مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لشركة جِبل، وهو برنامج مبني على السحابة لتتبع الوقت والحضور. لدي خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرامج والفرق، عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق.
قبل أن أؤسس جِبل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الناس على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال ممارسات ذكية لإدارة الوقت. وفي هذا المقال أقدم أفضل 5 نصائح تسجيل الوقت لموظفي تكنولوجيا المعلومات، دعنا نبدأ!
نظرة عامة: لماذا يعد تسجيل الوقت أمرًا مهمًّا لموظفي تكنولوجيا المعلومات؟
يواجه موظفو تكنولوجيا المعلومات تحديات متنوعةً في عملهم. حيث يتعاملون مع عدة مشاريع في نفس الوقت، ويتنقلون بين مهام مختلفة، وينظمون وقتهم الخاص. لذا ستتعرف في هذا المقال على أفضل 5 نصائح لتسجيل الوقت لموظفي تكنولوجيا المعلومات.
حيث يتيح تسجيل الوقت لموظفي تكنولوجيا المعلومات معرفة كيفية قضاء وقتهم، وفي أي المهام يجب عليهم تحسين الفاعلية، واتخاذ القرارات الذكية لتيسير عملهم.
عندما تقوم بتسجيل الوقت، يمكنك تقييم عملك وأدائك، مما يتيح لك تعزيز إنتاجيتك وجودة عملك. كما أنه يساعدك على وضع أهداف ومعايير واضحة لمشاريعك، وتحديد نظام لتسجيل الوقت يناسبك ويتماشى مع أسلوب عملك.
يعمل برنامج تسجيل الوقت على تسهيل تتبعك لوقتك ويوضح لك أنماط عملك، مما يمكِّنك من تحسين إدارتك للوقت وزيادة جودة عملك.
يساعد تسجيل الوقت كذلك في متابعة قوانين ولوائح العمل الخاصة كمية العمل والأجور، لضمان ممارسات عادلة وأخلاقية. وأخيرًا، يساعدك برنامج تسجيل الوقت على استخدام البيانات في اتخاذ قرارات مبنية على البيانات، لتحسين نتائجك وتفوقك.
اقرأ أيضا كيف سيغير الذكاء الاصطناعي طريقة عملنا؟
النصيحة رقم 1: تحسين وقت عملك
يمكن أن يساعدك تسجيل وقت عملك – كموظف أو متعاقد – في إدارة عملك بفاعلية. لذا، استخدم برنامج تسجيل الوقت الذي يسهل تلك العملية، ويزودك بمعلومات مفيدة حول عملك. اتبع هذه النصائح لتحسين تسجيل وقتك الخاص:
- استخدم مصفوفة أيزنهاور لتحديد أولوية المهام: مصفوفة إيزنهاور: هي أداة مفيدة يمكنها مساعدتك في اختيار ما يجب عليك القيام به أولًا استنادًا إلى مدى أهمية وإلحاح المهمة. لذا عليك أن تبدأ بوضع المهام في أربعة أقسام: مهم وعاجل، مهم وليس عاجلًا، عاجل وليس مهمًّا، وغير مهم وغير عاجل. سيساعدك ذلك في تحديد المهام التي يجب أن تبدأ فيها على الفور، وأيها يمكنك إسنادها إلى شخص آخر أو تقوم بتنفيذها لاحقًا.
- قسِّم المهام إلى أجزاء صغيرة: يمكن أن يساعدك ذلك في تقسيم المهام إلى مراحل أصغر وأسهل في جعل المشروع الكبير يبدو أكثر سهولةً. وهذا مفيد، خاصة عند العمل على مشاريع تكنولوجيا المعلومات الصعبة التي تتضمن العديد من الأجزاء والأدوات والأشخاص. قسم المهام إلى مراحل أصغر، وركِّز على كل جزء على حدة، تسهل بذلك سير العمل وتحقق أفضل استغلال لوقتك ومواردك.
- استخدم طرق تقسيم الوقت: إحدى أفضل الطرق لإدارة وقتك كموظف تكنولوجيا المعلومات هي استخدام طرق تقسيم الوقت مثل: تقنية البومودورو. حدد مقدارًا معينًا من الوقت لكل مهمة، مثل 30 دقيقة أو ساعة، واستخدم عداد الوقت لمساعدتك في تسجيل الوقت. اختر أوقاتًا محددةً لكل مهمة لتجنب التشتت أو المقاطعات أثناء العمل على المهام. ذلك بالإضافة إلى أن وسائل التواصل الاجتماعي والرسائل يمكن أن تشتت انتباهك وتنسيك ما كنت تفعل. تذكر أن تأخذ فترات راحة قصيرة بين المهام لتسمح لعقلك بالراحة وتجديد نشاطه.
- تجنب القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت: قد تعتقد أن القيام بالعديد من الأشياء في نفس الوقت هو وسيلة جيدة لاستغلال وقتك، ولكن أظهرت الدراسات أن هذا يمكن أن يبطئ من سرعة إتمامك للمهام بشكل أكبر. فبدلًا من ذلك، ركِّز على إنهاء مهمة واحدة في كل مرة قبل أن تبدأ في المهمة التالية. سيساعدك ذلك في الحفاظ على تركيزك والتأكد من أن كل شيء يتم بشكل جيد وبالسرعة المطلوبة.
اقرأ أيضا ٥ طرق فعالة لمغادرة العمل في الوقت المحدد
النصيحة رقم 2: تحسين جودة المشروع
“الجودة ليست أبدًا نتيجة صدفة؛ إنها دائمًا نتيجة جهد ذكي.” – جون راسكين، كاتب وعالم فيكتوري
غالبًا ما يعمل موظفو تكنولوجيا المعلومات على مشاريع مختلفة تتطلب أنواعًا مختلفةً من الجودة والأهمية. استخدم علامات المشروع في برامج تسجيل الوقت لتصنيف مدخلات وقتك بناءً على المشاريع أو المهام المختلفة. يتيح لك ذلك معرفة الوقت المستغرق في كل مشروع أو مهمة، وتحديد مواضع الأداء الضعيف، وإجراء التحسينات اللازمة.
لاستخدام علامات المشروع بفعالية، يجب عليك اتباع النصائح التالية:
- حدد علامات المشروع بوضوح، وبشكل متسق يعكس توقعاتك وأهدافك وأولوياتك من حيث الجودة.
- قم بتعيين علامات للمشروع في كل مرة تدخله لبدء عملك عليه، أو استخدم عداد وقت يقوم تلقائيًّا بإضافة العلامات لك.
- راجع علامات المشروع بانتظام للتأكد من مطابقتها لمعايير الجودة الخاصة بك، وقم بتحديثها إذا لزم الأمر.
- استخدم التقارير ولوحات المعلومات لتصوير وتحليل بيانات علامات مشروعك.
اقرأ أيضا ما هو تسجيل الوقت المدعم بالذكاء الاصطناعي؟
النصيحة رقم 3: اختيار برنامج تسجيل الوقت المناسب
يجب عليك اختيار برنامج تسجيل الوقت الذي يلبي احتياجات موظفي تكنولوجيا المعلومات بشكل خاص. سيساهم اختيار البرنامج الصحيح في تحسين عملية تسجيل الوقت وتعزيز كفاءتك. يجب أن تأخذ في اعتبارك عوامل عديدة مثل:
- الامتثال لقوانين ولوائح العمل المتعلقة بساعات العمل والأجور.
- التكامل مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها في تكنولوجيا المعلومات.
- ميزة التقارير القابلة للتخصيص التي تُظهر الوقت المستغرق في مشاريعك.
- سهولة الاستخدام وسرعة البرنامج.
- فعالية تكلفة البرنامج.
النصيحة رقم 4: تسهيل إدارة تكنولوجيا المعلومات
يعد الامتثال لقوانين العمل والحفاظ على سجل دقيق أمرًا أساسيًّا لمديري تكنولوجيا المعلومات. حيث إن تكامل برنامج تسجيل الوقت مع نظام الرواتب والأنظمة الأخرى يسهل العمليات الإدارية، ويقلل من الأخطاء، ويضمن الامتثال، ويقلل من التكاليف الإدارية.
هناك العديد من الفوائد الأخرى لاستخدام برنامج تسجيل الوقت، حيث يمكن أن يساعدك في قياس إنتاجية كل عضو يعمل على مشروع أو مهمة في الفريق. وهذا يضيف طبقةً من المساءلة لكل الأطراف المعنية ويحسن مستويات الكفاءة. على سبيل المثال، يمكنك معرفة ما حققه موظفوك أو المتعاقدون في ذلك اليوم، والمهام التي واجهوا صعوبةً في تنفيذها، وما إلى ذلك. وكذلك يمكن أن تساعدك تقارير الإنتاجية التفصيلية في تحديد احتياجات التدريب ومكافأة الموظفين أو المتعاقدين المتفوقين.
لاستخدام برنامج تسجيل الوقت بفاعلية في إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية، يجب عليك اتباع النصائح التالية:
- استخدم برامج تسجيل الوقت التي تلبي احتياجاتك وتفضيلاتك، وتتكامل مع الأدوات والأنظمة الأخرى المستخدمة في منشأتك.
- تحدث مع أعضاء فريقك حول سبب وكيفية تسجيل الوقت، واطلب منهم الموافقة والتعاون معك بهذا الشأن.
- قم بتدريب أعضاء فريقك على كيفية استخدام برامج تسجيل الوقت بشكل صحيح.
- قم بمراجعة بيانات تسجيل الوقت بانتظام، واستخدمها لاتخاذ قرارات وإجراءات مبنية على البيانات.
اقرأ أيضا لماذا يجب على الموظفين تسجيل ساعات عملهم؟
النصيحة رقم 5: احصل على نظرات تفصيلية من خلال تحليلات البيانات
توفر بيانات تسجيل الوقت نظرات تفصيليةً قيمةً لموظفي تكنولوجيا المعلومات. من خلال استخدام أدوات تحليلات البيانات، يمكنك تقييم أدائك، والعثور على مجالات أفضل، واتخاذ قرارات مستنيرة استنادًا إلى البيانات. تعرَّف على كيفية قضائك للوقت في مختلف المشاريع، والمهام، والعملاء، وابحث عن الأنماط أو الظواهر. قم بمطابقة استخدامك للوقت مع أهدافك وأولوياتك، وضبطها مع ميزانيتك. حلل بيانات تسجيل الوقت لتحسين سير العمل، وتعزيز الإنتاجية.
لاستخدام أدوات تحليلات البيانات بفعالية لتسجيل الوقت، يجب عليك اتباع النصائح التالية:
- حدد أهدافًا واضحةً وقابلةً للقياس لتحليل بيانات تسجيل وقتك، وتحقق من أن علامات مشروعك تعكس هذه المقاييس.
- اجمع بيانات تسجيل وقتك بطريقة آمنة.
- استخدم تقنيات تصوير البيانات لعرض بياناتك بطريقة واضحة وجذابة.
- استخدم تقنيات تحليل البيانات لتفسير بيانات تسجيل وقتك، واستخلص استنتاجات ذات معنى.
- استخدم أساليب السرد البيانية لنقل أفكارك وتوصياتك للآخرين.
اقرأ أيضا أفضل ٧ ممارسات تسجيل الوقت لمحترفين العمل عن بعد
أفكار الختام: إحداث ثورة في تسجيل الوقت لموظفي تكنولوجيا المعلومات
يساعدني تسجيل الوقت في استغلال وقتي بشكل جيد، وتحسين عملي، وتحقيق أهدافي كوني محترفًا في تكنولوجيا المعلومات. من خلال اتباع أفضل 5 نصائح تسجيل الوقت لموظفي تكنولوجيا المعلومات السابقة، يمكنك أيضًا التحكم في جداولك، وتحسين سير عملك، وتحقيق النجاح في مشاريعك. كما أن الاعتماد على برنامج تسجيل الوقت، والالتزام بقوانين العمل، واستخدام تحليلات البيانات سيحدث ثورةً في تسجيل وقتك، ويقودك إلى النجاح الشخصي والمهني.
