نظرة عامة
أصبح الآن من الممكن لأصحاب العمل والموظفين تسجيل ساعات العمل بدقة وبشكل سهل، مما يضمن حقوق الجميع ويساعد في إدارة الموارد البشرية بشكل أكثر فعالية، فلهذا يعد تسجيل ساعات العمل جزءًا أساسيًا من إدارة الموارد البشرية بشكل فعال باستخدام أنظمة تسجيل ساعات العمل بالوسائل الميكانيكية أو الرقمية أو الإلكترونية.
لذلك يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بسجل منتظم لساعات العمل والاستراحة للموظفين، و في حالة أي حاجة لإثباتات تتعلق بدفع أجور العمل مقابل ساعات العمل أو ساعات العمل الإضافية أو العمل خلال أوقات الاستراحة الأسبوعية، يستطيع أصحاب العمل العودة إلى سجلات العمل الموجودة لديهم.
ولتنفيذ هذا الفعل المهم في أي عمل بالشكل الصحيح يجب تدريب الموظفين على كيفية تسجيل ساعات عملهم بشكل صحيح ودقيق وذلك لضمان حقوق الموظف وصاحب العمل.
في هذا المقال
- ما هو الهدف الذي يكمن وراء تسجيل ساعات العمل؟
- ما هي طرق تسجيل ساعات العمل؟
- ما هي أسهل طريقة لتسجيل ساعات العمل في عام 2024؟
ما هو الهدف الذي يكمن وراء تسجيل ساعات العمل؟
تسجيل ساعات العمل هو توثيق للموظفين وأصحاب العمل للوقت الذي يقضيه العاملون في أداء واجباتهم ومهامهم اليومية، وهذا لعدة أهداف يمكن تلخصيها في:
- تتبع سير العمل: يتيح تسجيل ساعات العمل الفرصة لأصحاب المنشآت في مراقبة سير العمل ومدى الإنجاز فيه وكم من الوقت احتاج وسيحتاج.
- مراقبة أداء الموظفين: يعد توثيق ساعات العمل أحد أسهل الطرق لمراقبة أداء الموظفين وكيفية إتمامهم لأعمالهم، حيث سيمكن أصحاب العمل من مراقبة الإنجاز مقارنةً بالوقت ومراقبة تطور العمل.
- إدارة الوقت: بهذه الطريقة سيستطيع أصحاب العمل إدارة الوقت بشكل أفضل، حيث سيتمكنون من تقدير الوقت التي تحتاجه المهام، وتوزيع المهام بالشكل الذي يناسبه هو والموظفين، ومعرفة تفاصيل المشروع الزمنية.
- الامتثال للقوانين واللوائح: يساعد تسجيل ساعات العمل أصحاب العمل والموظفين على الامتثال لنظام العمل السعودي، حيث سيمنع الموظفين من عدم إتمام أعمالهم على أكمل وجه وإكمال ساعات عملهم المطلوبة، وأيضًا سيمنع أصحاب العمل من استغلال الموظفين أو زيادة ضغط العمل عليهم.
- تحديد الاستراتيجيات: من أهم فوائد تسجيل ساعات العمل هو أنها ستساعد أصحاب العمل على تحديد الاستراتيجية المناسبة لهم، حيث سينجزون بشكل أسرع، ويقدمون نتائج أفضل، ويتبعون النظام الأنسب لهم وللموظفين.
- دفع الرواتب: أحد الهداف الأساسية لتسجيل ساعات العمل هو ضمان دفع الرواتب بشكل سلس وكامل حيث يأخذ كل عامل حقه والمقابل الذي يستحقه لجهده، بالإضافة إلى أنها تعمل كسجل مادي، وللعلم أن هناك بعض البرامج تتيح أتمتة حساب الرواتب.
- التعويض عن ساعات العمل الإضافية: يضمن تسجيل ساعات العمل للموظفين أنهم سيتم تعويضهم عن أي ساعات عمل إضافية، مما يساعد أصحاب العمل أيضًا الامتثال لقانون ونظام العمل السعودي، مع العلم أن حساب أجر ساعات العمل الإضافية قد يختلف حسب طبيعة العقد والوظيفة والمكانة المهنية.
ما هي طرق تسجيل ساعات العمل؟
هناك العديد من الطرق لتسجيل وتتبع ساعات العمل، وفيما يلي أكثر الطرق شيوعًا:
- التسجيل الصوتي: حيث يخبر الموظفون مديرهم عند بدأهم العمل وقبل مغادرتهم العمل.
- التسجيل اليدوي أو الورقي: في هذه الطريقة يقوم الموظفون بتسجيل ساعات عملهم على أوراق بشكل يدوي.
- التسجيل باستخدام أنظمة القياسات الحيوية: تعمل هذه الطريقة بتسجيل ساعات عملهم عن طريق بصمة الوجه أو بصمة اليد عن طريقة بطاقة ذكية أو داخل قاعدة بيانات.
- التسجيل باستخدام تقنية تحديد تردد الراديو: يسجل الموظفون ساعات عملهم عن طريق استخدام بطاقات صغيرة، تعرف أيضا بالبطاقات الذكية، والتي تُثبت على الأشياء أو المنتجات. تحتوي هذه البطاقة على رقاقة صغيرة تتفاعل مع جهاز قارئ خاص باستخدام موجات الراديو، عندما يكون القارئ بالقرب من البطاقة، يُرسل إشارة تمكين تشغيل الرقاقة في البطاقة، مما يتيح لها إرسال معلومات مرة أخرى إلى القارئ. يمكن أن تتضمن هذه المعلومات تفاصيل حول الشيء، مثل موقعه أو الوقت بالتفاصيل.
- التسجيل عن طريق الإنترنت: حيث يقوم الموظفون بتسجيل ساعات عملهم بسهولة عبر متصفح ويب أو تطبيق على الهاتف المحمول من أي موقع تقريبًا ذي اتصال بالإنترنت.
- التسجيل باستخدام تقنية تحديد الموقع الجغرافي: حيث يقوم الموظفون بتسجيل ساعات عملهم باستخدام تحديد الموقع الجغرافي يمكن للموظفين بسهولة تسجيل ساعات عملهم من أي مكان، سواء كانوا يعملون في الميدان، أو يقومون بزيارة العملاء، أو متواجدين في مكتب بعيد.
ما هي أسهل طريقة لتسجيل ساعات العمل في عام 2024؟
إن أسهل طريقة لتسجيل ساعات العمل في عامنا هذا، ومع التطور التكنولوجي السريع الذي نمر به هي استخدام البرامج الإلكترونية، مثل برنامج جِبل، التي تتيح لنا العديد من الميزات والخصائص وتوفر الوقت، كما أنها تريح الموظفين وأصحاب العمل، سنذكر بعض الميزات التي تتضمنها برامج تسجيل ساعات العمل الإلكترونية:
- تسجيل ساعات العمل بسهولة: حيث توفر برامج تسجيل ساعات العمل السرعة والسهولة من حيث يتم إنجاز هذه العملية عن طريقة نقرة فقط.
- إمكانية الوصول إلى البرامج من أي مكان: يستطيع الموظفون الوصول إلى برنامج تسجيل ساعات عملهم سواء كانوا يعملون عن بعد، أي من منزلهم أو مكتب آخر، أو دولة أخرى حتى، أو يعملون من مقر الشركة.
- التنبيهات والتذكيرات: تتيح بعض برامج تسجيل ساعات العمل خاصية التنبيهات التي تذكر الموظفين بمهامهم وأهمية إنجازه في الوقت المطلوب.
- فوترة الرواتب: تعد هذه ميزة ممتازة حيث توفر على أصحاب العمل الوقت وحساب قيمة ساعات العمل، فتقوم بإنجاز هذه المهمة بدلًا منه بدقة عالية وبسرعة.
- مراقبة في الوقت الفعلي: تتيح برامج تسجيل ساعات العمل الإلكترونية القدرة لأصحاب العمل بمراقبة سير العمل الفعلي وما هي تطورات المهام التي يقوم بها موظفيه، وتتيح لهم فرصة التدخل في حال وجود أي أخطاء أو مشاكل.
- دقة أعلى: تقلل البرامج الإلكترونية من فرص الخطأ البشري في تسجيل ساعات العمل، مما يزيد من دقة البيانات ويقلل من احتمال الأخطاء في حساب الأجور.
- توليد تقارير تلقائية: تقوم البرامج بإنشاء تقارير تلقائية حول ساعات العمل والأجور والإجازات، مما يوفر الوقت والجهد في الإدارة.
- الامتثال لقانون ونظام العمل السعودي: تتيح للشركات الامتثال للقوانين واللوائح المحلية والوطنية المتعلقة بساعات العمل والأجور بسهولة أكبر.
- توفير الوقت والجهد: تقلل من الجهد الإداري المتعلق بتسجيل ساعات العمل وحساب الرواتب، مما يسمح للإدارة بتركيز جهودها على مهام أخرى هامة.
- تحسين إدارة الموارد البشرية: توفر البرامج معلومات قيمة لإدارة الموارد البشرية لمساعدتهم في اتخاذ قرارات استراتيجية حول توظيف وتدريب الموظفين.
الختام
باختصار، برامج تسجيل ساعات العمل الإلكترونية تجعل عملية إدارة الوقت والأجور أكثر كفاءة وسهولة ودقة، مما يعود بالفائدة على الشركة والموظفين على حد سواء، ومن المهم أيضًا أن يقوم أصحاب العمل بتدريب الموظفين على الاستخدام الصحيح لبرامج تسجيل ساعات العمل. العلاقات الوظيفية ليست عبودية، بل هي علاقة مصالح مشتركة بين أرباب العمل والموظفين أو العاملين بحيث يكون الجميع: أرباب العمل من جهة، والموظفين من جهة متساوين جميعاً في الحقوق والالتزامات، ويكون الجميع شركاء في تحقيق الأهداف، وهذا السبب الأساسي للتوجه لاستخدام برامج تسجيل ساعات العمل الإلكترونية.
