لمحة عامة
تمامًا كما تختار بعناية الأدوات والمواد المناسبة لمشروع بناء، تحتاج أيضًا إلى ميزات برامج تتبع الوقت لمجال البناء المناسبة لإدارة وقتك وموارد فريقك بفعالية. هناك بحر من برامج تتبع الوقت الموجودة، لدرجة أن اختيار البرنامج المناسب يمكن أن يجعلك تشعر وكأنه تحدٍ حقيقي. لمساعدتك في اتخاذ خيار سليم، سنحدد الميزات الرئيسية التي يجب أن يضمها برنامج تتبع الوقت القوي لمجال البناء. لندخل في الموضوع!
10 ميزات لا غنى عنها في برامج تتبع الوقت لمجال البناء
1. سهولة الاستخدام
لديك بالفعل مهام كثيرة، آخر شيء تحتاجه هو نظام تتبع الوقت المعقد بشكلٍ غير ضروري، والذي يصعب تعلمه، وأكثر صعوبةً في التنفيذ. إذًا، ما الذي يجعل برنامج تتبع الوقت لمجال البناء سهل الاستخدام؟ حسنًا، الأمر كله يتعلق بالبساطة، وسهولة الوصول، والتصميم الواضح. الواجهة الواضحة بداية جيدة. يجب أن يتمكن المستخدمون من العثور على الميزات الرئيسية واستخدامها بسهولة دون الحاجة إلى تدريب مُكثَّف. يجب أن يكون تتبع الوقت أيضًا سهلًا نسبيًا وفعالًا، مما يسمح لأعضاء الفريق بتسجيل الساعات ببضع نقرات فقط.
2. إمكانية الوصول عبر الهواتف المحمولة
المرونة هي المفتاح لعمليات البناء متعددة المواقع. تحتاج إلى القدرة على تتبع الوقت وإدارة فريقك دون الحاجة إلى عدم ترك مكتبك. باستخدام تطبيق تتبع الوقت على الهاتف، يمكنك مراقبة تقدم المشروع وإدارة الموارد من أي مكان—سواء كنت في الموقع أو خارج الموقع.
3. السياج الجغرافي
يمكن أن يكون السياج الجغرافي بمثابة تغييرًا ثوريًا بالنسبة لإدارة المواقع المتعددة. باستخدام السياج الجغرافي، يمكنك إنشاء حدود افتراضية حول مواقع البناء المختلفة التي تديرها. لن يتمكن العمال من تتبع الوقت إلا عندما يكونون داخل المواقع المُصرَّح بها، حتى تتمكن من التأكد من أن الجميع موجودون حيث يجب أن يتواجدوا.
4. التعرف على الوجه
تقدّر جمعية الرواتب الأمريكية أن 75% من الشركات الأمريكية تخسر المال بسبب “التزوير في الحضور”. يحدث ذلك عندما يسجل عامل واحد الحضور أو الانصراف لصالح عامل آخر غير موجود فعليًا في موقع العمل. قد يقوم العمال بذلك لأسباب مختلفة، مثل التغطية على التأخر، أو أخذ استراحة غداء أطول، أو مغادرة العمل مبكرًا دون مواجهة أي عواقب.
في مجال البناء، حيث تنتشر الفرق الكبيرة في مواقع العمل المتعددة، يمكن أن تكون هذه المشكلة أكثر تكلفةً. لحل هذه المشكلة مرة واحدة وإلى الأبد، سيساعدك وجود برنامج تتبع الوقت في البناء مع تقنية التعرف على الوجه. باستخدام التعرف على الوجه، يلتقط البرنامج ويحقق وجه العامل في لحظة تسجيله الحضور والانصراف. تتضمن هذه العملية عادةً وقوف الموظف أمام كاميرا، والتي تقوم بمسح ملامح وجهه ومقارنتها بصورة مُخزَّنة في النظام. إذا تطابقت بيانات الوجه، يسمح النظام بتسجيل الحضور أو الانصراف، مما يضمن تسجيل الأشخاص المُصرَّح لهم فقط لساعات عملهم. 
5. تتبع المشاريع والأنشطة
عند إدارة شركة بناء، من الضروري الحصول على رؤية واضحة لموضع قضاء كل ساعة. يجب أن يسمح لك حل تتبع الوقت بتعيين إدخالات الوقت لمشاريع أو أنشطة محددة. من خلال التدقيق في الموضع الذي تقضي فيه ساعات العمل، يمكنك تحديد مواضع عدم الكفاءة وتخصيص مواردك عبر المواقع بشكل أكثر فعاليةً. إن فهم كيفية توزيع الوقت عبر المهام المختلفة لا يساعد فقط في تحديد المناطق التي تحتاج إلى تحسين، بل يلعب أيضًا دورًا حيويًا في التحكم في التكاليف.
6. إعداد التقارير والتحليلات
إنك تتبع الوقت بشكل أعمى إذا لم تكن لديك إمكانية الوصول إلى تقارير مفصلة وقابلة للتنفيذ. تعتبر ميزات التقارير القوية ضرورية لفهم تكاليف العمالة، وأداء المشروع، واستخدام الموارد. يجب أن يوفر برنامج تتبع الوقت لمجال البناء الجيد تقارير قابلةً للتخصيص، وهذا يسهل إنشاء البيانات وتصورها. تساعد التقارير الواضحة والبسيطة مع الرسوم البيانية والخطوط البيانية في تحديد اتجاهات الإنفاق ومواضع عدم الكفاءة بسرعة.
7. ميزات الامتثال
يجب أن تتتبع أداة تتبع الوقت المناسبة ساعات العمل الإضافية، وفترات الراحة، وفترات الاستراحة تلقائيًا، مما يساعدك على الالتزام بقوانين العمل في البناء الخصة بمنطقتك. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يسمح لك بتعيين معدلات الساعات المخصصة وقواعد الدفع لضمان الامتثال للوائح الأجور المحلية. هذه الميزة ضرورية ليس فقط لحماية عملك من المشكلات القانونية المحتملة والعقوبات، ولكن أيضًا لضمان معاملة العمال بعدل.
8. تكاملات التطبيق
إذا كان لديك العديد من التطبيقات في سير عملك، فمن الأفضل اختيار برنامج تتبع الوقت يمكن أن يتكامل معها بسلاسة. تسمح التكاملات مع مايكروسوفت تيمز (Microsoft Teams) أو سلاك (Slack) للموظفين بتسجيل الحضور والانصراف مباشرةً من تطبيق المراسلة الخاص بهم، بينما يضمن التوافق مع أدوات المحاسبة مثل زيرو (Xero) أو كويك بوكس (QuickBooks) نقل البيانات السلس للفواتير بدقة. تعمل هذه التكاملات على تقليل احتكاك سير العمل، وتحسين الكفاءة، والحفاظ على تنظيم فريقك. دعنا نواجه الأمر، لا أحد يريد أن يتعين عليه التبديل باستمرار بين عدة تطبيقات. 
9. التتبع دون اتصال بالإنترنت
إذا كان فريقك يعمل في كثير من الأحيان في مناطق نائية ذات خدمة إنترنت متقطعة، فإن هذه الميزة هي منقذك. إنها تسمح لفريقك بتسجيل ساعاتهم وأنشطتهم، حتى عندما يكونون غير متصلين بالإنترنت. بمجرد عودة اتصالهم بالإنترنت، تتم مزامنة جميع البيانات المُسجَّلة تلقائيًا مع النظام الرئيسي. وهذا يعني عدم فقدان إدخالات الوقت، مما يساعد على الحفاظ على سجلات دقيقة للأجور وإدارة المشروع. 
10. قابلية التوسع والتخصيص
عند اختيار برنامج تتبع الوقت لمجال البناء، فكر في احتياجاتك المستقبلية بالإضافة إلى احتياجاتك الحالية. مع نمو عملك وتولي المزيد من المشاريع، يجب أن يكون الحل قادرًا على التوسع بسهولة، وإدارة مواقع وفرق إضافية دون فقدان الكفاءة – كلما كان بإمكانه استيعاب عدد غير محدود من المستخدمين، كلما كان أفضل. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يوفر خيارات التخصيص مثل إضافة حقول مخصصة أو سير عمل مصمم وفقًا لعملياتك الفريدة.
كيف تختار برنامج تتبع الوقت المناسب لعملك؟
لكل عمل احتياجات فريدة لتتبع الوقت، لذلك من المهم العثور على حل يناسب عملياتك المحددة. فكِّر في هذه القائمة من الميزات على أنها دليل أكثر من كونها كتاب قواعد يناسب الجميع. سيعتمد اختيار الميزات التي يجب أن يتضمنها برنامج تتبع الوقت الخاص بك بالكامل على سير عمل فريقك وتعقيد مشاريعك.
كما قلنا، حصولك على الأدوات المناسبة يساعدك في ضمان سهولة العمليات. كلما كان برنامجك أكثر ملاءمةً لعملك، سيكون من الأسهل الاستمرار على المسار الصحيح، وإدارة تكاليف العمالة، وتحقيق نجاح المشروع.
بمجرد اختيار برنامج تتبع الوقت المناسب لعملك، حان الوقت لبدء التنفيذ. إليك كيفية تنفيذ برنامج تتبع الوقت في مجال البناء بنجاح.
