هل تعلم أن دراسة أجرتها بلومبيرغ للقانون (Bloomberg Law) أظهرت تراجعًا في صحة المحامين، حيث يعاني 52٪ من المحامين من الإرهاق الوظيفي؟ يمكن أن تؤدي ممارسات إدارة الوقت غير الفعَّالة إلى تفاقم خطورة هذه التحديات، مما قد يؤدي إلى الإرهاق.
بصراحة، يفيد تتبع الوقت جميع المتخصصين والشركات من خلال تحسين الإنتاجية. ولكن من خلال التجربة، أعلم أن المحامين دائمًا ما يبحثون عن أجوبة، لذا إليك سبب حاجتك، بصفتك محامياً، لتتبع الوقت:
-
للتواصل الواضح والدقيق – يضمن تتبع الوقت بدقة وفوترة العملاء مقابل الوقت المُستغرق في قضاياهم التعامل بإنصاف وشفافية في علاقات العملاء.
-
للحصول على تعويض عادل – تُمكّنك متابعة الوقت من تحديد مقدار الوقت المُستغرَق في كل مهمة وتبريره، مما يضمن الدفع المناسب لخدماتك.
-
للأخلاقيات القانونية والامتثال – تُعتبر متابعة الوقت التزامًا أخلاقيًا للمحامين، الذين يجب عليهم ضمان الامتثال للمعايير المهنية التي تضعها جمعيات المحامين والهيئات التنظيمية القانونية.
-
لإدارة المشاريع الفعَّالة – تساعد جدولة الوقت في إدارة أعباء عملك ومواعيدك النهائية بشكل أكثر كفاءةً من خلال تحديد أولويات المهام، وتتبع التقدم، وضمان تسليم الخدمات المُقدَّمة للعملاء في الوقت المناسب.
-
للحصول على رؤى قيِّمة – من خلال تحليل بيانات متابعة الوقت بدقة، يمكن للمحامين اكتساب رؤى حول ربحية أنواع القضايا المختلفة، أو مجالات الممارسة، أو العملاء.
-
لتخطيط الموارد – يساعدك تتبع بيانات الوقت وتحليل متوسط الوقت المطلوب لإكمال المهام المختلفة في التخطيط بشكل أفضل للموارد المستقبلية وتخصيص الميزانيات وفقًا لذلك.
بفضل متابعة الوقت الجيدة، يمكنك اتخاذ قرارات مدروسة بشأن تخصيص الموارد، واستراتيجيات التسعير، وجهود تطوير الأعمال.
يُغطِّي هذا المقال:
أفضل 10 ممارسات لتتبع الوقت للمحامين
- تسجيل الوقت بشكلٍ متزامن
- كُن دقيقًا وتعمَّق في التفاصيل
- استخدم الرموز أو الاختصارات الموحَّدة
- تتبع الأنشطة غير القابلة للفوترة
- استخدِم برامج تتبع الوقت
- ضع ميزانيات زمنية واقعية
- راجِع وعدِّل مُدخلات الوقت بانتظام
- تواصل بشكل استباقي مع العملاء
- علِّم ودرِّب الطاقم
- راجع بيانات متابعة الوقت بانتظام
أفضل 10 ممارسات لتتبع الوقت للمحامين
الآن بعد أن فهمت الأسباب، دعنا ننتقل إلى الكيفية. لنكن صادقين، ليس كلٌّ منّا يتمتع بذاكرة قوية لتذكر الوقت الذي أمضاه في كل قضية، خاصةً عندما تنظر في عدة قضايا لعملاء مختلفين في يوم عمل عادي. لكن حتى بضع إدخالات غير صحيحة يمكن أن تؤدي في النهاية إلى خسائر كبيرة.
لا تعتمد على كلامي فقط! فقد وجد تقرير الاتجاهات القانونية لعام 2023 أن 37٪ فقط من يوم عمل المحامي يُقضى في العمل القابل للفاتورة، مما يعني أن معظم وقته يُقضى في أنشطة غير قابلة للفوترة. يمكن أن يساعد اتباع بعض ممارسات تتبع الوقت الجيدة المحامين في معالجة هذا التراجع في إنتاجية المحامين.
لذا، نقدم لك هنا بعض أفضل الممارسات لتتبع الوقت للمحامين والتي يمكن أن تساعد في التغلب على هذا التحدي:
1. تسجيل الوقت بشكلٍ متزامن
سجِّل مُدخلاتك للوقت بمجرد الانتهاء من العمل قدر الإمكان. ستُقلل مُدخلات الوقت في الوقت نفسه من فرص نسيان الأنشطة القابلة للفاتورة أو تمثيلها بشكل خاطئ. تُسهِّل التطورات التكنولوجية على المحامين جدًا تسجيل مدخلات الوقت. على سبيل المثال، يمكنك الآن الوصول إلى تطبيق الوقت والفواتير الخاص بك على هاتفك الذكي وإدخال الوقت مباشرةً. بالنسبة للمحامين غير الخبراء بالتكنولوجيا، تتمثل إحدى الطرق في مشاركة تفاصيل وقتك مع مساعدك القانوني، الذي يمكنه إضافتها إلى النظام. أياً كانت الطريقة التي تختارها، فإن المفتاح هو وضع بروتوكول لإدخال الوقت لضمان تسجيل الوقت في الوقت نفسه. ستلاحظ بسرعة زيادة ساعات عملك القابلة للفوترة إلى جانب فواتيرك المحتملة.
2. كُن دقيقًا وتعمَّق في التفاصيل
قدِّم تفاصيل كافية عن المهام التي تم إنجازها (طبيعة العمل، والعميل أو القضية المعنية، والوقت المستغرق في كل مهمة، وما إلى ذلك) لتبرير الساعات المُحصَّلة وبناء الثقة مع العملاء.
3. استخدِم الرموز أو الاختصارات الموحَّدة
طور نظامًا متسقًا من الرموز أو الاختصارات الفريدة لتصنيف مختلف المهام، مثل البحث، والصياغة، واجتماعات العملاء، وحضور جلسات المحكمة، وما إلى ذلك. يسمح هذا النظام بالتعرف على مُدخلات الوقت وتحليلها بسهولة.
4. تتبع الأنشطة غير القابلة للفوترة
من الضروري التمييز بين الساعات القابلة للفوترة والساعات غير القابلة للفوترة. لذلك، يجب أيضًا تسجيل الأنشطة غير القابلة للفوترة، مثل المهام الإدارية، والاجتماعات الداخلية، أو التطوير المهني، بشكل منفصل للحصول على رؤى حول تخصيص العمل الكلي.
5. ضع ميزانيات زمنية واقعية
يُعد برنامج تتبع الوقت أداة مفيدة لمتابعة الوقت بدقة. تتميز معظم أنظمة إدارة الوقت (بما في ذلك متتبع الوقت من جِبل) بواجهة سهلة الاستخدام. كما أنها توفِّر ميزات متنوعة مثل المؤقِّتات، والتذكيرات، وتكاملات التقويم، والوصول عبر الهاتف المحمول، وتوليد الفواتير التلقائي، وإعداد التقارير في الوقت الفعلي. تبُسِّط هذه الأنظمة عملية متابعة الوقت وتساعد المحامين على تسجيل، وتنظيم، وإدارة وقت عملهم.
6. ضع ميزانيات زمنية واقعية
قدِّر الوقت المطلوب لمختلف المهام أو المشاريع بناءً على خبرتك. يساعد ذلك في إدارة توقعات العملاء وتتبع إنتاجيتك الخاصة. قارِن بانتظام الوقت الفعلي المُستغرَق بالوقت المُقدَّر لتحسين تقديراتك المستقبلية.
7. راجِع وعدِّل مُدخلات الوقت بانتظام
خصِّص بعض الوقت في نهاية كل يوم أو أسبوع لمراجعة وتعديل مُدخلات الوقت الخاصة بك. يضمن ذلك دقة، واتساق، واكتمال تسجيل الساعات القابلة للفوترة.
8. تواصل بشكل استباقي مع العملاء
أطلِع عملائك على وضع أمورهم والوقت المستغرق في قضاياهم. يساعد التواصل في الوقت المناسب بشأن الأنشطة القابلة للفوترة على بناء الثقة والشفافية.
9. علِّم ودرِّب الطاقم
إذا كان لديك طاقم يدعمك أو شركاء يعملون معك، فقدِّم تدريبًا مناسبًا حول أفضل ممارسات تتبع الوقت. قم بوضع مبادئ توجيهية ومعايير لضمان دقة واتساق مُدخلات الوقت.
10. راجع بيانات متابعة الوقت بانتظام
يمكن أن يوفِّر تفسير بيانات الوقت رؤى قيِّمة حول أنماط عملك، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى التحسين، ومساعدتك في اتخاذ قرارات أفضل.
الختام
في الختام، يُعد تتبع الوقت الدقيق والشفاف جزءًا أساسيًا من حياة المحامي المهنية، إنه مفيد للفوترة وتطوير مكانتك المهنية. حان الوقت لتتخلى عن الطرق القديمة لتتبع الوقت، مثل سجلات المكالمات، والتقويمات، وجداول البيانات، وتُجرِّب أفضل ممارسات متابعة الوقت هذه لجعل وقتك يعمل لصالحك. إذا حققت مجرد واحدة من هذه الفوائد – مثل تبسيط متابعة الوقت لتحسين تحصيلاتك، وتعزيز الإنتاجية، وزيادة رضا العملاء، أو تحسين الربحية – أليس الأمر يستحق المحاولة؟
