في الواقع، إن نقل برنامج تتبع الوقت الحالي إلى برنامج آخر أصعب بكثير من مجرد البدء باستخدام برنامج تتبع وقت جديد. إذا كنت مسؤولاً وأفسدت عملية الانتقال الرئيسية، فقد يؤدي ذلك إلى خسارتك لوظيفتك، لقد شَهِدت ذلك من قبل.
ولكن مع التخطيط والتنفيذ الكافيَين، يجب أن تسير الأمور بسلاسة، مما يؤدي إلى عمل أكثر كفاءةً ورضا أصحاب المصلحة. في هذه المقالة، سأقدم لك بعض الأفكار حول ما أقترح عليك التفكير فيه، على الأقل، إذا كنت تنتقل من برنامج تتبع وقت إلى آخر.
خطة الانتقال المكوَّنة من 12 خطوة
- حدِّد المتطلبات وقيِّم البرنامج الحالي
- قم بإجراء أبحاثك
- خطِّط لعملية النقل واحصل على موافقة الجميع
- استخرِج البيانات
- صحِّح البيانات
- انقِل بياناتك إلى البرنامج الجديد
- قم بإعداد برنامجك الجديد
- قم بتدريب الفريق
- راقِب المراحل المبكرة
- قيِّم عملية النقل
- قم بأرشفة البيانات القديمة
- قم بإلغاء اشتراك البرنامج القديم
1. حدِّد المتطلبات وقيِّم البرنامج الحالي
أعتقد أن الخطوة الأولى في عملية الانتقال هي تقييم برنامج تتبع الوقت الحالي الخاص بك وتحديد متطلباتك للبرنامج الجديد. الآن، يبدو هذا واضحًا لكن لا يمكنني التأكيد بالقدر الكافي على أهمية القيام بذلك بشكل صحيح لتجنب المشاكل المستقبلية. راجِع بشكل صحيح ما تستخدمه حاليًا وقم بعمل قائمة بميزاته، ونقاط قوته، ونقاط ضعفه. حدِّد الميزات التي تحتاجها والتي لا تحتاجها. ثم حدد الميزات التي تحتاجها في البرنامج الجديد لتلبية احتياجات عملك بشكل أفضل. تتضمن بعض الميزات التي يجب مراعاتها تتبع الوقت، والفوترة، وإعداد التقارير، والتكامل مع البرامج الأخرى.
2. قم بإجراء أبحاثك
الآن، حان الوقت للبحث ومقارنة برامج تتبع الوقت المختلفة. توجد العديد من خيارات برامج تتبع الوقت في السوق، ولكل منها مجموعته الخاصة من الميزات وهياكل التسعير. للحصول على رؤية شاملة لاحتياجات الميزانية الخاصة بك، استخدِم أدوات مثل متتبع النفقات المجاني. بمجرد ترتيب أمورك المالية، قم بإجراء بحث لكل خيار وقارنه بمتطلباتك. يمكنك استخدام المراجعات عبر الإنترنت، بما في ذلك مراجعاتنا الصادقة لبرامج تتبع الوقت، ومواقع تقييمات المستخدمين مثل كابتيرا (Capterra) و جِت آب (GetApp)، أو حتى فوربس (Forbes) التي أجرت العديد من المراجعات لتقييم أداء كل برنامج. إذا كنت تخطط لتنفيذ واسع النطاق، أقترح عليك أيضًا محاولة التحدث مع بعض المستخدمين في الحياة الواقعية أيضًا. اشترك في التجارب المجانية للبرامج التي تبدو أكثر ملائمةً وقم باختبارها. هذا أيضًا وقت مناسب لتقييم مستوى دعم العملاء.
3. خطِّط لعملية الانتقال واحصل على موافقة الجميع
تأكد من إنشاء خطة تفصيلية خطوة بخطوة لعملية الانتقال. حدِّد الجدول الزمني للانتقال، والخطوات المُتضمَّنة، والموارد المطلوبة. كما أقترح أيضًا إنشاء خطة إدارة مشروع تُحدِّد كل خطوة بالتفصيل، بما في ذلك المهام، والمواعيد النهائية، والأطراف المسؤولة. يجب أن تتضمن هذه الخطة أيضًا استراتيجية تواصل لإخطار الموظفين بالانتقال وفرص التدريب. لا يمكنني التأكيد بما فيه الكفاية على أهمية التحدث مع جميع الأطراف المعنية والحصول على إجماع آرائهم من خلال شرح فوائد الانتقال بوضوح. في النهاية، على الرغم من كل التخطيط والجوانب النظرية، إذا لم يرغب الناس في إنجاح الأمر، فهناك احتمال كبير ألَّا ينجح.
4. استخرِج البيانات
قبل أن تتمكن من نقل بياناتك إلى البرنامج الجديد، يجب عليك استخراج البيانات من برنامجك الحالي. تتيح لك معظم برامج تتبع الوقت استخراج بياناتك في تنسيقات مختلفة، مثل سي إس في (CSV)، أو إكسل (Excel)، أو جداول بيانات جوجل (Google Sheets). راجع وثائق البرنامج الحالي لمعرفة كيفية استخراج بياناتك. من المهم التأكد من اكتمال، ودقة، وتحديث البيانات المُستخرَجة.
5. صحِّح البيانات
احتمالية أن تكون بياناتك صحيحة بنسبة 100٪ من البداية تقترب من 0٪! ستحتاج إلى تصحيح البيانات المنقولة الخاصة بك والتي تتضمن مراجعة واعتماد بياناتك لضمان دقتها واكتمالها. يمكنك استخدام أدوات مثل إكسل (Excel) أو جداول بيانات جوجل (Google Sheets) لإزالة المُكرَّرات، وإصلاح الأخطاء، وإجراء التغييرات الضرورية الأخرى لبياناتك. هذه الخطوة ضرورية لضمان اتساق ودقة بياناتك عند نقلها إلى البرنامج الجديد.
6. انقِل بياناتك إلى البرنامج الجديد
بمجرد تصحيح بياناتك، يمكنك نقلها إلى برنامج تتبع الوقت الجديد. تتيح لك معظم البرامج استخراج البيانات بتنسيقات مختلفة، مثل سي إس في (CSV) أو إكسل (Excel). تأكد من مطابقة حقول البيانات بشكل صحيح أثناء عملية الاستخراج.
7. قم بإعداد برنامجك الجديد
قم بإعداد برنامج تتبع الوقت الجديد الخاص بك. تتضمن هذه العملية ضبط البرنامج لتلبية احتياجات عملك. قد تحتاج إلى إنشاء مشاريع، ومهام، وعملاء، وإعداد أسعار الفواتير، وتخصيص التقارير. يجب عليك أيضًا التأكد من تكامل البرنامج الجديد مع برامج الأعمال الأخرى لديك، مثل برنامج إدارة المشاريع، وبرنامج الفوترة، وبرنامج المحاسبة.
8. قم بتدريب الفريق
لا تدَّخر جهدًا في التدريب ولا تفترض أنه لأنك وجدت عملية تسجيل الحضور والانصراف بسيطة، فإن الجميع سيتفقون معك. يجب أن يُغطِّي التدريب الميزات الأساسية للبرنامج، مثل الحضور والانصراف، والفوترة، وإعداد التقارير. قد تحتاج أيضًا إلى تدريب فريقك على واجهة المستخدم الجديدة للبرنامج، والتنقل، والوظائف الأخرى. من المهم توفير تدريب شامل لضمان قدرة فريقك على استخدام البرنامج بكفاءة وفعالية. فكِّر جدياً في توفير مواد تدريبية، مثل الدروس التوضيحية، ومقاطع الفيديو، وأدلة المستخدم، لدعم تعلم فريقك، خاصةً إذا كانت شركتك كبيرة.
9. راقِب المراحل المبكرة
راقِب البرنامج الجديد للتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل صحيح، وتأكد من التحدث إلى الأشخاص للحصول على فكرة عمَّا يفكرون فيه. تحقق من البيانات التي في البرنامج الجديد للتأكد من دقتها واكتمالها. راقِب استخدام الفريق للبرنامج الجديد وعالج أي مشكلات أو مخاوف تنشأ. تأكَّد من أن البرنامج الجديد يُلبَّي احتياجات عملك وأن فريقك مرتاح لاستخدامه.
10. قيِّم عملية النقل
بعد بضعة أسابيع أو أشهر من استخدام البرنامج الجديد، قيِّم عملية الانتقال. يجب أن يقيِّم هذا التقييم فعالية عملية الانتقال وأداء البرنامج الجديد. ضع في اعتبارك إجراء استطلاعات أو جلسات تقييم مع فريقك لجمع أفكارهم وتجاربهم مع البرنامج الجديد. حدِّد أية مشكلات أو مخاوف تحتاج إلى معالجة وقم بإجراء أي تعديلات ضرورية.
11. قم بأرشفة البيانات القديمة
قم بأرشفة البيانات القديمة. يمكنك تخزين البيانات على محرك أقراص صلبة خارجي أو خدمة تخزين سحابية. تضمن أرشفة البيانات القديمة وجود نسخة احتياطية في حالة احتياجك للوصول إليها في المستقبل.
12. قم بإلغاء اشتراك البرنامج القديم
لا تنسَ إلغاء اشتراكك في البرنامج القديم. بالطبع لا ترغب في أن تظل تدفع مقابل برنامج قديم أو زائد عن الحاجة.
الخلاصة
استمِع، يمكن أن تكون عملية نقل برنامج تتبع الوقت عملية صعبة، ولكن مع التخطيط والتنفيذ السليمَين، يمكن أن تكون عملية سلسة وناجحة. قم بإجرائها بشكل صحيح وستكون مفيدة لجميع أصحاب المصلحة وستستحق العناء بالتأكيد. حيث ستؤدي إلى تحسين الإنتاجية، والكفاءة، والشفافية، ودقة الرواتب أو التكاليف، وحتى انخفاض تكاليف العمالة!
