بصفتي الرئيس التنفيذي لشركة برامج لتسجيل الوقت، أقوم أنا وفريقي بالبحث المستمر عن أفضل برامج الأعمال لمعرفة ما هو جديد لدى المنافسين. وهذا يعني أننا غالبًا ما نقوم بالبحث والتجربة العملية لمنتجاتهم، كما تعلم، هذا جزء من عملنا. هنا، سأشاركك نتائج تلك التجارب، وأخبرك بمميزات المنتجات التي تستحق الإشادة، وسأكون صريحًا فيما يتعلق بالمنتجات التي أعتقد أنه يجب عليك تجنبها. والآن، إليك هذا التقييم، حيث أحاول فيه أن أكون صادقًا، وعادلًا، ومفيدًا. كما آمل أن يساعدك هذا في اتخاذ القرار الصحيح…
في هذا المقال
- نظرة عامة
- ما يعجب المستخدمين في أكتي تايم
- ما لا يعجب المستخدمين في أكتي تايم
- خطط تسعير أكتي تايم
- الميزات البارزة في أكتي تايم البارزة
- بعض تعليقات المستخدمين الإيجابية المختارة
- بعض تعليقات المستخدمين السلبية المختارة
- التقييمات
- الحكم النهائي
نظرة عامة
أكتي تايم هو حل لتتبع الوقت مبني على السحابة، يَعِد بتعزيز الأداء، وتتبع تقدم العمل حتى آخر ثانية قابلة للفوترة في المشاريع الفعالة من حيث التكلفة. كما يفتخر بالقدرة على زيادة الربح من خلال السماح للفرق بالتقاط المزيد من ساعات الفوترة للحصول على رواتب أفضل وفواتير أكثر شفافيةً، وبالتالي سد الثغرة المالية التي تكلف الشركات الكثير من الموارد كل عام.
مع أكتي تايم، من المفترض أن تكون الشركات قادرةً على اتخاذ قرارات مدعومة بالبيانات الصلبة المبنية على استخدام الوقت، والأداء، والكفاءة، وأخيرًا الربحية. يزعم أن قدرات التقارير المفيدة تساعد في تعزيز المسئولية عبر الوظائف والمناصب، وتبرير تكلفة المشاريع للعملاء بأرقام لا تكذب. كما يَعِد بالمساعدة في تسليم المشاريع في الوقت المحدد، دائمًا.
بالإضافة إلى ذلك، يسمح أكتي تايم للشركات بإدارة المهام بشكل أفضل من خلال تصور التقدم، ومتابعة الوقت الشخصي والغياب، وتتبع الوقت من أي جهاز حتى يمكن العمل في أي مكان وزمان.
مع (أكتي تايم أون لاين) و(أكتي تايم سيلف هوست)، يمكن لحاملي الحساب اختيار مستوى الأمان المطلوب لعملياتهم.
الآن، وككل الأشياء في العالم، يملك أكتي تايم حصته العادلة من العيوب. أولًا: تطبيقات الهواتف ليست مثاليةً على الإطلاق، وتحتاج إلى الكثير من العمل لتكون تنافسيةً. ثانيًا: الواجهة قديمة ومزدحمة لكلا من الهاتف والكمبيوتر، وهذا يصعب من مهمة أداء العمل، ومزامنة البيانات بين الأجهزة قد تؤدي في بعض الأحيان إلى بعض التناقضات.
تتطلب تقارير أكتي تايم بعض الوظائف والقدرات، ويمكن أن تستمتع بالتقدم والترقية لتعكس أفضل تحليل للبيانات حسب احتياجات الشركات الفريدة. بالإضافة إلى ذلك، يغيب عن تتبع نظام المواقع الجغرافية ميزات أخرى مهمة مماثلة، والتي غالبًا ما تكون جزءًا من المنتجات المنافسة. يمكن أن تكون مخاطر تشغيل البرنامج عقبةً صعبةً، خاصةً بالنسبة لمستخدمي البرنامج لأول مرة والمستخدمين الأقل تقنيةً.
ستجد أن تقارير أكتي تايم تتطلب أيضًا بعض الوظائف والقدرات، ويمكن أن تستفيد وحدات التقارير من الترقية؛ لتعكس تحليل البيانات بشكل أفضل وفقًا للاحتياجات الفريدة للشركات. بالإضافة إلى ذلك، يفتقد أكتي تايم إلى تتبع المواقع الجغرافية وميزات أخرى مهمة مماثلة، والتي في الغالب ما تكون جزءًا من منتجات المنافسين. يمكن أن تكون تعقيدات تشغيل البرنامج عقبةً صعبةً، خاصةً بالنسبة للمستخدمين الجدد، ومَنْ لم يعتادوا على التقنيات الحديثة.
بالإضافة إلى ذلك، يُعاني أكتي تايم باستمرار من أشياء تؤثر سلبًا على تجربة المستخدم مثل: بطء التحميل، وتعطل الوظائف في أوقات غير مناسبة. كما أن أسعاره مرتفعة، وأنا أتساءل كم قيمة يقدمها أكتي تايم لعملائه على الرغم من أن البرنامج لا يقدم الكثير من الميزات.
ولكن من الجانب الإيجابي، يقدم أكتي تايم أيضًا امتدادًا رائعًا لمتصفح الإنترنت لتبسيط كيفية التقاط المستخدمين لساعاتهم، خاصةً عند العمل في أشياء معقدة تتطلب قدرًا أقل من التشتيت.
ولكن قبل أن نستنتج أي شيء، من العادل أولًا أن نلقي نظرةً أقرب على ما يقدمه أكتي تايم. لذلك، دعنا نستعرض ذلك، الآن!
ما يعجب المستخدمين في أكتي تايم
- دعم عملاء رائع.
- العديد من خيارات تخصيص التقارير.
- العديد من خيارات الاندماج.
- الإصدارات المبنية إلى السحابة والتي يتم استضافتها ذاتيًّا.
- ميزات رائعة لإدارة المشاريع والفرق.
ما لا يعجب المستخدمين في أكتي تايم
- تطبيق الهاتف صعب الاستخدام.
- واجهة مستخدم معقدة وقديمة.
- مشاكل في المزامنة.
- تحتاج التقارير إلى أكبر قدر من الإمكانات.
- عدم وجود تتبع للمواقع الجغرافية.
- يتطلب وقت طويل لتعلم كيفية الاستخدام.
خطط تسعير أكتي تايم
يقدم أكتي تايم نسختين من البرامج، وهما (أكتي تايم أون لاين) و(أكتي تايم سيلف هوست). يتم تحديد أسعار كل من الإصدارين وفقًا لعدد المستخدمين.
أكتي تايم أون لاين
(أكتي تايم أون لاين) مبني على السحابة على خوادم أمازون. تقتصر متطلبات النظام له على المتصفح فقط، ويمكن الوصول إليه من أي جهاز في أي مكان. يمكن تصدير البيانات المخزنة في نظامه في تقارير بصيغة سي إس في، وواجهة برمجة التطبيقات.
(أكتي تايم أون لاين) لديه وظائف كاملة، وعدد غير محدود من المشاريع، والتكامل مع أكتي بلانز وكويك بوكس، وتطبيق هاتف مجاني، وامتداد مجاني لمتصفح كروم، ووصول إلى واجهة برمجة التطبيقات. كل الترقيات – سواءً كانت صغيرةً أم كبيرةً – تطبيقات مجانية، وأصحاب الحساب مؤهلون للحصول على دعم البريد الإلكتروني الأساسي، والصيانة الفنية، والنسخ الاحتياطي اليومي.
تكلفة (أكتي تايم أون لاين) 6 دولارات للمستخدم شهريًّا لمستخدمي 1/40، وتكلفة 5 دولارات للمستخدم شهريًّا لمستخدمي 41/200، وسعر ثابت قدره 1250 دولارًا لأكثر من 200 مستخدم في الشهر عند الدفع السنوي. وعند الدفع الشهري، تزيد التكلفة بنسبة 20٪، مما يجعلها 7 دولارات للمستخدم شهريًّا لمستخدمي 1-10، و6 دولارات للمستخدم شهريًّا لمستخدمي 41-200، وسعر ثابت قدره 1500 دولار لأكثر من 200 مستخدم.
هناك أيضًا أكتي تايم أون لاين مجاني يمكن استخدامه بدون تكلفة من قبل ثلاثة مستخدمين. ومع ذلك، يأتي مع وظائف محدودة، ولا يحتوي على التكامل مع كويك بوكس، ولا يدعم وصول واجهة برمجة التطبيقات، ولا يحتوي على امتداد مجاني لمتصفح كروم.
أكتي تايم سيلف هوست
(أكتي تايم سيلف هوست)، كما يوحي اسمه، يستضاف على خوادم المستخدم الداخلية. ويعمل على نظام التشغيل ويندوز ولينكس، ويمكن الوصول إليه فقط داخل الشبكة المحلية. يمكن تصدير البيانات المخزنة في نظامه في تقرير بتنسيق سي إس في، وواجهة برمجة التطبيقات، أو من خلال الوصول المباشر إلى قاعدة البيانات.
(أكتي تايم سيلف هوست) لديه نفس الميزات والوظائف كما في (أكتي تايم أون لاين)، باستثناء التكامل مع أكتي بلانز. الترقيات الصغيرة مجانية، ولكن الترقيات الكبيرة تأتي بنسبة 100٪ من السعر الأصلي. وأصحاب الحساب مؤهلون للحصول على دعم البريد الإلكتروني الأساسي، ولكن ليسوا مؤهلين للصيانة الفنية والنسخ الاحتياطي اليومي.
يتطلب (أكتي تايم سيلف هوست) دفعةً واحدةً بقيمة 120 دولارًا للمستخدم ويصل إلى 200 مستخدم. بالنسبة للمستخدمين الأعلى عددًا، فمن 201 مستخدم لما فوق، يأتي (أكتي تايم سيلف هوست) بسعر ثابت لمرة واحدة قدره 2500 دولار.
إن نسختي (تايم أون لاين) و(أكتي تايم سيلف هوست) متاحتان بأسعار مخفضة للمنظمات غير الربحية، والتي يجب مناقشتها مع ممثلي أكتي تايم من خلال قنواتهم الرسمية.
الميزات البارزة في أكتي تايم البارزة
1. تتبع الوقت
يقدم أكتي تايم أربع طرق لتتبع الوقت، مما يمنح المستخدمين مرونةً كبيرةً. تساعد هذه الطرق في ضمان تتبع العمل من مكاتب الموظفين، أو من منازل العاملين عن بُعد، أو حتى أثناء التنقل للعاملين الميدانيين. يهدف تنوع الطرق والأجهزة التي يمكن للمستخدمين اختيارها إلى تحقيق وعد أكتي تايم بإتمام العمل في أي مكان وزمان – حتى في وضع عدم الاتصال بالإنترنت.
الطريقة الأولى لتتبع الوقت في أكتي تايم: هي استخدام سجل ساعات العمل على متصفح الإنترنت. كما أنه مناسب للمكاتب وأماكن العمل من المنزل، حيث يحتاج المستخدمون فقط إلى الانتقال إلى سجلات ساعات العمل من لوحة التحكم الرئيسية، واختيار مهمة من قائمة سجل ساعات العمل الأسبوعي الافتراضي، وإدخال الساعات التي قضوها في القيام بالمهمة في اليوم المناسب. يمكنهم أيضًا إضافة تفاصيل داعمة في قسم التعليقات عند النقر على زر الملاحظة الذي يظهر بجوار إدخال الوقت عند تمرير المؤشر فوقه.
بالإضافة إلى أنه يمكن للمستخدمين استخدام مربع البحث للبحث عن المهمة التي يرغبون في تسجيل الوقت لها. إذا لم تكن المهمة المطلوبة مدرجةً بعد في القائمة، يمكن للمستخدمين إضافتها إلى سجل ساعات العمل عن طريق النقر على زر الزائد بجوار مربع البحث.
وبالإضافة إلى ساعات العمل، يمكن للمستخدمين أيضًا تسجيل الإجازات، أو وقت الراحة في سجل ساعات العمل عبر الإنترنت في أكتي تايم. حيث تظهر ساعات الإجازة المتاحة قرب أعلى السجل، ويمكن للمستخدمين تحديد ساعات الإجازة والنوع الذي يرغبون في تسجيله في صف الإجازة المتاحة الواقع على الجانب الأيمن من ساعات الإجازة المتاحة. وعند النقر على المساحة تحت أي تاريخ في صف الإجازة، ستظهر نافذة منبثقة حيث يمكنهم اختيار نوع الإجازة التي يتخذونها، وتحديد عدد الساعات التي ستستغرقها الإجازة إذا لم يتم اختيار الخيار طوال اليوم. يمكنهم أيضًا إدخال حالة عملهم في صف الحالة أعلى صف الإجازة، مما يتيح للمستخدمين الإشارة إلى ما كانوا يعملون عليه في المكتب أو في المنزل في أي يوم يختارونه، بالإضافة إلى أن ساعات العمل في المكان المختار في الشاشة المنبثقة مشابهة لتلك التي تظهر للإجازات.
الطريقة الثانية لتتبع ساعات العمل في أكتي تايم: هي باستخدام عرض التقويم. إن هذه الطريقة أكثر دقةً في تسجيل الساعات مقارنةً بتنسيق القائمة. يعرض تنسيق التقويم أعمدة التاريخ مقابل قائمة الساعات على الجهة اليسرى من السجل، مما يتيح للمستخدمين تحديد أوقات بداية ونهاية المهام التي قاموا بها في أي يوم معين.
لتسجيل الوقت باستخدام عرض التقويم، ينقر المستخدمون على أي مكان في عمود اليوم الذي اختاروه، ويختارون المهمة التي يرغبون في تسجيل الوقت لها في النافذة المنبثقة الناتجة، ويحددون مدة الوقت المستغرقة في القيام بالمهمة، ويدخلون أوقات بداية ونهاية المهمة في حقول “من” و”إلى”، ويضيفون ملاحظةً في قسم التعليقات. سيظهر إدخال الوقت بعد ذلك بشكل مكعب في عمود اليوم، يمتد من صف بدء الوقت إلى صف انتهاء الوقت.
الخيار الثالث لتتبع الساعات في أكتي تايم: يكون باستخدام امتداد المتصفح الخاص بهم، المعروف أيضًا باسم مساعد إدارة الوقت التلقائي. تتيح هذه الطريقة للمستخدمين تتبع أنشطتهم في الوقت الحقيقي مباشرةً من التبويب الذي يعملون عليه تلقائيًّا، أو باستخدام عداد الوقت “التشغيل والإيقاف”. يحتاج المستخدمون إلى تنزيل الامتداد، والتسجيل عبر البريد الإلكتروني، أو تسجيل الدخول باستخدام حساب أكتي تايم الخاص بهم، واختيار ما إذا كانوا يرغبون في تتبع الوقت لجميع الأدوات المعتمدة على المتصفح فقط، أم تلك التي يرغبون في تتبعها، وضبط الإعدادات العامة وإعدادات المزامنة، وبهذه الطريقة يصبح المستخدمون جاهزين.
يمكن للمستخدمين بدء تتبع الوقت عن طريق تبديل مفتاح عداد الوقت التلقائي بالقرب من الزاوية السفلية اليمنى من واجهة المستخدم؛ لتتبع الوقت تلقائيًّا بشكل مستمر في الخلفية، أو باستخدام عداد وقت التشغيل والإيقاف الذي يمكن تنشيطه وتعطيله بالنقر على الزر بالقرب من الزاوية السفلية اليسرى من واجهة المستخدم.
وأخيرًا، يمكن للمستخدمين أيضًا استخدام هواتفهم لتتبع الوقت أثناء التنقل. حيث يسمح تطبيق سجل أكتي تايم للأندرويد وآبل للمستخدمين باستعمال هواتفهم لتتبع ساعات العمل أينما كانوا باستخدام عداد الوقت للبداية، وللإيقاف البسيط، ويستمر في التشغيل حتى في حالة فقدان الاتصال بالإنترنت. سيظل التطبيق يسجل الوقت على المهام المحددة، حتى وإن كانوا غير متصلين بالإنترنت، ثم يقوم بمزامنة البيانات الملتقطة مع الخادم بمجرد استعادة الاتصال بالإنترنت مرةً أخرى.
على الرغم من أن هذا التنوع في الخيارات يمنح المستخدمين مرونةً في كيفية تتبع وقتهم، يمكن لأكتي تايم أن يُظهر بعض عدم الاتساق في مزامنة الوقت بين الأجهزة في بعض الأحيان. يمكن أن تبدو تطبيقات الهواتف غير سلسة الاستخدام أيضًا، وعدم القدرة على استخدامها بشكل موثوق به في على أرض الواقع يثير تساؤلات حول قابليتها للاستخدام من قبل العاملين الميدانيين كما يدعي في حملاته التسويقية.
2. التقارير وتحليل البيانات
يساعد أكتي تايم الشركات على اتخاذ قرارات أفضل من خلال منحها الوصول إلى تقارير مستندة إلى البيانات الملتقطة. تقدم هذه التقارير الأرقام التي تم التقاطها بواسطة متتبع الوقت في قوالب متنوعة يمكن تكوينها بمرشحات ومقارنات لتعطي المديرين والمستخدمين رؤيةً أفضل حول استخدام الوقت والموارد من قبل فرقهم أو أنفسهم، وكيف يؤثر ذلك على أدائهم وربحية المشاريع.
إن تقارير الوقت – المعروفة أيضًا باسم تقارير السجلات الزمنية – تمنح المديرين والمستخدمين رؤيةً شاملةً لجميع بيانات تتبع الوقت، بما في ذلك الساعات الإضافية، وملخصات الإجازات، لمراقبة كيفية قضاء الوقت من قبل الفرق عبر المشاريع والمهام. باستخدام هذه التقارير، يمكن للمستخدمين والمديرين تحليل أدائهم الشخصي، وأداء الفريق، وتحديد ما إذا تم تحقيق تقديرات الوقت أو تجاوزها. كما يمكن أن تساعد إمكانية رؤية هذه العوامل الشركات في تخصيص الموارد بشكل أفضل وتحقيق نتائج أكثر ربحيةً.
يقدم تقرير أداء الموظف نظرةً عامةً على كيفية قضاء الفرق لوقتها في المشاريع والمهام، ومن يقضي وقتًا وعلى أي مهمة، والمهام التي تستغرق وقتًا أطول لإتمامها. كما يظهر تقرير التوازن الزمني والإضافي كم من الوقت يقضيه الموظفون في العمل كل يوم، وما إذا كانوا يعملون بأقل ساعات مقررة أو إذا كانوا يراكمون ساعات إضافيةً. يُظهر تقرير الإجازات ورصيد الوقت من كان غائبًا خلال فترة محددة، وكيف يؤثر غيابهم على رصيدهم المتبقي من الإجازات، وأيام الإجازات المرضية. يقدم تقرير تتبع الوقت بالتفصيل للمديرين وفرقهم نظرةً تفصيليةً على إجمالي تتبع الوقت وكيفية إنفاق الساعات على المهام المسجلة بتفصيل أدق. تقرير الوقت المتوقع مقارنةً بالوقت الفعلي يساعد المديرين في تخطيط المشاريع وإنشاء توقعات دقيقة عن طريق إظهار مدى نجاح الموظفين في تحقيق تقديرات الوقت لمهامهم، والنسبة المستخدمة من إجمالي تقدير الوقت. وأخيرًا فإن تقرير سجلات أكتي تايم لبطاقات أداء المهام الزمنية، يُظهر أوقات الراحات المسجلة عبر مخططات العمل، مثل: العملاء والمشاريع، أو خيارات أخرى مخصصة.
بالإضافة إلى تقارير الوقت، كذلك يسمح أكتي تايم للشركات بفهم كيفية إنفاق الأموال على المشاريع بناءً على بيانات تتبع الوقت وكم يجب أن يأتي من أموال للعمل المكتمل باستخدام التقارير المالية. يمكن للمديرين وأصحاب الأعمال حساب نسبة الخسارة والربح بدقة عن طريق مقارنة تكاليف المشروع والمصروفات مقابل المبالغ القابلة للفوترة. كما تتيح لهم هذه الرؤى اتخاذ قرارات مستندة إلى المعلومات بشكل أفضل، وتحسين تقدير التكلفة والميزانية، وجعل المرتَّبات أكثر دقةً، وتبسيط فواتير العملاء.
يُظهر تقرير ملخص الفوترة إجماليات وفواتير الأموال التي يجب على العملاء دفعها مقابل الخدمات التي تم تقديمها بناءً على بيانات الوقت، والتي يمكن استخدامها لإنشاء الفواتير وتحليل الربحية. كما يعرض تقرير تكلفة العمل نفقات ذات صلة بالموظفين بتفصيل من خلال حساب أجور الموظفين بناءً على التعريفات وساعات العمل المتتبعة، ومن خلال أخذ الإجازات وأوقات العمل الإضافي في الاعتبار. يقارن تقرير الربح والخسارة بين الإيرادات والمصروفات من خلال وضع المبالغ القابلة للفوترة ونفقات الموظفين المتعلقة بجانب بعضها البعض. لتسهيل دفع المبالغ القابلة للفوترة، يوفر أكتي تايم أيضًا تصدير الفاتورة، الذي يُظهر كم من المال يدين العملاء به للشركات مقابل منتجاتها أو خدماتها، بالإضافة إلى تفاصيل مهمة مثل: تواريخ الاستحقاق، وشروط الدفع، والخصومات، والضرائب، وأكثر من ذلك، كل ذلك في وثيقة يمكن تخصيصها بشعارات الشركة وتحميلها كملف بتنسيق بي دي أف.
يمكن عرض جميع هذه التقارير في مختلف التصورات مثل: المخططات البيانية، والرسوم البيانية الشريطية، ولوحات الكانبان، وخطوط الاتجاه، والشاشة المنبثقة التي تضفي معنًى للأرقام المجردة وتكشف القصص المخفية وراء البيانات.
3. إدارة الفريق
يدرك أكتي تايم أن إدارة الفريق هي جانب أساسي للحفاظ على أرباح صحية، وضمان أن يستمتع الموظفون بتوازن صحي بين العمل والحياة الشخصية أيضًا. لهذا الغرض، تقدم إدارة الفرق مجموعةً من الميزات المرنة والقابلة للإعداد بشكل كبير، وتهدف إلى توزيع المهام بشكل متساوٍ، والحصول على رؤًى حول التقدم والتحديات التي تؤثر على الإنتاجية، وإدارة الغياب بفعالية، وتجميع أعضاء الفريق وفقًا لتوقيتاتهم ومواقعهم. كما تساعد هذه الميزات في تعزيز المساءلة، وتيسير التعاون الفعّال، والرصد والتحكم في الأداء لجميع أعضاء الفريق، سواءً كانوا في المكتب، أو بدوام جزئي، أو عمل حر، أو حتى عن بعد، في مكان آخر بعيد عن موقع العمل.
مع وظائف إدارة نطاق العمل، يتيح أكتي تايم لأصحاب العمل والمديرين إنشاء مهام بتقديرات زمنية مفضلة، ومواعيد نهائية، وأنواع عمل، وحتى وصف مفصل مع تعليقات ومستندات وروابط. يمكن تخصيص هذه المهام لأعضاء الفريق استنادًا إلى توافرهم وقدراتهم. وبمجرد تكليفهم بالمهمة، يمكن للمكلفين بدء تتبع الوقت الذي يقضونه في مهامهم، وتستخدم البيانات الملتقطة عن أدائهم لتتبع تقدم العمل.
ولمراقبة تقدم المهام، يوفر أكتي تايم للمستخدمين مجموعةً من الأدوات مثل: لوحات الكانبان، حيث يمكن تصور حجم العمل والتقدم من قبل جميع أعضاء الفريق، بالإضافة إلى التقارير والتحليلات المذكورة سابقًا. تلعب الشاشة المنبثقة دورًا مهمًّا في تقديم رؤًى حول كيفية تطور بيانات تتبع الوقت كل خمس دقائق على مدار الساعة. وعندما يتعرض أعضاء الفريق لمخاطر تجاوز الميزانية والوقت، يمكن إرسال إشعارات تلقائية لتذكيرهم بالأهداف والحدود. يمكن أيضًا استخدام الإشعارات لتذكيرهم بملء سجلات الأوقات بانتظام حتى يتمكن المديرون وأصحاب العمل من البقاء على اطلاع دائم على البيانات المهمة للمشروع والتمكن من رصد ومعالجة المعوقات والتحديات ومناطق التحسين قبل أن تصل إلى مرحلة لا تراجع بعدها.
تأتي بعض هذه التحديات في شكل الغياب، سواءً كانت مخططةً أو غير مخططة. كما يحتوي أكتي تايم على وظائف إدارة الإجازات والغياب التي تسمح لأصحاب العمل والمديرين بإنشاء سياسات إجازات مفصلة، وإجراءات تتبع الغياب القابلة للتكوين بشكل كبير حيث يمكن تصميمها لتناسب احتياجات الأعمال الفريدة، وأدوات فعّالة لتخطيط الإجازات وطلبها وإدارتها بشكل فعّال. بالإضافة إلى ذلك، يقوم أكتي تايم أيضًا بتتبع بيانات الغياب وتحليلها للمساعدة في تحديد العوامل الرئيسية ومناطق التحسين لمعالجة الغياب بشكل صحيح ومنعه، وعدم تمديده.
تسمح الخيارات المرنة لإعدادات البرنامج المقدَّمة من قبل أكتي تايم للشركات بتطوير سياسات إجازة وإجراءات تجميع الإجازات، وتحديد قواعد وحدود تجميع الإجازات وأيام الإجازات المرضية، وإنشاء أنواع مخصصة من الإجازات بمستويات تفصيل متنوعة؛ بحيث يمكن للمستخدمين تحديد سبب تكبدهم للغياب بوضوح.
الأهم من ذلك، أن أتمتة ميزة إدارة الغياب في أكتي تايم تنهي الحاجة إلى الأنظمة التقليدية الفوضوية وغير الملائمة القائمة على الورق، ويقلل أيضًا الحاجة إلى إدخال البيانات، وبالتالي توفير الوقت والموارد والجهد بشكل كبير لجميع المعنيين.
4. خيارات التكامل
التكامل هو جانب حيوي في برامج تتبع الوقت. يقدم أكتي تايم مجموعةً من خيارات التكامل مثل: امتداد المتصفح الذي تم مناقشته سابقًا، ومساعد إدارة الوقت. كما يتكامل البرنامج أيضًا مع كويك بوكس، ويتيح تكامله مع زابير، والتكامل مع أكثر من 5000 تطبيق وموقع إلكتروني يعزز من استخدامه، ويعزز كفاءة سير العمل. كما يقدم أكتي تايم واجهة برمجة تطبيقات، مما يوفر إمكانيات تخصيص أكبر يتجاوز ما يغطيه زابير.
لكن التكامل الذي لفت انتباهي هو (أكتي بلانز)، وهي منصة جدولة مناوبات العمل، وأنشطة المشروع، والفعاليات التشاركية، ومواقع الموظفين، والإجازات. إنها تَعِد بجدولة خالية من الفوضى، وتعمل مع الفرق بجميع أحجامها، ويمكن تخصيصها لتتناسب مع سياسات الأعمال الفريدة، وتحافظ على سلامة البيانات، والأهم من ذلك، أنها تقضي على الحاجة إلى سجلات البيانات والنماذج والورقية.
بعض تعليقات المستخدمين الإيجابية المختارة
- “في تجربتي الاستشارية، لقد استخدمت برامج مختلفة لتتبع الوقت لإدارة العمولات وساعات العمل الشهرية، ولكن أكتي تايم هو أفضل برنامج يستخدم حاليًّا”. – سلفادور ر. (المصدر: كابتيرا).
- “يتيح لك أكتي تايم إبقاء جميع مشاريع ومهام الشركة منظمةً في مكان واحد. إنه أداة مفيدة للغاية حاليًّا ويمكن استخدامها في أي شركة”. – لورا ي. (المصدر: جي 2).
- “يحتوي هذا التطبيق على أدوات مختلفة تسعى إلى تسهيل العمل اليومي داخل الشركة وهي وسيلة مثالية لإدارة الوقت المستغرق في مهام ومشاريع مختلفة؛ مع هذا التطبيق، يمكنك العمل بطريقة أكثر تنظيمًا ومعرفة كفاءة الموظفين. إنه يحتوي على العديد من خيارات التخصيص. الرائع في هذه الأداة أنها واحدة من أفضل الطرق عند إدارة وقت العمل، وتسمح لك بمتابعة تقدم المشاريع ومعرفة التكاليف والتغييرات، وكذلك تقدم إمكانية إدارة صلاحيات كل موظف في الشركة“. – جينين م. (المصدر: جي 2).
- “يستفيد موظفوك من استخدام أكتي تايم لتتبع وقت المشروع ووقت الإجازة والأنشطة غير المدفوعة، وتحسين الإنتاجية الشخصية من خلال التركيز على المهام الصحيحة. يحصل مديرو الأعمال وقادة الفريق على رؤية كاملة لأداء أعضاء الفريق“. – ستيف آي. (المصدر: جي 2).
- “يساعدني أكتي تايم في عرض ساعات العمل الخاصة بي وتبسيطها بشكل واضح ومنظم. لديه بعض الميزات الإضافية لتحسين النظرة العامة، لذا يمكننا فقط أن أوصي به للجميع”. – مراجع مجهول (المصدر: جيت أب).
- “يحتوي هذا التطبيق على أدوات مختلفة، وهو برنامج يشمل العديد من الخيارات المفيدة للشركة، يتيح لك تنظيم موظفين مختلفين، ومعرفة المدفوعات التي يجب دفعها لكل فرد وفقًا لوقت العمل الذي قدموه لمشاريع مختلفة. باستخدام هذا البرنامج، يمكنك الحصول على جميع بيانات المشاريع بكفاءة“. – كلوي ب. (المصدر: جي 2).
- “تجعل هذه الأداة إدخال الوقت المستهلك في مهام متنوعة سريعًا وسهلًا. إنها تسمح لك بإضافة ملاحظات وتفاصيل أخرى حول المهام عند الرجوع إليها”. – تايلر ب. (المصدر: كابتيرا).
- “إنه سهل الاستخدام، ولديه واجهة سهلة الاستخدام، ويسهل إدارته. أفضل شيء في هذا التطبيق هو القدرة على استخدامه على الهواتف“. – ماريوش ب. (المصدر: جيت أب).
- “ساعدني أكتي تايم في إدارة وقت عمل موظفيَّ، وإدارة فترات الراحة، وإدارة المناوبات. لقد قلل من عملي اليدوي، والآن يمكنني استثمار ذلك الوقت في بعض المهام الأخرى المهمة. بفضل ذلك، يمكنني الآن حساب وقت العمل للموظف بسهولة ولا حاجة للقلق بشأن إعادة التحقق من جميع البيانات اليدوية في نهاية الشهر”. – شوبهام ج. (المصدر: تراست راديوس).
بعض تعليقات المستخدمين السلبية المختارة
- “هذا البرنامج تصميمه قديم، مما يولد شكًّا معينًا في أول استخدام له. ليس لديه خاصية تتبع الواقع الجغرافية. من المفترض أن يكون خيارًا جيدًا للنظر في تحسين واجهة الرسومات والأدوات المختلفة ليصبح برنامجًا أكثر راحة للتعامل معه”. – ديريك س. (المصدر: جي 2).
- “لا يتكامل مع برامج الممارسة الأخرى تمامًا. واجهة المستخدم قديمة ومزدحمة وذلك بالمقارنةً مع البدائل الأخرى لكل من التطبيق والبرنامج”. – جين إف. (المصدر: كابتيرا).
- “التطبيق ثقيل وصعب التصفح“. – مراجع مجهول (المصدر: متجر جوجل).
- “يمكن تحسين بعض التقارير؛ كما أن قائمة التقارير ليست مريحةً جدًّا”. – مستخدم موثق في مجال تكنولوجيا المعلومات والخدمات (المصدر: جي 2).
- “تطبيق لا فائدة منه. لا يمكن إدخال ساعات تقديرية تتجاوز رقمًا واحدًا. إهدار للوقت”. – إم. كيه (المصدر: متجر جوجل Store).
- “إذا كنت سأشكو من شيء، سيكون ذلك بشأن التصميم والأسعار المرتفعة. أعتقد أنه على الرغم من وجود وظائف قليلة جدًّا، يجب أن يكافأ المستخدمون الذين يستخدمونه بتصميم أكثر متعةً ولا يملون على المدى الطويل”. – بولا (المصدر: سوفت وير أدفيز).
- “يمكن أن تتوقف وظيفة المزامنة بين الأجهزة والبرامج الأخرى في أوقات غير مناسبة للغاية. بالإضافة إلى ذلك، لا يملك متتبع للمواقع الجغرافية“. – شيلا إتش. (المصدر: جيت أب).
- “قد يكون استخدام هذا التطبيق معقدًا للمستخدمين الجدد“. – إريك ميندوزا (المصدر: جي 2).
التقييمات
(حتى ديسيمبر ٢٠٢٣)
- كابتيرا: 4.6/5
- جي 2: 4.5/5
- جيت آب: 4.6/5
- سوفت وير أدفيز: 4.5/5
- متجر جوجل: 4/5
- متجر آبل: 2.8/5
الحكم النهائي
يظهر أكتي تايم الكثير من الوعود من خلال تنوع خيارات تتبع الوقت، وقابلية تخصيص تقاريره وتحليل بياناته، وخيارات التكامل، ووظائف إدارة الفريق.
أحب بشكل خاص الكم الكبير من الأفكار الذي وضعوه في ميزات إدارة الغياب والإجازات ومستوى المرونة الذي يتمتع بها. كما أنني أحب بساطة وسهولة استخدام وظائف إدارة نطاق العمل، لا توجد مميزات ثانوية، إنما هي الأشياء المهمة فقط.
فيما يتعلق بتتبع الوقت، على الرغم من روعته في بساطته وسهولة استخدامه، فإنه يمكن أن يستفيد من وجود عوامل المراقبة والمتابعة مثل: تتبع المواقع الجغرافية، ومتطلبات إثبات العمل، وحتى بعض وظائف مراقبة الكمبيوتر. يتم ذلك لضمان عدم سرقة الوقت.
تبدو التقارير رائعةً من النظرة الأولى. ولكن أعتقد إذا منحوها القليل من القوة الإضافية، أي القدرة على إعدادها وفقًا لاحتياجات تحليل الأعمال الفريدة والتي لا تشمل حاليًّا في مكتبتها الوحدات، فإنها ستقدم للمستخدمين رؤًى أكثر فائدةً.
واجهة المستخدم هي نقطة أخرى للجدل. بالإضافة إلى أنها تبدو قديمةً إلى حد ما، فإنها أيضًا معقدة قليلًا بالنسبة لذوقي الشخصي، وينتج عن ذلك صعوبات أثناء الإعداد، ويحتاج وقت طويل لتعلم كيفية الاستخدام، ومشكلات أثناء التنقل.
نقطة أخرى محبطة في أكتي تايم وهي طريقة تسعيرها. بالنسبة لتطبيق يقدم ميزات أقل بكثير من حلول الشركات المنافسة، فإن السعر مرتفع إلى حد ما، ويمكن أن يكون التركيب مربكًا. وبالنسبة لنظام يمتلك تطبيقًا للهاتف دون المستوى المطلوب والأداء الغامض أحيانًا، أو حتى غير الموثوق به على الإطلاق أثناء التنقل، فإني سأفكر مرتين قبل اقتنائه. أضف إلى ذلك تضارب مزامنة البيانات المحددة، وأوقات التحميل البطيئة، وفشل بعض الوظائف في بعض الأحيان، وستحصل على حل لتتبع الوقت يطمح إلى الارتفاع، ويصل إلى بعض الأهداف السهلة المتاحة، ولكنه في النهاية يفشل في الوصول إلى الهدف المنشود.
لذلك، إذا كنت تبحث عن برنامج لتتبع الوقت يحتوي على تشكيلة كبيرة من الميزات، وتطبيقات الهاتف الموثوق بها، وأسعار معقولة، فلن أرشح لك الحصول على أكتي تايم. ولكن إذا كنت تستطيع أن تتكيف مع عيوبه وتعتقد أن الإيجابيات تفوق على السلبيات، فربما تكون قد وجدت لنفسك مرشحًا مناسبًا.
