مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لـ جِبل، وهو برنامج مبني على السحابة لتسجيل الوقت والحضور. لدي خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرامج والفرق عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق.
قبل أن أؤسس جِبل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الأعمال على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال نصائح ذكية لإدارة الوقت. في هذا المقال، يسعدني أن أرشدك إلى كيفية تحسين تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر باستخدام التكاملات، لذلك، دعنا نبدأ!
تُغطّي هذه المقالة:
- ما هي تكاملات تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر بالضبط؟
- ما هي فوائد استخدام تكاملات تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر؟
- كيفية إعداد التكاملات مع متتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك
- الختام
نظرة عامة
مكان العمل يتطور، وكذلك الطريقة التي يقوم من خلالها أصحاب العمل بتتبع الوقت. وفقًا لتقرير من ExpressVPN، يستخدم نحو 78٪ من أصحاب العمل بالفعل نوعًا ما من برامج المراقبة لتتبع أداء الموظفين ونشاطهم على الإنترنت، وبالطبع، مراقبة وقت الموظفين.
منذ الأيام الأولى لبطاقات الحضور اليدوية، وإلى اليوم حيث أصبح لدى أصحاب العمل الوصول إلى مجموعة واسعة من تطبيقات تتبع الوقت المتاحة على الهواتف والمنصات والمتصفح، وحتى من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم!
توفر أدوات تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر طريقةً مريحةً خاصةً لتتبع ساعات العمل والإنتاجية بغض النظر عما إذا كنت تستخدم نظام تشغيل أبل ماك أو ويندوز. ويمكن أن تتيح لك أدوات تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر تتبع الوقت دون الاتصال بالإنترنت وتقديم مستوى أعلى من مراقبة الموظفين، حيث تقدم بعضها حتى تتبع الوقت بصور للشاشة.
الآن، أصبحت أدوات تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر رائعةً بالفعل، ولكن ماذا لو قلت لك إنها يمكن أن تكون أروع؟ عملية التكاملات – هي المفتاح لتحسين تجربة تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر الخاصة بك.
يمكنك أن تفكر في التكاملات على أنها تعزيزات لمتتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إنها تتيح لك ربطه بجميع تطبيقات العمل الأساسية الخاصة بك، مما يخلق بيئة عمل سلسة وفعالة. إذا كنت لا تستخدم التكاملات على جهاز الكمبيوتر بعد، فقد فاتك الكثير! ولكن لا داعي للقلق. لم تتأخر أبدًا لتحسين تجربة تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك باستخدام هذه الأدوات الرائعة.
في هذا المقال، سأقدم لك نظرةً أفضل على ماهية التكاملات، وفوائدها العديدة، وكيف يمكنك إعدادها مع برنامج تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتعزيز إنتاجيتك وتسهيل سير العمل الخاص بك.
ما هي تكاملات تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر بالضبط؟
تشير تكاملات البرامج أو التطبيقات، المعروفة اختصارًا باسم تكاملات التطبيقات، إلى عملية ربط التطبيقات أو البرامج أو الخدمات المختلفة معًا للعمل بشكل متكامل ومشاركة البيانات أو الوظائف. يسمح ذلك بتدفق سلس للمعلومات والمهام بين أدوات أو منصات مختلفة. في هذه الحالة، يتعلق الأمر بتتبع وقت العمل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، وتكامله مع التطبيقات الأخرى التي تستخدمها في العمل.
على سبيل المثال، يمكن تكامل متتبع وقت العمل الشامل من جِبل مع أدوات إدارة المشاريع مثل أسانا وتريللو. ويمكن أن يتيح هذا التكامل نقل الإدخالات الزمنية تلقائيًّا من جِبل إلى المشروع في أسانا أو تريللو. يقلل هذا من إدخال البيانات اليدوي، ويضمن تمثيلًا دقيقًا لتقدم المشروع.
بالإضافة إلى أدوات إدارة المشاريع، يمكن لتطبيق جِبل للكمبيوتر أن يتكامل مع برامج المرتبات مثل ديل وبايلو سيتي، وتطبيقات المحاسبة والفوترة مثل زيرو وكويك بوكس. يعني ذلك أن إدخالات الوقت المسجلة باستخدام متتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر يمكن مزامنتها بسهولة مع هذه الأنظمة، مما يسهل عملية الدفع والفوترة، ويقلل من الأخطاء التي يمكن أن تكلفك مئات الدولارات، إما من خلال دفع مبالغ زائدة لموظفيك أو تحصيل مبالغ أقل من عملائك.
يمكن أن تربط هذه التكاملات الرائعة أيضًا متتبع وقت العمل على جهاز الكمبيوتر مع برامج إدارة الموارد البشرية ومنصات الاتصال وأدوات إدارة العملاء. حيث تعمل جميعها على مساعدتك في البقاء منظمًا، وتوفير الوقت من خلال تتبع ساعات عملك.
تصبح التكاملات ممكنةً من خلال وسائل متنوعة، بما في ذلك واجهات برمجة التطبيقات (APIs)، وويب هوكس، والموصلات المخصصة. تعد هذه التقنيات العمود الفقري للتواصل السلس، وتبادل البيانات بين التطبيقات المختلفة، مما يمكنها من العمل سويًّا بتناغم.
ما هي فوائد استخدام تكاملات تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر؟
عند اختيار تطبيق لتتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر، يجب أن تكون إحدى الأمور الرئيسية التي تبحث عنها هي قدرته على التكامل مع الأدوات التي تستخدمها بالفعل في عملك. لماذا، قد تتساءل؟ حسنًا، للتكامل السلس مع البرامج والخدمات الحالية لديك العديد من الفوائد. إليك نظرةً على بعضها فقط.
1. زيادة الكفاءة وتعزيز الإنتاجية
تكامل تطبيق تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر مع الأدوات الأساسية الأخرى في سير عملك يقضي على الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًّا. إذا كنت تعمل على عدة مشاريع في اليوم، فيمكنك دمج تطبيق تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر مع منصات إدارة المشاريع، مثل تريللو أو أسانا أو جيرا، لتخصيص ساعات عملك ومهامك بسهولة. ويمكنك أيضًا تكامل متتبع وقت العمل على جهاز الكمبيوتر مع تطبيقات المحاسبة وإعداد الرواتب حتى يتم تحويل البيانات الزمنية تلقائيًّا إلى حسابات المرتبات الدقيقة أو معلومات الفوترة.
توفر هذه الأتمتة الكثير من الوقت الذي كان سيتم استهلاكه على المهام الإدارية. كما يمكن للموظفين التركيز أكثر على مهامهم الأساسية، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.
2. تحسين الرؤى والتحليل
بالإضافة إلى كونها وسيلةً فعالةً لتوفير الوقت، يقدم تكامل تطبيق تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر مع برامج الأعمال الأخرى، مثل نظام إدارة المشاريع أو نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، رؤًى قيمةً.
تحصل على رؤية شاملة حول كيفية تخصيص الوقت لعملاء مختلفين أو مشاريع أو مهام. تمكنك هذه البيانات من اتخاذ قرارات مستنيرة، وتحديد توقعات العميل بدقة، وتحديد المجالات المربحة في عملك.
3. بيانات دقيقة وموثوقة
نعلم جميعًا مدى إزعاج عدم تطابق بيانات الوقت على تطبيق تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك مع ساعات دفع المرتبات للموظفين أو فاتورة العميل. لا يؤدي هذا الاختلاف إلى الارتباك فقط، ولكنه قد يؤثر بشكل كبير على حسابك. قد تنتهي بإصدار فواتير أقل أو أكثر من اللازم للعملاء، مما يؤدي إلى الإضرار بالعلاقات مع العملاء وتكبد خسائر مالية.
لحسن الحظ، يمكن للتكاملات التأكد من أن البيانات دقيقة ومحدثة باستمرار عبر جميع الأنظمة المتصلة. كما أن أي تغيير تقوم به في بيانات الوقت على تطبيق تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك يتم مزامنته في الوقت الفعلي إلى الأدوات المتكاملة. وعندما تتدفق بيانات تتبع الوقت بسهولة إلى أدوات إدارة المشاريع أو الفوترة أو المرتبات، يمكنك الاعتماد على أن المعلومات خالية من الأخطاء. وهذا يؤدي إلى إصدار فواتير وتقارير وتوجيه الموارد بشكل أكثر دقةً.
4. تعزيز التعاون والتواصل
تسهل التكاملات تحسين التعاون داخل الفرق مع تبسيط عملية تتبع الوقت بشكل أكبر. يحتوي تطبيق جهاز الكمبيوتر الخاص بـ جِبل، على سبيل المثال، على تكامل مع سلاك وميكروسوفت تيمز الذي يتيح للمستخدمين تتبع الوقت بسهولة دون الحاجة إلى مغادرة هذه المنصات. كما يحتوي أيضًا على اختصارات مفيدة يمكن أن تسهل عملية تسجيل الدخول والخروج.
عندما يتم تكامل أدوات تتبع الوقت مثل جِبل بسهولة مع أدوات إدارة المشاريع وأدوات الاتصال، يحصل أعضاء الفريق على رؤية فورية لتقدم المشروع والمواعيد النهائية وتوجيه الموارد. تعزز هذه الشفافية التعاون الفعَّال، وتضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة، وتساعد في تحقيق مراحل المشروع.
كيفية إعداد التكاملات مع متتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك
أصبح الآن واضحًا كيف يمكن للتكاملات أن تعزز بشكل كبير تجربتك العامة في تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر. الخطوة التالية هي تعلم كيفية إعدادها حتى تتمكن من بدء تعزيز إنتاجيتك وكفاءتك.
هناك طريقتان رئيسيتان لتحقيق ذلك: استخدام التكاملات المباشرة المتاحة داخل التطبيق والاستفادة من واجهات برمجة التطبيقات (APIs). هذه الأخيرة قد تكون أكثر تعقيدًا بعض الشيء.
استخدام التكاملات المباشرة داخل التطبيق
- اختيار التكامل المطلوب: ابدأ بفتح تطبيق تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. انتقل إلى الإعدادات أو التفضيلات أو قسم التكاملات، والذي قد يختلف حسب الأداة التي اخترتها.
- تصفح القائمة: ابحث عن قائمة التكاملات المتوافقة المقدمة من متتبع الوقت الخاص بك. حيث تقدم العديد من التطبيقات مجموعةً من التكاملات المبنية مسبقًا مع البرامج الشائعة، مثل: أدوات إدارة المشاريع، أو برامج المحاسبة، أو أنظمة إدارة علاقات العملاء.
- اختيار التكامل: من القائمة، اختر التطبيق أو الخدمة التي ترغب في تكاملها مع تتبع الوقت الخاص بك. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم برامج إدارة المشاريع مثل أسانا أو تريللو، اختر الخيار المناسب.
- اتباع عملية الإعداد: ستقوم معظم تطبيقات تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر بتوجيهك إلى تطبيق المنصة، ومساعدتك في عملية إعداد التكامل. وعادةً ما يتضمن ذلك ربط حساباتك. قد تحتاج إلى تسجيل الدخول إلى حسابات تطبيقاتك الأخرى أو منح الأذونات لمشاركة البيانات.
- ضبط إعدادات معينة: اعتمادًا على التكامل، قد تكون لديك خيارات لضبط إعدادات معينة. على سبيل المثال، يمكنك تحديد المشاريع أو العملاء التي يجب ربطها بين تتبع الوقت الخاص بك وأداة إدارة المشاريع الخاصة بك.
- اختبار التكامل: تقدم بعض التطبيقات ميزة اختبار للتأكد من أن التكامل يعمل بشكل صحيح. كما يتيح لك ذلك التحقق من نقل إدخالات الوقت والبيانات بسلاسة بين تطبيقاتك.
استخدام واجهات برمجة التطبيقات (APIs)
تقدم واجهات برمجة التطبيقات وسيلةً أكثر مرونةً وتخصيصًا لإعداد التكاملات. ومع ذلك، ينبغي التحذير من أنه سيتطلب بعض الخبرة الجادة في تكنولوجيا المعلومات. فيما يلي بعض الخطوات العامة حول كيفية إعداد التكاملات مع متتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك باستخدام واجهات برمجة التطبيقات:
- تحديد واجهات برمجة التطبيقات – قم بالبحث عن واجهات برمجة التطبيقات المتاحة لبرنامج تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. تحقق من وثائق المطورين أو القسم المخصص للموارد. ابحث عن واجهات برمجة التطبيقات التي تسمح لك بالتفاعل مع بيانات تتبع الوقت الخاصة بك.
- التسجيل للوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات – قد تتطلب بعض تطبيقات تتبع الوقت منك التسجيل للحصول على إمكانية الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات. كما يتضمن ذلك في كثير من الأحيان إنشاء مفتاح API أو رمز، الذي يعمل كوسيلة آمنة للاتصال بواجهة برمجة التطبيقات.
- تطوير أو إعداد التكامل – إذا كان لديك مهارات البرمجة أو موارد تطوير، يمكنك بناء تكامل مخصص لربط متتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ببرامج أخرى. بشكل بديل، يمكنك استخدام منصات تكامل الطرف الثالث أو أدوات الوسيط التي تسهل عمليات التكامل استنادًا إلى واجهات برمجة التطبيقات.
- المصادقة – عند استخدام واجهات برمجة التطبيقات، ستحتاج إلى التعامل مع عمليات المصادقة لضمان أمان البيانات. عادةً، ستحتاج إلى تضمين مفتاح API أو الرمز في كود التكامل الخاص بك.
- تحديد البيانات – حدد كيفية تعيين البيانات ونقلها بين متتبع الوقت والتطبيق المستهدف. حدد أي حقول تتوافق مع بعضها بعضًا.
- الاختبار وإصلاح الأخطاء – اختبر تكاملك بشكل جيد للتأكد من أنه يعمل كما هو مقصود. قم بإصلاح وتصحيح أي مشكلات قد تظهر أثناء الاختبار.
- الوثائق – أنشئ وثائق لتكاملك، خاصةً إذا كانت حلًّا مخصصًا. ستساعد هذه الوثائق فريقك في فهم كيفية استخدام التكامل بشكل فعَّال.
- الصيانة الدورية – كن على استعداد لمتابعة التكامل للتأكد من استمرار عمله بسلاسة. قد تتطلب التحديثات أو التغييرات في أي من التطبيقات المتكاملة إجراء تعديلات على التكامل.
الختام
تقدم التكاملات بوابةً لاستكشاف الإمكانيات الكاملة لبرامج تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر الخاصة بك. من خلال ربط متتبع الوقت الخاص بك بشكل سلس مع تطبيقات العمل الأساسية، لن تقوم بإنشاء سير عمل مُنسق فقط، ولكن يمكنك أيضًا تقليل مخاطر الأخطاء التي قد تكون مكلفةً.
حاول اختيار تتبع وقت على جهاز الكمبيوتر يندمج بسلاسة مع تراكم التكنولوجيا الحالي لديك. يضمن ذلك أن عملية التكامل تكون سلسةً وفعَّالةً. مع التكاملات المباشرة، كما يمكنك ربط متتبع الوقت الخاص بك بسهولة مع أدوات إدارة المشاريع الشهيرة وبرامج المحاسبة ومنصات الاتصال. إذا كانت لديك الخبرة اللازمة في تكنولوجيا المعلومات، يمكنك أيضًا الاستفادة من واجهات برمجة التطبيقات للحصول على حلول تكامل تكون أكثر تخصيصًا.
بغض النظر عن الطريقة التي تختارها، فإن الاستفادة من تكاملات تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر هي خطوة بالتأكيد في الاتجاه الصحيح نحو تحسين تجربة تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر.
لست متأكدًا ما إذا كنت تفضل تتبع الوقت على الويب أم على جهاز الكمبيوتر؟ دع مقالنا حول مقارنة تتبع الوقت على المنصة مقابل جهاز الكمبيوتر يساعدك في اتخاذ القرار الصحيح. كما يمكنك أيضًا معرفة المزيد حول تتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر من خلال دليلنا الشامل لتتبع الوقت على جهاز الكمبيوتر.
