مرحباً أنا عاصم قريشي؛ الرئيس التنفيذي لشركة جِبل المتخصصة في تطبيقات وأدوات تنظيم وحساب ساعات العمل. يُعتبر البحث المستمر عن أفضل برامج الأعمال المنافسة في السوق جزءًا رئيسياً من عملنا في جِبل، مما يعني بالضرورة تجربة المنتجات المنافسة بأنفسنا للتوصل إلى تقييم سليم ومحايد.
وفي هذا المقال سأشاركك تجربة الفريق في التعرف على نظام دفترة، حيث سنتناول المزايا ونقاط القوة الخاصة بالنظام بالتفصيل، ثم سننتقل إلى الحديث عن السلبيات ونقاط الضعف وفقاً لتجارب مستخدمينا. نعدك بالحصول على تجربة صادقة، منصفة، مفيدة، ومحايدة تماماً، بحيث ستتمكن في النهاية من تكوين وجهة نظرٍ صائبة وشاملة حول هذا النظام.
في هذا المقال:
- نظرة شاملة
- مزايا دفترة
- عيوب دفترة
- خطط تسعير دفترة
- المميزات البارزة في دفترة
- القطاعات
- التقييمات
- الحكم النهائي
نظرة شاملة
دفترة هو نظام محاسبي متكامل يساعدك في إدارة جميع الجوانب المتعلقة بأعمالك وتخطيط الموارد المختلفة، وذلك من خلال واجهة استخدام بسيطة تدعم اللغة العربية. ويستهدف البرنامج المنشآت الصغيرة والمتوسطة، كما ويوفر مجموعةً من الأدوات الضرورية لرجال الأعمال وأصحاب المشاريع التجارية. إلى جانب عددٍ من الخصائص الأخرى مثل متابعة معاملات العملاء، والحسابات، والإيرادات، وأوامر الشراء والفوترة، بالإضافة إلى إدارة المخازن، وشؤون الموظفين، والرواتب والإجازات.
ويمكن تحميل البرنامج عبر المنصات الإلكترونية بسهولة، فهو متاح على الأجهزة الذكية بأنظمة الأندرويد والآي أو أس والهارموني. وعلى الرغم من إطلاق النسخة المجانية من نظام دفترة إلا أنها لم تحظى بشعبية كبيرة لدى المستخدمين بسبب خصائصها المحدودة وعدد مرات الاستخدام القليلة المسموح بها، مما يُلزم المستخدمين بشراء البرنامج في حال رغبتهم باستخدامه على المدى الطويل.
والبرنامج متوفر بخيارات متنوعة وباقاتٍ ثلاث، وهي الباقة الأساسية، والباقة المتقدمة، والباقة الشاملة، ولكلٍ منها مزايا مختلفة لتتناسب مع مختلف قطاعات العمل ومجالاته، وتُهيء لأقسام الموارد البشرية والمحاسبة العديد من الأدوات الهامة التي تُسهل من آلية العمل، وتختصر الكثير من الوقت والجهد والمال.
ويُعتبر نظام دفترة نظاماً متكاملاً مع العديد من الميزات الهامة، أبرزها؛ إدارة العمليات كتتبع الوقت والحجوزات، وإدارة شؤون الموظفين من حيث الهيكل التنظيمي والعقود والمرتبات والإجازات والطلبات والسُلف، وكذلك إدارة العلاقات العامة بما تشمله من متابعة المواعيد والعضويات والاشتراكات والنقاط والأرصدة، وميزة إدارة المخزون من كتتبع المشتريات والموردين وقوائم الأسعار وغيرها.
مزايا دفترة
يتضمن نظام دفترة مجموعة من المزايا التي ساعدت في انتشاره وتحسينه، ومن أبرزها:
- إمكانية تخصيص واجهة المستخدم
- دعم اللغة العربية
- جيد للمنشآت الصغيرة والمتوسطة
- سهولة استخدام نظام الفوترة
- واجهة سهلة الاستخدام
- توفير الوقت والجهد
عيوب دفترة
من ناحية أخرى فإن لبرنامج دفترة بعض العيوب التي اكتشفها المستخدمون، وعانوا منها في تجربتهم، وهي:
- الأخطاء البرمجية المتكررة
- خدمة العملاء السيئة
- لا يعمل دون الاتصال بالإنترنت
- محدودية العملات المتاحة
خطط تسعير دفترة
يوفر نظام دفترة 3 باقات للأسعار، ويتيح للمستخدمين فترة استخدام محدودة يمكنهم من خلالها التعرف على البرنامج بصورة أولية، واتخاذ قرار بشأن الباقة الأنسب لهم قبل إتمام عملية الدفع، وفيما يلي نتناول تلك الباقات بالتفصيل:
- الخطة الأساسية: وتكلفتها 16.14 دولاراً شهرياً، وتتضمن عدداً محدوداً من الميزات منها متابعة العملاء، وإدارة المشتريات والموردين، وتتبع وجرد المخزون، وإدارة الحسابات. تسمح هذه الخطة للشركات والمؤسسات بإضافة 100 عميل وحسب، مع إمكانية إضافة بعض مزايا إدارة الموارد البشرية مثل إدارة الحضور والعقود، والهيكل التنظيمي، والرواتب والأجور مقابل دفع مبلغ 2.64 دولار على كل موظف شهرياً.
- الخطة المتقدمة: وتكلفتها 27.08 دولاراً شهرياً، وتتضمن خيارات أفضل من الخطة الأساسية مثل إدارة العلاقات العامة، وإدارة عضوية العملاء، وإدارة المخزون والمشتريات، وإدارة الحسابات، وتسمح للشركات والمؤسسات بإضافة 300 عميل، مع إمكانية إضافة بعض المزايا الأخرى مقابل دفع مبلغ 2.64 دولار على كل موظف شهرياً.
- الخطة الشاملة: وتكلفتها 43.49 دولاراً شهرياً، والتي تعد الأفضل بين الباقات الثلاث لما تتضمنه من مزايا متنوعة ولا محدودة مثل إدارة الأقساط والمبيعات، وإدارة عضويات العملاء، وتوزيع المصروفات، وإدارة الحسابات النقدية للبنوك، وإنشاء التقارير، وإدارة العمليات في دورة العمل بصورة ممنهجة، مع إمكانية إضافة بعض المزايا الأخرى مقابل دفع مبلغ 2.65 دولار على كل موظف شهرياً.
خطط تسعير برنامج دفترة
وبالإضافة إلى كل ما سبق سيتم دفع 5.82 دولارٍ شهرياً في حالة إضافة مستخدم جديد، كما يمكن إضافة فروع أخرى في الباقتين المتقدمة والشاملة مقابل 19.41 دولار لكل فرع.
المميزات البارزة في دفترة
هناك العديد من الميزات التي يوفرها برنامج دفترة للمستخدمين، ومنها إدارة الأصول، والتقارير المالية، والقيود اليومية، ولكن أفضل ما فيه هو:
- واجهة المستخدم البسيطة
من وجهة نظري، فإن أهم ميزات دفترة هي واجهة المستخدم، حيث يتمتع البرنامج بواجهة عصرية، وعرضٍ واضحٍ وسلسٍ للمعلومات، مما يسهل على المستخدمين الجدد التعامل معه.
وتبرز تلك الميزة بشكل خاص في هذا النوع من الأنظمة بسبب استخدامه مع قِبل العديد من الإدارات الداخلية والجهات الصناعية، إذ يتيح لها إمكانية تخصيص وتعديل طريقة عرض المعلومات، بحيث يمكن للمستخدمين التعامل مع النظام والمعلومات المهمة بسهولة دون تعقيد.
- إدارة الحسابات
تعد هذه الميزة إحدى أكثر الخدمات المطلوبة من المستخدمين، لما تتيحه من إمكانية إدارة الأصول، والحسابات العامة، ودفتر الأستاذ العام، وإنشاء التقارير المالية الدورية، إلى جانب توفر أداة شجرة الحسابات التي تعد واحدة من أهم الأدوات المحاسبية في المؤسسات والشركات، إذ يمكن من خلالها عرض البيانات وإرفاق التفاصيل الضرورية، وتقديم تقارير الضرائب والقوائم المالية الختامية.
كما تتيح إدارة المحاسبة في دفترة إمكانية متابعة القيود اليومية والمعاملات المختلفة في الشركة، ومراقبة الإيرادات والمصروفات، بالإضافة إلى دليل حسابات جاهز وقابل للتعديل ليتناسب مع طبيعة العمل وحجم المؤسسة، وبهذا يمكن لصاحب العمل إدارة الأصول بين الفروع المختلفة بحرفيةٍ عالية ومراقبة الأداء من خلال تقارير مفصلة عن الأرباح والخسائر.
- إدارة العلاقات العامة
يقدم هذا القسم بعض الخدمات الخاصة، مثل إنشاء الملفات التعريفية للعملاء، والتي تشمل كافة البيانات التفصيلية كالسجل التجاري، والبطاقة الضريبية. كما يقدم النظام تقارير مفصلة عن المديونيات.
بالإضافة إلى تتبع المهمات المسندة لكل موظف ومتابعة مدى التقدم المحرّز بها، ومتابعة عمليات التواصل ومواعيد المقابلات والحجوزات بين الموظفين والعملاء. وإرسال الفواتير وعروض الأسعار وكشوفات الحساب في رسائل مخصصة تعكس هوية العلامة التجارية المميزة لدفترة.
- إدارة شؤون الموظفين
تختلف هذه الميزة عن سابقاتها بأنها ذات تكلفةٍ مستقلة، إذ يحدد برنامج دفترة رسوماً خاصةً لكل موظف بشكل منفصل عن غيره. ويتيح قسم إدارة شؤون الموظفين للمستخدمين إمكانية متابعة عمليات الحضور والانصراف، ومختلف أنواع الإجازات. بالإضافة إلى تتبع حالات عقود الموظفين المنتهية، وحساب الرواتب والخصومات، والاستقطاعات، والعمولات.
-
إدارة المخزون
يمكن تنظيم حركة المنتجات في المستودعات وتتبعها بدقة مع برنامج إدارة المخزون من دفترة عبر واجهة سهلة الاستخدام تدعم اللغة العربية، بالإضافة إلى عددٍ غير محدود من المنتجات والخدمات، وتتبعها وتصنيفها وتنظيمها في قوائم أسعار حسب الحاجة.
مع إتاحة إمكانية مراقبة كميات المخزون أولًا بأول من خلال إشعارات التنبيه عند وصول كمية المنتج إلى حد معين أو قرب نفادها من المستودع، وإصدار الأذون المخزنية المختلفة وتحويلها إلى فواتير مبيعات أو شراء بخطوات بسيطة من مكان واحد.
إلى جانب أدواتٍ تقنيةٍ متقدمة للقيام بعمليات الجرد بدقة، وتحديد صلاحيات الموظفين المسؤولين عن إدارة المستودعات، واستعرض التقارير المفصلة عن حركة المخزون ورصد أداء فريق العمل المسؤول لتحقيق أهداف الأعمال بفعالية.
- إدارة المبيعات
تساعد إدارة المبيعات في دفترة في دعم التوسع وزيادة الأرباح في المنشأة، وذلك مع نظامٍ متكاملٍ لتيسيير عمليات البيع وكل ما يرتبط بها من تسهيلات كقوائم الأسعار والأقساط وخصومات شركات التأمين، وكل ما يتعلق بالموظفين من مسؤوليات التعامل مع العملاء ومراقبة عملية صرف العملات وتقييمها باستمرار. كما يتيح دفترة بعض المميزات التسويقية كالخصومات والعروض وبرامج نقاط الولاء وإرسال الرسائل الترويجية للعملاء بشكل آلي.
ويختار العديد من المستخدمين الاستثمار في برنامج دفترة لما يوفره لهم من خيارات دفعٍ مرنة ومتنوعة وإمكانية تسديد الأقساط جزئياً بحلول ميسرة تتناسب والميزانية المالية، مع خيارات تسعير متقدمة قابلة للتخصيص بحسب فئات العملاء.
ويمكن لصاحب العمل متابعة ورصد كافة شؤون المبيعات وإدارتها من خلال تقارير دقيقة آلية الإعداد وفورية الإصدار، مما يساعده على اتخاذ القرارات السليمة التي من شأنها تطوير العمل وتحسينه.
القطاعات
ساهمت تلك الميزات المتعددة المذكورة أعلاه في توسع مجالات استخدام برنامج دفترة، إذ وجدت العديد من الشركات الكبيرة والصغيرة فيه ما يتناسب واحتياجاتها، إذ يحظى النظام بانتشار ملحوظ لدى متاجر التجزئة، ومتاجر ومعارض قطع غيارات السيارات وإيجارها، ومحلات الألعاب الإلكترونية والبليستيشن، والنوادي الصحية، والعيادات الطبية، والفنادق، وشركات الطباعة والدعاية والإعلان، وعيادات الأسنان، ومحلات البصريات والنظارات، ومراكز التجميل، ومكاتب المحاماة والاستشارات القانونية وغيرها.
التقييمات
حظي برنامج دفترة بتقييم جيد على معظم منصات تطبيقات الهواتف الذكية، إذ يرى البعض فيه حلاً متكاملاً لإدارة الموارد البشرية في الشركات من حيث سهولة الاستخدام وتعدد الخيارات، بينما يجده البعض الآخر من المستخدمين برنامجاً متواضعاً يتطلب المزيد من العمل وبخاصة على المشكلات البرمجية وخدمة العملاء. وفيما يلي يمكن رصد تقييم المستخدمين لدفترة:
- كابتيرا: 3/5
- جيت آب: 3/5
- متجر بلاي: 4.4/5
- متجر آبل: 2.5/5
الحكم النهائي
على مر السنوات السابقة؛ أثبت نظام دفترة أنه منافس قويٌ بين أنظمة تخطيط موارد المنشآت والشركات، إلا أن هناك العديد من التحديات التي لا زال على النظام التعامل معها والتغلب عليها، وأهمها بطء تحديث النظام، ومشكلات تطبيق الهواتف الذكية، إلى جانب الحاجة إلى المزيد من الاهتمام بخدمة العملاء، وضرورة معالجة المشكلات البرمجية، والتركيز على الأقسام المميزة وتطويرها في البرنامج، وذلك وفقاً لمراجعات وشكاوى المستخدمين.
ولكن هذا لا ينفي تميز دفترة في إدارة الحسابات، وتكامله مع الأنظمة واللوائح في العالم العربي. ولذلك فإننا ننصحك في الختام بتحديد متطلباتك كخطوةٍ أولى، والبحث عن البرامج المتخصصة في المهام التي يتطلبها مجال عملك، ومن ثم اختيار البرنامج الذي يلبي تطلعاتك وينقلك إلى المستوى المطلوب.
