مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لشركة جبِل، وهو برنامج مبني على السحابة لإدارة الوقت والحضور. لديَّ خبرة عدة سنوات في بناء وتوسيع البرامج والفِرق العاملة في مجموعة متنوعة من المجالات والأسواق.
قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مؤسسة مورغان ستانلي الكبرى لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة المنشآت على تحسين إنتاجيتها وأدائها من خلال التكنولوجيا الحديثة، وممارسات الإدارة الذكية للوقت. وفي هذا المقال ستتعرف على كيفية إدارة الحضور في 6 خطوات، دعنا نبدأ.
نظرة عامة
يُعد التأكد من ساعات عمل الموظفين ومستويات الإنتاجية، واحدةً من أكبر التحديات التي تواجه أصحاب الأعمال. خاصةً بعد تزايد شعبية العمل عن بُعد في السنوات الأخيرة، وتحديداً بعد الجائحة العالمية، حيث تزايدت معها صعوبة إدارة الحضور للكثير من أصحاب الأعمال.
ماذا لو مرض أحد الموظفين ولم يستطع العمل اليوم؟ وماذا عن الموظفين الذين بدأوا العمل في وقت متأخر؟ أو أولئك الذين أخذوا فترات استراحةٍ متقطعة بين الحين والآخر؟ كيف يمكنني تتبع ساعات عمل الموظفين الذين يعملون من المنزل بدقة؟
إدارة الحضور مهمة لكل مجالات الأعمال، وليست حكرًا على نشاط معين، أو مستوى محدد من الموظفين والعاملين. إنها سبب رئيسي في نجاح المنشأة، حيث إنها تلعب دورًا حيويًّا في عدة مجالات رئيسية، مثل الكفاءة التشغيلية، وتوزيع الموارد، والتكاليف.
في هذا المقال:
إدارة الحضور
يُشكل التتبع التراكمي لأوقات عمل الموظفين صورةً متكاملة عن أنماط عمل الموظفين، إذ يمكن إدارة الحضور بالكثير من الحرفية إذا تم تتبع أوقات نشاطهم وخمولهم، والأيام التي يفضلونها للعطل، وأوقات الراحة، وأيام الإجازات والغياب.
لهذا، يتم تخصيص الموارد وجداول العمل على أساس تلك البيانات. مما يعود بالفائدة الكبيرة على المنشأة، فلا تتعرض لنقص الأيدي العاملة، بالإضافة إلى الحفاظ على بيئةٍ أكثر إنتاجيةً ورضاً وانتماءً للموظفين والعاملين.
اقرأ أيضًا: ما هو الحضور بتقنية التعرف على الوجه؟
أهمية إدارة الحضور
تعود إدارة الحضور بالعديد من الفوائد على المنشآت وأصحاب العمل والموظفين، ومن هذه الفوائد:
- الكفاءة التشغيلية: يساعد ضمان حضور الموظفين إلى العمل في المواعيد المحددة في الحفاظ على سلاسة العمل اليومي، مع أقل عدد من أيام الغياب غير المتوقعة، مما يساهم في تقدم المشاريع والمهام دون اضطرابات.
- توزيع الموارد: تساعد إدارة الحضور وتتبع الوقت بدقة في تخصيص الموارد بفعالية. عندما تعرف من سيحضر للعمل، ستستطيع تعيين المهام بكفاءة أكبر، وتجنب التأخيرات والاضطرابات.
- التحكم في التكاليف: تساعد إدارة الحضور في التحكم في تكاليف العمالة. حيث إن تقليل الغياب وساعات العمل الإضافية وتتبع الإجازات يوفر على المنشآت الكثير من تكاليف التشغيل.
- الامتثال والالتزامات القانونية: يشترط قانون العمل في العديد من الصناعات والدول تتبع الحضور بدقة، والحفاظ على السجلات لفترات محددة. مما قد يعرض المنشآت للعديد من المشكلات القانونية والمخالفات والغرامات في حال عدم الامتثال.
- العدل والمساواة: تعزز إدارة الحضور الشعور بالعدل بين الموظفين، نظرًا إلى معاملة الجميع وفقًا لنفس معايير الحضور، مما يحافظ على بيئة العمل الصحية.
اقرأ أيضًا: ما هو متتبع الحضور بتقنية تحديد الهوية بموجات الراديو؟
خطوات إدارة الحضور
إدارة الحضور حالها كحال أي إدارة أخرى، تتكون من العديد من الخطوات والأساسيات، سأذكر لك أهم 6 خطوات لإدارة الحضور بنجاح:
الخطوة الأولى: حدِّد توقعات واضحة
إن تحديد التوقعات بوضوح هو خطوة أساسية في إدارة الحضور الفعالة. كما أن توضيح سياسات الحضور وعدد ساعات العمل وأي توقعات محددة بشأن الانتظام في المواعيد يزيل أي لُبس أو سوء فهم لدى الموظفين.
يمكن للمنشآت تشجيع الموظفين لجعل الانتظام والالتزام بالمواعيد أولوية لديهم، وذلك من خلال تعزيز ثقافة المسؤولية والمحاسبة، كما أن توفير توقعاتٍ واضحة يوفر لأصحاب العمل والموظفين بيئةً خاليةً من الفهم الخاطئ، ويعزز من إدارة الحضور بشكل أكثر كفاءةً وفعاليةً.
اقرأ أيضًا: ما هو تسجيل الحضور بتقنية الاتصال قريب المدى؟
الخطوة الثانية: إنشاء سياسة حضور الموظفين
تعد سياسة حضور الموظفين الشاملة عنصرًا أساسيًّا في إدارة الحضور الفعالة، ونقطة مرجعية لأصحاب العمل والموظفين على حد سواء، مما يعزز الشفافية والوضوح لدى الجميع، كما يُسهل على فريق الموارد البشرية عمله.
يجب مراجعة سياسة الحضور بانتظام وتحديثها لمواءمتها مع احتياجات العمل المتغيرة، والقوانين والنظم واللوائح ذات الصلة. فمن خلال وضع سياسة حضور محددة، تعزز المنشآت من العدالة والمساواة، وتقلل من المنازعات والمشاحنات، وتخلق إطارًا منظمًا لإدارة الحضور بكفاءة.
تعرف على: كيفية ضبط سياسة تتبع الوقت الخاصة بك
الخطوة الثالثة: التقييم والتحسين
يجب على الشركات تقييم فعالية نظام الحضور من وقتٍ لآخر، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين فيه. وجمع ملاحظات أصحاب العمل حوله، وكذلك الموظفين لفهم تجاربهم ومعالجة أي مخاوف لديهم.
بالإضافة إلى أهمية استخدام التحليلات والتقارير المقدمة من نظام إدارة الحضور لتتبع التوجهات وأنماط عمل الموظفين، واتخاذ القرارات المبنية على المعلومات والبيانات. وتطبيق الملاحظات لضمان فعالية نظام الحضور وتوافقه مع الأهداف التنظيمية للمنشأة، واحتياجات القوى العاملة المتطورة.
الخطوة الرابعة: تطبيق خيارات مرنة
تساهم ثقافة المرونة في تعزيز رضا الموظفين، وكذلك زيادة الإنتاجية. إذ إن تحقيق التوازن بين سياسات الحضور والمرونة يعكس التزام المؤسسات بتلبية احتياجات الموظفين الفريدة مع الحفاظ على إدارة فعالة للحضور.
اقرأ أيضًا: 10 نصائح لتسهيل عملية إعداد الرواتب في السعودية
الخطوة الخامسة: التعامل مع مشكلات الحضور
عندما تنشأ مشاكل إدارة الحضور، تعامل مع الموقف بهدوء، وابحث عن الأسباب الرئيسية للمشكلات. استفد من نظام إدارة الحضور لتحديد الأنماط والتوجهات، مما يسمح لك باتخاذ قرارات دقيقة مبنية على البيانات.
ومن خلال معالجة تحديات الحضور بسرعة، يمكن للمنشآت الحفاظ على بيئة عمل إيجابية، ورفع الروح المعنوية للموظفين، والمساهمة في زيادة الإنتاجية وتطوير العمل بشكل عام.
تعرف على إجابة: هل يعد تسجيل وقت العمل قانونيا في السعودية؟
الخطوة السادسة: استخدام أدوات موثوق بها
يمكن لأصحاب العمل تبسيط عمليات إدارة الحضور، وتقليل الأعباء الإدارية، وتعزيز إدارة القوى العاملة من خلال استخدام الأدوات الموثوق به. استثمر في أنظمة إدارة الحضور الحديثة التي تتبع الحضور تلقائيًّا، وتقلل من الأخطاء اليدوية، وتضمن الدقة لإدارة أسرع وأفضل لمشروعك.
تقدم الحلول المتقدمة المبنية على السحابة، مثل جبِل، إمكانية الوصول إلى النظام من أي مكان وفي أي وقت، مما يجعل إدارة الحضور أكثر كفاءة، وهو ما ينعكس على مخرجات العمل بإيجابيةٍ بشكل عام.
اقرأ أيضًا: ما هي أنواع أنظمة الحضور؟
خاتمة
يمكنك إدارة القوى العاملة لديك بشكل أفضل من خلال استخدام نظام إدارة الحضور الرقمي. يُدمَج هذا النظام بسلاسة مع سير عمل الموظفين اليومي، مما يساعد في التخلص من الأخطاء التي قد تسبب الكثير من المشكلات في نهاية الشهر، وتُمثل عقبة أمام الامتثال للنظم والقوانين.
كما أن نظام إدارة الحضور يقدم العديد من الميزات المتعلقة بإدارة الوقت والحضور وإدارة الإجازات، وتحديد الموقع الجغرافي، وتسجيل الحضور بالتعرف على الوجه، وغيرها من المميزات التي تأتي مجانًا عند استخدم أنظمة إدارة الحضور، مثل جبِل. والتي تعمل على تحويل إدارة الحضور إلى مهمة سهلة وبسيطة للمنشآت والموظفين.
