لمحة عامة
لم يعد مكان العمل كما كان عليه سابقًا. الآن، يمكن أن يكون مكتبك داخل منزلك، في مقهى، أو حتى على الشاطئ (نعم، يوجد أشخاص يعملون على الشاطئ!).
أصبحت طريقة العمل هذه أكثر شعبية على مر السنين، ولن تتغير في أي وقتٍ قريب. في الواقع، تتنبأ دراسة أجرتها أبوورك (Upwork) بأن 22% من القوى العاملة الأمريكية ستعمل عن بُعد بحلول عام 2025.
العمل عن بعد رائع حقًا! لا حاجة للتنقل، ولا يوجد قواعد للملابس، وتوجد مرونة في موازنة العمل مع الحياة الشخصية. لكنه يضم مجموعته الخاصة من التحديات أيضًا – أهمها كيفية الحفاظ على الإشراف. وإن لم يُدار العمل عن بُعد بشكل صحيح، يمكن أن يكون مُعرَّضًا لعدم الآمانة في التعامل مع الثقة ويمكن أن يكلف ذلك الشركات خسائر في الوقت، والمال، والموارد.
لذا كيف يمكنك التأكد من أن الموظفين يعملون بفعالية دون أن تكون متسلطًا؟ وهل يمكنك تتبع الموظفين العاملين عن بُعد بطريقة أخلاقية ومحترمة؟
حسنًا، يمكن القيام بذلك. وهذا بالضبط ما سنتطرق إليه في هذه المقالة.
تُغطِّي هذه المقالة:
- هل تتبع الموظفين العاملين عن بُعد ضروري حقًا؟
- هل من القانوني تتبع الموظفين العاملين عن بُعد؟
- هل يجب إعلام الموظفين العاملين عن بُعد عند تتبعهم؟
- ما المسموح للموظفين بتسجيله عند العمل عن بُعد؟
- طرق لتتبع الموظفين العاملين عن بُعد
- كيفية تتبع الموظفين العاملين عن بُعد (أخلاقيًا)
- أفكار ختامية
هل تتبع الموظفين العاملين عن بُعد ضروري حقًا؟
قد يكون العمل عن بُعد أمرًا صعب التحكم، خاصًة بالنسبة للمديرين.
إذا لم تتمكن من رؤية موظفيك بشكل شخصي، كيف ستتمكن من التأكد من أن العمل يتم إنجازه، وأن المهام تُنجَز في الوقت المحدد، وأن الإنتاجية مستمرة؟
يمكن أن يسد تتبع الموظفين عن بُعد هذه الفجوة، حيث يوفر رؤى حول عادات العمل، وإدارة الوقت، وحالة المشروع. على الرغم من أنه قد لا يكون أمرًا حتميًا، إلا أنه يمكن أن يثبت فوائده الكثيرة بالنسبة لفريقك:
-
ضمان الالتزام بالمسؤولية: بدون وجود التفاعلات وجهاً لوجه، من الصعب أن ترى ما إذا كان الموظفون يعملون على النحو المتوقَّع. يمكن أن تساعدك أدوات التتبع في التحقق من إكمال المهام والالتزام بالمواعيد النهائية، مما يضمن الالتزام بالمسؤولية حتى في بيئة العمل عن بعد.
-
إدارة أعباء العمل: من خلال تتبع نشاط الموظفين وإكمال المهام، يمكنك فهم أعباء العمل الفردية على نحوٍ أفضل. يساعد ذلك في توزيع المهام بشكل متساوٍ أكثر، ومنع الإجهاد، والتأكد من مساهمة جميع أعضاء الفريق بشكل عادل.
-
دعم تقييمات الأداء: قد تكون بيانات التتبع التفصيلية مصدراً قيماً بالنسبة لتقييمات الأداء. فهي توفر أدلة محايدة حول عادات العمل وإنجازات الموظف، والتي يمكن استخدامها لتقديم تعليقات بنَّاءة أو الاعتراف بالإنجازات.
-
تحسين إدارة المشاريع: من خلال أدوات تتبع الوقت، ستتمكن من متابعة تقدم المشروع، ومراقبة محطات المشروع، والتأكد من أن المشاريع تسير على النحو الصحيح. ويساعد هذا في إدارة المواعيد النهائية، وتعديل الجداول الزمنية، والحفاظ على اتفاق المشاريع مع الأهداف التجارية.
-
تعزيز الأمن السيبراني: يمكن أن تساعد برامج التتبع في حماية عملك عبر مراقبة المستندات المحفوظة، والتطبيقات المُثبَّتة، والمواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها. ويساعد ذلك الإشراف في الحماية من الجرائم الإلكترونية، والتهديدات الداخلية، وانتهاكات البيانات.
-
ضمان الالتزام بالقانون والامتثال: لأغراض قانونية وامتثالية، يمكن تساعدك السجلات الدقيقة لساعات العمل، وإكمال المهام، والتواصل بدقة في الالتزام بالمتطلبات التنظيمية وحماية عملك من النزاعات المحتملة.
تتبع الموظفين عن بُعد قد يكون مفيدًا حتمًا للشركات، ولكنه يأتي ب نصيبه العادل من العيوب. حيث قد يشعر الموظفون أن التتبع المستمر ينتهك خصوصيتهم، وهذا قد يؤثر على رضاهم عن العمل. يمكن أن يؤدي التتبع المفرط أيضًا إلى خلق شعور بعدم الثقة بين أصحاب العمل والموظفين.
إنها مسألة توازن. من الضروري أن تجد التوازن الصحيح بين التتبع الفعال واحترام خصوصية الموظفين.
هل من القانوني تتبع الموظفين العاملين عن بُعد؟
لا توجد قوانين محددة لتتبع الموظفين العاملين عن بُعد، ولكن تتبع الموظفين عمومًا قانوني في المملكة العربية السعودية، ولكنه يخضع لقواعد القانون بالطبع. ومع ذلك، يجب إخطار الموظفين بجمع بياناتهم، وأن يُنشئ صاحب العمل سياسة خصوصية توضِّح الأغراض من التتبع وطرق التتبع.
تختلف معايير تتبع الموظفين عن بُعد قليلاً عن تلك الموجودة في بيئة المكتب، ولكن القاعدة العامة هي أن التتبع أو المراقبة يجب أن تكون معقولة وألَّا تنتهك خصوصية الموظفين. يجب على أصحاب العمل أيضًا اتباع قوانين الخصوصية. وعادًة ما تسمح لهم هذه القوانين بمراقبة معظم الأشياء التي يفعلها الموظف أثناء العمل أو عند استخدامه معدات الشركة، ولكنها تنص أيضًا على بنود تضمن حماية خصوصية الموظف.
هل يجب إعلام الموظفين العاملين عن بُعد عند تتبعهم؟
في الولايات المتحدة، لا يجبر القانون الفيدرالي أصحاب العمل على إخبار الموظفين عند مراقبتهم، سواء كانوا يعملون في الموقع أو عن بُعد. ومع ذلك، يمكن أن تختلف قوانين الولايات. على سبيل المثال، في كونيتيكت وديلاوير، يجب أن يخبر أصحاب العمل العمال عند مراقبتهم باستخدام أدوات مثل برامج مراقبة الموظفين. وفي كاليفورنيا، يجب أن يكون جميع المشاركين على دراية بما إذا كانت المكالمات الهاتفية يتم تسجيلها.
للتحقق مما إذا كانت ولايتك لديها قواعد مُحدَّدة حول إعلام الموظفين بالمراقبة، فسيكون من الجيد أن تتحقق من قوانين العمل الخاصة بالولاية والتشاور مع محام
“من منظور القضاء، تُعتبَر مراقبة مكان العمل أمرًا قانونيًا، بشرط إبلاغ الموظفين بأنه يتم مراقبة عملهم. كما يجب أن تكون هذا المراقبة ضمن مصالح العمل وليست للأمور الشخصية، حيث قد تفسر الولايات القضائية قانونيتها بشكل مختلف.” – إيمي دي لا فوينتي، مديرة الشؤون العامة في شركة بوسكو للخدمات القانونية.
ما المسموح للموظفين بتسجيله عند العمل عن بُعد؟
يُسمح لأصحاب العمل بتتبع مجموعة مختلفة من البيانات لضمان الإنتاجية والامتثال لسياسات الشركة. وقد يتضمن هذا النوع من البيانات التالي:
- ضغطات لوحة المفاتيح
- الأنشطة الإلكترونية، مثل المواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها
- نشاط الشاشة
- الوقت المقضِّي في مهام أو تطبيقات محددة
- تتبع الموقع الجغرافي (GPS) للتحقق من الموقع، خاصًة إذا كان العمل يتضمن السفر أو القيام بمهام خارج الموقع
من المهم ملاحظة أنه يُسمَح بتتبع الموظفين فقط خلال ساعات العمل. كما أن جمع البيانات يخضع لقوانين الدولة الخاصة بحماية خصوصية الموظف.
طرق لتتبع الموظفين العاملين عن بُعد
توجد الكثير من الطرق لتتبع الموظفين العاملين عن بُعد، يمكنك تتبع ساعات عملهم، أو جعلهم يسجلون مواقعهم عند تسجيل الحضور، أو أن تطلب منهم إعداد تقارير ذاتية منتظمة حول تقدم عملهم، أو اتباع نهج أكثر شمولية باستخدام برنامج مراقبة الموظفين. لكل من هذه الطرق إيجابياتها وسلبياتها بالطبع، لذا تأكد من اختيار الطريقة المثالية التي سيفهمها فريقك.
-
التقارير الذاتية للموظفين: تتطلب التقارير الذاتية من الموظفين تقديم تحديثات منتظمة حول تقدمهم في العمل وإنجازاتهم. قد يُطلب من الموظفين تقديم تقارير يومية أو أسبوعية حول ما عملوا عليه، وتقدمهم في العمل، وأي عقبات يواجهونها. يمكن فعل ذلك عبر المستندات المشتركة، أو منصات المراسلة. هذه الطريقة تعزز الشعور بالمسؤولية ولكنها ستعتمد بشكل أساسي على صدق الموظفين ومدى دقتهم. كما قد لا توفر أيضًا صورة كاملة حول الإنتاجية.
-
الاجتماعات والتحققات اليومية: تبقيك الاجتماعات والتحققات المجدولة على اطلاع بتقدم الموظفين في العمل، وتوفر فرصًا لتقديم التعليقات. يمكنك إعداد اجتماعات منتظمة للتحققات الفردية أو أخبار الفريق. استخدم هذه الجلسات لمناقشة التقدم في العمل، ومعالجة المشكلات، ومراجعة المهام المكتملة.
-
برنامج تتبع الوقت: يُسجِّل برنامج تتبع الوقت مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في القيام بمهام أو مشاريع مختلفة. يقوم الموظفون بتسجيل الدخول إلى البرنامج لبدء وإيقاف أدوات قياس وقت المهام مختلفة. وبعد ذلك، يتتبع البرنامج الوقت الذي المقضِّي في الأنشطة المختلفة، والتي يمكنك مراجعتها للتأكد من القيام بالعمل بشكل فعال.
-
برنامج مراقبة الموظفين: للحصول على نهج أكثر شمولية، تستخدم العديد من الشركا برامج إدارة الموظفين عن بُعد. توفر هذه الأدوات رؤى مفصلة حول عادات عمل الموظفين من خلال تتبع الأنشطة مثل استخدام الكمبيوتر، وزيارات المواقع الإلكترونية، والوقت المقضِّي في المهام المختلفة. كما تقدم بعضه ميزات مثل المراقبة عبر لقطات الشاشة، وتتبع الموقع الجغرافي (GPS)، وسجلات الأنشطة، وتتبع الضغطات على لوحة المفاتيح. يمكن أن تكون هذه الطريقة مفيدًة خاصًة في ضمان الإنتاجية وحماية معلومات الشركة الحساسة.
كيفية تتبع الموظفين العاملين عن بُعد (أخلاقيًا)
1. حدِّد ما تريد تتبعه ولماذا.
قد يكون من المُغري جمع أي بيانات يمكنك جمعها من موظفيك دون التفكير بعمق فيما إذا كنت بحاجة إليها حقًا. ومع ذلك، يمكن أن يؤدي الجمع العشوائي للبيانات إلى تعقيدات غير ضرورية ومخاوف بشأن الخصوصية.
لمنع ذلك، ابدأ بتحديد أهدافك. اسأل نفسك عن الجوانب المحددة من عمل موظفيك التي تحتاج لمراقبتها ولماذا. على سبيل المثال، هل تحتاج إلى تتبع موقعهم؟ إذا كان من المطلوب تواجد الموظفين في مكان محدد للقيام بوظائفهم، مثل حضور اجتماعات العملاء، أو زيارة مواقع مختلفة، فقد يكون تتبع الموقع الجغرافي (GPS) مفيدًا ومُبررًا.
ومع ذلك، إذا كان فريقك يعمل من المنزل ولم يكن الموقع عاملًا حاسمًا للقيام بمهامهم، فقد يكون التتبع الجغرافي (GPS) غير مطلوب وتطفلي. بدلاً من ذلك، ركز على المقاييس الأكثر ارتباطًا بأدائهم، مثل إكمال المهام، وتقدم المشروع، أو إدارة الوقت.
لدينا ميزة مراقبة لقطات الشاشة في جبِل ولكن المضحك في الأمر أننا لا نستخدمها لمراقبة فريقنا. بدلاً من ذلك، فإننا نركز أكثر على جودة إنتاجهم ومقدار الوقت الذي يقضونه في مهامهم. وهذا يجعل تقييم الإنتاجية أسهل ويضمن دفعنا لموظفينا بالساعة بشكل أكثر دقة. كما أنه يجعل الموظفين مسؤولين عن وقتهم، بنفس الطريقة التي يُحاسِب بها المحامي على وقته إذا قام بمحاسبة عميل.
ضع في اعتبارك تأثير البيانات التي تخطط لجمعها. يجب أن يكون لتتبع الموظفين عن بُعد هدف محدد ويحترم خصوصية الموظفين.
يجب أن تخدم أي بيانات تجمعها غرضًا واضحًا وأن تتماشى مع أهداف عملك.
2. أبلِغ الموظفين أنه يتم تتبعهم.
على الرغم من أن هذا قد لا يكون إجباريًا قانونًا في أماكن كثيرة، فمن المستحسن للغاية أن تُبلِغ موظفيك بأنهم مُتتبَّعون، وما ستقوم بتتبعه، والأغراض التي ستُستخدَم فيها هذه البيانات.
وهذا لا يضمن فقط فهم الموظفون الأسباب الكامنة وراء ممارسات المراقبة، بل يجعل أيضًا عملية التتبع بأكملها تبدو صريحًة للجميع! أنت لا تفعل شيئًا غير قانوني على أي حال فلماذا تخفيه في الأساس؟
سيُقدِّر معظم الموظفين الصراحة ويتفهَّموا أن المراقبة هي أداة لضمان استمرارية المشاريع على المسار الصحيح والالتزام بالمواعيد النهائية. إذا أعرب الموظفون عن مخاوف أو عدم ارتياح من الأمر، فقُم بمعالجتها بصراحة واعمل على إيجاد توازن يحترم خصوصيتهم مع تحقيق الأهداف التجارية.
تذكَّر أنك تريد بناء علاقة مبنية على الثقة مع فريقك. الصراحة حول طرق التتبع الخاصة بك هي خطوة في الاتجاه السليم.
3. اختر تطبيق مراقبة يُقدِّر الخصوصية.
يوجد بحر من برامج مراقبة الموظفين، ولكن عليك أن تكون حريصًا في اختيارك.
ليست جميع برامج المراقبة نفس الشيء، وقد يكون لدى البعض ممارسات مثيرة للشك فيما يتعلق بالخصوصية. ابدأ بمراجعة سياسة الخصوصية الخاصة بالبرنامج للتأكد توضيحها بصراحة كيفية جمع، واستخدام، وحماية بيانات الموظف. يجب أن تُوضِّح سياسة الخصوصية الجيدة البيانات التي يتم جمعها، ومن لديه حق الوصول إليها، وكيفية تخزينها، ومدة الاحتفاظ بها. ابحث عن برنامج يوفر الشفافية ويقدم ضمانات حول حماية البيانات والخصوصية.
المراقبة الفعالة لا تعني أنه يجب عليك تتبع كل جانب من جوانب أنشطة موظفيك. أفضل برنامج هو الذي يقدِّم ميزات قابلة للتخصيص والتي تسمح لك بتخصيص مستوى المراقبة وفقًا لاحتياجاتك المحددة. توفر أدوات تتبع الوقت ومراقبة الموظفين مثل جبِل مرونة في إعداد مُعلَمات التتبع والقيود، حتى تتمكن من التركيز على مؤشرات الأداء الرئيسية دون تجاوز حدود الخصوصية غير الضرورية.
4. اتخاذ إجراءات وقائية لمنع سوء الاستخدام.
عند تتبع الموظفين العاملين عن بُعد، من المهم إعداد ضمانات قوية لمنع سوء استخدام أدوات التتبع والمراقبة. في حين أنه من الطبيعي أن يفكر الناس في طرق جديدة لاستخدام البيانات، يجب أن تكون حذرًا بشأن طريقة مراقبة موظفيك ومتى تقوم بذلك. يجب ألا تتخطى المراقبة ساعات العمل أو أن تنتهك الوقت الشخصي، مثل وقت الإجازة السنوية، حيث يمكن أن يُعتبَر ذلك انتهاكًا للخصوصية.
يجب عليك أيضًا أن تتعامل مع البيانات بحذر. وهذا يعني أن تُخزِّن البيانات بشكلٍ آمن وأن تتبع المتطلبات القانونية المحددة للصناعات المختلفة.
على سبيل المثال، يجب تخزين البيانات المُشفَّرة في نظام آمن وموحَّد مع تحديد الوصول للأفراد المعنيين فقط، مثل الموظفين الذين يتم مراقبتهم ومديرهم المباشر. وفقًا لأفضل الممارسات، يجب الاحتفاظ بهذه البيانات لمدة لا تزيد عن اللازم، وعادًة ما تصل إلى ثلاث سنوات، وفقًا للمتطلبات القانونية والتجارية.
أفكار ختامية
العمل عن بعد سيستمر أمدًا. وسيحتاج المديرين وأصحاب العمل أن يسلكوا الخط الفاصل بين تتبع الموظفين العاملين عن بُعد وانتهاك الخصوصية. إنها ليست مهمة سهلة، ولكنها ممكنة.
التتبع الفعَّال ضروري لمراقبة الأداء، والحفاظ على الأمن، وتحقيق الأهداف التجارية، ولكن يجب القيام بذلك بعناية وأخلاقية. يكمن المفتاح في تنفيذ ممارسات التتبع التي تحترم المساحة الشخصية للموظفين مع تحقيق الأهداف التجارية في نفس الوقت.
من خلال وضع إرشادات واضحة لما سيتم تتبعه وسببه، وشرح هذه الممارسات بشكل واضح مع فريقك، ستتمكن من أن تسلك هذا الخط الفاصل وأن تبني بيئة عمل عن بُعد موثوقة ومنتجة.
أتمنى لك حظًا موفقًا!
