هل ما تزال شركتك تعتمد على سجلات الدوام الورقية لتتبع ساعات عمل الموظفين؟
إذا كان الأمر كذلك، فقد تكون شركتك عرضةً بشكل لا تتوقعه لمجموعة من الانتهاكات المحتملة لنظام العمل واللوائح الخاصة بالحضور والانصراف، وتتبع ساعات العمل والعمل الإضافي، وفترات الراحة الخاصة بالموظفين.
أحد المخاطر الرئيسية التي قد تواجهها هي الاحتيال من قبل الموظفين، حيث يعد تسجيل الوقت بشكل غير دقيق والتلاعب بسجلات الدوام أحد أكثر القضايا شيوعًا في المنشآت التي لم تنتقل إلى نظام تتبع زمني رقمي.
في هذا المقال، سنكشف عن مخاطر التلاعب بساعات العمل وسرقة الوقت ونسلط الضوء على أهمية اعتماد أساليب أكثر دقةً وفاعليةً لتسجيل ساعات عمل الموظفين.
في هذا المقال:
- ما هو التلاعب في سجلات الدوام؟
- كيف يمكن التلاعب في سجلات الدوام؟
- ما الاستراتيجيات التي يمكن استخدامها لمكافحة التلاعب بسجلات الدوام؟
- بعض القضايا المتعلقة بالتلاعب في سجلات الدوام
ما هو التلاعب في سجلات الدوام؟
يحدث التلاعب في سجلات الدوام، والمعروف أيضًا بسرقة الوقت، عندما يبالغ الموظفون عن عمد، أو يقدمون معلومات كاذبةً حول الساعات التي قضوها في العمل في سجل الدوام، مما يؤدي إلى دفع أجور وراتب غير مستحقة.
عادةً ما يشترك الموظفون في التلاعب بسجلات الدوام عن طريق إضافة زيادات صغيرة، مثل بضع دقائق في اليوم.
ومع مرور الوقت، تتجمع هذه التعديلات الطفيفة، وتصل في نهاية المطاف إلى ساعات إضافية كبيرة أو حتى أيام.
ونتيجةً لذلك، تتكبد الشركات خسائر ماليةً كبيرةً بسبب هذه الممارسات الخادعة.
كيف يمكن التلاعب في سجلات الدوام؟
في حين أن سجلات الدوام الورقية غالبًا ما تقوم بالهدف منها، إلا أنه يمكن أن يتلاعب بها بسهولة لصالح أطراف مختلفة.
يمكن أن تظهر حالات سرقة الوقت في سجل الدوام بعدة طرق، بما في ذلك تضخيم ساعات العمل، حيث يمكن للموظفين إدخال عدد الساعات التي عملوها يدويًّا. وإذا كان يتعين إدخال بيانات الحضور من قبل الموظف يدويًّا في ورقة الحضور أو سجل الدوام، فإنه يسهل للموظفين غير الأمناء تغيير هذه الأرقام لتناسب احتياجاتهم.
قد تميل الإدارة أيضًا إلى تفضيل موظف معين، وتحديد سجل دوام لهذا الموظف للعمل في مهام محددة بدلًا من الموظفين الآخرين المتاحين. ولا تنسى أن سجلات الدوام الورقية قد تكون مزعجةً، وبعض الشركات تتأخر جدًّا في تعبئتها وتقديمها، وقد يستطيع الموظفون التعديل على سجلات الدوام الخاصة بأشهر ماضية.
ما الاستراتيجيات التي يمكن استخدامها لمكافحة التلاعب بسجلات الدوام؟
يمكن لأصحاب العمل تنفيذ عدة تدابير لتعزيز قدرات تتبع الوقت في شركتهم، وتقليل مخاطر التلاعب بسجلات الدوام مع الالتزام بالتوجيهات القانونية.
يُظهر إنشاء سياسة شفافة وشاملة لساعات العمل في الشركة بوضوح التوقعات والإرشادات لتقديم تقارير دقيقة بشأن الوقت، وسيكون الخطوة الأولى نحو اتخاذ مثل هذه التدابير.
وعلاوةً على ذلك، سيساعد الاعتماد على نظم إلكترونية لحساب ساعات العمل، أو استخدام برنامج للوقت والحضور، الذي يوفر تتبعًا سهلًا وفعالًا لساعات عمل الموظف، سيساعد في تقليل احتمالية التلاعب اليدوي، وضمان تسجيل دقيق للوقت.
ستستفيد الشركة أيضًا من إصدار فواتير خالية من الأخطاء، وتقديم سجلات الدوام في الوقت المناسب، وتقارير المحاسبة الدقيقة، وفوائد عديدة أخرى.
وأخيرًا، سيؤدي تنفيذ الإجراءات التأديبية على مستوى الشركة للأفراد الذين يُثبت أنهم تلاعبوا بسجل الدوام، وإبلاغ الموظفين بوضوح عن عواقب مثل هذه الأفعال، كما سيؤدي الاهتمام بمثل هذه الممارسات إلى زيادة الالتزام وتسجيل الوقت بشكل حقيقي وفعلي.
بعض القضايا المتعلقة بالتلاعب في سجلات الدوام
سنشارك معك الآن عددًا من القضايا المتعلقة بالتلاعب في سجلات الدوام، والتي يمكن أن تكون مفيدةً في فهم كيفية الإفادة من الإجراء المذكور أعلاه، وكيفية التعامل مع كل حالة تلاعب:
1. موظفة سابقة في وزارة الدفاع الأمريكية تدان بالسجن لمدة 4 سنوات في قضية التلاعب بسجلات الدوام بقيمة 1.4 مليون دولار
في عام 2019، حُكم على ميشيل إم. هولت، البالغة من العمر 52 عامًا والمقيمة في مقاطعة ماثيوز في ولاية فيرجينيا، بالسجن لمدة أربع سنوات من قبل المحكمة الأمريكية الجزئية للمنطقة شرق ولاية فيرجينيا لتورطها في الاحتيال على الحكومة بمبلغ يزيد عن 1.4 مليون دولار من خلال مخطط للتلاعب بسجلات الدوام استمر لفترة طويلة.
خلال التحقيق القانوني، تم اكتشاف أن هولت قد سجلت بشكل غير قانوني أكثر من 42,000 ساعة عمل إضافية غير مصرح بها، وذلك بين ديسمبر 2001 ويوليو 2018، مطالبةً بأجور لساعات لم تعملها، بالإضافة إلى العطلات والإجازات المرضية والإجازات السنوية على مدى 17 عامًا.
وقامت بالتلاعب في أنظمة الكمبيوتر لتسجيل الوقت، باستخدام معلومات تسجيل الدخول لموظف آخر بدون إذن منه.
كانت أجور هولت من العمل الإضافي في السنوات الأخيرة تتجاوز ضعف راتبها العادي.
تم إدانة هولت بالسجن لمدة أربع سنوات بتهمة التلاعب من خلال الكمبيوتر وسرقة ممتلكات حكومية.
الدروس الرئيسية من هذه القضية:
- يمكن أن يساعد الاعتماد على أنظمة قوية وآمنة لتسجيل الوقت والحضور في منع الاحتيال عن طريق تقليل التلاعب اليدوي وزيادة الشفافية.
- يمكن أن تساعد المراجعات والتسويات المنتظمة في تحديد الاختلافات والتلاعبات المحتملة في تتبع الوقت.
- يمكن أن تؤدي ممارسات الاحتيال على المدى الطويل إلى تراكم خسائر مالية كبيرة وزيادة احتمال اكتشافها بمرور الوقت.
2. موظف سابق في خدمات الأطفال في نيويورك يتلاعب بسجلات الدوام
أدت تحقيقات إدارة نيويورك للتحقيقات إلى اعتقال بولا ألادي غبامي، موظف سابق في خدمات الأطفال في نيويورك، بتهمة التلاعب في سجلات الحضور وسرقة أموال الضرائب.
زعم ألادي غبامي، الذي عمل لحساب مدينة نيويورك منذ عام 1996، بأنه كان يعمل أثناء إجازته في نيجيريا وتوغو، أو حتى عندما لم يكن قد وصل إلى العمل.
قدم ألادي غبامي سجلات دوام مزورةً من نظام سيتي تايم للرواتب، حيث تلقى مدفوعات بقيمة تقريبية 21,000 دولار أثناء تواجده خارج مدينة نيويورك.
بالإضافة إلى ذلك، قام باستخدام خدمة السيارات المتعاقد عليها مع شركة أيه سي إس لأغراض التنقل وتزوير سجلات العمل.
تتضمن التهم السرقة الكبرى وتقديم وثيقة مزورة لحفظ الملفات.
بدأ التحقيق استنادًا إلى معلومات مجهولة المصدر، وتم متابعته من قبل مكتب المدعي العام في منطقة مانهاتن، بدعم من مكتب المفتش العام لدى مؤسسة خدمات الأطفال.
الدروس الرئيسية من هذه الحالة:
- أهمية الحفاظ على قنوات للإبلاغ عن السلوك المشبوه، مثل البلاغات مجهولة المصدر، وضرورة أن تكون المؤسسات استباقيةً في التحقيق ومعالجة مثل هذه الاتهامات.
- الاعتماد على أنظمة موثوق بها تكتشف الاختلافات، وتضمن دقة السجلات المهمة لمنع واكتشاف التلاعب.
- يمكن أن تؤدي الأفعال الاحتيالية إلى عواقب قانونية خطيرة، قد تتضمن توجيه تهم جنائية، وفرض غرامات، والسجن.
- التعاون والتنسيق بين وكالات مختلفة يمكن أن يعزز التحقيقات وجهود التنفيذ في مكافحة الاحتيال.
3. هيئة الأوراق المالية والبورصة توجه اتهامات لشركة برمجيات في وادي السيليكون وتنفيذيين في مخطط احتيال على سجلات الدوام المحاسبية
وجهت هيئة الأوراق المالية والبورصة الأمريكية اتهامات لشركة برمجيات مقرها في وادي السيليكون، واثنين من المديرين التنفيذيين السابقين المتورطين في مخطط احتيال محاسبي.
وكشف التحقيق أن نائبي رئيس شركة سابا سوفت وير، باتريك فاريل، وساجيف مينون، قادا مخططًا تم فيه تزوير سجلات الدوام لتحقيق أهداف مالية ربع سنوية.
وقد سمحت الممارسات غير القانونية بتقديم تقارير زمنية غير صحيحة للشركة بالتلاعب بأرقام الإيرادات والهوامش على مدى أربع سنوات.
وافقت شركة سابا سوفت وير على دفع 1.75 مليون دولار لتسوية التهم، وقام المديرون التنفيذيون أيضًا بتسوية القضية.
استخدمت هيئة الأوراق المالية والبورصة مواد القانون؛ لتفرض على الرئيس التنفيذي لشركة سابا سوفت وير، بابك “بوبي” يزداني، تعويض الشركة ومساهميها بمبلغ 2.5 مليون دولار من مكافآت وأرباح الأسهم، على الرغم من عدم توجيه اتهامات له بسوء السلوك.
تم إجراء التحقيق بالتعاون مع مكتب المدعي العام لمنطقة مانهاتن.
الدروس الرئيسية من هذه القضية:
- الخسائر المالية الكبيرة، والأضرار التي يمكن أن تنشأ عن ممارسات المحاسبية غير المشروعة.
- توجد أحكام متنوعة ضمن القانون كوسيلة رادعة، وتعزيز أهمية مسئولية المديرين التنفيذيين في منع سوء السلوك واكتشاف التصرفات المالية الفاسدة.
- التسوية يمكن أن تساعد في التخفيف من إجراءات التقاضي والعقوبات المالية المحتملة.
4. قامت مقاولة في وكالة الأمن القومي بالتلاعب في سجلات الدوام، والعمل بدوام كامل بموجب عقدين منفصلين
في عام 2014، اعترفت لينيت سي. جاكسون، البالغة من العمر 33 عامًا، وهي مقاولة في وكالة الأمن القومي، أمام المدعي العام في مقاطعة ماريلاند في الولايات المتحدة بتقديم ادعاءات كاذبة للحكومة بعد أن عملت بدوام كامل في نفس الوقت بموجب عقدين منفصلين.
تم تعيين جاكسون من قِبل مقاول فرعي في وزارة الدفاع الأمريكية للعمل في وكالة الأمن القومي، ولكن خلال فترة معينة، عملت بدوام كامل في الوقت نفسه لصالح مقاول آخر في وزارة الدفاع.
على الرغم من أنها كانت تعمل لصالح المقاول الثاني، فقد ادعت بشكل غير قانوني عن عملها بإجمالي 683.75 ساعة بدوام كامل مع المقاول الأول، مما أسفر عن 79 سجل دوام مزورًا، وخسارة بلغت 65.264 دولار للحكومة.
تم الحكم على جاكسون بالسجن لمدة تصل إلى خمس سنوات، وغرامة قدرها 250,000 دولار.
تم التحقيق في القضية بالتعاون بين خدمة التحقيق الجنائي التابعة لوزارة الدفاع، ومكتب المفتش العام في وكالة الأمن القومي، وفريق العمل الوطني المعني بمكافحة الاحتيال في التوريد والمشتريات.
الدروس الرئيسية من هذه القضية:
- المشاركة في أنشطة احتيالية، مثل تقديم ادعاءات كاذبة للحكومة، يمكن أن يؤدي إلى عواقب قانونية خطيرة، بما في ذلك السجن المحتمل والغرامات.
- الحاجة إلى أن يكون الأفراد واضحين حول ترتيبات عملهم وتجنب الخداع.
- أهمية الحفاظ على ممارسات دقيقة وموثوق بها لحفظ السجلات لمنع المطالبات الاحتيالية الكاذبة، وضمان الشفافية في التعاقدات الحكومية.
الختام
إن الاعتماد على سجلات الدوام الورقية لتتبع ساعات عمل الموظفين قد يشكل مخاطر كبيرةً للشركات، مما قد يزيد من احتمالية ارتكاب التلاعب والاحتيال من قبل الموظفين، حيث يمكن تسجيل غير دقيق للوقت والتلاعب في سجلات الحضور.
للتخفيف من هذه المخاطر وضمان تسجيل دقيق لساعات العمل، قد يكون من المستحسن لدى الشركات الاعتماد على أنظمة رقمية لتتبع الوقت.
وبذلك، يمكن للمؤسسات حماية أنفسها من الفساد والانتهاكات القانونية المحتملة، والخسائر المالية المرتبطة بالتلاعب في سجلات الدوام.
تنفيذ سياسات واضحة، واستخدام برنامج سجل الدوام الموثوق به، ووضع إجراءات تأديبية هي خطوات أساسية لمكافحة التلاعب، وتزوير سجلات الدوام.
ملاحظة تحذيرية مهمة
عند إعداد هذا الدليل، حرصنا على تقديم معلومات دقيقة، ولكننا لا نقدم أي ضمان بأن المعلومات المقدمة صحيحة أو محدَّثة. لذلك، ننصح بشدة بأن تستعين بنصائح من محترفين مؤهلين قبل اتخاذ أي إجراء استنادًا إلى المعلومات المقدمة في هذا الدليل. ولا نتحمل أي مسئولية عن أي أضرار أو مخاطر قد تنتج عن استخدام هذا الدليل.
