مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لـ جِبل، وهو برنامج مبني على السحابة لتسجيل الوقت والحضور. لدي خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرامج والفرق عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق.
قبل أن أؤسس جِبل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الأعمال على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال نصائح ذكية لإدارة الوقت. في هذا المقال، يسعدني أن أشاركك أفضل 6 استراتيجيات لإدارة وقت الاستشاريين، لذلك، دعنا نبدأ!
نظرة عامة
“اعمل بذكاء أكبر، لا بقوة أكبر”. – آلان إف. مورغنشتاين.
ربما قد سمعت هذه المقولة من زملائك مراتٍ عديدةً، أو من خبراء الإنتاجية. وبالتأكيد، يبدو الأمر بسيطًا، ولكن كيف يمكنك تنفيذ ذلك والعمل بشكل أكثر ذكاءً كاستشاري محترف؟ حسنًا، إن إدارة الوقت هي أفضل مكان للبداية.
تدور إدارة الوقت حول مفهوم العمل بشكل أكثر ذكاءً، وليس بجهد أو وقت أطول. يتعلق الأمر بإيجاد طرق لتحسين إنتاجيتك وكفاءتك مع الحفاظ كذلك على توازن صحي بين العمل والحياة الشخصية.
بالنسبة للاستشاري الذي يتنقل باستمرار بين العديد من المشاريع والمواعيد النهائية، وتوقعات العملاء، تصبح الإدارة الفعَّالة للوقت أكثر أهميةً. يمكن أن يساعدك ذلك في الحفاظ على أدائك في القمة، وتحقيق الإنجازات، وتجاوز توقعات العملاء مع الحفاظ على مستويات الإجهاد في الحدود المقبولة.
ولمساعدتك في البداية، سأشاركك أفضل ست استراتيجيات رئيسية لتسهيل إدارة الوقت للمستشارين. سواءً كنت مستشارًا ذا خبرة يسعى لتحسين مهاراته لإدارة وقته الخاصة، أو كنت متطلعًا لوضع أساس قوي، ستقدم هذه الاستراتيجيات رؤًى عمليةً وخطواتٍ قابلةً للتنفيذ لرفع كفاءتك إلى المستوى التالي. لا وقت لتضيعه!
أفضل 6 استراتيجيات لإدارة وقت المستشارين
- الجدية في تحديد الأولويات
- تحديد أهداف واضحة
- خطط وحدد وقتك
- تقليل عوامل التشتت
- التفويض والتعاون
- الاعتناء بنفسك
1- الجدية في تحديد الأولويات
كمستشار، تواجه باستمرار سيلًا من المهام والمتطلبات. ولكي تعمل بشكل أكثر ذكاءً، يجب عليك تحديد أولوياتك بجدية. حدد أيضًا المهام الأكثر أهميةً، وركز طاقتك نحوها أولًا.
يمكنك استخدام تقنيات مثل مصفوفة أيزنهاور لتصنيف المهام الأكثر أهميةً وإلحاحًا. تقسم المصفوفة المهام إلى أربعة أرباع:
- عاجلة ومهمة.
- مهمة وليست عاجلةً.
- عاجلة وليست مهمةً.
- ليست عاجلةً وليست مهمةً.
من خلال تصنيف المهام بناءً على هذه الرباعية، يمكنك التركيز على ما يهم حقًّا، والتعامل مع المواعيد النهائية بفعالية، وتجنب الانخراط في أنشطة أقل أهمية. ابدأ بمعالجة العناصر ذات الأولوية العالية أولًا لضمان أنك تحرز تقدمًا في الجوانب الأكثر تأثيرًا في عملك.
2- تحديد أهداف واضحة
بدون أهداف واضحة، فإن الضياع في بحر من المهام التي لا نهاية لها أمر لا مفر منه. خصِّص الوقت الكافي لتحديد أهداف محددة، وقابلة للقياس والتحقيق، ولها ومتصلة ببعضها، ومحددة زمنيًّا (أهداف SMART) لكل مشروع أو مشاركة.
قسِّم هذه الأهداف إلى مراحل أو مهامٍّ أصغر، مما يسهِّل إدارتها وتتبعها. توفر الأهداف الواضحة خارطة طريق لعملك تساعدك على الحفاظ على تركيزك وتحفيزك.
3- خطط وحدد وقتك
“الأهداف جيدة لتحديد الاتجاه، ولكن الأنظمة هي الأفضل لتحقيق التقدم”. – جيمس كلير
الآن بعد أن حددت أهدافك، حان الوقت لإنشاء نظام يساعدك على تحقيقها. ابدأ بإنشاء خطة وجدول زمني لكل هدف من أهدافك.
خصص فترات زمنيةً للمشاريع والأنشطة المختلفة. وحاول أن تأخذ في اعتبارك مستويات طاقتك طوال اليوم. من المحتمل أن تجد بعض المهام تتناسب بشكل أفضل مع أوقات معينة. حدد المهام التي تتناسب مع مستويات طاقتك، والوقت المناسب لها في يومك.
يمكنك أيضًا الاستفادة من فعالية أدوات الإنتاجية وتطبيقات تتبع الوقت مثل، جِبل للحفاظ على مسئولياتك، وضمان استفادتك القصوى من وقتك. كما يمكن لتطبيقات تتبع الوقت أن تقدم لك رؤًى حول توزيع الوقت وتساعدك في تحديد المجالات التي يمكنك تحسين كفاءتها.
تذكَّر تضمين وقت احتياطي للتحديات أو التأخير غير المتوقع. الجدول الزمني المنظم سيساعدك في تجنب المماطلة، ويحافظ على تنظيمك، والالتزام بالمواعيد النهائية بسهولة.
4- تقليل عوامل التشتت
في عالمنا اليوم شديد الاتصال، أصبحت عوامل التشتت حولنا في كل مكان. للعمل بشكل أكثر ذكاءً، تحتاج إلى تقليل تلك العوامل. لذا حدد أكبر عوامل التشتيت، سواءً كانت إشعارات البريد الإلكتروني، أو وسائل التواصل الاجتماعي، أو بيئات المكتب الصاخبة، وابحث عن طرق للتقليل من تأثيرها.
إذا كنت تجد صعوبةً في مقاومة إغراء التحقق من رسائلك، أو تشتت انتباهك بسهولة بسبب وسائل التواصل الاجتماعي، ضع هاتفك في مكان بعيد أو خارج مجال رؤيتك. ويمكنك أيضًا استخدام تقنيات الإنتاجية مثل: تقنية بومودورو، والتي تتضمن العمل على فترات مركزة تليها فترات راحة قصيرة لتعزيز التركيز والحفاظ على الإنتاجية طوال اليوم.
5- التفويض والتعاون
الآن، قد تكون خبيرًا في مجالك، ولكن ذلك لا يعني أن عليك القيام بكل شيء بنفسك. تعلم كيفية تفويض المهام التي يمكن أن يتولاها الآخرون، سواءً كانت أعمالًا إداريةً، أو أبحاثًا أو تحليل بيانات.
تكشف دراسة لشركة جالوب أن الرؤساء التنفيذيين الذين يتفوقون في التفويض تزيد إيراداتهم بنسبة 33%. يدرك هؤلاء المديرون التنفيذيون أهمية الاعتماد على فريقهم للتعامل مع المهام التي يثقون في إنجازها. لذا يجب عليك أنت أيضًا البدء في تفويض المهام.
يمكن للتعاون مع زملائك أو أعضاء فريقك إضافة المزيد من الخبرات إلى الطاولة. من خلال استغلال مهارات وموارد الآخرين، يمكنك تحرير وقتك لأنشطة ذات قيمة عالية واستغلال خبراتك بشكل أفضل.
6- الاعتناء بنفسك
لا تتعلق إدارة الوقت للمستشارين بالعمل فقط؛ بل تتعلق أيضًا بالحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة الشخصية. تذكر أن تعتني بنفسك عن طريق إعطاء الأولوية لأنشطة الرفاهية الذاتية مثل: التمارين الرياضية، والنوم، ووقت الترفيه. عندما تحصل على قسط كافٍ من الراحة، وتستعيد نشاطك، ستكون أكثر تركيزًا وإنتاجيةً، وتزيد كفاءتك في عملك.
لا تُهمل حياتك الشخصية وهواياتك؛ فهي توفر الرصيد الضروري الذي يتغذى عليه نجاحك المهني.
الختام
الاستراتيجيات التي تم مناقشتها في هذا المقال هي أدوات عملية يمكنها أن تحول أيام عملك من الفوضى إلى السيطرة. تذكر، أن الأمر يتعلق بالعثور على ما يناسبك بشكل أفضل. قم بتجربة تقنيات مختلفة، وقم بتعديلها لتتناسب مع أسلوبك واحتياجاتك الفريدة. سواءً كنت من محبي الجداول المفصلة أو تفضل النهج المرن أكثر، يبقى الهدف هو نفسه: تحسين وقتك لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.
