لا يشك أحد في أهمية تسجيل وقت العمل والحضور للموظفين، سواء أكانوا يتلقوا أجورهم بالساعة أو براتب شهري. يحتاج أصحاب العمل إلى التأكد من أن ما يدفعونه من مال للأجور والرواتب، كان دقيقا وأن الموظفين براتب شهري قد قاموا بأداء أعمالهم مقابل هذا الراتب.
كما أن الموظفين كذلك يحتاجوا إلى تسجيل وقت حضورهم وعدد ساعات عملهم يتم محاسبتهم على أي أوقات إضافية قضوها في العمل، وكذلك كدليل على التزامهم عندما يأتي وقت الترقيات والمكافآت.
دعنا نتعرف على أهم فوائد تسجيل الوقت للموظف، ولصاحب العمل، وللمنشأة بشكل عام، وكيف يمكن أن يؤثر تسجيل الوقت على الأداء والإنتاجية، وعلى ازدهار الأعمال ورفاهية الموظفين.
في هذا المقال
- فوائد تعود على المنشأة من تسجيل وقت الموظفين براتب شهري
- فوائد تعود على الموظف من تسجيل وقت الموظفين براتب شهري
- ما هي أفضل وسيلة لتسجيل وقت الحضور للموظفين براتب شهري؟
فوائد تعود على المنشأة من تسجيل وقت الموظفين براتب شهري
قد يلاحظ المدير أن أحد الموظفين لم يحضر إلى العمل، وقد يتأثر سير العمل بهذا الغياب، وقد يضطر زملائه إلى تحمل مهام وأعباء عمله في هذا اليوم. وقد يلاحظ المدير أن أحد الموظفين قد اضطر للعمل بعد مواعيد العمل الرسمية لإنهاء مهام عمله. مثل هذه الأمور تحدث بشكل متكرر وفي أغلب المنشآت.
ذلك بالإضافة إلى، تحديد كم الوقت المستغرق في أحد المهام، أو الوقت المتوقع لإنهاء أحد المشاريع. ولتحديد الأولويات، وتوزيع الموارد بشكل أفضل. لذلك فهناك العديد من نقاط الأهمية لتسجيل الوقت، ومنها:
تسجيل الوقت لزيادة الإنتاجية
بالتأكيد ليس كل الموظفين براتب شهري يحتاجون إلى تسجيل ساعات العمل، وقد لا يهتم آخرون بالمزايا التي سيحققونها من تسجيل أوقات الدوام. ولكن هناك الكثيرين الذين يحرصون على تسجيل الدخول والخروج من العمل، وحساب ساعات العمل بمنتهى الدقة. وذلك، لأنهم يسعون للترقي، أو يعملون لأوقات إضافية، أو يريدون دليلا على التزامهم للحصول على المنح والمكافآت. وذلك كما كشفت شركة جِبل لتطوير البرامج، فتسجيل الوقت يساهم في زيادة التركيز، وإدارة الوقت بفعالية، وإدارة الأولويات بشكل أفضل لتحقيق زيادة الإنتاجية.
تحديد التكلفة الحقيقية للمهام والمشاريع
إذا أراد صاحب العمل على سبيل المثال، أن يحاسب عميلا لديه على المشروع التي عمل عليه موظفيه. فهو يحتاج إلى تسجيل وقت المشروع، فهو لن يحسب أجر الموظف الذي يعمل بالساعة فقط، بل يجب على كذلك حساب أجر الساعة للموظفين براتب شهري الذين عملوا على مشروع ذلك العميل. لذلك فمن المهم أن يتم حساب عدد ساعات الموظفين بأجر شهري لمعرفة تكلفة المهام، وحساب تكلفة العمل بمنتهى الدقة. وفي حال لم يقم الموظفين بحساب عدد الساعات التي قضوها على ذلك المشروع. فهذا يعني حساب غير دقيق لتكلفة المشروع، مما يؤثر على إيرادات المنشأة وخسارة الكثير من المال.
تسجيل الوقت لتحقيق النزاهة
وجود الرقيب يقلل من الأخطاء! فبكل بساطة تسجيل الوقت وسيلة لتحقيق النزاهة. ففي غالب الأحيان، إذا سئل الموظف الشهري، وبالأخص في المنشآت الحكومية على قلة الإنتاجية. فدائما ما يرجع التقصير إلى ضغوط العمل، أو قلة الموظفين. كما أنه يؤكد على التزامه بمهام عمله، ولكن عندما يكون هناك تطبيق لحساب ساعات العمل، ويتم حساب عدد ساعات العمل التي يقضيها الموظف براتب شهري على كل مهمة. تزيد الإنتاجية، ويرتفع معدل الأداء. مما يؤثر إيجابيا على الأداء العام للمنشأة، ورضا المتعاملين معها.
الامتثال للنظم واللوائح
بالطبع، يعتبر تسجيل وقت الحضور وساعات عمل الموظفين امتثال للنظم واللوائح التي تشترط على صاحب العمل وجود سجلات لحضور وانصراف الموظفين، وعدد ساعات عملهم، وساعات العمل الإضافي.
ويوجد الكثير من الغرامات والمشكلات القانونية التي تؤثر على المنشأة، وصاحب العمل في حال عدم الاحتفاظ بسجلات الحضور. كما أنه من المفيد الالتزام والاحتفاظ بسجلات الحضور، لأي خلاف أو نزاع قد ينشأ مع أحد الموظفين. ذلك بالإضافة إلى التأثير الإيجابي على سمعة المنشأة، ورغبة الكوادر المدربة بالعمل في هذه المنشأة.
فوائد تعود على الموظف من تسجيل وقت الموظفين براتب شهري
القضاء على الخصم بسبب التأخير أو الفصل بسبب الغياب
يدفع الكثير من الموظفين ثمن باهظ عندما تتحايل بعض المنشآت لإنهاء عقودهم. أو الخصم من أجورهم بسبب اضطهاد صاحب العمل، أو المدير المسؤول لهم. وهذه الأمور تحدث في كل مكان وفي كافة الصناعات. وقد قامت الحكومات بإصدار القوانين والتشريعات للحد من هذه السلبيات. ولكن لا تزال تحدث، لذلك عند اعتماد الموظفين على برنامج لتسجيل الوقت والدوام، يصبح لديهم دليل مادي على التزامهم، وحضورهم في المواعيد المحددة، وعدم غيابهم. مما يغلق باب الخصم أو الفصل لهذه الأسباب.
تحقيق التوازن بين وقت العمل والحياة الشخصية
في الكثير من الأحيان يضطر الموظف إلى الاستسلام إلى ضغوط العمل وينسى حياته الشخصية. أو أن ينساق وراء مشاكله وأموره الشخصية، مما يؤثر بشكل سلبي على قيامه بمهام عمله. وفي كلتا الحالتين تكون هناك عواقب لعدم الفصل بين وقت العمل، والحياة الشخصية. ولذلك دائما ما ينصح الخبراء بتسجيل الوقت، للحفاظ على التوازن بين وقت العمل، والحياة الشخصية للموظفين براتب شهري. فهذا التنظيم يساهم في زيادة الرضا والرفاهية، ويقلل من التوتر والقلق.
تسجيل الوقت يزيد الشفافية ويرفع الروح المعنوية
يساهم تسجيل الحضور وساعات العمل في زيادة الشفافية. حيث يتمكن الموظفين براتب شهري من معرفة سبب الخصم من راتبهم، أو الزيادة في راتب زملائهم. كذلك فتسجيل الوقت يساهم في تحقيق العدالة والمساواة، حيث أن الموظف براتب شهري المجتهد والملتزم بمواعيد عمله، يحصل على أجر إضافي لساعات العمل الإضافية. وبما أن تسجيل الوقت غالبا ما يرتبط بتقييم الأداء، فإن الالتزام بمواعيد العمل، وعدد ساعات العمل يرفع من تقييم أداء الموظف، مما ينعكس إيجابيا على روحه المعنوية.
ما هي أفضل وسيلة لتسجيل وقت الحضور للموظفين براتب شهري؟
بعد أن تعرفنا على الكثير من الفوائد التي تعود على المنشأة والموظف براتب شهري، يجب التعرف على أفضل طرق حساب الوقت والدوام. هناك الكثير من الطرق التي يمكن من خلالها تسجيل الحضور وساعات العمل، بداية من استخدام السجلات الورقية، مرورا بالساعات الميكانيكية وبطاقات الموظفين الورقية. إلى أجهزة تسجيل الحضور بواسطة البطاقات ورموز الاستجابة السريعة، والأجهزة التي تسجل الحضور ببصمة الأصابع أو قزحية العين. وصولا إلى برامج وتطبيقات تسجيل الدخول والخروج وحساب ساعات العمل والعمل الإضافي.
ولأنه ليس كل الموظفون يعملون من مقر المنشأة. وهناك من يعمل في مواقع أو فروع للمنشأة، أو يعمل بنظام العمل الهجين، أو حتى الموظفين العاملين عن بعد. لذلك فأفضل طريقة لتسجيل حضور الموظفين براتب شهري هي أنظمة تسجيل الحضور المدعومة بتقنية التعرف على الوجه، وتحديد الموقع الجغرافي. فهذه الأنظمة لا تحتاج إلى تواجد الموظفين في مقر العمل، حيث أنه يمكن الوصول للنظام عن طريق برنامج الكمبيوتر، أو تطبيق الهاتف، أو المنصة الإلكترونية، أو حتى عن طريق الجهاز اللوحي المشترك. كما أنها تعمل في حال ضعف الاتصال بالإنترنت، أو انقطاعه. كما أن أصحاب العمل يحصلون على تقارير فورية بالموظفين الحاضرين والمتغيبين، أو من يعملون لوقت إضافي. وغيرها من الميزات الرائعة التي لا تتوفر في باقي طرق تسجيل الحضور.
الختام
عندما يتم تسجيل ساعات عمل الموظفين بالساعة أو العاملين عن بعد، فمن البديهي تسجيل ساعات عملهم. وذلك لكي يستطيع الموظفين وصاحب العمل معرفة إجمالي ما يستحقه الموظف من أجر مقابل عمله. ولكن، هل يجب على صاحب العمل أن يغمض عينيه ويدفع للموظف براتب شهري أجره دون أن يعلم كم ساعة قضاها هذا الموظف في العمل؟ ومتى تأخر عن الحضور؟ ومتى تغيب عن العمل؟ كذلك الأمر بالنسبة للموظف، هل يجب عليه الاكتفاء براتبه؟ حتى إذا كان يعمل لعدد ساعات أكثر من المحددة له، أو عمل في أيام العطل والإجازات الرسمية! لذلك تسجيل وقت الحضور والانصراف، وعدد ساعات العمل أمر ضروري وفي غاية الأهمية للموظف براتب شهري، كما هو مهم للموظف الذي يحصل على أجره بالساعة.
