سياسات الإجازات: جدول الاستحقاقات الشهرية
تعرَّف على كيفية تطبيق وإدارة سياسات الإجازات مع جدول الاستحقاقات الشهرية
باستخدام برنامج تتبع الإجازات من جبِل، يمكنك إنشاء سياسة للإجازات السنوية مع استحقاقات شهرية لتحديد كيفية الحصول على الإجازات على أساس شهري. سيشرح لك هذا المقال كيفية عمل جداول الاستحقاقات الشهرية والخيارات المتاحة لتخصيص هذه الجداول.
في هذا المقال:
إنشاء سياسة إجازات جديدة
- سجِّل الدخول إلى حساب جبِل الخاص بك.
- اذهب إلى قسم الإجازات والعطلات “Time Off & Holidays“ من القائمة الرئيسية.
- انقر على سياسات الإجازات “Time Off Policies“ لإنشاء أو إدارة سياسات الإجازات الخاصة بك.
- انقر على إضافة سياسة إجازة “Add Time Off“ لبدء سياسة إجازة جديدة.
- اكتب اسم سياستك (مثلًا، “إجازة سنوية”، “إجازة مرضية”).
- عيِّن الأعضاء أو المجموعات لسياسة الإجازة.
- تحت حقل جدول الاستحقاقات “Schedule of Accrual“، اختر بدون “Monthly“.
- حدد تاريخ الاستحقاق بناءً على إعدادات الاستحقاقات الشهرية، مثل، التاريخ المخصص “Custom Date“ أو تاريخ الانضمام “Join Date“.
- أدخل رصيد الإجازة الذي يحق للموظفين الحصول عليه كل شهر (مثلًا، يومين أو 16 ساعة).
- حدد ما إذا كان ينبغي الاستحقاق في البداية “Start“ أو في النهاية “End“. اقرأ المزيد عن إعداد الاستحقاقات الشهرية أدناه.
- إذا كنت لا تريد تضمين أيام العطل الرسمية كأيام إجازة، ضع علامة في المربع “ Exclude public holidays“ لاستبعاد العطلات الرسمية.
- إذا كنت لا تريد تضمين أيام الراحة كأيام إجازة، ضع علامة في المربع “Exclude non-working days“ لاستبعاد أيام الراحة.
- ضع علامة في المربع “Leave balances” للسماح بترحيل أرصدة الإجازات إلى الدورة التالية، وذلك إذا كنت ترغب في السماح بترحيل أرصدة الإجازات إلى العام التالي.
- أدخل العدد الإجمالي للأيام أو الساعات المسموح بترحيلها مع وقت انتهاء الصلاحية (1-12 شهرًا).
- انقر على حفظ “Save” لتطبيق جدول الاستحقاقات الجديد.
إعداد الاستحقاقات الشهرية
لديك نوعان من جداول الاستحقاق الشهرية للاختيار من بينها:
- التاريخ المخصص: يمنح هذا الجدول الاستحقاق بناءً على يوم محدد من الشهر كل عام. الخيارات المتاحة هي من يوم 1 إلى يوم 28، أو اليوم الأخير من الشهر المحدد.
- تاريخ الانضمام: سيتم استحقاق رصيد الإجازات من تاريخ انضمام كل عضو إلى منشأتك في جبِل وستكون الدورة سنويةً. وإذا طُلب من موظفيك المرور بفترة انتظار قبل الحصول على استحقاقات الإجازة، فستتمكن من إدخال عدد أيام الانتظار.
بمجرد اختيار تاريخ استحقاق رصيد الإجازة، ستتمكن من تحديد رصيد الإجازات الذي يحصل عليه الموظف شهريًّا. ويمكنك تحديد هذا الرصيد بالأيام أو الساعات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك اختيار ما إذا كان سيتم استحقاق هذا الرصيد أم لا:
- في البداية: سيحصل الموظفون على أرصدتهم الشهرية في التاريخ المحدد (مثل اليوم الأول من كل شهر).
- في النهاية: سيكتسب الموظفون إجازاتهم على مدار الشهر ويحصلون عليها قبل يومٍ واحدٍ من تاريخ الاستحقاق للشهر التالي.
المثال رقم 1: تاريخ مخصص – الاستحقاق في البداية
جدول الاستحقاق: تاريخ مخصص (اليوم 1).
الرصيد: يوم واحد شهريًّا.
الاستحقاق: في البداية.
لنفترض أن اليوم هو 15 مارس. في 1 أبريل (أول يوم في الشهر)، سيزيد رصيد إجازة كل موظف بمقدار يوم واحد. وعندما يحل 1 مايو، ستتم إضافة يوم آخر إلى رصيد إجازة الموظف.
المثال رقم 2: تاريخ الانضمام – الاستحقاق في النهاية
جدول الاستحقاق: تاريخ الانضمام.
الرصيد: ساعتان شهريًّا.
الاستحقاق: في النهاية.
الموظف الذي انضم في الأول من يوليو سيبدأ في الحصول على ساعتين إجازة في 31 يوليو (يوم واحد قبل تاريخ الاستحقاق التالي) نظرًا لأن جدول الاستحقاق يعتمد على تاريخ الانضمام، ويتم الاستحقاق “في النهاية”. عندما يحل 31 أغسطس، ستتم إضافة ساعتين أخريين إلى رصيد إجازة الموظف.
المثال رقم 3: تاريخ الانضمام – الاستحقاق في البداية (مع فترة انتظار)
جدول الاستحقاق: تاريخ الانضمام.
الرصيد: يومان شهريًّا.
الاستحقاق: في البداية.
فترة الانتظار: 90 يومًا.
لنفترض أن موظفًا انضم في الأول من أبريل. تتضمن السياسة فترة انتظار لمدة 90 يومًا للاستحقاقات مع جدول “تاريخ الانضمام” والاستحقاق “في البداية”.
خلال فترة الانتظار من أبريل إلى يونيو، لن يكتسب الموظف أي إجازة. ومع ذلك، في 30 يونيو (90 يومًا بعد الانضمام)، سيحصل الموظف على إجمالي الإجازات المستحقة لفترة الانتظار (6 أيام)، ثم ستتم إضافة الإجازة المستحقة لشهر يوليو (يومين) في الأول من يوليو، ليصبح المجموع 8 أيام. وعندما يحل الأول من أغسطس، ستتم إضافة يومين آخرين إلى رصيد إجازة الموظف.
التقسيم النسبي
يعدل التقسيم النسبي رصيد الإجازة للموظفين الذين ينضمون في منتصف دورة الاستحقاق الشهرية. يضمن هذا الإنصاف منح الموظفين الجدد رصيدًا مقسمًا نسبيًّا من الإجازات بناءً على الوقت المتبقي في الدورة. صيغة التقسيم النسبي كالتالي:
إذا كان الرصيد يستحق “في البداية”:
الإجازة المقسمة نسبيًّا = (عدد أيام العمل من تاريخ الانضمام إلى نهاية الشهر ÷ إجمالي أيام الشهر) × الاستحقاق الشهري
ملاحظة: تضمن الحسابات تاريخ يوم الانضمام.
المثال:
إذا انضم موظف في 15 يوليو (شهر يوليو 31 يومًا) وكان رصيد الإجازة الشهرية يومين، فستكون الإجازة المقسمة نسبيًّا لشهر يوليو كالتالي:
الإجازة المقسمة نسبيًّا = (17 يوم عمل) ÷ (31 يومًا في يوليو) × يومان = 1.10 يومًا.
إذا كان الرصيد يستحق “في النهاية”:
الإجازة المقسمة نسيبًّا = الاستحقاق الشهري – [(عدد أيام العمل من بداية الشهر إلى تاريخ الانضمام ÷ إجمالي أيام الشهر) × الاستحقاق الشهري]
ملاحظة: تستثني الحسابات تاريخ يوم الانضمام.
المثال:
إذا انضم موظف في 10 يوليو (شهر يوليو 31 يومًا) وكان رصيد الإجازة الشهري 16 ساعة، فستكون الإجازة المقسمة نسبيًّا لشهر يوليو كالتالي:
الإجازة المقسمة نسبيًّا = 16 – [(9 أيام مفقودة) ÷ (31 يومًا في يوليو) × 16 ساعة] = 11.35 ساعة.