تعد إدارة حضور الموظفين ووقتهم جانبًا مهمًا مع اختيار نظام الوقت والحضور. من تتبع ساعات عمل الموظف إلى حساب الرواتب، تعد إدارة الحضور وظيفة بالغة الأهمية يمكن أن تؤثر على العمليات التجارية والربحية.
في بيئة الأعمال سريعة الخطى اليوم، تحتاج المؤسسات إلى اعتماد أنظمة الوقت والحضور تتسم بالكفاءة والفعالية لتبسيط عملياتها وتحسين الإنتاجية. ومع ذلك، مع وجود عدد كبير من الخيارات المتاحة في السوق، فإن اختيار الوقت المناسب ونظام الحضور يمكن أن يكون مهمة شاقة.
يتطلب اختيار النظام المناسب دراسة متأنية لعوامل مختلفة، مثل حجم المنظمة والصناعة واحتياجات العمل المحددة. في هذه المقالة، سوف نستكشف العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار نظام الوقت والحضور لمساعدتك على اتخاذ قرار مستنير والتأكد من أن مؤسستك تعمل بسلاسة.
في هذا المقال:
- ما هي أنظمة تسجيل الوقت والحضور؟
- أنواع أنظمة تسجيل الوقت والحضور
- ما يجب عليك البحث عنه في نظام تسجيل الوقت والحضور؟
ما هي أنظمة تسجيل الوقت والحضور؟
تسمح أنظمة تسجيل الوقت والحضور للموظفين بتسجيل الدخول والخروج إلكترونيًا عن طريق الهواتف والأجهزة اللوحية المشتركة، وأجهزة الكمبيوتر، وكذلك إمكانية تسجيل الحضور عن طريق التكامل مع البرامج التي يدعمها النظام مثل، سلاك، مايكروسوفت تيمز، وغيرهم.وعندما يقوم الموظف بتسجيل الحضور أو الانصراف، يتم نقل البيانات في الوقت الحقيقي في سجل الموظف، والتي يتم تصديرها إلى برنامج حساب الرواتب.
كما أن هذه الأنظمة تقدم العديد من المميزات بجانب عملية تسجيل الحضور، حيث أنها تقوم بتتبع الموقع الجغرافي للموظفين، بالإضافة إلى إمكانية تحديد السياج الجغرافي لهم، والذي يرسل تنبيهات عند خروج الموظف من المنطقة المحددة له خلال ساعات العمل. كما أنها تضم تقارير تفصيلية حول الموظف لتستطيع الإدارة دراسة نمط وأسلوب عمل الموظف. كما أن هذه الأنظمة توفر البيانات فورًا وفي الوقت الحالي، وتستطيع الإدارة وصاحب العمل معرفة من يعمل ومن لا يعمل في الوقت الفعلي، وكذلك من سوف يبدأ في العمل بنظام الوقت الإضافي، ذلك بالإضافة إلى إدارة الإجازات المدفوعة للموظفين، وأذون الانصراف، ويمكن للإدارة أن تستخدم النظام لإعداد الجداول، وإدارة الإجازات وأوقات الراحة، وتقارير العمل، والمزيد.
وبالإضافة إلى ذلك، تسمح نظم تسجيل الحضور للموظفين بمراجعة عدد ساعات العمل الخاصة بهم، وجداول المهام الحالية والمستقبلية، ورصيد أجازتهم السنوية.
هل تعلم؟
تقدم أنظمة الحضور نظامين لتخزين البيانات، الأول هو تخزين البيانات في خوادم المنشأة من خلال الاستضافة الذاتية، والثاني هو تخزين البيانات على السحابة من خلال الشركة المالكة لنظام تتبع الحضور، ويمكن الوصول إلى البيانات من خلال الإنترنت.
أنواع أنظمة تسجيل الوقت والحضور
لا يجب أن تتفاجأ من أن هناك العديد من الأنواع لأنظمة تتبع الوقت والحضور، وذلك لتنوع وتعدد وظائفهم، وعند البحث بين الخيارات المتاحة سوف تتعرف على أنواع النظم التالية:
بطاقة الوقت:
هي باختصار ساعة تسجيل الحضور التقليدية التي تعمل عن طريق اللمس، ولكنها أصبحت رقمية، وأصبحت تعمل ببطاقة تشبه البطاقة البنكية، تقوم هذه البطاقة بتسجيل الوقت الفعلي، ولكنها لا تمنع الموظفين من تسجيل الحضور لزملائهم الذين تأخروا أو تغيبوا عن الحضور.
البطاقات والشارات قصيرة المدى، والأجهزة المفتاحية:
بدلًا من تمرير البطاقة في نظام بطاقة الوقت، يتم المرور بهذه الأجهزة الصغيرة بجانب قارئ إلكتروني يمسح هذه البطاقات والشارات والأجهزة المفتاحية من مسافة معينة، بالإضافة إلى أن العديد من هذه الأجهزة يستطيع تسجيل تحركات الموظفين داخل مكان العمل.
تسجيل الدخول من خلال الموقع الإلكتروني:
يستفيد من هذا النظام المنشآت التي توظف عاملين عن بعد، نعم هذا صحيح، يمكنك تسجيل الوقت والحضور لفرق العمل عن بعد، وذلك عن طريق الموقع الإلكتروني والتكاملات والأدوات الداعمة لذلك، وبذلك يمكن للموظفين العاملين عن بعد تسجيل الدخول من خلال الهواتف والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر من أي مكان وفي أي وقت وسيصلك الإشعارات بدخولهم في الوقت الحقيقي.
الاستجابة الصوتية التفاعلية:
هو نظام للموظفين الميدانيين أو العاملين عن بعد، يسمح لهم بتسجيل الحضور من خلال مكالمة هاتفية.
أنظمة القياسات الحيوية:
باستخدام أنظمة تسجيل الحضور المدعومة بأنظمة القياسات الحيوية، تستطيع إدارة المنشأة معرفة من قام بتسجيل الدخول والخروج من العمل. تستخدم هذه الأنظمة المتطورة تقنية التعرف على الوجه، وبصمات الأصابع، ومسح العين، وغيرها من أنظمة القياسات الحيوية التي تضمن أن الشخص الذي سجل الحضور هو الشخص الصحيح فعليًا، بالطبع ستدفع المزيد مقابل هذه الميزات المتقدمة والمتطورة لتتأكد من دقة تسجيل الوقت والحضور.
هل تعلم؟
ليست كل التطبيقات مرتفعة التكلفة، بل هناك تطبيق يقدم كل هذه الميزات مجانا مدى الحياة ولعدد غير محدود من المستخدمين وهو برنامج جِبل لتسجيل الوقت والحضور، وهو متوفر للهواتف والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر، ويمتلك قائمة طويلة من التكاملات وهو يملك أعلى التقييمات على العديد من منصات تقييم التطبيقات بما فيها جوجل بلاي ومتجر آبل.
ما يجب عليك البحث عنه في نظام تسجيل الوقت والحضور؟
مع وجود العديد من الأنظمة لتتبع الوقت والحضور سيكون من الصعب معرفة من فيهم الأنسب لطبيعة عملك، لذلك هناك بعض النقاط الهامة التي يجب عليك البحث عنها، ومنها:
- المرونة في تتبع الوقت: يجب عليك البحث عن نظام متعدد الخيارات لتسجيل الحضور والذي يسمح للموظفين بتسجيل الدخول والخروج من خلال الهواتف أو الأجهزة اللوحية، أو أجهزة الكمبيوتر، وغيرها من خيارات تسجيل الوقت والحضور.
- تسجيل ساعات العمل الفعلية: نظام تسجيل الحضور والوقت الدقيق يضمن أن المنشآت تدفع للموظفين مقابل ساعات العمل الفعلية، وليس مقابل ساعات المخصصة للعمل.
- تسجيل كل ما يتعلق بالوقت: يلزمك أن تختار نظامًا يلبي كل الاحتياجات المتعلقة بالوقت، ليس فقط نظام يقتصر عمله على تسجيل وقت الدخول والخروج، يجب أن يشمل النظام الذي تختاره جداول إدارة إجازات الموظفين المدفوعة، وكذلك سجلات تتبع الوقت لمعرفة المدد التي استغرقتها المهام والمشاريع من وقت الموظفين، وسوف تحتاج هذه الميزة بالتأكيد إذا كنت تتعاقد مع عملائك على أساس الوقت.
- العمل على كل الأجهزة: أصبحت مهام الموظفين والمديرين تطلب منهم العمل داخل أو خارج المكتب، لذلك يجب أن يكون نظام تسجيل الوقت والحضور متوفقًا مع الهواتف، والأجهزة اللوحية، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة، بحيث يستطيع الموظفين تسجيل الحضور من أي مكان، وكذلك بالنسبة للموظفين العاملين عن بعد، حيث تستطيع تتبع مواقعهم لكي تتأكد من أنهم يعملون في المكان الذي يفترض بهم العمل منه، كما أن تقنية تحديد الموقع الجغرافي ذات أهمية كبيرة لتحديد السياج الجغرافي لمن يعمل خارج المكتب، وتحديد الأماكن التي يمكنه تسجيل الدخول والخروج منها، أو لتحديد مكان تسجيل الدخول والخروج بمنتهى الدقة.
- سهل الاستخدام: يجب أن يكون النظام سهل الاستخدام، وواجهة المستخدم به بسيطة وتسمح للموظفين بمتابعة إحصاءاتهم، ومستويات أدائهم، وألا يكون تعلمه صعبًا وأن لا يستغرق أكثر من بضع ساعات من التدريب.
- التكاملات: قم باختيار النظام الذي يتكامل مع البرامج التي تستخدمها بالفعل، كبرامج الرواتب والموارد البشرية.
- التنبيهات في الوقت الحقيقي: هناك بعض الأنظمة التي ترسل إشعارات عندما ينسى الموظفين تسجيل الدخول أو الخروج، وكذلك عند اقتراب الموظفين من العمل بنظام الوقت الإضافي. كما يمكن السماح للموظفين أو منعهم من تسجيل أوقات عمل إضافية، وهذه الميزة تساهم في التحكم في المصروفات.
- سجل المراجعة: يجب أن يتضمن نظام تسجيل الوقت والحضور الذي تختاره على ميزة عرض البيانات الأصلية لسجل وقت الحضور، وقد تحتاج لذلك لتقارنه وتراجعه مع أي تغييرات قد يقوم بها مدير أو مشرف في المنشأة.
الخاتمة
تلعب أنظمة تسجيل الوقت والحضور دورًا حيويًا في تيسير إدارة الحضور وتسجيل ساعات العمل للموظفين من خلال توفير المرونة، وضمان دقة تسجيل الوقت، وتقديم ميزات متكاملة، تجعل هذه الأنظمة العملية أكثر كفاءة وفعالية، عند البحث عن نظام تسجيل الوقت والحضور المناسب لمنشأتك، يجب أن تضمن أنه يلبي احتياجاتك وأنه متوافق مع البرامج والأنظمة الأخرى التي تستخدمها بالفعل، بالاعتماد على هذه النقاط الرئيسية، يمكن لمنشأتك تحقيق الفوائد القصوى من تطبيق نظام تسجيل الوقت والحضور وتحسين إدارة العمل بشكل عام.
