورأيت سجلات الحضور، وتسجيل الحضور والانصراف من العمل، والتحكم في الوصول عبر البطاقة أو الأنظمة المدعومة بالقياسات الحيوية، وبطاقات العمل، وإدخال ساعات سجل الدوام يدويًّا، ولوحات الموظفين الماديَّة، وتتبع الوقت الرقمي، والأنظمة المدعومة بتقنية موجات الراديو (RFID)، وأنظمة تحديد المواقع العالمية (GPS)، حيث يتم استخدام هذه الأنظمة مجتمعةً وبمختلف أشكالها.
هذا عدد كبير من الأنظمة، أليس كذلك؟ أنظمة تتبع الوقت الحديثة قادرة على مراقبة الوقت في الوقت الحقيقي، وتقديم تقارير حول أنشطة الموظفين، حيث تنشأ كمية كبيرة من بيانات تتبع الوقت في هذه العملية. يتناول هذا المقال كيفية استخدام بيانات تتبع الوقت من قبل شركات الاستشارات لاستخلاص رؤى مفيدة وقيِّمة عن أداء الموظفين، والمساعدة في عمليات الشركات، وتوفير الأدوات التي تسمح بإدارة المشاريع بفعالية.
يُغطِّي هذا المقال:
- ما مقاييس أداء الموظفين؟
- كيف يتم تحديد مدى إنتاجية الموظف؟
- لماذا يجب على الشركات قياس إنتاجية الموظفين؟
- كيف يتم تحديد استخدام الموظف؟
- لماذا يجب على الشركات قياس استخدام الموظفين؟
- هل هناك طرق أخرى لاستخدام بيانات تتبع الوقت؟
- هل تعرف كيف تتم فوترة العملاء مقابل العمل الاستشاري؟
- كيف يتم استخدام بيانات تتبع الوقت في فوترة العملاء؟
- كيف ينبغي لشركات الاستشارات تسعير الأعمال الجديدة؟
- هل يمكن لأنظمة تتبع الوقت المساعدة في إدارة المشاريع؟
- أفكار نهائية
ما مقاييس أداء الموظفين؟
إن مقاييس أداء الموظفين هي مؤشرات لأداء الموظف. واعتمادًا على مسماه الوظيفي، يمكن تقييم جوانب مختلفة من أداء الموظف، مثل:
- جودة عمل الموظف.
- عدد التسليمات التي ينتجها الموظف.
- سرعة إكمال الموظف لمهام العمل.
- ثبات أداء الموظف في العمل.
- “تنوع” الأعمال التي يقوم بها الموظف.
- مستوى مشاركة الموظف.
واستنادًا إلى ما سبق، يمكن تطوير وتقييم المقاييس الكمية والزمنية لأداء الموظف باستخدام بيانات من أنظمة تتبع الوقت. كما يمكن أيضًا تقييم مقاييس أخرى مثل: الأداء النوعي باستخدام بيانات تتبع الوقت، بشرط أن يتم بذل الجهد في إعداد نظام تتبع الوقت بالشكل الصحيح.
سيتناول هذا المقال مؤشرَين لأداء الموظفين؛ وهما: إنتاجية الموظف، واستخدام الموظف.
كيف يتم تحديد مدى إنتاجية الموظف؟
إن إنتاجية الموظف هي مقياس لمدى كفاءة الموظف في تحويل المُدخَل إلى المُخرَج المطلوب. في سياق العمل الاستشاري، يشير المُدخَل إلى وقت وجهد الموظف، ويشير المُخرَج إلى منتج أو تسليم (بالجودة المطلوبة). باستخدام بيانات تتبع الوقت المناسبة، يمكن تقييم إنتاجية الموظف بسهولة. على سبيل المثال، يمكننا تقييم إنتاجية المُصممين “أ ” و “ب” على النحو التالي:
إذا استغرق المصمم “أ” 28 ساعةً لإنتاج 10 رسومات، يمكن حساب إنتاجيته كالتالي:
10 / 28 = 0.36 رسم في الساعة.
إذا استغرق المصمم”ب” 22 ساعة لإنتاج 7 رسومات، فيمكن حساب إنتاجيته كالتالي:
7 / 22 = 0.32 رسم في الساعة.
بناءً على ما سبق، نستنتج أن المصمم “أ” أكثر إنتاجيةً من المصمم “ب”.
الطريقة المذكورة أعلاه مُبسَّطة، وقد تكون أكثر تعقيدًا في سيناريو العمل على أرض الواقع. على سبيل المثال، قد نحتاج إلى مراعاة نوع الرسوم التي يعمل كل شخص عليها لضمان صحة المقارنة بينها.
للحصول على نظرة أعمق، يمكن تضمين عوامل في الحساب مثل: وقت إعادة العمل، ووقت مراجعة الرسم، مما يسمح لنا بالنظر في الوقت الذي يتم فيه إعداد المسودة الأولى حتى إصدار الرسم للبناء، وتقييم إنتاجية الموظف وفقًا لذلك.
لماذا يجب على الشركات قياس إنتاجية الموظفين؟
تسمح برامج تتبع الوقت الحديثة بإجراء مجموعة واسعة من حسابات إنتاجية الموظفين، حيث توفر مدخلات لبيانات وقت الموظف الدقيقة المرتبطة بأنشطة ومهام محددة، والتي يمكن تخصيصها بمزيد من التفصيل وفقًا للعمليات وسير العمل الخاصة بالشركة. وما يعنيه ذلك هو:
- يمكن تقييم إنتاجية الموظف عبر المهام، وفرق العمل، والمشاريع المختلفة، ويمكن تحديد كل من المستويات العالية والمنخفضة من الإنتاجية.
- يمكن استخدام مؤشرات إنتاجية الموظفين لتقييم الموظفين الأكثر إنتاجيةً في مهام محددة.
- يمكن تكليف الموظفين الأكفاء بمهام عمل محددة عند اقتراب موعد نهائي.
- يمكن للشركات تحديد الموظفين الأقل إنتاجيةً في مهام محددة وتخطيط التدريب وفقًا لذلك.
- يمكن تحليل نقاط القوة والضعف لدى الموظفين قبل تكليفهم بأعمال أو مشاريع جديدة تناسب قدراتهم.
كما يوجد مؤشر آخر مفيد للشركات الاستشارية، وهو استخدام الموظفين.
كيف يتم تحديد استخدام الموظف؟
يُعد استخدام الموظف مقياسًا لمقدار الوقت الذي يقضيه الموظف في العمل القابل للفوترة. وغالبًا ما يُعبر عنه كنسبة مئوية، ويتم حسابه بالإشارة إلى فترة زمنية محددة. لحساب معدل استخدام الموظف، يجب أن تعرف عدد الساعات التي عملها الموظف خلال الفترة المحددة، وعدد الساعات التي قضاها في العمل القابل للفوترة خلال نفس الفترة. فيما يلي مثال على كيفية تحديد استخدام الموظفين:
إذا عمل الموظف “أ” لمدة 45 ساعةً خلال أسبوع معين، وقضى 36 ساعةً منها في العمل القابل للفوترة، سيكون معدل استخدام الموظف “أ” لهذا الأسبوع هو 36 / 45 = 0.80. بافتراض أن نفس الموظف عمل 2000 ساعة إجمالًا خلال العام، وقضى 1700 ساعة في العمل القابل للفوترة؛ سيكون معدل استخدام الموظف للعام هو 1700 / 2000 = 0.85.
لماذا يجب على الشركات قياس استخدام الموظفين؟
عادةً ما تحدد شركات الاستشارات معدلات الاستخدام المُستهدَفة لموظفيها استنادًا إلى الساعات القابلة للفوترة المطلوبة للحفاظ على الربحية، مع مراعاة الوقت المستهلك في العمل غير القابل للفوترة. تتغير معدلات الاستخدام المستهدفة تبعًا للصناعة، والمؤسسة، ووحدة الأعمال، ودور الموظف؛ على سبيل المثال، يمكن أن يقضي الطاقم الإداري أو المالي وقتًا كبيرًا في العمل الذي لا يمكن فوترته.
معرفة معدلات استخدام الموظفين تتيح للشركة تحديد أسعار مربحة للخدمات، ودفع رواتب الموظفين بشكل عادل، وتحديد ما إذا كان الموظفون يعملون أكثر من اللازم أو أقل. ويمكن استخدام معدلات استخدام الموظفين لمقارنة أداء الموظفين ذوي الأدوار المماثلة في الشركة أو لمقارنة أداء الموظفين الذين يعملون في فرق محددة أو المكلفين بمشاريع معينة.
يمكن استخلاص مقاييس إضافية مشتقة من معدل الاستخدام؛ وتشمل هذه المقاييس: معدل استغلال القدرة (الذي يُعبر عن استخدام الموظف العادي)، ومعدل الاستخدام المثالي، ومعدل الفوترة الأمثل. تقدم مثل هذه المقاييس رؤًى قيمةً حول أداء المؤسسة وأرباحها.
هل هناك طرق أخرى لاستخدام بيانات تتبع الوقت؟
نعم، بالتأكيد هناك! يمكن أن يوفر برنامج تتبع الوقت معلومات مفيدة مثل:
- تفاصيل حضور الموظف أو الفريق والتزامه بالمواعيد.
- معلومات عن الغياب.
- عدد ساعات العمل العادي وساعات العمل الإضافية.
هذه الأمور سهلة الحساب، ويمكن تحليلها وتصفيتها على مستوى الموظف، أو الفريق، أو المشروع، أو الإدارة، أو الشركة. ويمكن بسهولة التعرف على الاتجاهات مع التمثيل البياني لمثل هذه البيانات. على سبيل المثال، قد تكتشف الإدارة أن موظفًا معينًا أو فريقًا يقوم بالكثير من ساعات العمل الإضافية بشكل متكرر، أو يُظهِر بانتظام معدلات غياب عالية.
عند تقييم مؤشرات أداء الموظفين، لاحظ أنه من المهم إنشاء مقياس أساسي لتمكين المقارنة مع نقطة مرجعية محددة. يُعد المقياس الأساسي نقطةً مرجعيةً أو معيارًا أساسيًّا للأداء، وقد يكون معيارًا صناعيًّا، أو محددًا لشركة أو وحدة أعمال محددة.
مع الكم الكبير من البيانات التي تتيحها أنظمة تتبع الوقت للموظفين، قد تقوم المؤسسات ببناء قاعدة بيانات لمقاييس الأداء للموظفين والمشاريع. ومع نمو قاعدة البيانات، ستتمكن المؤسسة من الوصول إلى بيانات تاريخية، وحالية فورية مرتبطة بمهام، أو عملاء، أو أنواع عمل محددة. يمكن استخدام هذه البيانات للمساعدة في العديد من المهام؛ على سبيل المثال:
- يمكن استخدام البيانات لتحديد تكلفة المشروع بشكل سريع.
- يمكن تقدير أوقات إكمال المهام.
- يمكن تحسين تخصيص الموارد استنادًا إلى ميزانيات المشروع والمواعيد النهائية.
- يمكن أن يكون وجود قاعدة بيانات لمؤشرات أداء الموظفين مفيدًا في تطوير مقاييس أساسية خاصة بالمؤسسة.
قد تعتقد أننا سننتهي هنا، ولكن، انتظر! فلم ننتهِ بعد. هناك طرق أخرى يمكن من خلالها استخدام بيانات تتبع الوقت.
هل تعرف كيف تتم فوترة العملاء مقابل العمل الاستشاري؟
بالنسبة لمنظمات الاستشارات، عادةً ما تكون ترتيبات الرسوم مع العملاء عبارةً عن رسوم ثابتة، أو مستندة إلى المواد (أو نظام مختلط يتضمن عناصر من كليهما – دعونا نتجاهل هذه الحالة في الوقت الحالي). بالنسبة لعقد الرسوم الثابتة:
- يتم تقدير الجهد (أي التكلفة) اللازم لإكمال العمل. ويشمل ذلك التكاليف المباشرة، وغير المباشرة، والتكاليف العامة.
- يتم إضافة هامش ربح إلى التكلفة المقدرة لإكمال العمل.
- يتم تحديد إجمالي الرسوم بما في ذلك جميع التكاليف وهامش ربح مناسب للعميل.
- بدلًا من ذلك، يمكن استخدام نموذج التسعير القائم على القيمة للوصول إلى رسوم مقترحة (وهذا يأخذ في الاعتبار قيمة العمل بدلًا من عنصر التكلفة).
بالنسبة لعقد الرسوم الثابتة، يدفع العميل الرسوم المحددة بغض النظر عن الجهد الفعلي المطلوب لإكمال العمل. وإذا كنت قادرًا على إنجاز العمل بشكل أسرع أو أرخص، فستتمكن من تحقيق ربح أكبر.
في حالة العقد المستند للوقت، ينطبق ما يلي:
- تستند الرسوم المقترحة إلى سعر الساعة أو اليوم.
- تتم محاسبة العميل بالمبلغ الفعلي للوقت الذي تم العمل فيه.
- يمكن أن يشمل نفقات المواد أيضًا، اعتمادًا على طبيعة العمل الذي سيتم تنفيذه وتفاصيل الاتفاق.
- يتم عادةً اقتراح قائمة بالأسعار المقترحة، حيث قد تختلف الأسعار اعتمادًا على نوع المورد ومستوى المورد.
- تحتوي الأسعار المعروضة للعميل بالفعل على تكلفة إكمال العمل وهامش ربح مناسب.
إذاً، لنرجع إلى موضوعنا…
كيف يتم استخدام بيانات تتبع الوقت في فوترة العملاء؟
بالنسبة للعقود القائمة على الوقت، قد يساعد برنامج تتبع الوقت مباشرةً في إنشاء فواتير دقيقة للعملاء، وإصدار فواتيرهم وفقًا للوقت الفعلي المُستهلَك في المشاريع.
يمكن استخدام البرنامج لتوفير تفاصيل دقيقة لما تم إنفاق الوقت عليه بالضبط من المهام والأنشطة، ومن قبل أي مورد، وبأي سعر. وبالتالي تجنب أي نزاعات بشأن الفواتير، وضمان أن تتلقى الشركة مستحقاتها بدقة وفي الوقت المناسب. من المهم أن يكون نظام تتبع الوقت متكاملًا مع نظام الرواتب، مما يسمح بإصدار الفواتير للعملاء بسلاسة.
بالنسبة للعقود ذات الرسوم الثابتة، يتم دفع مبلغ ثابت للمؤسسة بغض النظر عن الوقت الذي يستغرقه إكمال المشروع. لا تُستخدم بيانات تتبع الوقت مباشرةً للفوترة في هذه الحالة، ولكن يتم استخدامها لتتبع تكاليف المشروع، وتقييم وإدارة السلامة المالية، وربحية المشروع. قد يتم ربط مدفوعات الرسوم الجزئية بمراحل إنجاز المشروع. يمكن استخدام أنظمة تتبع الوقت لتتبع إكمال المهام وتفعيل المراحل الأساسية لإصدار فواتير العميل.
يمكن أيضًا استخدام بيانات تتبع الوقت لتسعير الأعمال الجديدة.
كيف ينبغي لشركات الاستشارات تسعير الأعمال الجديدة؟
يجب على شركات الاستشارات تحديد النقاط السعرية لخدماتها للعملاء، سواءً عن طريق تقديم عروض مباشرة للمشروع، أو المنافسة في المناقصات للحصول على أعمال جديدة. تمثل العقود القائمة على الوقت مخاطر منخفضةً عند تسعير الأعمال الجديدة، حيث تكون التكلفة وهوامش الربح مدمجةً بالفعل في الأسعار المعروضة للمشروع. تمثل العقود ذات الرسوم الثابتة مخاطر أكبر، حيث تتفاوت هوامش الربح اعتمادًا على الجهد (الوقت والموارد) المطلوب لإكمال المشروع. لسوء الحظ، لا تتم معرفة الجهد الذي يتطلبه إكمال مشروع عند تسعير العمل. بمساعدة بيانات تتبع الوقت، يمكن استخدام النهج التالي لتسعير عمل برسوم ثابتة.
كيف يتم تسعير عمل برسوم ثابتة باستخدام بيانات تتبع الوقت؟
- وضع نطاق عمل للمشروع، استنادًا إلى الوصف العام للعميل أو اجتماعات تحديد النطاق.
- اعتمادًا على مدى تعقيد المشروع، قم بتقسيم نطاق العمل إلى مراحل المشروع، وأنشطته، ومهامه، وتسليماته.
- يمكن استخدام بيانات تتبع الوقت التاريخية لتقدير مقدار الوقت اللازم لإكمال المهام والتسليمات، مما يوفر تقديرًا مستنيرًا للجهد المطلوب لإكمال العمل.
- يمكن استخدام مقاييس استخدام الموظفين وإنتاجيتهم، لضمان أن التكلفة تستند إلى المخرجات المتوقعة للموارد أو الفرق المقترحة.
- يجب أن يتضمن التحليل تكاليف مثل: التكاليف العامة، وتكاليف التشغيل.
- مع تحديد تكلفة المشروع، يمكن إضافة هامش ربح مناسب. وتحدد المؤسسات عادةً هوامش ربح محددةً لأعمالها، اعتمادًا على العميل ونوع العمل الذي يتم تنفيذه.
إليك مثال على كيفية تسعير عمل برسوم ثابتة:
قد قام عميل بإرسال ملخص يطلب خدمات الهندسة الإنشائية لتصميم منشأة مستودع جديدة.
يعد هذا مشروعًا شائعًا تقوم به مؤسستك. لتقديم عرض سعر للعميل لهذا المشروع، يمكن تحليل بيانات تتبع الوقت التاريخية للمشاريع التي تم إنجازها لنفس العميل، بالإضافة إلى المشاريع المتعلقة بخدمات الهندسة الإنشائية وتصميم المستودعات.
إذا كانت البيانات كافيةً (أي أن شركتك قد طوَّرت قاعدة بيانات للمشروع)، يمكننا تحديد أولويات المشاريع بناءً على نقاط معينة، على سبيل المثال: حجم المستودع، ونوع المستودع، وموقع المستودع، أو الظروف الجيوتقنية.
يمكن استخدام بيانات تتبع الوقت التاريخية لتقديم تقدير للوقت المطلوب لإكمال المشروع الجديد، وتقديم تفصيل للأنشطة، والمهام، ومراحل المشروع، بالإضافة إلى اقتراح الموارد والفرق المناسبة لكل مهمة. يمكن استخدام هذه المعلومات لتقدير تكاليف المشروع، وستؤثر في نهاية المطاف على العرض السعري الذي سيتم تقديمه للعميل.
يمكن تطوير أدوات لتسهيل وأتمتة العمليات المذكورة أعلاه.
حالة الاستخدام الأخيرة التي سنلقي عليها نظرة اليوم هي استخدام بيانات تتبع الوقت لإدارة المشاريع.
هل يمكن لأنظمة تتبع الوقت المساعدة في إدارة المشاريع؟
لا شك في أن ربط برامج تتبع الوقت للموظفين في الوقت الفعلي مع أدوات إدارة المشاريع يوفر لمديري المشاريع رؤيةً محدثةً حول حالة المشروع. وهذا يسمح لمديري المشاريع بمتابعة تسليم المشروع وضبط توزيع الموارد والميزانيات عند الحاجة.
إذا تأخر المشروع عن الجدول الزمني، فإن أنظمة تتبع الوقت المتكاملة مع أدوات إدارة المشاريع تتيح لمدير المشروع بسهولة:
- التحقق من إنتاجية ومعدلات استخدام الموظفين.
- تحديد سبب تأخر المشروع، من خلال مقارنة جدول المشروع ببيانات تتبع الوقت ومُخرَجات العمل.
- تحديد ما إذا كان سيتم تخصيص موارد إضافية للمرحلة الحالية أو المراحل المستقبلية للمشروع أو ضبط جداول العمل والمراحل وفقًا لذلك.
- توقع تأثير قرارات إدارة المشروع قبل اتخاذ قرار بشأن تنفيذها.
إليك مثال على كيفية استخدام تتبع الوقت في إدارة المشروع:
قد يتم استخدام برامج تتبع وقت الموظفين أيضًا لتقييم الوضع المالي لمشروع، كما هو موضح في السيناريو أدناه.
فلنأخذ في اعتبارنا مشروع تصميم المستودع الذي تمت مناقشته سابقًا. تم الاتفاق مع العميل على عقد ثابت بقيمة 100,000 ريال للمشروع. كان من المخطط أن يستمر المشروع لمدة خمسة أشهر، بتكلفة للشركة تبلغ 16,000 ريال شهريًّا. إذا تم كل شيء وفقًا للخطة (وهذا أمر نادر الحدوث!)، فإن تكلفة المشروع الإجمالية لخمسة أشهر تبلغ 5 × 16,000 = 80,000 ريال؛ وتحقق الشركة ربحًا قدره 100,000 – 80,000 = 20,000 ريال للمشروع.
بعد ثلاثة أشهر من بدء المشروع، يتم تقييم تكاليف المشروع باستخدام بيانات تتبع الوقت (للتبسيط، سنفترض أن تكاليف الموظفين هي الوحيدة المطبقة على المشروع، دون النظر إلى تكاليف التشغيل والنفقات العامة الأخرى). تظهر بيانات تتبع الوقت أن تكاليف الموظفين كانت 20,000 ريال، و25,000 ريال، و25,000 ريال خلال الأشهر الثلاثة الأولى من المشروع. يبلغ إجمالي هذا 70,000 ريال، ويمثل 70% من ميزانية المشروع المُستنفَدة في ثلاثة أشهر. يشكل ذلك تحذيرًا، ويبرر إجراء مزيد من التحقيق حول الوضع المالي للمشروع.
إذا استمر الاتجاه بتحمل تكاليف مماثلة خلال الشهرين التاليين، سيمثل المشروع خسارةً للشركة. بدلًا من ذلك، قد يكون الوضع أن المشروع في المسار الصحيح لينتهي خلال الأسابيع القليلة القادمة، محققًا ربحًا في العملية.
وهكذا قمنا باستخدام بيانات تتبع الوقت للمساعدة في إدارة مشروع بطريقة متميزة.
أفكار نهائية
كاستشاري، تعد إدارة الوقت بفعالية أداةً ضرورية لتحسين الإنتاجية، وتحقيق الأهداف، والتقدم على المنافسين. تقدم أنظمة تتبع وقت الموظفين قيمةً مفيدة، كما تقدم رؤيةً في العديد من الطرق داخل شركة الاستشارات.
يجب على المؤسسات استغلال قوة برامج تتبع وقت الموظفين؛ وضمان أن نظامهم لتتبع الوقت يتضمن على الوظائف المطلوبة، ويمكن تكامله بسهولة مع أدوات أخرى مثل، أنظمة تخطيط موارد المؤسسة وبرامج إدارة المشاريع. سيؤدي ذلك إلى رؤية أعمق على أداء الموظفين، والمشاريع، والشركة، ويتيح للرؤساء والمديرين تحديد المجالات التي يمكن تحسينها في مهام المشروع والأعمال.
تفقد المقالات التالية لقراءة المزيد:
