مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لمنشأة جِبل، وهي منشأة البرامج المبنية على السحابة لتتبع الوقت والحضور. لديَّ خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرامج والفرق، عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق.
قبل أن أؤسس جِبل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الناس في تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال ممارسات ذكية لإدارة الوقت. وفي هذا المقال ستتعرف على كيفية تحقيق أقصى استفادة من برنامج تتبع الوقت، دعنا نبدأ!
نظرة عامة
هل سئمت من تتبع ساعات العمل والحضور يدويًّا؟ هل ترغب في تيسير مهام عملك وضمان إعداد الرواتب بدقة؟ لا داعي للبحث بعيدًا، فبرنامج تتبع الحضور هو الحل الأمثل.
نظام تتبع الحضور هو أداة تسمح لأصحاب الأعمال بتتبع ساعات عمل الموظفين، وإدارة فترات إعداد الرواتب، ومراقبة الحضور. بفضل العديد من الخيارات المتاحة، مثل برنامج ساعات الحضور الفعلية وسجل الحضور الرقمي، يمكن للمنشآت بمختلف الأحجام أن تجد الحل الذي يناسب احتياجاتها.
في هذا المقال، سنستكشف مختلف أنظمة ساعات الحضور للموظفين، وفوائد استخدام تتبع الحضور، والميزات الضروري توفرها في برنامج تتبع الحضور.
سنجيب أيضًا على الأسئلة الشائعة مثل، كم يستغرق إعداد برنامج تتبع الحضور؟ وأي نوع من المنشآت يجب أن يستخدم تتبع الحضور؟ سواء كان لديك موظفون يعملون عن بعد، أو في عدة فروع، أو كنت صاحب منشأة صغيرة لديها عدد محدد من الموظفين والعاملين، يمكن لنظام تتبع الحضور تحسين إدارة الوقت والحضور لديك.
لذا، دعنا نتعمق ونكتشف كيف يمكن لتتبع الحضور أن يحدث ثورة في عملك!
في هذا المقال
- ما هو نظام تتبع الحضور؟
- هل يمكنني استخدام تطبيق تتبع الحضور لتتبع الحضور والانصراف؟
- ما أنواع برامج تسجيل الحضور للموظفين؟
- كم يستغرق إعداد برنامج تتبع الحضور؟
- ما مجالات الأعمال التي يجب أن تستخدم تتبع الحضور؟
- ما فوائد تتبع الحضور؟
- الميزات الأساسية التي يجب أن تتوفر في برنامج تتبع الحضور
- هل يجب على منشأتي استخدام برامج تتبع الحضور؟
ما هو نظام تتبع الحضور؟
نظام تتبع الحضور هو أداة يستخدمها أصحاب الأعمال لتتبع ساعات عمل الموظفين وإدارة الحضور. في السابق، كانت تستخدم أنظمة تسجيل الحضور اليدوية، حيث يدخل الموظفون بطاقة ورقية في الجهاز لتسجيل دخولهم وخروجهم من مقر عملهم.
أما الآن، فهناك مجموعة من أنظمة تتبع الحضور، بما في ذلك الساعات الرقمية وأنظمة تتبع الحضور المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية.
هل يمكنني استخدام تطبيق تتبع الحضور لتتبع الحضور والانصراف؟
نعم، يمكنك استخدام تطبيق تتبع الحضور لتتبع الحضور والانصراف. في الواقع، تعد تطبيقات تتبع الحضور أدوات رقمية تسمح للموظفين بتتبع ومتابعة ساعات عملهم باستخدام الهواتف الذكية، أو الأجهزة اللوحية. حيث توفر هذه التطبيقات ميزات متنوعة مثل تحديد وتتبع الموقع الجغرافي، أو التعرف على الوجه، أو مسح الباركود، لضمان تتبع الحضور بدقة.
ما أنواع برامج تسجيل الحضور للموظفين؟
هناك العديد من أنواع برامج تسجيل حضور الموظفين، وكل نوع له مزاياه وعيوبه الخاصة. وفيما يلي بعض من أشهر أنواع برامج تسجيل الحضور للموظفين:
-
الأنظمة اليدوية
الأنظمة اليدوية هي نوع تقليدي من أنظمة تتبع الحضور، حيث يدخل الموظفون بطاقة ورقية في الجهاز لتسجيل حضورهم وانصرافهم من مكان العمل. وتحتوي بعض الأنظمة اليدوية الحديثة على ميزات القياسات الحيوية، مثل المسح ببصمات الأصابع أو التعرف على الوجه، لمنع سرقة الوقت أو مشاركة البطاقة.
-
برامج تتبع الحضور
تسمح برامج تتبع الحضور للموظفين بتسجيل الحضور والانصراف من خلال جهاز كمبيوتر، أو الهاتف، مما يجعل من السهل على الموظفين العاملين عن بعد تتبع ساعات عملهم. وهذا النوع من أنظمة تسجيل الحضور مفيد بشكل خاص للمنشآت التي تعمل بنظام العمل عن بعد، أو أنظمة العمل المرن، أو التي لديها عدة فروع ومواقع خارجية، أو تحتاج إلى تتبع الحضور في الوقت الفعلي.
-
أنظمة تتبع الحضور المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية
أنظمة تتبع الحضور المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية تستخدم الخصائص الجسدية الفريدة، مثل، بصمات الأصابع، والتعرف على الوجه، أو مسح الشبكية لتتبع حضور وانصراف الموظفين. بالطبع، هذا النوع من أنظمة تسجيل الحضور مفيد بشكل خاص للمنشآت التي لديها تدابير أمنية عالية أو مخاوف بشأن تسجيل الموظفين الحضور لبعضهم بعضًا.
-
أنظمة تسجيل الحضور عبر الهاتف
أنظمة تسجيل الحضور عبر الهاتف، هي تطبيقات تسمح للموظفين بتسجيل الحضور والانصراف باستخدام هواتفهم الذكية أو الأجهزة اللوحية. وهذا النوع من أنظمة تسجيل الحضور مفيد بشكل خاص للمنشآت التي لديها موظفون يعملون دائمًا في مكان مختلف أو يحتاجون إلى وسيلة مريحة لتتبع ساعات عملهم.
بناء على ذلك، ومن خلال اختيار النوع المناسب لاحتياجات عملك من أنظمة تتبع الحضور، يمكنك تحسين إدارة الوقت والحضور، وتيسير إعداد الرواتب والأجور، وضمان الامتثال لنظام العمل ولوائحه.
اقرأ أيضًا أسهل طريقة لتتبع ساعات العمل في عام 2023
كم يستغرق إعداد برنامج تتبع الحضور؟
يمكن أن يختلف وقت إعداد برنامج تتبع الحضور حسب نوع البرنامج وتخصصات عملك وأعداد الموظفين. عمومًا، يمكن أن يستغرق هذا العمل من بضع ساعات إلى عدة أيام.
إحدى فوائد استخدام برامج تتبع الحضور هي أنها عادة ما تكون سهلة الإعداد، ويمكن تخصيصها لتناسب احتياجات عملك. كما تقدم العديد من برامج تتبع الحضور ميزات مثل، تسجيل الدخول المتعدد، وأدوات التقارير المخصصة، والتكامل مع برامج الحسابات والمرتبات، مما يجعل إدارة الوقت والحضور أكثر كفاءة.
لإعداد برنامج تتبع الحضور، ستحتاج عادة إلى اختيار مزود الخدمة، وإنشاء حساب، وتخصيص الإعدادات لتتناسب مع احتياجات عملك. ستحتاج أيضا إلى إضافة معلومات الموظفين، مثل الأسماء والسجلات الزمنية، وتمكين البرنامج من تتبع ساعات العمل وإدارة سير الرواتب.
يمكن أن يعتمد الوقت الذي يستغرقه إعداد برنامج تتبع الحضور أيضًا على مستوى الدعم الذي يقدمه مزود الخدمة. بعض مزودي الخدمات يقدمون دعمًا للعملاء وتدريبًا لمساعدة الموظفين في المنشآت على بدء استخدام البرنامج بسرعة، في حين قد يحتاج البعض الآخر إلى وقت أطول لتكييف المنشآت مع البرامج.
اقرأ أيضًا العمل عن بعد في المملكة العربية السعودية: الاتجاهات والنصائح
ما مجالات الأعمال التي يجب أن تستخدم تتبع الحضور؟
يجب على أي منشأة يعمل بها موظفون، وترغب في تتبع أوقات حضورهم، وعدد ساعات عملهم بدقة أن تفكر في استخدام تتبع الحضور. ومع ذلك، هناك بعض أنواع المنشآت التي يمكن أن تستفيد بشكل أكبر من برامج تتبع الحضور من غيرها. فيما يلي بعض أمثلة على المنشآت التي يجب أن تفكر جديًّا في استخدام تتبع الحضور:
-
المنشآت الصغيرة
يمكن للمنشآت الصغيرة التي تمتلك موارد محدودة في مجال إدارة الموارد البشرية، الاستفادة من برامج تتبع الحضور. حيث تساعد في أتمتة عملية تتبع الوقت والحضور، مما يجعل إعداد الرواتب أكثر كفاءة.
-
المنشآت التي توظف العاملين عن بعد
بالنسبة للمنشآت التي توظف الفرق العاملة عن بعد، يمكن أن تكون برامج تتبع الحضور أدوات مفيدة لضمان تتبع الحضور وساعات العمل بدقة.
-
المنشآت ذات المواقع المتعددة
بالنسبة للمنشآت التي تمتلك مواقع عمل متعددة، يمكن أن تساعد برامج الساعات الرقمية عبر الإنترنت في ضمان تتبع الوقت والحضور بشكل متزامن في جميع المواقع، وفي كل الأوقات، وعلى كل الأجهزة.
-
المنشآت ذات التدابير الأمنية المشددة
يمكن أن تكون أنظمة تتبع الحضور المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية مفيدة للمنشآت التي لديها تدابير أمنية مشددة أو تخوفات من سرقة الوقت أو تسجيل الموظفين الحضور لبعضهم بعضًا.
-
المنشآت التي تحتاج إلى تتبع الحضور في الوقت الحقيقي
يمكن أن تكون برامج تتبع الحضور التي توفر مزامنة فورية عملية تتبع الحضور مفيدة للمنشآت التي تحتاج إلى مراقبة ومتابعة حضور الموظفين عن كثب، مثل تلك المنشآت العاملة في مجال الرعاية الصحية.
اقرأ أيضًا كيف سيغير الذكاء الاصطناعي طريقة عملنا؟
ما فوائد تتبع الحضور؟
يقدم نظام تتبع الحضور العديد من الفوائد للمنشآت بمختلف الأحجام. فيما يلي بعض أهم مزايا استخدام أنظمة تتبع الحضور:
-
تتبع الوقت والحضور بدقة
من خلال استخدام برنامج تتبع الحضور، يمكن للمنشآت تتبع ساعات عمل الموظفين بدقة، وحساب عادل للرواتب، وإدارة الحضور بفعالية. وهذا يمكن أن يساعد في ضمان الامتثال لنظام العمل وتجنب الأخطاء الكبيرة خلال إعداد الرواتب والأجور.
-
تسهيل إعداد الرواتب والأجور
يمكن لبرامج تتبع الحضور التكامل مع برامج الحسابات والمرتبات، مما يجعل من السهل إدارة وحساب الرواتب والأجور. كما يمكن أن يوفر ذلك الوقت ويقلل من الأخطاء خلال عملية إعداد الرواتب.
-
زيادة الكفاءة
يمكن لبرامج تتبع الحضور أتمتة عملية تتبع الوقت والحضور، مما يقلل الحاجة إلى الإدارة اليدوية للسجلات ويسمح لفرق الموارد البشرية بالتركيز على باقي مهام عملهم.
-
تتبع الحضور في الوقت الحقيقي
تقدم بعض برامج تتبع الحضور ميزة متابعة تتبع الحضور وساعات العمل في الوقت الحقيقي، مما يسمح للمديرين بمتابعة حضور الموظفين وضبط سجلات الدوام حسب الحاجة.
-
إدارة العاملين عن بعد
تمنح العديد من برامج تتبع الحضور إمكانية تسجيل الدخول من خلال الهاتف، أو التكاملات مع العديد من البرامج والأدوات على الإنترنت. في الحقيقة هذا مفيد للغاية لإدارة الموظفين العاملين عن بعد، ويسمح لهم بتسجيل الدخول دون التنقل بين البرامج وعلامات التبويب ويضمن تتبعًا دقيقًا لساعات عملهم.
-
أدوات التقارير
تقدم العديد من برامج تتبع الحضور خيارات لأدوات تقارير يمكنها مساعدة المنشآت في تحديد الاتجاهات في حضور الموظفين ومراقبة تكاليف العمالة، ومتابعة المشاريع وسير العمل.
في الواقع، يمكن للمنشآت من خلال استخدام نظام تتبع الحضور تحسين إدارة الوقت والحضور، وتبسيط إعداد الرواتب، وضمان الامتثال لنظام العمل.
اقرأ أيضًا لماذا يجب على الموظفين تتبع ساعات عملهم؟
الميزات الأساسية التي يجب أن تتوفر في برنامج تتبع الحضور
برامج تتبع الحضور هي خيار شائع للمنشآت الراغبة في تحسين إدارة الوقت والحضور. فيما يلي بعض الميزات الأساسية التي يجب البحث عنها في تتبع الحضور الرقمية:
- واجهة سهلة الاستخدام: يجب أن يتميز البرنامج بواجهة سهلة الاستخدام تجعل من السهل على الموظفين التصفح وتسجيل الدخول والخروج.
- التكاملات: يجب أن يتكامل البرنامج مع البرامج والأدوات التي يستخدمها الموظفون، وخاصة برامج المرتبات لتبسيط عملية إعداد الرواتب وتقليل الأخطاء وضمان الدقة.
- تسجيل الدخول المتعدد: يجب أن يسمح البرنامج للمستخدمين بتسجيل الدخول والخروج المتعدد، مما يسمح لفرق الموارد البشرية والمديرين بمراقبة حضور الموظفين ومتابعة ساعات العمل.
- تتبع الاستراحة تلقائيًّا: يجب أن يتيح البرنامج إمكانية تتبع الاستراحة تلقائيًّا، مما يقلل من الأخطاء ويضمن الامتثال لنظام العمل.
- أدوات التقارير: يجب أن يقدم البرنامج أدوات تقارير تتيح للمنشآت إنشاء تقارير عن حضور الموظفين ومراقبة تكاليف العمالة، ومعرفة أنماط عمل الموظفين.
- خيارات تسجيل الدخول عبر الهاتف أو الإنترنت: يجب أن يوفر البرنامج إمكانية الوصول وخيارات تسجيل الدخول من خلال الهاتف، مما يجعل من السهل على الموظفين العاملين عن بعد تتبع ساعات عملهم.
- تسجيل الدخول من الجهاز اللوحي المشترك: يجب أن يوفر برنامج تتبع الدخول ميزة تسجيل الدخول من الجهاز اللوحي المشترك، والذي يدعم تقنية التعرف على الوجه. وذلك لتسهيل عملية تتبع دخول الموظفين في أوقات الذروة، وضمان عدم تسجيل الموظفين الدخول لبعضهم بعضًا.
- تتبع الموقع الجغرافي: تقدم بعض برامج تتبع الحضور إمكانية تحديد الموقع الجغرافي، وتحديد سياج جغرافي لا يخرج عنه الموظفون أثناء ساعات العمل. وكذلك يرسل إشعارات إذا خرج الموظف من هذا السياج الجغرافي، مما يسمح لأصحاب الأعمال بمراقبة مواقع الموظفين أثناء فترة العمل.
- تتبع إجازات الموظفين: يجب أن يقدم برنامج تتبع الحضور إمكانية متابعة إجازات الموظفين، ومعرفة رصيد إجازتهم المتبقي، والمستخدم. وكذلك معرفة من في إجازة ومتى تنتهي.
من خلال اختيار برنامج تتبع الحضور الذي يتضمن هذه الميزات الأساسية، يمكن للمنشآت تحسين إدارة الوقت والحضور، وتبسيط عملية إعداد الرواتب، وضمان الامتثال لنظام العمل.
اقرأ أيضًا كيف تدير العاملين عن بعد؟
هل يجب على منشأتي استخدام برامج تتبع الحضور؟
يعتمد ذلك على عدة عوامل، فيما يلي بعض النقاط التي يجب مراعاتها عند اتخاذ قرار بشأن ما إذا كانت برامج تتبع الحضور مناسبة لمنشأتك أم لا:
- أعداد العاملين: قد تستفيد المنشآت التي تمتلك عددًا كبيرًا من العاملين أو مواقع متعددة من برامج تتبع الحضور للمساعدة في إدارة الحضور وتتبع ساعات عمل الموظفين.
- مجال العمل: قد تستفيد المنشآت التي تعتمد على العاملين عن بعد، مثل الذين يعملون من المنزل أو يسافرون بانتظام من برامج تتبع الحضور. والتي توفر خيارات تسجيل الدخول والخروج من الهاتف.
- إعداد الرواتب: تساعد برامج تتبع الحضور في تبسيط عملية إعداد الرواتب، مما يقلل من الأخطاء ويضمن الامتثال لنظام العمل.
- التكلفة: يمكن أن تختلف تكلفة برامج تتبع الحضور، اعتمادًا على مزود الخدمة والميزات المتضمنة. يجب على المنشآت مراعاة ما إذا كانت تكلفة البرنامج متماشية مع الفوائد التي يقدمها أم لا. وفي الحقيقة، هناك نظام مجاني بالكامل ومناسب جدًّا للمنشآت الصغيرة.
- التكامل مع برامج الحسابات والمرتبات: توفير برنامج تتبع الحضور التكامل مع برامج المرتبات يمكن أن يوفر الوقت، ويقلل من الأخطاء في معالجة الرواتب.
في الواقع، يجب على المنشآت التي ترغب في تحسين إدارة الوقت والحضور وتبسيط عملية إعداد الرواتب والأجور، أن تفكر في استخدام برامج تتبع الحضور. من خلال اختيار البرنامج المناسب لاحتياجات عملك، يمكنك تحسين الكفاءة وضمان الامتثال لنظام العمل، وتقليل الأخطاء أثناء إعداد الرواتب.
اقرأ أيضًا كيف تدفع أجور موظفيك بشكل عادل؟
الختام
يمكن لتطبيق نظام تتبع الحضور أن يحدث ثورةً في إدارة الوقت والحضور في منشأتك، مما يترتب عليه تحسين الكفاءة، ومعالجة الرواتب بدقة، وتبسيط المهام. سواء كان لديك موظفون يعملون عن بعد، أو في مواقع متعددة، أو منشأة صغيرة تفتقر إلى موارد إدارة الموارد البشرية، يمكن أن تقدم برامج تتبع الحضور لهم فوائد كبيرة.
