ما هي الأنواع المختلفة للتقارير التي يمكن تصديرها؟
قم بإنشاء وتصدير مجموعة متنوعة من التقارير للحصول على رؤى قيمة حول أنماط وقت وحضور فريقك.
برنامج تتبع الوقت من جبِل يوفر لك رؤى قيمة حول وقت وحضور العمال والموظفين التابعين لك. واحدة من الميزات الرئيسية هي القدرة على إنشاء وتصدير مجموعة متنوعة من التقارير التي يمكن أن تساعدك في اتخاذ قرارات مستنيرة، وتبسيط عمليات إعداد الرواتب، وتحسين إدارة القوى العاملة بشكل عام.
يمكن للمالكين والمسؤولين والمشرفين والمديرين الوصول إلى وظيفة التصدير المشتركين في الخطط المميزة والمتقدمة. ومع ذلك، هناك اختلافات في تصاريح التصدير. يمكن للمديرين تصدير البيانات حصرياً لأعضاء أو المجموعات التابعة لهم إداريًا، في حين أن المالكين والمسؤولين والمشرفين لديهم القدرة على تصدير البيانات لجميع الأعضاء داخل المنشأة.
في هذا الدليل، سنستكشف الأنواع الثلاثة الرئيسية للتقارير التي يمكنك تصديرها في جبِل، جنبًا إلى جنب مع الملفات الاختيارية المتنوعة القابلة للتصدير.
في هذا المقال
تقارير سجل الدوام
يقدم تقرير سجل الدوام سجلاً شاملاً لساعات عمل كل عضو في الفريق خلال فترة معينة، موفرًا تفصيلًا للساعات المشمولة في الرواتب، والساعات العادية، وساعات العمل الإضافية المصنفة حسب نوع العمل الإضافي، ونوع إذن الانصراف المبكر، والرواتب والأجور الإجمالية. يعد هذا التقرير مفيدًا بشكل خاص لإعداد الرواتب، وتتبع ساعات العمل الإضافي، وضمان محاسبة دقيقة للعملاء.
عند تصدير تقارير سجل الدوام، فإن الملف الذي يتم تنزيله (في الإعداد الافتراضي) هو تقرير ملخص لسجل دوام العاملين، حيث يتم عرض تفاصيل ساعات العمل لفريقك بأكمله في ورقة واحدة. يمكنك تطبيق مرشحات (تصفيات) على التقارير لعرض معلومات محددة فقط، مثل بيانات مجموعة معينة، أو سجل دوام معين أو عضو محدد في الفريق.
وإلى جانب ملخصات سجلات الدوام الفردية، ستكون لديك القدرة على تضمين ملفات اختيارية أخرى عند تصدير سجل الدوام، وتشمل:
-
قائمة سجلات الدوام (سجلات الدوام الأصلية)
تتضمن قائمة سجلات الدوام عادة المعلومات المفصلة الموجودة في سجلات الدوام الخاصة بكل موظف. راجع قسم قائمة سجلات الدوام أدناه للحصول على نظرة أكثر تفصيلاً عن محتوياتها.
-
قائمة إدخالات الوقت (إدخالات الوقت الأصلية)
تتضمن قائمة إدخالات الوقت عادة معلومات مفصلة حول إدخالات الوقت الفردية لكل موظف. راجع قسم قائمة إدخالات الوقت أدناه للحصول على تفصيل شامل لمحتوياتها.
-
سجلات الدوام لكل عضو في علامات تبويب فردية
يكون هذا الخيار متاحة فقط بتنسيق إكسل (XLS)، حيث ستتلقى ملخصات سجلات الدوام للفريق في علامة أو ورقة واحدة إلى جانب ملخصات سجلات الدوام الفردية لكل عضو في فريق، حيث يتم عرض كل واحدة في علامات أو أوراق منفصلة. يسمح هذا الترتيب برؤية واضحة ومنظمة لساعات عمل كل عضو والبيانات ذات الصلة.
البيانات المعروضة مشابهة لملخصات سجلات الدوام الخاصة بالفريق، بما في ذلك تفاصيل مثل ساعات العمل المحسوبة في الرواتب، والساعات العادية، وساعات العمل الإضافي المصنفة حسب نوع العمل الإضافي، والإجازة المدفوعة.
ملحوظة: لا تُعرض إجماليات الرواتب والأجور في ملخصات سجلات الدوام الفردية.
تقارير الوقت المتتبع
يقدم تقرير الوقت المتتبع لمحة شاملة حول الوقت المخصص لأنشطة متنوعة ومشاريع وعملاء مختلفين، موفرًا تفصيلًا للساعات المتتبعة والرواتب والأجور الإجمالية. يعتبر هذا التقرير ملخصًا منظمًا لكيفية تخصيص واستخدام الوقت، مما يسهل تحليل الإنتاجية، وإدارة المشاريع، ومحاسبة العملاء، وتوزيع الموارد.
عند تصدير تقارير الوقت المتتبع، فإن الملف الذي يتم تنزيله (في الإعدادات الافتراضية) هو تقرير ملخص الوقت المتتبع للفريق، الذي يعرض تفصيل الساعات المتتبعة لفريقك بأكمله في ورقة واحدة. سيكون لديك الخيار لتحديد نوع مجموعة معينة ونوع المجموعة الفرعية لتنظيم البيانات والحصول على فهم أعمق للعلاقات بين مكونات مختلفة.
على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في فحص تفاصيل جميع الأنشطة المصنفة حسب الأفراد، يمكنك تجميع البيانات حسب الأنشطة ثم تجميعها فرعيًا بناءً على الأفراد.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تطبيق مرشحات (تصفية) على التقارير لعرض المعلومات الأكثر أهمية فقط، مثل بيانات مجموعة معينة أو نشاط معين أو عميل محدد. أثناء تصدير تقارير الوقت المتتبع، يمكنك اختيار تضمين ملفات تكميلية، والتي تشمل:
-
قائمة إدخالات الوقت (إدخالات الوقت الأصلية)
تتضمن قائمة إدخالات الوقت عادة معلومات مفصلة حول إدخالات الوقت الفردية لكل موظف. راجع قسم قائمة إدخالات الوقت أدناه للحصول على تفصيل شامل لمحتوياتها.
تقارير رؤى الحضور
يقدم تقرير رؤى الحضور نظرة على أنماط حضور الموظفين، مما يوفر لمديري الموارد البشرية والمشرفين وسيلة لرصد وتحليل توجهات الحضور. تشمل هذه الرؤى مقارنات بين أيام العمل المتوقعة والفعلية، وسجلات الغياب، وحالات التأخر في الحضور والمغادرة المبكرة، وتجاوز فترات الراحة، والوقت الإجمالي المفقود بسبب هذه العوامل.
عند تصدير تقارير رؤى الحضور، يكون الملف الذي يتم تنزيله (في الإعدادات الافتراضية) هو تقرير ملخص حضور الفريق، حيث يتم عرض تفاصيل ساعات العمل لفريقك بأكمله والبيانات المتعلقة بالحضور في ورقة واحدة. إذا كان لديك أنواع متعددة من جداول العمل، ستُصنف ملخصات الحضور إلى ترتيبات جداول ثابتة ومرنة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تطبيق مرشحات على التقرير لعرض بيانات محددة فقط، مثل أنماط الحضور لمجموعة معينة، أو نوع سجل دوام محدد أو عضو في فريق معين. عند تصدير تقارير الحضور، يمكنك اختيار تضمين ملفات اختيارية أخرى، بما في ذلك:
-
ملخص الحضور لكل عضو في علامات تبويب فردية
إذا تم تحديد هذا الخيار، ستتلقى ملخصات حضور الفريق في علامة تبويب أو ورقة واحدة إلى جانب ملخصات الحضور الفردية لكل عضو في الفريق، ويتم عرض كلا منها في علامات تبويب أو أوراق منفصلة.
البيانات المعروضة مشابهة لملخصات حضور الفريق، بما في ذلك التفاصيل مثل الغياب، وتسجيل الحضور المتأخر، وتسجيل الانصراف المبكر، وتجاوز فترات الراحة، وإجمالي الوقت المفقود.
ملحوظة: لا تُعرض مقارنات بين أيام العمل المتوقعة والفعلية في ملخصات الحضور الفردية.
-
قائمة سجلات الدوام (سجلات الدوام الأصلية)
تشمل قائمة سجلا الدوام عادةً معلومات مفصلة توجد في سجلات الدوام لكل موظف. راجع قسم قائمة سجلات الدوام أدناه للحصول على نظرة شاملة حول محتواها.
-
قائمة إدخالات الوقت (إدخالات الوقت الأصلية)
تشمل قائمة إدخالات الوقت عادةً معلومات مفصلة حول إدخالات الوقت الفردية لكل موظف. راجع قسم قائمة إدخالات الوقت أدناه للحصول على معلومات أكثر تفصيلاً حول محتواها.
الملفات الاختيارية للتقارير
اعتمادًا على نوع التقرير، يمكنك اختيار ملفات اختيارية أو إضافية لتضمينها عند إنشاء التقارير. يمكن أن توفر هذه الملفات الإضافية سياقًا أو تفاصيل إضافية لتعزيز المعلومات الموجودة في التقارير. النوعان الشائعان من الملفات الاختيارية هما:
-
قائمة سجلات الدوام (سجلات الدوام الأصلية)
تتضمن قائمة سجلات الدوام عادة معلومات مفصلة توجد في سجلات الدوام الخاصة بكل موظف. التفاصيل المشتركة المدرجة، تشمل التالي:
- التاريخ واليوم (Date & Day): التاريخ واليوم المحددين للساعات المسجلة.
- الاسم الكامل ورمز العضو (Full Name & Member Code): اسم الموظف الذي يتم تسجيل ساعات عمله، بالإضافة إلى الرمز التعريفي للموظف.
- المجموعة (Group): المجموعة التي تم تعيين الموظف فيها.
- المدير(ين) (Manager(s)): أسماء المدير(ين) المكلفين بالموظف.
- الساعات المتتبعة (Tracked Hours): إجمالي عدد الساعات المتتبعة من قبل الموظف، بما في ذلك فترات الراحة.
- الساعات العمل (Worked Hours): إجمالي عدد الساعات التي عملها الموظف، باستثناء فترات الراحة.
- ساعات الراحة (Break Hours): مدة إجمالية لفترات الراحة التي أخذها الموظف، مقسمة إلى راحات مدفوعة وغير مدفوعة.
- الخصومات (Deductions): إجمالي عدد ساعات الخصم التلقائي المطبقة، ويتم حسابها بناءً على الحد المعرف.
- ساعات الرواتب (Payroll Hours): إجمالي عدد الساعات التي عملها الموظف، بما في ذلك الساعات العادية، وساعات العمل الإضافية، وفترات الإجازة المدفوعة. تُستخدم ساعات الرواتب كأساس لحساب إجمالي دخل الموظف.
- ساعات عمل عادية (Regular Hours): إجمالي عدد الساعات التي عملها الموظف، باستثناء ساعات العمل الإضافية.
- ساعات العمل الإضافي (Overtime Hours): إجمالي عدد الساعات التي عملها الموظف خارج ساعات العمل العادية، محسوبة بناءً على الحد المعرف ومصنفة حسب نوع العمل الإضافي.
- أجر العمل الإضافة (Overtime Rates): الأجر المحدد على كل نوع من أنواع العمل الإضافي، محسوبة بناءً على قيمة المضاعف المحددة.
- الإجازة المدفوعة (Paid Time Off): إجمالي عدد الأيام التي يتم الدفع للموظف أجره عنها كفترة إجازة مدفوعة.
- المعدل القابل للفوترة (Billable Rate): أجر الساعة المطبق على ساعات عمل الموظف أو العامل على أساس الأجر بالساعة، محسوب بناءً على المعدل القابل للفوترة.
- المبلغ القابل للفوترة (Billable Amount): مجموع ساعات العمل القابلة للفوترة من قبل الموظف، مضروبًا في المعدل القابل للفوترة لتلك الساعات.
- أول وقت الحضور وآخر وقت المغادرة (First In & Last Out): الأوقات الدقيقة التي قام بها الموظف بالتسجيل عند بداية اليوم (أول وقت الحضور) وعند نهاية اليوم (آخر وقت المغادرة).
- بداية الراحة ونهاية الراحة (Break Start & Break End): الأوقات الدقيقة التي بدأ فيها الموظف فترة راحته (بداية الراحة) وانتهى منها (نهاية الراحة)، مصنفة حسب نوع الراحة.
-
قائمة إدخالات الوقت (إدخالات الوقت الأصلية)
تتضمن قائمة إدخالات الوقت عادةً معلومات مفصلة حول كل إدخالات الوقت الفردية لكل موظف. التفاصيل المشتركة المدرجة، تشمل التالي:
- التاريخ (Date): التاريخ المحدد الذي تم فيه تسجيل الساعات.
- الاسم الكامل ورمز العضو (Full Name & Member Code): اسم الموظف الذي يتم تسجيل ساعات عمله، بالإضافة إلى الرمز التعريفي للموظف.
- المدير(ين) ورمز(رموز) المدير (Manager(s) & Manager Code(s)): أسماء المدير(ين) المكلفين بالموظف مع رمز(رموز) المدير(ين).
- نوع الإدخال (Entry Type): طبيعة إدخال الوقت، مثل تسجيل الدخول، وتسجيل الخروج، وأخذ فترة استراحة.
- الوقت والمدة (Time & Duration): الوقت الدقيق الذي تم فيه الإدخال، بالإضافة إلى مقدار الوقت المرتبط بالإدخال.
- الراحة ونوع الراحة (Break & Break Type): اسم الراحة المأخوذة ونوع الراحة، مثل راحة مدفوعة أو غير مدفوعة.
- المشروع ورمز المشروع (Project & Project Code): المشروع المحدد ورمز المشروع المرتبط بإدخال الوقت.
- موقع المشروع (Project Location): اسم المكان المخصص للمشروع.
- النشاط ورمز النشاط (Activity & Activity Code): النشاط المحدد ورمز النشاط المرتبط بإدخال الوقت.
- العميل ورمز العميل (Client & Client Code): العميل المحدد ورمز العميل المرتبط بإدخال الوقت.
- المبلغ القابل للفوترة (Billable Amount:): مجموع ساعات العمل القابلة للفوترة المرتبطة بإدخال الوقت، مضروبًا في معدل الفوترة لتلك الساعات.
- الملاحظات (Notes): تعليقات إضافية أو ملاحظات مُضافة إلى إدخال الوقت.
- جهاز تسجيل الدخول واسم الجهاز (Clock In Device & Device Name): نوع الجهاز الذي يستخدمه الموظف، إلى جانب اسم الجهاز أو المعرف.
- موقع الدخول والعنوان (Clock In Location & Address): اسم الموقع والعنوان حيث قام الموظف بتسجيل إدخال الوقت.
- الكاتب ورمز الكاتب (Author & Author Code): الشخص المسؤول عن إجراء إدخال الوقت، مع الرمز التعريفي للشخص.
- في الإنشاء في (Created On): تاريخ ووقت إنشاء أو تسجيل إدخال الوقت الأصلي.
- آخر تعديل بواسطة وآخر تعديل في (Last Edited By & Last Edited On): الشخص الذي قام بآخر تعديل لإدخال الوقت، جنبًا إلى جنب مع تاريخ ووقت آخر تعديل.
- الدور (Role): دور الشخص المسؤول عن إجراء إدخال الوقت، مثل المالك، أو المسؤول، أو المدير، أو العضو.
- المنصب (Position): المنصب الذي يشغله الموظف داخل المنشأة.
- تم التقاط صورة ذاتية (Selfie Taken): يُحدد ما إذا كانت هناك صورة شخصية تم التقاطها كجزء من إدخال الوقت.
- وضع عدم الاتصال (Offline Mode): يُحدد ما إذا كان إدخال الوقت قد تم تسجيله أثناء فترة عدم الاتصال.
- تم وضع علامة عليه (Flagged): يُحدد ما إذا كان إدخال الوقت قد تم تسجيله بشكل مميز أو تم وضع علامة له للتركيز عليه أو المراجعة، مثل خروقات الراحة أو عدم تطابق التعرف على الوجه.
- المنطقة الزمنية (Timezone): المنطقة الزمنية التي تم فيها تسجيل إدخال الوقت.
- خروج جبِل التلقائي (Automatic Jibble Out): يُحدد ما إذا كان إدخال الخروج قد تم عبر التسجيل التلقائي من النظام.
- وضع تطبيق الهاتف (Mobile App Mode): يُحدد وضع تطبيق الهاتف المستخدم عند تسجيل إدخال الوقت، مثل الوضع الشخصي أو وضع الجهاز اللوحي المشترك.
- اسم جدول العمل (Work Schedule Name): اسم جدول العمل المعين للموظف.